(31)公司影像档案管理制度

为加强公司影像资料的管理，确保影像档案的完整、安全，更好的反映公司艰苦奋斗的发展历程，做好公司影像资料的存档、保管工作，特制订本制度。

本制度适用于公司各部门在企业各项活动中形成的有保存价值的以感光、磁性等材料载以声音、影像为主要反映形式的历史记录。

1. 政府主管领导、社会著名活动家到公司参观考察，指导调研工作或参加本公司重要活动

的影像资料。

2. 公司重要外事活动的资料。

3. 公司组织或参加的重要会议和重要活动，公司发展过程中的重大事件的资料。

4. 宣传介绍公司的专题影像资料。

5. 公司不同发展时期的建设及发展情况的影像资料。

6. 公司产品的宣传资料及广告影像资料。

7. 新闻媒体有关本公司的报道。

8. 获得的奖状、奖旗、奖杯、证书等荣誉的影像资料。

9. 公司参加各类展会的影像资料。

10. 为客户提供服务的现场照片、维修影像资料等。

11. 产品的生产安装教程等影像资料。

12. 公司总经理、各部门负责人、员工等参加重要会议、重要活动、工作展示、业余生活等

的影像资料。

13. 各部门自行拍摄的记录部门活动的有纪念意义的影像资料。

14. 其他具有保存价值的影像资料。

1. 人力资源部负责影像档案的归档管理工作，档案的存放安排专用档案室，所有的影像资

料存储在档案专用电脑，同时使用移动硬盘再次备份 2 套，备份档案要分开存放在不同位置，防止安全事故发生导致的灭失。

2. 其他部门将本部门负责整理的影像资料按照档案管理要求进行收集、鉴定、整理、剪辑

优化，保证影像资料的清晰度和反映的事实相符，交人力资源部存档。

1. 人力资源部对各部门提交的影像资料及本部门收集整理的影像资料按照要求进行价值鉴

定，确认有保存价值的方可保存。

2. 归档的影像资料应该齐全、完整、真实反映所记载的事实及内容。

3. 归档的照片、图片、文字应三者齐全。

4. 归档的录音、录像材料应声音清晰、画面清楚，符合播放要求，禁止使用劣质的录音、

录像材料作为载体。

5. 各部门每月整理一次需要向人力资源部提交的影像资料，按照档案要求整理完毕后提交

到人力资源部。

6. 展会影像资料待展会结束后展会负责人将拍摄的所有影像资料交到行政经理处，由人事

行政部对交接资料进行甄选存档。

1. 各类参观考察类照片要突出拍摄人物的正面形象，相关的活动场景、旗帜条幅等可一并

拍摄在内，可多角度拍摄，拍摄质量清晰，后期根据要求在进行选取。

2. 售后现场照片要有和客户在客户公司厂牌处的合影，与公司产品和客户的合影，现场服

务的可以选取角度拍摄。

3. 公司重要会议和重大活动的照片要有现场布置照片，与会人员合影，单独发言的照片，

总经理讲话照片，活动现场的多角度照片，获奖人员照片，节目演出人员照片等。

4. 展会负责人负责安排专人负责展会期间视频，照片的拍摄工作，拍摄的视频、照片从参

展员工的工作、接待客户、与重要客户的合影、现场状况、样品加工、设备运行等各个方面记录展会的开展情况。特大型重要展会由展会负责人寻找专业广告公司进行展会专业视频的拍摄，时长控制在3 分钟之内，其他小型展会展会负责人自行携带拍摄设备自己安排拍摄。

5. 各部门反映各自部门发展及员工业余生活的展示类影像资料要积极向上，突出个人特色

及业余爱好等。

6. 公司各部门负责人的影像资料可单独选材拍摄一些重要的会议、活动、参加培训等的照

片分类存放，用以展示公司管理形象。

7. 对影像资料的拍摄要求及效果由人力资源部组织相关培训以加强影像资料的拍摄效果和

存档价值。

1. 影像资料的按照归档范围编制，设定相关的序号文件夹，文件夹内按年份编制，同一归

档范围的影像资料归集在一起。

2. 每类影像资料的照片及视频要在文件名称上注明相应内容的名称，方便查找。

3. 建立影像档案总目录，对相应归集的资料整体分类明细，同时配备文字说明，注明所有

影像资料档案的反映的事由、时间、地点、任务等要素，方便查询。

4. 对于录音录像资料刻录的光盘封面应黏贴相应编号，标注档案号、记录内容、时间、人

员、格式等。

1. 人力资源部每月收集整理汇总各部门的影像资料，对本制度要求的归档范围内影像资料

争取做到全面、精细、重点突出反映公司发展的记录，因保管不善导致公司影像资料丢失的，有备份可以恢复的，对部门负责人予以警告处分，对直接责任人予以严重警告处

分；没有备份导致资料无法恢复的，根据资料重要程度对部门负责人罚款 50-500 元。

2. 各部门负责整理和保存的资料未向人力资源部提报而导致灭失的，按照上述第一款规定

处罚。

3. 展会展会负责人展会结束交予行政经理的影像资料，在报销费用时附上《展会影像资料

交接单》，财务部对没有行政经理签字的交接单的展会费用不予签字审核。对不提交展会影像资料的展会负责人每次罚款50 元。

4. 客户服务部出差员工返回后没有按时向部门负责人提交相应影像资料的，对当事人每次

罚款50 元。

传达范围：公司全体员工附件：0

保密级别：○机密○秘密●公开页数：3

140