nvq企业行政讲义
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全国NVQ企业行政管理国家二级考试授课教案
全国NVQ企业行政管理企业行政经理国家二级考试授课教案企业行政管理二级教材讲授指南第一单元办公室工作中心思想：办公室工作是企业管理运作的中心，是企业对外的形象，成员要有较好的素质，能承担起相应的职责。
分段内容：10课时一、企业行政管理人员的职责和素质（教材1.1、1.2）------------1课时1、企业行政管理人员的职责（见思考题1）2、企业行政管理人员的素质（见思考题2）教学方法：提问（见思考题）——组织讨论——总结讲授二、行政办公室及行政工作对单位的重要影响（教材1.3、1.7）--- 1.5课时1、行政办公室在企业运作中的重要性办公室工作的效率，将影响企业的利润，影响企业的综合发展，影响企业的敬业形象2、行政工作对单位形象的影响用接待来访、接打电话、书面信函说明行政工作对单位形象的影响（见思考题10、11），可将1.8.3的电话礼仪融合教授（见思考题16和17）教学方法：看办公室工作正反面情况录象——组织讨论（见思考题10、11）——学员代表总结三、行政办公室怎样支持和服务于企业整体（教材1.4、1.5、1.6）-----3.5课时1、运用互联网进行企业行政管理这是企业行政管理工作的发展方向2、大、小型单位行政管理职能的区别（见思考题3和4）3、办公室集中化管理的优缺点（见思考题5）4、办公室集中化管理中，打印室的任务（见思考题6）5、办公室集中化管理中，办公用品储藏室的任务（见思考题7）6、办公室集中化管理中，档案室的任务（见思考题8）7、办公室集中化管理中，接待区的任务（见思考题9）教学方法：参观办公室集中化管理企业的各办公室——用大、小型单位行政管理职能划分的案例（案例1）组织讨论——总结讲授四、办公室的综合职能（教材1.8） ---------------------------4课时办公室有6方面的综合职能，突出体现在对内、对外的信息交流1、综合职能之一是接受和处理来自各方的口头和书面信息（见思考题12和13）2、综合职能之二是将各类信息及工作及时传递、交流、引导到位（见思考题14和15）3、综合职能之三是准确、友好地回答内、外电话查询（见思考题16和17）4、综合职能之四是归档保存好有用的记录、资料（见思考题18）5、综合职能之五是有效地安排各种约会（见思考题19）6、综合职能之六是每项工作都支持、强化企业的整体管理（见思考题20）教学方法：组织学员进行信息交流模拟实践活动，包括“接受和处理信息”、“传递信息”、“记电话留言”、“回答电话查询”、“保存有用信息”、“安排上司约会”等——总结讲授单元复习：1课时用“企业行政管理二级习题集”中单元1的习题辅导学员复习思考题及答案：1、企业行政管理人员的主要职责是什么？答：企业行政管理人员的主要职责有：（1）收发信函（2）接打电话（3）存档、检索（4）接待来访者（5）复印（6）使用计算机制作多种文件（7）安排约会（8）安排会谈和会议（9）物资的购买与管理（10）办公室财务管理（11）安全和保密2、企业行政管理人员的基本素质是什么？答：企业行政管理人员的基本素质是：（1）工作能力A、良好的交流技能B、机智C、有能力识别自己能处理的问题和那些应该求助于他人的问题D、良好的记忆力（2）工作态度A、准时B、得体的外表C、对单位的忠诚D、准确性E、热心帮助他人F、自觉处理加班（3）心理素质A、热情友善的性格B、互相理解C、谨慎D、冷静3、小型单位办公室的行政管理工作职责是什么？答：小型企业办公室的特点是综合性和复杂性，决定了小型企业办公室的职责：（1）负责办公文件的复印，包括复印、缩放、装订和整理。
NVQ讲义3wql.ppt
• 工作环境安全风险评估 风险评估的主要内容： 失足风险、火灾风险、失窃和泄密风险 安全风险评估表
地点 现象 可能带来 风险 建议应对措施 的问题 度
3、针对失窃和泄密风险的具体的保卫措施有：
• 为人员财产不被盗和受损，锁好门、窗、柜、屉 等；
• 为设备不被盗和受损，设备建档做标记、上锁和 限制使用、带出大门要开条等；
NVQ企业行政管理 （二级） 课程讲义
OSTA中英职业资格证书合作项目办公室
版权所有， 1997 (c) Dale Carnegie & Associates, Inc.
