怎样做好展会策划

怎样做好展会策划1：尽量使展会专业；2：做好展会宣传工作展会策划是一个展会的“眼睛”，展会组织者通过它培育和挖掘市场，而市场透过这个“眼睛”看效益。

一个优秀的展会策划方案不仅体现了展会组织者组织展会的目的，更重要的是通过它来吸引广大商家参展、参会。

从某意义上来说，策划方案就是一座桥，一头连着商家、采购商，一头连着展会组织者。

组织者要通过这座桥把商家、采购商等邀请过来，商家、采购商等要跨过这座桥才能更好地触摸市场。

可见，一个策划方案对组织好一个展会是多么重要。

对展会组织者来说，一个优秀的展会策划方案要把握和处理好如下四个关键点：一是充分体现高度。

这里所说的“高度”专指符合政策。

组织一个展会，组织者首先看到是它的市场潜力，但你所看见的“市场”，能不能开发，怎么能让它开发，就要靠“政策”来衡量和把握。

这个时候，就需要组织者充分查阅相关国家文件规定，把国家对该展会涉及到的产业发展态度和意见该引用的引用，该转述的转述，该进一步理解的进一步理解。

通过“引用”、“转述”、“理解”等方式，让展会策划方案合法化、合理化、合情化。

因为合法，说明国家允许，有关部门就没有理由阻拦；因为合理，说明展会应该组织，应该搞；因为合情，符合当地发展状况，对产业发展，对经济发展有利，说明有关部门应该积极提供支持。

所以，“高度”很重要。

提高高度的政策来源主要有：国家和地方五年发展规划纲要；国家和地方有关展会涉及到的产业发展政策（如意见、办法、纲要、通知等）；国家和地方领导在重要专项会议上做出的工作部署和重要讲话精神；国家和地方“两会”等重要会议、专项会议上政府工作报告和领导讲话；国家和地方主要领导的有关指示和批示等。

二是解决“市场”问题。

这是一个展会成功策划的要害，是核心。

参展商参加这个展会有何收益，有什么样的回报？专业观众到会又有什么样的收获和价值？整个策划方案可以说要围绕这个核心来组织，并通过方案巧妙地解疑释惑。

可见，展会策划方案并不好写，更不能轻易出手。

因为参展商、专业观众了解展会的第一个“窗口”是它，因为参展商、专业观众能看到希望与商机的也是它，因为参展商、专业观众了解展会权威性、可信度高低、组织者水平高低的还是通过它……对一个展会来说，参展商关注的市场，最核心的是有一定目标数量的专业观众（采购商、经销商、产品使用者等）与会。

至于说这个展会有多大的客流量，他们并不关心。

或许有人会问，为什么这么说？与会圈外人士多了，问这问那的自然就多了，参展商不仅费口舌，而且还影响与真正有意向的专业人士交流、洽谈。

参展商接触这样的人多了，自然十分劳累，万一此时再与专业人士交流，难免容易出现精神不济而影响工作。

此外，如果参展商还带有手提袋、宣传册等赠予与会人员的物品，如果发给了圈外人士，手提袋可能留下了，参展商关心的宣传册便有可能被丢进垃圾桶，大量的非专业人士与会，造成如此不必要的浪费更大更多，参展商不仅不会有收益，还会大大增加参展成本。

针对这个问题，展会组织者要在策划方案中表明如下几个关键点解决方案：对展会的宣传力度、影响力度、号召力度；展会的专业化程度。

比如保证专业观众与会的组织手段、途径、方式，历届展会专业观众统计信息、购销信息等；展会的权威性。

比如组织者的地位与影响、该展会在业界的口碑与影响、与会专业人士以及领导、专家的分量等。

对一个展会来说，与会专业人士（采购商、经销商、产品使用者等）关注的市场，最核心的是能有多少专业厂家与会参展，展出的是哪类展品，有没有能满足他们需要的产品，怎么能采购到他们既需要、价格有所优惠、质量又有保障的产品。

