商务英语写作中的语气使用

（ 沈阳师范大学， 辽宁 沈阳 １１００３６）
正式
半正式
非正式
商务英语写作是英语专业商务方向学生的必修课， 也是 将来能从事国际商务工作的重要技能之一。商务英语写作涉 及商务业务知识、惯例和做法、语 言 修 辞 等 诸 多 方 面 。 就 语 言 这方面来讲， 商务英语写作不同于其他写作文体， 除了需要流 畅的语言表达外， 还要分析所处的商务环境， 从而确定写作目 的和对象。因为面对不同的情况和对象， 在语言表达上应该运 用一些技巧。
一 、固 定 词 组 这些固定了的成对词使用时， 不能用另外的同（ 近） 义词 随意替换， 除个别词组外， 也不能任意颠倒先后次序。 １．名 词 Ｓｈｅ ｍａｄｅ ａ ｓｕｉｔ ｆｏｒ ｔｈｅ ｂｏｙ，ｏｕｔ ｏｆ ｔｈｅ ｏｄｄｓ ａｎｄ ｅｎｄｓ ｏｆ ｃｌｏｔｈ．（ ｏｄｄｓ ａｎｄ ｅｎｄｓ 残剩的布头） Ｔｈｅｒｅ ｗａｓ ａ ｇｒｅａｔ ｈｕｅ ａｎｄ ｃｒｙ ｏｎ ｔｈｅ ｐａｒｔ ｏｆ ｔｈｅ ｃｒｏｗｄ ｂｕｔ ｔｈｅ ｔｈｉｅｆ ｅｓｃａｐｅｄ． （ ｈｕｅ ａｎｄ ｃｒｙ 叫 喊 声 ） Ｉｎ ｔｈｅ ｍａｎｕｆａｃｔｕｒｉｎｇ ｂｕｓｉｎｅｓｓ， ｔｈｅ ｗｅａｒ ａｎｄ ｔｅａｒ ｃａｕｓｅｓ ｃｏｎｓｉｄｅｒａｂｌｅ ｅｘｐｅｎｓｅ． （ ｗｅａｒ ａｎｄ ｔｅａｒ 损耗） Ｔｈｏｍａｓ ｈａｓ ｗｏｒｋｅｄ ｆｏｒ ｔｈｅ ｃａｒ ｆａｃｔｏｒｙ， ｍａｎ ａｎｄ ｂｏｙ， ｆｏｒ ３０ ｙｅａｒｓ． （ ｍａｎａｎｄ ｂｏｙ 从小到大） ２．形 容 词 Ｔｈｅ ｔｅｒｍｓ ｏｆ ｔｈｅ ｃｏｎｔｒａｃｔ ａｒｅ ａｂｓｏｌｕｔｅｌｙ ｆａｉｒ ａｎｄ ｓｑｕａｒｅ． （ ｆａｉｒ ａｎｄ ｓｑｕａｒｅ 公平的） Ｗｅ ｄｉｓｌｉｋｅ ｈｅｒ ｈｉｇｈ ａｎｄ ｍｉｇｈｔｙ ａｔｔｉｔｕｄｅ． （ ｈｉｇｈ ａｎｄ ｍｉｇｈｔｙ 趾高气扬的） Ｍｙ ｖｉｅｗｓ ｏｎ ｈｏｗ ｔｏ ｔａｃｋｌｅ ｔｈｅ ｐｒｏｂｌｅｍ ｗｅｒｅ ｎｏｔ ｃｏｎｓｉｄｅｒｅｄ ｒｉｇｈｔ ａｎｄｐｒｏｐｅｒ． （ ｒｉｇｈｔ ａｎｄ ｐｒｏｐｅｒ 适当的） Ｊａｍｅｓ ｌｉｋｅｓ ｔｏ ｔｈｉｎｋ ｏｆ ｈｉｍｓｅｌｆ ａｓ ａ ｓｃｈｏｌａｒ ｐｕｒｅ ａｎｄ ｓｉｍｐｌｅ． （ ｐｕｒｅ ａｎｄｓｉｍｐｌｅ 道地的） ３．代 词 Ｅａｃｈ ａｎｄ ｅｖｅｒｙ ｃｏｍｒａｄｅ ｍｕｓｔ ｂｅ ｐｒｅｓｅｎｔ ａｔ ｔｈｅ ｍｅｅｔｉｎｇ ａｔ ｅｉｇｈｔ ｏ＇ｃｌｏｃｋ．（ ｅａｃｈ ａｎｄ ｅｖｅｒｙ 每一位） Ｔｈｅ ｔｏｍａｔｏ ａｎｄ ｔｈｅ ｌｏｖｅ－ ａｐｐｌｅ ａｒｅ ｏｎｅ ａｎｄ ｔｈｅ ｓａｍｅ ｔｈｉｎｇ． （ ｏｎｅ ａｎｄ ｔｈｅｓａｍｅ 同一个） Ｈｉｓ ｍｏｔｈｅｒ ｉｓ ｔｈｅ ｏｎｅ ａｎｄ ｏｎｌｙ ｏｔｈｅｒ ｍｅｍｂｅｒ ｏｆ ｈｉｓ ｆａｍｉｌｙ．