第三单元 ：工作环境的创建和管理
• 中心思想：
• 强调工作环境的安全及工作条 件的基本要求，
• 掌握在发生紧急情况和事故时 应采取的措施和处理方法
日期 收到物品
发出物品
余
2010
额
数量 发票 供应 发出 申请 部门
号商
号
3.12 100 1234 万隆
120
3.20
5
215 人事 115
4、1
10 254 采购 105
• 3、 零用现金申请 办公室中需要使用少量的现金，用于支付一 些零时性的服务或小型物品的购买。
支取零用钱，必须提交零用现金凭单（凭单 上包含现金金额及用途）。凭单通常需要上 级或相关负责人签字，并附相关收据作为花 销的证据。
• 为信息不失密，高密级人员房间采用封闭式、计 算机加密、资料上锁、复印传递密件采取保护措 施。
• 发放ID卡给工作人员
• 发放来访者来宾卡或通行证
• 所有来访者必须从接待区接走，并且不允许其独 自在建筑中走动
• 安装闭路电视监视器 • 给关键人员安装应急按钮，例如银行经理 • 钱应小心存放在限制进入的区域。
NVQ企业行政管理培训讲义(PPT 39页)
• 1、发送信息的方法及取决因素 • 大多数人发送信息的方法有： • （1）传统的邮寄系统 • （2）使用电信系统
2019/8/9
• 通常采用何种信息发送方法取决于如下 因素：
• （1）信息的紧急程度。如果是紧急信 息，则应考虑使用电子邮件、传真或电 话。
• （2）文件的大小及表现形式，如果一 份文件由许多页组成，则应考虑使用传 统的邮寄方法或使用快递服务。
• （2）费用低廉，内部局域网使用电子邮件是 免费的，外部网络发送信息的费用不高于本 地电话费用，同时减少纸的使用量和发送纸 面信息的邮费，节约企业运营成本。
• （3）信息能同时转发给其他终端，使多个接 收人同时接受到信息，方便快捷。
• （4）使用密码等功能能保证信息安全。
• （5）能发送多种类型的信息，例如文字信息、 扫描录入的图表及照片等。
• 1．留言、短信、备忘录的写作方法 （见思考题16、17、18）
• 2．表格的制备方法（见思考题19、20） • 教学方法： • 讲述与作要求——学员要做各种简单的
书面交流练习——教师给出表格样本并 组织讨论——学员要设计，填写相应的 表格
2019/8/9
• 五、办公室中进行沟通的辅助工具——（教 材5.6）………………1.5课时
• 1.
如何使用流程图进行办公室沟通（见
思考题21）
• 2.
如何使用计划表进行办公室沟通（见
思考题22）
• 3.
如何使用行动表进行办公室沟通（见
思考题23）
• 4.
如何使用工作日志进行办公室沟通
（见思考题24、25）
• 教学方法：组织讨论——学员制作各种图 表——总结讲授
2019/8/9
• 六、努力实现团队目标（教材5.7， 5.8）………………………2课时
2019/8/9
• 通常采用何种信息发送方法取决于如下 因素：
• （1）信息的紧急程度。如果是紧急信 息，则应考虑使用电子邮件、传真或电 话。
• （2）文件的大小及表现形式，如果一 份文件由许多页组成，则应考虑使用传 统的邮寄方法或使用快递服务。
• （2）费用低廉，内部局域网使用电子邮件是 免费的，外部网络发送信息的费用不高于本 地电话费用，同时减少纸的使用量和发送纸 面信息的邮费，节约企业运营成本。
• （3）信息能同时转发给其他终端，使多个接 收人同时接受到信息，方便快捷。
• （4）使用密码等功能能保证信息安全。
• （5）能发送多种类型的信息，例如文字信息、 扫描录入的图表及照片等。
• 1．留言、短信、备忘录的写作方法 （见思考题16、17、18）
• 2．表格的制备方法（见思考题19、20） • 教学方法： • 讲述与作要求——学员要做各种简单的
书面交流练习——教师给出表格样本并 组织讨论——学员要设计，填写相应的 表格
2019/8/9
• 五、办公室中进行沟通的辅助工具——（教 材5.6）………………1.5课时
• 1.
如何使用流程图进行办公室沟通（见
思考题21）
• 2.
如何使用计划表进行办公室沟通（见
思考题22）
• 3.
如何使用行动表进行办公室沟通（见
思考题23）
• 4.