对此问题，展会组织者应重点围绕如下几个方面去解答：参展企业的数量与分量，比如有多少家世界500强企业、有多少家大型跨国公司、有多少家国内业界龙头企业等与会；展品的先进性，如有什么样的世界先进技术水平产品、国内先进技术产品等技术含量较高的展品亮相；展会组织者如何保证以优质服务协助专业人士采购到他们所需的物美价廉的产品等；业内专业高峰会议组织情况，比如有哪些有权威领导、专家发布权威报告等。

三是注意法律问题。

现在会展市场不太规范，而且多数承办展会的机构属民营个体企业。

这些企业为了实现利益最大化，在各种展会宣传资料和宣传活动推介中，虚夸展会规模、影响，虚报展会数字，虚列来头大的中央、省、市政府部门和机构等为展会支持单位，向参展商、与会观众等虚承诺其他服务项目等，这些都是不良事件的由头和导火索，十分容易引发双方纷争，激化矛盾。

如果展会组织者对此类问题处理不当、不及时，就极有可能被诉诸法律。

总结全国媒体报道的案例，以及业界人士总结的此类情况和经验，如果展会上出现“涉法”问题，虽然不能说100％由展会组织者引起，但可以说绝大多数问题都出在展会组织者身上。

所以，做一个优秀的展会策划方案，文字表述非常重要，既要充分表达组织者的战略意图，又不能留下任何不良把柄或痕迹。

四是创新问题。

现在各地的展会一个接一个，不同题材的展会还好说，如果说一个城市有两个以上的同题材展会要举办，那么你这个展会要独领风骚，展会组织者就必须重点考虑你这个展会的“出新”之处和“权威”程度。

27五创意：让展会效果活跃起来会基本都能够聚集行业的精英，而且每一个企业都会非常认真地对待，甚至花大价钱请专业的广告策划公司进行谋划，也难怪很多业内人士戏称：如今的展示会，不仅仅是行业的盛会，也是策划人比拼的盛会。

在对展会进行策划创意时，有一个基本的原则：就是实效。

很多企业往往为了“花架子”，而忽视实际的效果。

结果不是效果打折，就是导致成本的浪费。

为确保创意的的实效，一般说一次展会的成功，就创意部分可以依据以下顺序进行。

展会前创意：在展会开始前，就应该充分了解展会的形式和相关规定，以及主要参展企业，特别是自己展位周围的企业，以确保自己能够从参展众企业中凸现出来。

了解展会的相关规定，是要确保创意不要与展会的规定相左，要不一切创意职能是白费。

展前创意，在SHUREN的案例中可以见一般规律，主要是围绕着如何聚集人气、如何留住人流、如何进行充分展示展开。

具体的创意，要根据展会特点、企业资源、展位位置具体制定。

现场创意：一个再周密的展会创意，毕竟是远离展会进行的，一旦到了展会现场，都难免有遗漏之处和突发事件的发生，在原有创意的基础上进行临时的补遗创意和对突发事件的合理处理，往往能够起到画龙点睛的作用。

比如：在SHUREN昆明展示会中，我们专门用了一面墙做投影演示，到实际现场强投影幕布一挂，发现那面墙十分单调，3X3米的展会也显得死气沉沉。

要重新添加易拉宝等宣传物，显然来不及了，最后我们向组委会借来一个盆栽做点缀，效果一下子就活了起来。

展会后创意：参加展会的目的，是要最终拓展市场，形成实际销售。

而参展的经销商在展会中往往会接触很多企业和产品，展会结束后，经销商能否还记得住你的产品都很难说，更不好说能够主动来与你进行接洽。

因此，展后的跟踪创意显得十分关键。

很多企业在做会后的跟踪时，总是一个电话完事。

如果，你能准备一个有创意的传真，又是什么效果呢？如果是企业老总亲自签名的一份回馈函，经销商的感受又会如何呢？还有一种情况是，展前创意有欠缺，而这种欠缺又不能在展会中得到弥补，展会后的弥补就显得格外的关键。