一 、环 境 分 析 和 写 作 对 象 在写作前不要着急动笔， 应该先分析所处的情况， 确定写 作对象， 然后才再考虑用哪些语言来表达。无论是参加商务英 语写作的考试， 还是在工作中的实际运用， 都应该对所处的环 境和情况有一个充分的分析和了解， 确定和写作对象之间的 关系。例如， 是第几次写给对方， 写作对象和自己的熟悉程度， 彼此之间的关系等， 这些都会影响到语气的选择和运用。 二 、语 气 的 自 然 商业写作中所使用的语气往往反映了笔者的态度。如果 文章中有一种亲切而又充满合作之意的语气， 它在建立令人 满意的关系时就会起到很大作用， 而这种关系在开展业务的 时候也十分重要。 １．恰 当 语 气 的 特 点 我们应该有些标准来衡量什么样的语气算是恰当的语 气。首先是自然。如果使用读者所熟悉的词语， 文章就会显得
年度报告 技术报告
信函 备忘录 写给上司
信函（ 写给长期的合作伙伴或是同事） 备忘录
电子邮件
从上面的分类来看， 我们应该在写作前先来确定要写的 东西应该属于哪一类， 这样写起来才会知道应该使用什么样 的语气比较合适。对于正式的文体， 我们使用的语气中就应该 透露出礼貌、诚恳的态度； 对于半 正 式 的 文 体 就 可 以 根 据 情 况 来使用恰当或是委婉的语气， 有时在表达上也需花费点时间 去琢磨一下； 对于非正式问题， 多数情况下是写给比较熟悉的 人， 目的可能不是在于去树立一个多好的形象， 而更多的是想 尽快地处理问题， 不会使用那些礼貌的客套话， 所以可以使用 较为直接的语气。为了达到表达自然的目的， 我们就需要运用 一些恰当的语气。
（ 责任编辑： 刘向宏）
商务英语写作中的语气使用
刘艳妮
自然， 这样的文章才能有良好的效果。一般来讲， 交流式的语 言在写业务函电的时候是最理想的选择， 因为显得很自然。其 次是要表现出友好。文章中对读者的问题表示关心， 让读者感 到文章中充满同情心， 读后颇有裨益， 觉得心中热乎乎的。这 样做十分重要， 因为冷漠的语气可能会令人感到对读者的利 益漠不关心。当然， 我们也不要忽略礼貌。写作时务必注意礼 貌。即使收到一封态度粗鲁， 毫不讲理的信时， 也要以合理的 态度做出彬彬有礼的回答。提出批评， 表示不赞同的时候一定 要谨慎小心， 让自己的语气充满关心和体谅， 即使向对方提出 责备， 也不要冒犯对方。
（ 责任编辑： 刘向宏）
英语的成对词
赵启鸿Fra Baidu bibliotek
（ 沈阳航空工业学院， 辽宁 沈阳 １１００３４）
众所周知， 英语是词组和短语较多的语言之一。由于这些 纷繁多彩的词组和短语， 使英语的表达生动有力、言简而意 赅。成对词（ ｄｏｕｂｌｅｔｓ） 是英语中最能表现语言特色的一种词组。 它由两个同义词或近义词组成， 中间用 ａｎｄ 连 接 ， 如 ： ｗａｙｓ ａｎｄ ｍｅａｎｓ（ 方 法 ） ， ｗａｉｆｓ ａｎｄ ｓｔｒａｙｓ（ 流 浪 儿 ） ， ｂｒｉｇｈｔ ａｎｄ ｅａｒｌｙ（ 一 大 早） ， ｐｉｃｋ ａｎｄ ｃｈｏｏｓｅ（ 挑挑拣拣） ， ｓｃｒａｐｅ ａｎｄ ｓｃｒｅｗ（ 省吃俭用） ， 这种意义重叠的成对词使用时相当于一个词， 具有强调意义。 其中许多这种词组还具有韵律和节奏感。这种词组的使用是 较为自由和灵活的。由于经过了长时间的使用， 一些词组， 其 结构和词义变得相当稳定， 成为固定词组。成对词包括名词、 形容词、代词、动词、副词、介词等。 本 文 着 重 对 成 对 词 的 构 成 及使用等作一浅议， 以求教于同仁。