如何使用工作日志进行办公室沟通
（见思考题24、25）
• 教学方法：组织讨论——学员制作各种图 表——总结讲授
2019/8/9
• 六、努力实现团队目标（教材5.7， 5.8）………………………2课时
全国NVQ《企业行政管理》培训讲义
设备 • （2）有统一的归档程序 • （3）集中归档的费用低 • （4）由专业人员存档，能提供质量更
高的服务 • （5）不会出现文档的积压现象
2020/5/2
• 档案室集中归档的缺点 • （1）增加不同部门常用信息的重复复制 • （2）长期从事集中归档工作使专业归档人员容易产生
厌烦情绪 • （3）由于集中归档需要统一时间，使档案服务缺乏灵
•二、信息的存储、检索、分类的 系统和方法：（教材4.3--4.5）
• 1、 信息的存储和有效检索的必要性 • 企业信息的存储方式应该满足在需要时
能迅速检索，这对一个单位的有效运作 是至关重要的。 • 首先，企业文档和文件归类存储的必要 性：（1）按系统归类的信息能更容易和 更迅速的存储（2）企业文档和文件定期 归类减少丢失或放错位置（3）企业文档 和文件定期归挡会减少火灾隐患。
2020/5/2
• 2信息存储的系统和程序
• （1）、办公室常用信息及存储设备 • 企业办公室不同类型的信息应存放在不同文
件柜中，纸面常用信息有四类。 • （2）、信息存储的方法 • 手工 • 计算机 • 缩微胶片 • （3）集中归档或部门归档 • （4）文档或文件的跟踪
2020/5/2
• 3信息的分类 • （1）信息分类和索引的方法； • 信息分类的方法； • 信息索引的方法； • （2）信息归类的方法； • 按字母； • 按数字； • 按地理； • 按日期； • 按时间； • 按作者； 2020/5/2
• Planwell的设计师打的电话，有关正在修 建的我们的新办公室需要紧急的决定。
• Sarangapani先生询问，关于我们广告征 召助理会计师职位的细节。
• Sizer小姐打电话抱怨说，她两周前发出 的意见信没有收到回答。
高的服务 • （5）不会出现文档的积压现象
2020/5/2
• 档案室集中归档的缺点 • （1）增加不同部门常用信息的重复复制 • （2）长期从事集中归档工作使专业归档人员容易产生
厌烦情绪 • （3）由于集中归档需要统一时间，使档案服务缺乏灵
•二、信息的存储、检索、分类的 系统和方法：（教材4.3--4.5）
• 1、 信息的存储和有效检索的必要性 • 企业信息的存储方式应该满足在需要时
能迅速检索，这对一个单位的有效运作 是至关重要的。 • 首先，企业文档和文件归类存储的必要 性：（1）按系统归类的信息能更容易和 更迅速的存储（2）企业文档和文件定期 归类减少丢失或放错位置（3）企业文档 和文件定期归挡会减少火灾隐患。
2020/5/2
• 2信息存储的系统和程序
• （1）、办公室常用信息及存储设备 • 企业办公室不同类型的信息应存放在不同文
件柜中，纸面常用信息有四类。 • （2）、信息存储的方法 • 手工 • 计算机 • 缩微胶片 • （3）集中归档或部门归档 • （4）文档或文件的跟踪
2020/5/2
• 3信息的分类 • （1）信息分类和索引的方法； • 信息分类的方法； • 信息索引的方法； • （2）信息归类的方法； • 按字母； • 按数字； • 按地理； • 按日期； • 按时间； • 按作者； 2020/5/2
• Planwell的设计师打的电话，有关正在修 建的我们的新办公室需要紧急的决定。
• Sarangapani先生询问，关于我们广告征 召助理会计师职位的细节。
• Sizer小姐打电话抱怨说，她两周前发出 的意见信没有收到回答。
全国NVQ《企业行政管理》培训讲义五-精品文档
2019/3/24
• 3、利用会议开展交流
• 会议做为信息交流的重要手段之一，其主要 功能在于： • （1）参会人员互相交流各自的意见和思想 • （2）参会人员就某一主题互相商讨信息 • （3）就某些重大问题和工作程序进行决策 • （4）信息发布
2019/3/24
• 会议交流的优点在于： • （1）面对面的交流，彼此能更好地理解对方 的意图 • （2）会议是管理人员与员工相互交流以推行 新规程的重要手段，同时也给大家提供一个 提出问题并对问题进行探讨，最后达成共识 的机会。 • （3）现代会议能通过投影仪等设备更形象地 进行信息交流。 • （4）会议之后能形成会议纪要或书面决定。 • （5）参加会议的人也可通过会议纪要更深入 地理解会议内容。
2019/3/24
交流效率和团队精神
交 流 方 法
会 议 组 织
日 志 管 理
书 面 交 流
沟 通 工 具
团 队 目 标
规 定 评 估
2019/3/24
