应付账款制度

二、采购流程与应付账款的核算及控制

1.建立供应商主数据

在实施Ｒ/3之前,Ａ企业没有一个规范的供应商主数据维护流程。供应商群体数量大、网络覆盖面广、信息复杂,无法实现供应商信息的集中保存和共享。实施Ｒ/3之后,此信息不仅在一个公司内部要实现共享,而且需要在整个集团共享。这就需要在集团总部统一管理,基本信息的编码和描述需要标准化。但是由于经营地区的广泛性,不同地区和公司的经营单位对同一供应商的管理信息可能不一致,例如付款条件等。为了保证数据的一致性和集成性,同时满足不同组织和部门对信息的不同需求,Ｒ/3的供应商主数据包括三部分内容:

(1)通用信息。如供应商名称、供应商的唯一编码、地址、增值税登记号、电话号码等。这类数据在全公司和集团内统一。

(2)财务信息。如财务部门关心的一些信息、付款条件、结算方式等。同一供应商,在不同分子公司的情况可能不尽相同。这些数据在统一的供应商编号下可以按不同的公司维护和使用。

(3)采购信息。不同的法人公司采购部门对供应商数据也可能有不同的管理要求,如定价方式等,这些数据也需要在统一的供应商编号下按不同的采购部门维护和使用。

2.采购部门、仓库和财务部门间的核对与监控的实现

供应商主数据维护完成后,采购部门在系统中进行采购业务之前,需要在系统中创建采购信息记录,采购信息记录的内容包括每个供应商的每个物料的采购价格。一般企业会在年初进行招标,确定主要材料的供应商和采购价格,将此价格作为采购信息记录维护的依据。采购部门根据一段时间的需求量,创建采购订单,采购订单中的付款条件根据实际签订的合同准确维护,货物验收合格后仓库管理员对采购订单收货入库,采购人员在收到供应商发票后将采购订单,收货单和采购发票交财务报销,财务会计在系统中进行发票校验。从以上流程可以看出,企业采购部门、仓库和财务部门存在彼此核对, 互相监控的制约关系。企业采购部给供应商下达采购订单后,供应商根据采购订单送货,企业库管根据采购订单及时验货和收货,并录入到系统中,系统中除了产生物料管理凭证,同时还会生成财务凭证。财务人员在收到发票后,将发票中的数量价格与系统中已存在的收货的数量和采购订单的价格进行核对,只有在三者一致的情况下,财务人员才将发票录入系统中,并产生财务凭证。收货和发票校验两个业务通过采用“材料采购”作为中间科目。如果系统中预先设定了容差范围,则只要在容差范围内即可录入系统,另外,还可以将系统设置成存在差异,允许将发票价格与采购订单价格不一致的发票录入系统,并将应付账款冻结,对该供应商付款时,只有经过一定的审批程序,将冻结的发票解冻后,才能付款给供应商。

3.对应付账款的控制

大型企业集团应付账款数额巨大,供应商群体数量大,资金控制和调用情况复杂,不通过信息管理系统软件无法管理。Ｒ/3系统对应付账款的控制职能,可以从无发票入账和实际发票入账两方面来管理。

①无发票入账的应付暂估

供应商的货物已验收入库,但是还没有收到供应商发票时,可以在系统中随时查询到这部分采购订单以及收货数量,根据这些信息财务人员可以了解企业潜在负债的情况。相对于Ａ企业在实施Ｒ/3之前财务帐中只能查询到应付暂估的总金额是一个重大的改进。

②已入账的应付账款

在财务的明细账中可以清晰地查询到已到期,未到期的应付账款,在资金预测报表中,可以查询每天的应付账款情况,从而可以准确预测资金的使用情况,合理安排供应商付款,加强企业资金的有效使用。同时可以准确地了解应付账款的到期情况,加强了应付账款的控制,改变了以往由采购人员提供付款清单,而财务部缺乏控制手段的局面。

4.每个供应商的明细账采用未清项管理

在Ｒ/3系统实施后,对应付账款的每个供应商的明细账采用未清项管理,在供应商的应付账款明细账中不仅仅只有“借贷余”,而且可以查询到每一笔明细的状态,即哪些应付款已支付,哪些未支付。这就要求财务人员在支付应付账款时,必需逐笔逐清。显而易见,采用未清项管理后,账户管理非常清晰,有利于和供应商的对账,同时也有利于账龄分析的准确性,为实现自动付款提供了基础。

5.自动付款功能的管理

采用ＥＲＰ后实现了自动付款,Ａ企业的付款流程发生了变化,改变了以往由采购部门根据财务部每个月的付款额度,向财务部提供每个供应商的付款明细清单的付款方式,此方式肯定会存在采购人员的暗箱操作,有可能欠款时间长的供应商的款项得不到支付,而未到期的款项已经支付,不利于Ａ企业建立良好的信誉形象。