１．礼 貌 的 表 达 在商务英语写作中， 礼貌既可以表示出积极的态度， 又可 以树立良好的形象， 所以学会用礼貌的方式来表达是明智之 举。有时， 小的细节就可以流露出礼貌的地方。比如说： 更多地 使用 Ｉ 而不是 ｗｅ。ｗｅ 意味着组织， 而 Ｉ 意味着你个人。你在信 函中可以同时运用这两种说法。但是如果要说更实际更准确 的话， 用 Ｉ 而不要用 ｗｅ。这样做更有人情味， 也表明你愿意 承 担责任。另外， 不要居高临下地对人说话。如果使用类似
总之， 听英语新闻不仅能使英语学习者提高应用英语的 能力， 而且还能紧跟英语语言发展的最新趋势。丰富学生获取 课外阅读知识的形式， 拓宽学生在英语学习中必不可少的知 识面， 使学生能学到教科书中学不到的很多知识， 弥补现行教 科书在某些方面的不足， 加深学生对英语语言国家现实社会 的了解， 提高学生的判断和独立思考能力。学生要不断丰富自 己的英语知识， 切实提高英语水平， 使自己能够适应现代教育 对他们的要求， 成为复合型的专业人才。
２００５ 年第 １１ 期
辽宁教育行政学院学报
语两种不同的语音。我们可以根据自己平时的习惯来选择其 中一种进行收听， 并且在以后的听力过程中要学会发现美式 英语和英式英语之间各方面的差异。英式英语是呈梯级下降 形的， 可以说是呈波浪形的。我们应当反复收听英美人朗读的 录音带， 然后反复模仿， 适应外国人的语音语调。只有自己的 发音正确了， 才能听懂主持人所播的新闻。我们要想熟悉和掌 握不同—的语音语调， 除了坚持收听和逐步适应外， 还应有意 识地纠正自己的发音。平时可以多 听 不 同 国 家 、不 同 性 别 、不 同年龄和不同口音的人说英语， 这对于能听懂不同的英语新 闻是大有帮助的。
２．使 语 气 自 然 的 方 法 我们在写作中可以运用一些小的技巧， 来让语气表达自 然。比如， 使用交流式的语气， 尽量避免使用过多的业务术语 或是专业术语， 不要给读者制造理解上的障碍。在保持交流式 语气的同时 ， 又要避免俚语、缩略 语 或 是 结 构 欠 佳 的 语 句 。 另 外要注意的是， 尽量使用读者词汇量以内的单词或是短语。过 多使用不常见的单词或是短语， 会对读者的阅读造成很大的 困难。写作重在沟通， 而非难为读者， 不是考察其知识面和单 词量。如果一定要使用这些词， 那就要加以解释， 让读者能够 理解它的含义。 三 、语 气 使 用 我们在平时学习商务英语写作的过程中， 多是学习如何 写 商 业 信 函 、备 忘 录 、报 告 、电 子 邮 件 和 传 真 等 。根 据 每 个 文 体 的 写 作 特 点 和 要 求 ， 我 们 可 以 将 上 面 的 文 体 分 成 ： 正 式 、半 正 式和非正式三种。