• 一、选择正确的交流方法（教材5.1）
发送信息的方法及取决因素
交 流 方 法
.利用电子邮件及其他电信工具 利用会议开展交流
利用邮政服务开展交流
NVQ企业行政管理 （二级） 课程讲义
2019/3/24
• 第五单元：工作交流、个人效率和团队 精神 • 标准与大纲： 计划课时：14 • 根据交流目标选择不同的交流方式； • 会议以及远程会议的基本要求； • 工作日志管理以及安排事务性约会； • 撰写简单的书面交流信函； • 设计和填写简单的表格； • 运用流程图行动图等辅助手段帮助沟通； • 按照指定日期完成工作准确无误的达到 2019/3/24 预定要求的重要性。
2019/3/24
• 3、利用会议开展交流
• 会议做为信息交流的重要手段之一，其主要 功能在于： • （1）参会人员互相交流各自的意见和思想 • （2）参会人员就某一主题互相商讨信息 • （3）就某些重大问题和工作程序进行决策 • （4）信息发布
2019/3/24
• 会议交流的优点在于： • （1）面对面的交流，彼此能更好地理解对方 的意图 • （2）会议是管理人员与员工相互交流以推行 新规程的重要手段，同时也给大家提供一个 提出问题并对问题进行探讨，最后达成共识 的机会。 • （3）现代会议能通过投影仪等设备更形象地 进行信息交流。 • （4）会议之后能形成会议纪要或书面决定。 • （5）参加会议的人也可通过会议纪要更深入 地理解会议内容。
2019/3/24
交流效率和团队精神
交 流 方 法
会 议 组 织
日 志 管 理
书 面 交 流
沟 通 工 具
团 队 目 标
规 定 评 估
2019/3/24
• 一、选择正确的交流方法（教材5.1）
发送信息的方法及取决因素
交 流 方 法
.利用电子邮件及其他电信工具 利用会议开展交流
利用邮政服务开展交流
NVQ企业行政管理 （二级） 课程讲义
2019/3/24
• 第五单元：工作交流、个人效率和团队 精神 • 标准与大纲： 计划课时：14 • 根据交流目标选择不同的交流方式； • 会议以及远程会议的基本要求； • 工作日志管理以及安排事务性约会； • 撰写简单的书面交流信函； • 设计和填写简单的表格； • 运用流程图行动图等辅助手段帮助沟通； • 按照指定日期完成工作准确无误的达到 2019/3/24 预定要求的重要性。
2019/3/24
最新全国NVQ《企业行政管理》81页PPT
最新全国NVQ《企业行政管理》
36、“不可能”这个字(法语是一个字 )，只 在愚人 的字典 中找得 到。--拿 嫉妒 要欣赏 ，不要 托延要 积极， 不要心 动要行 动。 38、勤奋，机会，乐观是成功的三要 素。(注 意：传 统观念 认为勤 奋和机 会是成 功的要 素，但 是经过 统计学 和成功 人士的 分析得 出，乐 观是成 功的第 三要素 。
Thank you
39、没有不老的誓言，没有不变的承 诺，踏 上旅途 ，义无 反顾。 40、对时间的价值没有没有深切认识 的人， 决不会 坚韧勤 勉。
6、最大的骄傲于最大的自卑都表示心灵的最软弱无力。——斯宾诺莎 7、自知之明是最难得的知识。——西班牙 8、勇气通往天堂，怯懦通往地狱。——塞内加 9、有时候读书是一种巧妙地避开思考的方法。——赫尔普斯 10、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。——笛卡儿
36、“不可能”这个字(法语是一个字 )，只 在愚人 的字典 中找得 到。--拿 嫉妒 要欣赏 ，不要 托延要 积极， 不要心 动要行 动。 38、勤奋，机会，乐观是成功的三要 素。(注 意：传 统观念 认为勤 奋和机 会是成 功的要 素，但 是经过 统计学 和成功 人士的 分析得 出，乐 观是成 功的第 三要素 。
Thank you
39、没有不老的誓言，没有不变的承 诺，踏 上旅途 ，义无 反顾。 40、对时间的价值没有没有深切认识 的人， 决不会 坚韧勤 勉。
6、最大的骄傲于最大的自卑都表示心灵的最软弱无力。——斯宾诺莎 7、自知之明是最难得的知识。——西班牙 8、勇气通往天堂，怯懦通往地狱。——塞内加 9、有时候读书是一种巧妙地避开思考的方法。——赫尔普斯 10、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。——笛卡儿
全国NVQ《企业行政管理》培训讲义五
2019/2/10
推荐策略
对当前和未来的建议
1
2019/2/10
前景叙述
• 叙述前景和长期努预期前景 • 叙述预期目标 • 如有必要，使用多个观点
3
2019/2/10
当前状态
• 概述当前情况 • 简要地讨论细节
4
2019/2/10
当前状态是怎样出现的?