自动付款实现了付款条件的确定、付款建议的编辑、自动付款程序的运行的全过程的监控。首先,采购人员在创建采购订单时,必须根据签订的采购合同维护付款条件,系统中的采购订单一旦审批后,就不能更改。在执行采购流程中,财务部门收到发票,在系统中进行发票校验时,采购订单中的付款条件自动带入到发票中,每月财务部准备付款时,首先运行付款建议。在付款建议中输入相关参数,如会计人员、供应商种类、日期、付款方式等,并从系统中采集每个供应商的相关信息,信息包括付款条件(如,30天到期,60天到期等)、付款方式(支票、汇票等)、开户银行(供应商的开户银行和本公司的开户银行)、是否冻结付款,另外,还会采集供应商的未清项。系统根据上述采集的信息,生成一个付款建议,在付款建议中,包含了与付款有关的所有信息,如供应商、付款方式、开户银行、对方开户行、币种、到期的金额等。然后,财务部门可以根据资金情况或其他特殊情况,编辑付款建议。编辑完成后,开始运行自动付款程序,系统自动产生付款的财务凭证,并且将付款数据送入付款媒介程序,实施付款。可直接打印出付款清单,或由出纳填写付款单据,如打印付款单据,可套打电汇通知单或支票,如果企业将Ｒ/3的付款程序与电子银行的客户端直接相连,可通过系统接口将付款指令直接发给电子银行的客户端,客户端收到指令后即可连接到银行的主机进行付款。

在企业实际运营中,付款流程涉及到企业资金的向外支付,是一个较为敏感的问题,因此,自动付款的风险控制尤为重要。所以供应商主数据中供应商账户信息,不能随意更改,修改必须有相应的审批流程。另外,应付账会计编辑完付款建议后,必须经过严格的审核。

三、建立并实施采购流程与应付业务的控制制度

战略大师安索夫教授(Ｈ.ＩｇｏｒＡｎｓｏｆｆ)明确指出:先搞管理制度,再搞信息的应用,最后进行管理结构的调试是一个错误的改革顺序。正确的改革顺序应该是:先搞信息的应用,其次做好管理结构的调试,最后来修订管理制度才容易使改革成功。引入Ｒ/3系统仅仅是帮助企业引入国际制造业标准财务业务流程,为企业提高财务管理水平提供了机遇。Ｒ/3系统只是提供了一种工具,要使企业管理达到国际水平,提高企业的核心竞争力,最重要的是企业管理者如何有效地利用ＥＲＰ。

Ａ企业应该利用Ｒ/3系统所包含的先进管理思想和强大功能,并辅之一套与之紧密结合的先进管理制度,以便充分发挥其效能,在采购流程与应付业务的管理中,建立并实施以下的控制制度,以进一步提高Ａ企业财务管理水平。

1.建立供应商定期考核制度。为了得到真实准确的供应商信息,采购中心应定期对供应商进行考核,以系统提供的各项指标分析表和相关检测部门提供的物料质检分析报告为主要依据,并设定评分标准对供应商进行评分,作为供应商选取时的一个重要标准。

2.建立完善的授权审批体系和考核制度。对各类不同的物资采购,应建立完善的责任授权体系。部门物资需求由部门资产主管人负责,特殊采购计划的制定必须由公司计划部、营销部等相关部门综合讨论决定,大宗支出还必须取得高层领导的同意。同时,为了保证权责对等,应建立适当的考核体系,真正做到谁拥有权利谁承担责任。

3.建立不相容职责分离制度。要制定采购部门、物资管理部门、内审部门等部门内部的不相容职责分离制度,如在采购部门内部应将供应商的选择与考核人员分开,收货员、验货员与记账员应分别设岗、各施其责,通过上述职务的分离,有效防止收货环节的舞弊。

4.建立招标过程的审计监督制度。在选择供应商环节,虽然有电子采购平台,但电子采购平台还需要与一系列的制度加以配合。做到每一次遴选必须通过平台招标,不通过平台就无法实现。企业还应成立独立的审计部对日常询比价、核价、竞价及招投标实行管理和监督,网上竞价或招投标物料价格也应交专人签字确认。

5.建立财务部的合同审核控制制度。在与供应商签订合同时,财务处采购会计要对采购文件中的各因素进行最终审查,确认其符合规定后方能支付预付款。如果是采购结束后才支付款项,采购会计必须参与采购计划的审核和付款计划的签订。采购会计还应将合同信息与采购部门采购信息核对一致后录入ＥＲＰ系统,并负责原始合同资料的分类与保管。

6.建立付款的清款控制和供应商信息的定期维护制度。为了防止不合理的付款致使企业资产流失,企业在付款前,应由清款人员填制清款申请书,由财务人员核对清款是否合理、是否在部门资金预算范围之内,并严格按自动付款功能的付款建议管理进行。还应由专人负责供应商、客户类的账号信息的同步维护,确保该系统中账号信息与ＳＡＰ系统的账号数据同步