公司接待标准及流程

公司接待标准及流程
一、目的
为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。

二、适用范围
本标准适用于公司各部门因业务发生的各种接待工作。

三、管理
运营管理中心为公司接待工作的归口管理部门，负责协调相关部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，首先填写《来访接待通知单》报运营管理中心审批，运营管理中心备案，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、运营管理中心协调的重要接待，应提前1天告知运营管理中心。

客户接待标准
a)客户来上海办事或专程来公司参观考察
公司员工在接到客户来访预约后，填写《客户接待申请表》，需公司领导出面的重要接待，应至少提前3天告知销售部。

客户接待标准，根据来访者人员级别及访问目的不同，适用不同标准。

主要划分为A、B、C 三个级别。

1、C类接待
2、B类接待
3、A类接待
4、客户接待申请与审批流程
①公司人员在接到客户来访需求后，应填写《客户接待申请表》，经部门负责人审核后，提交到销售部负责人；
②申请人员在《客户接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议，若需要超出公司接待标准接待的由销售部负责人决定；
③销售部接到《客户接待申请表》后，应根据公司客户接待标准进行客户接待行程设计并核定接待预算后，填写《商务考察行程安排表》，反馈至申请人员进行确认，A类客户《商务考察行程安
排表》需提交董事长（蔡总）进行确认（请确认是否由蔡总确认）；经过确认的《商务考察行程安排表》在客户到达前一天给到客户方的领队。

○4销售部将最终确认的《客户接待申请表》及《商务考察行程安排表》一份留底，一份交至接待负责人。

⑤接待结束后两个工作日内，接待负责人需要填写《客户接待信息反馈表》，提交到销售部负责人留档并安排相关销售人员进行后续跟踪。

b)客户到上海办班
1、销售部助理每周五下班前将下一周到上海（若遇紧急情况，随时）开班的信息表发邮
件给销售部负责人，信息表包含如下几个重要信息：客户单位，开班名称，领队姓名，领队职务，报到及结束的时间，学员层次。

2、销售部负责人接到开班信息后，安排指定人员根据客户的不同层级进行合理的接待安
排。

接待标准参考公司规定的接待标准。

c)客户异地办班或内训班
1、内训课程：由跟课的助教向销售管理组申领小纪念品,在见到客户方
负责人后赠予客户。

（此费用是不是算是培训成本）
2、客户异地办班：如有公司领导参加开学或结业典礼，由公司领导按
照客户接待标准进行招待；如没有公司领导参加，由跟课的助教向销售管理组申领小纪
念品,在见到客户方负责人后赠予客户。

（建议删去）
客户接待申请表
申请部门：申请人：
1、客人信息：
2、接待时间：年月日至年月日共日
3、接待事由及接待主要议题：
4、希望洽谈参加人员：
5、希望安排陪同人员：
6、车辆安排：
6、招待项目：
□住宿□宴请□娱乐□游览□其它：（备注：住宿请写清住几晚，几个房间；宴请请标注是中餐还晚宴）
7、其它要求：
商务考察行程安排表（样表）
接待负责人：
联系电话：
客户接待信息反馈表
1、客人信息：
（备注：如有交换的名片，将名片的复印件作为附件）
2、接待时间：年月日至年月日共日
3、主要交谈内容：
4、重要信息：
四、计划与准备
1、在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。

在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。

2、运营管理中心根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

3、总务部根据运营管理中心要求根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等（接待标准，吃住行也可以有接待部门直接处理）。

4、如有需要运营管理中心根据情况配合安排来宾游览、购物、娱乐等其他项目。

5、根据接待要求，总务部根据运营管理中心要求安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从行政部和主接待人员协调安排，统一调度。

6、总务部参照运营管理中心要求根据情况提前购买车票及机票。

五、接待流程
1、会场布置
2、果盘摆放：
每次3-4种水果，建议水果种类以应季为宜，颜色错开，搭配有致，如草莓、猕猴桃、火龙果、青提、红提、西瓜、小金桔等；客户到访前备好用保鲜膜包好，客户快到时揭开保鲜膜，果盘旁需摆好水果叉；
3、客户到访前，打开投影，连接电脑，调试音频设备，更换话筒电池；检查公司楼道、洗手间及办公环境的卫生情况，确保干净整洁；
4、迎接：接站人员提前二十分钟到达机场、车站迎接来宾，接到来宾后立即通知公司对接人，并告知预计到达公司时间；
公司对接人接到通知后立即准备接待，公司楼下及电梯口各安排一人引领迎接，如人数多则需多安排接待人员在电梯口分批次引领；同时将10楼大培训室内领导茶水倒上，水果保鲜膜揭掉；（如果遇到客户方领导人数比较多，则提前15分钟给每个杯子都加入半杯的水，以防止客户来的时候发现水不够）
5、电梯引领礼仪：
1）先按电梯，让来宾先进，可先进电梯，一手按“开”，一手按住电梯侧门，对客人礼貌的说：“请进！”
2）到达目的楼层后，一手按“开”，一手做清楚的动作说：“到了，您先请！”客人走出电梯后，自己立即步出电梯，在前方引领方向。

6、参观：由总裁（根据级别决定公司领导）陪同来宾介绍公司基本情况并进行参观，总裁在前引领并讲解，接待人员跟随来宾，以应对突发状况。

参观从11楼开始至9楼再到10楼（也视情况而定直接由11楼到10楼），下楼层时乘坐电梯，两层楼电梯口安排接待人员各一名；参观结束后引领来宾至10楼大培训室就坐；
7、座谈：公司人员确保座谈环境整洁、室温适宜。

接待人员在会议室门口引领来宾入内就坐，隔30min加一次水；
六、接待礼仪
1、仪表：面容清洁，衣着得体。

2、举止：稳重端庄，从容大方。

3、言语：语气温和、礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。

七、注意事项
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练
介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参
观人员说明。

八、信息反馈
接待结束，
主接待人员应及时撰写重要来访信息，
将与来访者交流中取得的信息汇
总整理，提取其中对公司有价值的信息交有总经理室。

九、附则
1、本制度由行政部制定，报总经理批准后执行，修改时亦同。

2、本制度未尽事宜由行政部负责解释并修订。

3、本制度自下发之日起实施
1 公司介绍人员安排及后备方案
2 1106的设备的配套套件说明及保管——运营管理中心
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