2019/2/10
• 4.视频会议的特点，需要的设备及其优缺点 • 视频会议是比电话会议昂贵的一种会议方式， 因为视频会议能使人们互相看到，所以 • 身体语言能帮助理解人们的观点和情绪。 • 视频会议需要下列设备： • 多台摄像机,以保证多角度拍摄 • 一台编程处理图像的计算机 • 通过电话线连接 • 至少两台电视监视器
2019/2/10
交流效率和团队精神
交 流 方 法
会 议 组 织
日 志 管 理
书 面 交 流
沟 通 工 具
团 队 目 标
规 定 评 估
2019/2/10
• 一、选择正确的交流方法（教材5.1）
发送信息的方法及取决因素
交 流 方 法
.利用电子邮件及其他电信工具 利用会议开展交流
利用邮政服务开展交流
NVQ企业行政管理 （二级） 课程讲义
2019/2/10
• 第五单元：工作交流、个人效率和团队 精神 • 标准与大纲： 计划课时：14 • 根据交流目标选择不同的交流方式； • 会议以及远程会议的基本要求； • 工作日志管理以及安排事务性约会； • 撰写简单的书面交流信函； • 设计和填写简单的表格； • 运用流程图行动图等辅助手段帮助沟通； • 按照指定日期完成工作准确无误的达到 2019/2/10 预定要求的重要性。
全国NVQ《企业行政管理》培训讲义3
• 注意采光，因为良好的光照是所有员工必 须的，而且可以避免眼睛紧张和头痛 • 注意采暖，办公室布局应注意员工的采暖。 • 办公室布局应注意通风，具体有： • 办公室布局要力求员工的舒适，一般来说， 影响办公室工作人员工作舒适的因素有： • 办公室的布局应有力于员工的健康福利
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•1、为了保证工作环境的安全，用人单 位和员工及安全代表的基本职责是什么？ • 答： • （1）用人单位的责任是： • 保证所聘用的员工的工作环境安全、卫 生、有利健康和福利； • 要制定并不断更新有利于员工健康和安 全的书面规定； • 要选定能负其责的人做安全代表，行使 职权。
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在事故发生时采取的行动 受伤或事故的发生地点 提供的急救处理（如果有）和由谁进行 受伤人员送医院了吗？ 如果受伤人员送往医院——医院的名称和地 址 事故证人的姓名和职称 报告事故的人员签名
第一管理资源网（），海量管理资料免费下载
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3、单位工作环境安全的必要性 及应采取的措施（见思考题3）
保证工作环境安全、保卫的措施有： • 明确用人单位、员工及卫生安全代表的 基本责任； • 卫生安全代表要定期对工作区进行检查， 认真识别任何有关卫生安全的隐患，填 写“风险评估表”，拟订具体计划并实 施行动以纠正隐患； • 经常强调工作场所的安全保卫要求，加 强员工的安全保卫意识。具体的保卫措 施有： 第一管理资源网（），海量管理资料免费下载
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•工作环境的创建和管理
•安 •全 •及 •整 •洁 •的 •重要性 •办 •紧 •公 •急 •环 •情 •境 •况 •的 •的 •基 •识 •本要求 •别处理 •办 •公 •室 •工 •作 •达 •到标准
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•1、为了保证工作环境的安全，用人单 位和员工及安全代表的基本职责是什么？ • 答： • （1）用人单位的责任是： • 保证所聘用的员工的工作环境安全、卫 生、有利健康和福利； • 要制定并不断更新有利于员工健康和安 全的书面规定； • 要选定能负其责的人做安全代表，行使 职权。
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在事故发生时采取的行动 受伤或事故的发生地点 提供的急救处理（如果有）和由谁进行 受伤人员送医院了吗？ 如果受伤人员送往医院——医院的名称和地 址 事故证人的姓名和职称 报告事故的人员签名
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3、单位工作环境安全的必要性 及应采取的措施（见思考题3）
保证工作环境安全、保卫的措施有： • 明确用人单位、员工及卫生安全代表的 基本责任； • 卫生安全代表要定期对工作区进行检查， 认真识别任何有关卫生安全的隐患，填 写“风险评估表”，拟订具体计划并实 施行动以纠正隐患； • 经常强调工作场所的安全保卫要求，加 强员工的安全保卫意识。具体的保卫措 施有： 第一管理资源网（），海量管理资料免费下载
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•工作环境的创建和管理
