采购作业管理

采购作业管理

摘要：本文简要论述了企业采购的相关内容，以及控制采购成本的具体措施，首先要建立完善的采购制度，又详细介绍了控制采购成本的手段和方法。

关键字：采购制度采购原则降低采购成本

正文：采购是企业为经营运作而进行的获得材料、设备和服务的活动，是企业获得外部资源的重要手段，对企业的市场竞争能力和地位，对于企业的生存和发展有着不可忽视的作用。采购管理的目标是以正确的价格、在正确的时间、从正确的供应商处购买到正确数量和质量的商品和服务。采购简单说就是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。GE的前CEO韦尔奇说过："采购和销售是公司唯一能‘挣钱’的部门，其他任何部门发生的都是管理费用！"采购的重要性毋庸置疑，特别是制造业领域，公司70%以上的成本都发生在采购里。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加，以及企业竞争力的增强。由于材料成本占生产成本的比例一般为20—30%，高的达到50％左右，因此，控制好采购成本并使之不断下降，是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。

1.采购的相关基础内容

1.1采购定义

1．供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。

2．合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。

3．购物申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据，此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。

4．供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。

5．供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等

进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。

6．终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐级上报审批。

7．抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。

8．货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。

1.2采购的职能主要有：

1．保证生产或销售的顺利进行。产品、原材料、技术、设施设备、办公用品、信息和服务等是企业经营活动的基础，而这些物资是通过企业采购实现的。

2．发挥信息源作用。由于采购部门直接面对市场，获取市场信息比较容易，并能较为敏锐地视察到市场信息的变化趋势，从而可以为企业及时提供各种各样市场信息，作为供企业进行管理决策的依据。

3．建立稳定的供应关系。采购部门通过和供应商建立稳定的供应关系，一方面保证采购的时间、质量，另一方面通过让供应商参与企业的生产或销售活动，为企业的发展提供一定的参考意见。

4．提高企业利润。采购与企业其他经营活动对利润的影响有一定差别，采购对企业利润的影响具有更直接的作用。

1.3采购流程图

2.完善采购制度

2.1由于采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果企业不制定严格的采购制度和程式，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。

1、建立严格的采购制度。建立严格完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。采购制

度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。

2、建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。

3、建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要做出详细的说明。

4、建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩。财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其惩罚的措施。

5、建立完善的物资采购流程。一般来说，物资采购需设置采购总负责人、询价员、合同员、采购员和库管员等五个岗位；采购总负责人全面负责材料的采购管理，依据材料需用计划和岗位目标责任成本的管理规定等，制定并执行采购计划，协调并充分利用内部资源，最终高效低成本地采购到所需要物资；询价员主要负责按计划探询市场中定向物资的信息，书面提供给采购负责人和采购员，同时进行文档的存档管理；合同员的职责就是管理合同文件，随时监督合同执行情况；采购员的职责更多的是具体按合同，以指定的价格和数量执行采购任务；库管员的主要职责是按标准验收材料入库，材料进场后，合理规划存放和使用，尽可能的减少储存成本，做好库房的管理。

2.2 完善制度的同时要坚持七大采购原则

1.首先必须建立完善的供应商评审体制：对具体的供应商资格、评审程序、评审方法等都要作出明确的规定。

2.完善采购员的培训制度。

3.价格的评审应由相应程序规定由相关负责人联名签署生效。

4.规范样品的确认制度，分散采购部的权力。

5.不定期的监督，使采购员形成压力。

6.建立奖励制度，对下调价格后应对采购员进行奖励。

7.加强开发能力，寻求廉价代替品。

3.降低采购成本

3.1采购的重要性：

1．采购物料成本占生产总成本的比例很大。若物料或设备无法以合理的价格获得，则直接影响到企业的经营。若采购价格过高，则产品成本也高，影响到产品的销售和利润，若采购价格过低，则很可能采购的物料品质很差，影响到产品的品质，从而使产品不具备市场竟争力。

2．采购周转率高，可提高资金的使用效率。合理的采购数量与适当的采购时机，既能避免生产车间停工待料，又能降低物料库存，减少资金积压。

3．采购部门可在搜集市场情报时，提供新的物料以替代旧物料，以达到提高品质，降低成本之目的。第四，采购部门经常与市场打交道，可以了解市场变化趋势，从而将市场信息反馈给公司决策层，促进公司经营业绩成长。

3.2降低企业采购成本价格常用而有效的方式

既然采购在生产经营占据这么重要的位置，那么我们就不得不思索如何降低采购成本，提高采购效率。

1．价值分析与价值工程法

价值分析就是针对产品或服务的功能加以研究，以最低的生命周期成本，通过剔除、简化、变更、替代等方法，来达成降低采购价格的目的。价值工程的原理及公式为：

V=F／CV代表价值，F代表功能，C代表成本，即企业获取的V值最大，则企业越受益。这要求企业采购者用最低的成本，获取能够满足企业生产使用需求的物资，并保证质量，防止功能过剩，最终实现“物美价廉”的目标。

2．直接谈判法

这也是采购人员应该具备的基本能力。谈判并不只限于价格方面，也适用于某些