２．游 说 的 技 巧 在商务英语写作中， 我们经常要向对方传达我们的意思， 这就需要一些表达技巧， 特别是使用游说的技巧会产生良好 的表达效果。比如我们在写作时一定要强调积极方面， 告诉读 者你能做什么， 而非你不能做什么。恰当的使用主动和被动语 态也是表达时很重要的技巧。主动语态的优点是避免了枯燥 无味的无人称句， 让读者感到他正受到关注。当表达的内容涉 及读者的失职或是错误， 为了避免伤害感情， 打击对方的工作 积极性， 这个时候使用被动语态就比较合适。因为被动语态不 会让语气太强硬， 以致让对方难以接受。同时， 要把读者利益 放首位。无论你向读者推销观点、产 品 或 服 务 等 ， 都 要 把 对 方 将得到什么好处原原本本地解释清楚。这样做不仅会获得读 者的良好反应， 也使你显得对读者的需求关怀备至。任何一种 商务英语写作文体都应具有“推销”意识。只要一动笔， 就要抱 定与人为善的宗旨。写的东西应该使他们确信你是一个具有 职业精神的、关切他人需求的人， 确 信 你 们 是 一 家 注 重 自 身 产 品设计和客户售后服务的公司。很多时候， 只需多写一句话， 就可以使普普通通的回复成为一种具有积极推销意义的手 段。 四 、角 色 的 换 位 在我们写完一个文本之后， 应重新给予自己一个新的身 份， 不再是笔者， 而是一个读者。这样的好处在于可以从一个 读者的角度来重新看待所写完的文本， 去看看行文是否自然 友好， 语气是否强硬严厉， 表达是否可以让人接受。这样就可 以检查到其中的一些不足， 对有表示不恰当语气的地方加以 修改， 写出一篇能让人满意的作品。 五 、总 结 通过上面的分析， 我们不难发现， 在商务英语写作的过程 中， 使用形形色色的语气可以帮助笔者顺利完成写作任务， 表 现出积极的态度， 建立良好的关系， 表达出合作的愿望等。在 写作当中只有不断地分析和思考， 才会在不同的情况下找到 最 合 适 、恰 当 的 语 气 。
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辽宁教育行政学院学报
２００５ 年第 １１ 期
“ｏｂｖｉｏｕｓｌｙ”或 “ｉｔ ｉｓ ｃｌｅａｒ”这 样 的 话 ， 对 方 会 觉 得 你 自 以 为 高 人 一等， 从而产生抵触情绪。请求别人做一件事的时候， 说声 “ｐｌｅａｓｅ”、“ｔｈａｎｋ ｙｏｕ”或 是 “Ｉ ｗｏｕｌｄ ａｐｐｒｅｃｉａｔｅ”是 常 识 性 的 礼 仪。但是在使用敬语的时候要注意措辞得体。比如， 不要在每 一封信开头都说谢谢你， 尤其是在回复投诉信的时候， 否则会 显得你缺乏诚意。如果你在前面没有说过感谢的话， 那也可以 在信的末尾表示感谢。有时， 我们需要委婉地拒绝对方而又不 能太直接， 这时要以友好的言辞代替笨拙的拒绝， 使用表示可 能的词语如 ｃｏｕｌｄ， ｗｏｕｌｄ， ｍｉｇｈｔ， ｗｉｓｈ 和 ｉｆ 等缓和拒绝的语气。