•安 •全 •及 •整 •洁 •的 •重要性 •办 •紧 •公 •急 •环 •情 •境 •况 •的 •的 •基 •识 •本要求 •别处理 •办 •公 •室 •工 •作 •达 •到标准
最新全国nvq《企业行政管理》培训讲义四
2019/11/14
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• 教学方法： • 教师讲课； • 分组讨论；掌握商务信息回应周期的重
要性？ • 情景练习；把学生分为两组，对应承担
的工作或学习排出先后次序，对正在进 行的工作进行报告和跟踪。 • 现场模拟；组织学生填写单位内部的各 种表格和单据。
件柜中，纸面常用信息有四类。 • （2）、信息存储的方法 • 手工 • 计算机 • 缩微胶片 • （3）集中归档或部门归档 • （4）文档或文件的跟踪
2019/11/14
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• 3信息的分类 • （1）信息分类和索引的方法； • 信息分类的方法； • 信息索引的方法； • （2）信息归类的方法； • 按字母； • 按数字； • 按地理； • 按日期； • 按时间； 上网兼• 职2按01，9/1作1在/14家者赚；钱，注册赠送商城：/
• （2）客户的信息。企业作为商品或服 务的供应商时，企业办公室应该掌握客 户的有关基本信息，如客户名称、联系 方式、需要商品或服务的类型及要求等， 以便可以加强与客户联系，为客户提供 周到满意的服务或商品供应。
2019/11/14
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2019/11/14
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( 2）、在企业内部，一系列的规范的 商务文件也可以加强企业的管理， 例如假条、参加单位外部会议的申 请单、培训申请、停车许可申请、 报销申请、零用现金凭单、复印申 请表等，这些表格和文件极大在促 进了企业内部商务活动的规范化和 有序化，提高了企业运行的效率。
第四单元 信息的管理
中心思想：
办公室是信息接收、存储、传递和应 用的中心，
现代企业行政管理，实际上是信息的 管理。
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• 教学方法： • 教师讲课； • 分组讨论；掌握商务信息回应周期的重
要性？ • 情景练习；把学生分为两组，对应承担
的工作或学习排出先后次序，对正在进 行的工作进行报告和跟踪。 • 现场模拟；组织学生填写单位内部的各 种表格和单据。
件柜中，纸面常用信息有四类。 • （2）、信息存储的方法 • 手工 • 计算机 • 缩微胶片 • （3）集中归档或部门归档 • （4）文档或文件的跟踪
2019/11/14
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• 3信息的分类 • （1）信息分类和索引的方法； • 信息分类的方法； • 信息索引的方法； • （2）信息归类的方法； • 按字母； • 按数字； • 按地理； • 按日期； • 按时间； 上网兼• 职2按01，9/1作1在/14家者赚；钱，注册赠送商城：/
• （2）客户的信息。企业作为商品或服 务的供应商时，企业办公室应该掌握客 户的有关基本信息，如客户名称、联系 方式、需要商品或服务的类型及要求等， 以便可以加强与客户联系，为客户提供 周到满意的服务或商品供应。
2019/11/14
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2019/11/14
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( 2）、在企业内部，一系列的规范的 商务文件也可以加强企业的管理， 例如假条、参加单位外部会议的申 请单、培训申请、停车许可申请、 报销申请、零用现金凭单、复印申 请表等，这些表格和文件极大在促 进了企业内部商务活动的规范化和 有序化，提高了企业运行的效率。
第四单元 信息的管理
中心思想：
办公室是信息接收、存储、传递和应 用的中心，
现代企业行政管理，实际上是信息的 管理。
设备、材料、服务与供应
• （2）需要安全和保密投递时，可选择以 下几种方法：
• A、邮寄费贵重物（现金、珠宝等）可用 挂号邮寄、特保挂号等方式
• B、重要且保密的文件选用文件挂号、回 执挂号等邮寄服务
• （3）物品类的邮寄可选择包裹邮寄
• （4）运输不适合其它方式的大型物品可 选择货运服务
• 作业 2．6
• 查找五家快递公司，记录它们的名字、地址和 电话号码。
NVQ企业行政管理 （二级） 课程讲义
OSTA中英职业资格证书合作项目办公室
版权所有， 1997 (c) Dale Carnegie & Associates, Inc.