26五专业展会并不是以参观者数量的多寡取胜按照国际惯例，专业展会并不是以参观者数量的多寡取胜。

目前，展览会评估与认证在国内还属于空白。

然而，对参展商而言，展会评估的结果可以使参展商在不同的展会与其他营销手段之间的选择提供参考依据。

对观众而言，尤其是为专业观众选择参观展览会提供客观的标准；对展会主办者而言，为打造品牌展以及更好的改进对参展商及观众的服务提供客观的依据。

严格的观众定义是精确统计的前提德国被誉为展会王国，在展会的各个方面都已有一套相当成熟的做法。

就观众的定义及会展统计问题，德国会展统计数据自愿控制组织（FKM）主席兼慕尼黑国际博览集团首席执行官胡明峰先生介绍说，购票入场或是在观众登记处登记了姓名和联系地址的人都被称为观众。

记者、展商、馆内服务人员和没有登记的嘉宾不算在观众之列。

这个行规在欧洲普遍通用。

在美国，参展公司的工作人员和其他的团体被称为“展会参与者”，部分也计算在观众数量中。

只有有兴趣和展商建立商业关系的人才能算做观众。

这对观众的定义是最为严格的。

FKM隶属与德国展览与博览会协会（AUMA），AUMA是德国展览业的最高协会，代表整个展览行业的利益与政府沟通，负责提供业界的全面信息以供展商和观众用于研究与培训。

FKM的77个成员中74个来自德国，另有3个是国外展览会组织者，包括意大利维罗纳展览公司VeronaTradeFairCompany、莫斯科MVK和中国香港贸易发展局HKTDC。

FKM每年审核的展会数量由40年前的25个增长到了如今的约300个。

德国举办的90％的国际性博览会，80％的地区性展会都由FKM 审核。

而FKM只负责审核展会数据。

对于如何收集、发布展商数量、展示面积、观众数量和观众结构分析，FKM有自己的一套规范制度，强制适用于FKM所有成员。

成员是否执行规范最终由公众会计师审查。

有专家认为，对中国来说在中期建立一个全国性的审核系统是很必要的，因为目前中国的展会组织者使用的统计标准五花八门。

对展商、观众和媒体来说，要了解展会真正的规模和影响是十分困难的。

展会统计数据的透明化会令整个中国展会市场受益匪浅。

然而，一部分展会组织者仍旧抵触这种透明度，他们从自己制定的标准中得利，这是不利于会展统计和评估的普及的。

观众的质量比数量更重要德国在中国举行的展会，和中国同类展会相比，对媒体宣布的观众人数要少得多。

对于慕尼黑博览集团5月份在上海举办的物流展的展会报告，虽然现场人气看上去比较旺，但会后统计的观众数量只有9000多人，对此，专家分析，慕尼黑国际博览集团在中国所办的展会主要是针对专业观众。

观众在拿到入场券之前必须进行预登记。

因此，慕尼黑国际博览集团知道准确参展观众的人数和性质（专业观众或普通观众），媒体和未登记的嘉宾并不算做观众。

与中国的同类展会相比，慕尼黑国际博览集团所办展会公布的观众人数通常较少，但这并不影响展会的声誉。

胡明峰认为，对于展会，最重要的是观众的质量，而不是数量。

展商和其目标观众有了密切接触的机会后才更有可能进行商务交流，展商参加展会的目的也因此达到。

如果展商面对的是数量更多的普通观众，他们就需花费更多的时间和力气从其中分辨出真正的客户。

(责任编辑：本站)26五展览会商务邀请函实例分享教你写会展邀请函①会展活动商务邀请函（信）基本内容商务邀请函的基本内容包括：会展活动的名称、举办城市、地点、时间、背景、目的；主办机构和组织机构；会展活动的内容和形式、特点等；主要参加或参与对象；会展活动的相关收费标准；联络方式以及其他需要说明的事项。