会务安排流程

会务安排流程

会务一般分为三个阶段，会前准备、会间服务、会后处理

(一)会前准备阶段。（例会和小型会议不安排食宿，适当简化）

1、制定会议方案。

对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。

2、拿出会务工作实施计划。

主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办部门归类，按时间顺序排队，列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。

3、组织召开协调会议。

较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组成会务工作组，召开会议筹办工作协调会。召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达或印发会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充《会务工作实施计划》，协调一些交叉和难度较大的工作，有针对性地提出要求，明确分工，责任到组到人。

3、印发会议通知。

召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。

4、印制会议票证。（大中型会议）

对正式出席会议的人员要发给出席证，列席会议的人员要发给列席证，会议工作人员要发给工作证，进行选举等其他重要会议，还可印制使用印有座号的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议，还要印制车辆通行证。各种票证颜色要鲜艳，且互相区别，以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好，出席证、列席证、工作证一般在报到时核发，座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签，最好用摆设座签的方法取代座次证。

5、准备会议用品。

本着勤俭节约的原则，按照会议方案中的预算，为与会人员购置文具、茶歇等会议用品。文具一般包括文件包(袋)、笔、本等。茶歇可根据给出的预算按照个人分配。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有选举任务，要提前准备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。

6、会议用品申请流程

根据方案中的预算提出需求，要求要写明总费用标准以及与会人员的每人标准，递交联络函，先交由部门负责人签字，部门负责人同意之后交由行政负责人统一采购。

7、印制与会人员和工作人员名册。

8、印制《会议须知》。

《会议须知》一般包括6个方面的内容：即日程安排、会议编组、作息时间、会务组等会议工作人员的电话号码、注意事项。会议编组主要根据会议的任务确定，可以按部门划分，每组要确定一至二名召集人。

9、安排好生活保障。

主要包括食宿、医疗、交通和通信4个方面。会议方案确定后，要把会议人员、伙食标准及其他服务保障要求及时通知接会的酒店。

10、设置会场。

设置会场主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒，座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，拿不准的要及时请示。另外，对会场的供电、供暖(冷)、音响等设备要全面了解，如无把握，应有应急方案。11、做好接站准备。

依据与会人员报到时所乘车次，列清什么时间、接哪个车次的哪些人、什么车去接、由谁负责等，发给有关人员按表抓落实。

(二)会间服务阶段。会议从报到之日起。会议召开期间要根据实际需要，做好以下8项工作。

1、组织好会议报到。

提前安排接站人员和车辆，及时去机场、车站迎候，把参加会议的人员接往会议住处。确定专人，在开会通知指定的报到地点和报到时间内坚守岗位，保证自行到会的人员及时得到安排。对一些临时情况，如与会人员所带司机或亲属朋友等需安排食宿的，报到处要及时掌握，并向上级汇报，得到指示之后妥善安排。

2、会场组织工作。

每次举行全体或分组会议时，会务工作人员都要提前进入会场，首先检查会场设置和设备，然后协助会议主持人做好下列工作：组织与会人员入场、就座；清点并报告到会人数，掌握和随时通知有关人员调控会场音响、温度、照明等；督促服务人员及时送水、倒水；组织会间休息和散会退场；做好其他特殊情况的应急处理，保证大会有条不紊地顺利进行。如会议临时动议需要调整议程，增减议题，扩大或缩小与会人员范围等，也需要随时进行调度，作出适当安排。

3、会议主持词的撰写。

主持词有时由材料组负责，有时由会务组负责。即使由材料组负责，会务工作人员也要及时了解掌握。会议安排的变动、学习讨论的重点、传达贯彻的意见等，一般是通过首长的会议主持词来公布和明确的。尤其是会议进行选举或表决等事项，会议主持词实际等于会议的“脚本”，会务工作人员必须熟悉主持词，才能协助主持人顺利完成会议预定议程。

4、做好会议记录。

要确定专人做好会议记录，包括全体会议记录和分组讨论情况汇报会记录。全体会议记录的要求是：没有印发材料的要分别依据重要程度做详细记录或摘记大意与要点；已印发材料的，要着重记录讲话人作出发挥、增补或解释的地方，作为已印发材料的补充留存。重要报告、讲话要录音、录像。领导人的即席讲话，重要的也要录音，以便事后按录音整理出讲话稿。会议记录要使用专用的会议记录本，力求真实、准确、完整，不遗漏主要观点，不改变讲话原意，

有争议之处也要照实记录，客观地反映会议的内容和进程，为日后查考提供依据。

5、现场参观组织工作。

事先要派员察看现场，与被参观单位商定现场会开法和参观路线，提前做好各项准备。现场距离较远、需乘坐车辆时，要按组定车、编排车号、做好乘车组织工作和行车安全保卫工作。参观时，会务工作人员要分工把口，加强联络协调，统一指挥调度，维持好参观秩序。

6、会议简报编印工作。

有的会议为使领导成员与参加会议的人员之间和各组之间能互通情报，交流情况，给领导主持和指导会议提供依据和参考，要编印会议简报，由材料组或会务组编印分发。编印简报的一般要求是：标题要醒目，内容要精炼，篇幅要简短，印发要及时。

7、会议材料回收工作。

会议印发的属于保密范围的文件材料，在会议结束前应予以回收，以防发生失泄密事故。对因特殊情况而缺交、漏交的，会后仍要跟踪回收，不留死角。尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员，发文时一定要登记和交代清楚，他们离会时及时回收。

8、做好与会人员的返程服务工作。

会务组应在会议结束前知悉返程需要住宿安排的人数，早作安排。需乘火车的，要提前2至3天征询车次，是否需要预购车票，并分别按乘车时间编组，做好送站安排等。在这项工作中，最关键的是抓好安全，应在会议结束时，通过主持会议的领导强调返程安全问题，严格不开夜车、不开快车等规定。

(三)会议善后阶段。会议结束，会务工作不能同时结束，还要继续做好会议的善后工作。会议善后工作主要有以下4项：

1、做好财务结算。

会议结束后，会务组要及时与酒店有关人员一起，核算住房、伙食等费用，并尽快结算外围账目。对凡属已列入会议预算或预算外开支应纳入会议报销的经费，都要作出处置，不要有遗留的问题。

2、做好会务工作总结。

会务工作基本完成后，大会秘书处应及时召集全体会务工作人员进行总结，肯定成绩，指出问题，找出经验教训，并对表现好的人员进行表扬。

3、会议文件材料的合订留存。

会议形成的一切文件材料，包括主持词和发言记录等，在会间都要注意收集，会后要系统排列，装订成册，留作资料，一般应装2至3套，一套留存，其他可作为借阅资料。

4、会务用品的归还和整理。

每次会议结束后，对一些常用的会议用品，借来的应立即归还，自置的应加以整理，以便下次再借或再用。