第二单元：设备、材料、服务与供应
• 标准与大纲： 计划课时：10.5 • 各类办公设备的范围和功能，操作方法
和一般维护； • 邮件室的专有设备与维护； • 发送邮件的各种服务以及其适宜范围； • 选择货物或服务供应商的理由，包括费
• 分组讨论；重点开发电话等设备 的其它功能
• 组织学生参观办公室并现场模 拟使用办公设备。
• 教师首先会使用上述办公设备。
• 把现场考评与本单元讲课同步进行。
• 二、办公邮件设备与邮政服务
•自动邮件开启设备
•自动邮资盖印机 •邮
•件
•封面打印机
•设
•分捡设备
•备 •拆叠和插入设备
•称重设备
•发送邮件方法
• 2、识别办公用品和易耗品的范围
• 办公用品及易耗品的范围包括：（1）纸簿类： A4、B5等类型办公用复印纸；带单位抬头用 纸；普通白纸；复写纸；便条纸；留言条；标 签纸；牛皮纸；专用复写纸；大、中、小及开 窗信封；横格笔调本；速记本；专用本册（如 现金收据本）（2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、 钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修 正液（3）小装订类：大头针、曲别针、剪刀、 打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋；胶带、起 钉器（4）归档用品：各种文件夹、档案袋、 收件日期戳（5）办公设备专用易耗品：打字 机用色带、修正液等；复印机用黑盒等；计算 机用磁盘、磁盘盒等。
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2020/11/20
• 答案： • 大专以上学历。 • 深厚的计算机知识，熟练的键盘操作、
数据库处理、文字处理技巧。 • 能在重压下有序地、认真地完成工作。 • 有良好地交流、沟通能力，能热情、礼
貌地接听电话。 • 熟悉销售部订单处理程序。
2020/11/20
• 行政管理助理：我们现需要补充一位行政管 理助理来处理电话查询和接待来访者。这个 岗位包括接待任务和使用小型电话交换机。 最好有这些方面的工作经验，但我们将提供 培训。申请者应具有良好的键盘操作技能， 并必须持有中级文字处理资格证书。如果你 想要了解进一步的检索，请与Tom Gibson 联 系，电话：0207 456 3219。
职
企业行政管理人员的职责
责
与
素
质
企业行政管理人员的素质
2020/11/20
一、企业行政管理人员的职责和素质 （教材1.1、1.2）
• 企业行政管理人员的职责： • 企业行政管理人员的基本素质是： • 工作能力； • 工作态度； • 心理素质；
2020/11/20
一、企业行政管理人员的职责和素质 （教材1.1、1.2）
排见习行政管理人员在每一个部门实习 一段时间。你已经在会计部门工作了三 个月并将要离开。列出你在会计部门履 行的主要职责交给接替你的见习人，以 使他或她知道可能需要做的工作。
2020/11/20
• 答案 ：
• 会计部门 检查供应商的发票，输入发票 到计算机系统中（或写在书面记录中）， 准备分类帐，输入分类帐到计算机系统 中，会计核对，回答查询，准备财务报 告。
• 采购 检查采购申请，准备和发出采购定 单，联络供应商，联络工作人员（下定 单），回答查询，输入信息到采购系统 中，准备采购报告。
• 记住：在大型单位中有其他会计部门， 例如客户账户，借贷控制，库房。
2020/11/20
• 2、 企业行政管理人员的素质 • （1）什么是素质 • （2）素质的一般特征：
2020/11/20
• 培训内容：NVQ企业行政管理二级证 书培训，主要讲解有效的行政管理组 织，工作实践以及商务交流和办公设 备操作知识。其中包括；办公室管理 工作技巧；设备、材料、服务、供应 工作；工作环境创建和管理；程序、 信息与交流；工作交流、个人效率和 团队精神。
2020/11/20
• 第一单元：办公室工作 • 标准与大纲：计划课时：11 • 行政管理人员的重要职责和素质； • 办公室如何支持业务运作，能提供什
• （3）心理素质：A、热情友善的性格。 B、互相理解。C、谨慎。D、 冷静。
2020/11/20
• 作业 1．2 • 仔细看下面招聘行政管理人员的广告，并列
出对学历和职业资格的各种要求。与其他学 员讨论你的情况，比较每一项工作的要求。 有满足广告中需要的所有技能的人吗？如果 有列出来，并留作参考。
• 1、 企业行政管理人员的职责 • （1）收发信函（2）接打电话 • （3）存档、检索（4）接待来访者 • （5）复印（6）使用计算机制作多种文件 • （7）安排约会（8）安排会谈和会议 • （9）物资的购买与管理 • （10）办公室财务管理 • （11） 安全和保密
2020/11/20
• 作业 1．1 • 你受雇于一家大型制造公司，该机构安
• 主要内容： 一、企业行政管理人员的职责和素质
（教材1.1、1.2） 二、行政办公室及行政工作对单位的重
要影响（教材1.3、1.7） 三、行政办公室怎样支持和服务于企业
整体（教材1.4、1.5、1.6） 四、办公室的综合职能（教材1.8）
2020/11/20
• 一、企业行政管理人员的职责和素质 （教材1.1、1.2）
么职能服务； • 高效的行政管理在促进良好形象中的
重要性； • 办公室综合业务职能，特别是充当信
息交流中心的角色。
2020/11/20
• 第一单元：办公室工作 • 中心思想： • 办公室工作是企业管理运作的中心； • 办公室是企业对外的形象； • 办公室成员要有较好的素质，能承担起
相应的职责。
2020/11/20
2020/11/20
• 企业行政管理人员的基本素质是： • （1）工作能力：A、良好的交流技能。
B、机智。C、有能力识别自己能处理的 问题和那些应该求助于他人的问题。D、 良好的记忆力
• （2）工作态度：A、准时。B、得体的 外表。C、对单位的忠诚。D、准确性。 E、热心帮助他人。F、自觉处理加班。
2020/1有计算机初级
2020/11/20
• 行政管理助理 • 需要一位助理加入我们繁忙的考文垂车站的
工作队伍。成功的申请者应当懂得计算机并 有出色的接听电话礼仪。重要的应具有与各 层次的人有效交流的能力。如果你感兴趣请 与 E Pearson 先生联系，电话：01403 567324。 • 答案 • 中专或职高学历。 • 熟练使用办公室软件。 • 能热情礼貌地接听电话。 • 有良好地交流能力，能与各层次的人沟通。
2020/11/20
• 行政管理助理需要一位行政管理助理加入我 们热诚的队伍，在繁忙的销售定单处理部工 作。这个岗位要接触大量的客户，从接收和 处理定单，到处理查询和开出发票。申请者 必须具有良好的键盘操作、计算能力和出色 的接听电话礼仪。重要的是能在繁杂的环境 下有序地完成工作的能力。文字处理和数据 库技能也是必需的。请与Jane Wright 联系取 得申请表，电话：0208 345 9876。
NVQ企业行政管理 （二级）
目录
•序言 •第一单元：办公室工作 •第二单元：设备、材料、服务和供应 •第三单元：工作环境的创建和管理 •第四单元：信息的管理
• 第五单元：工作交流、个人效率和团队精神
2020/11/20
序言
• NVQ（National Vocation Qualification）国家职业标准企业行政 管理证书是由劳动和社会保障部职业技 能鉴定中心（OSTA）与英国伦敦工商会 考试局（LCCIEB）联合颁发并监管的， 是我国首次引进的洋证书，实行国际双 边互认，并于2003年12月21日在全国考 试。
• 答案： • 大专以上学历。 • 深厚的计算机知识，熟练的键盘操作、
数据库处理、文字处理技巧。 • 能在重压下有序地、认真地完成工作。 • 有良好地交流、沟通能力，能热情、礼
貌地接听电话。 • 熟悉销售部订单处理程序。
2020/11/20
• 行政管理助理：我们现需要补充一位行政管 理助理来处理电话查询和接待来访者。这个 岗位包括接待任务和使用小型电话交换机。 最好有这些方面的工作经验，但我们将提供 培训。申请者应具有良好的键盘操作技能， 并必须持有中级文字处理资格证书。如果你 想要了解进一步的检索，请与Tom Gibson 联 系，电话：0207 456 3219。
职
企业行政管理人员的职责
责
与
素
质
企业行政管理人员的素质
2020/11/20
一、企业行政管理人员的职责和素质 （教材1.1、1.2）
• 企业行政管理人员的职责： • 企业行政管理人员的基本素质是： • 工作能力； • 工作态度； • 心理素质；
2020/11/20
一、企业行政管理人员的职责和素质 （教材1.1、1.2）
排见习行政管理人员在每一个部门实习 一段时间。你已经在会计部门工作了三 个月并将要离开。列出你在会计部门履 行的主要职责交给接替你的见习人，以 使他或她知道可能需要做的工作。
2020/11/20
• 答案 ：
• 会计部门 检查供应商的发票，输入发票 到计算机系统中（或写在书面记录中）， 准备分类帐，输入分类帐到计算机系统 中，会计核对，回答查询，准备财务报 告。
• 采购 检查采购申请，准备和发出采购定 单，联络供应商，联络工作人员（下定 单），回答查询，输入信息到采购系统 中，准备采购报告。
• 记住：在大型单位中有其他会计部门， 例如客户账户，借贷控制，库房。
2020/11/20
• 2、 企业行政管理人员的素质 • （1）什么是素质 • （2）素质的一般特征：
2020/11/20
• 培训内容：NVQ企业行政管理二级证 书培训，主要讲解有效的行政管理组 织，工作实践以及商务交流和办公设 备操作知识。其中包括；办公室管理 工作技巧；设备、材料、服务、供应 工作；工作环境创建和管理；程序、 信息与交流；工作交流、个人效率和 团队精神。
2020/11/20
• 第一单元：办公室工作 • 标准与大纲：计划课时：11 • 行政管理人员的重要职责和素质； • 办公室如何支持业务运作，能提供什
• （3）心理素质：A、热情友善的性格。 B、互相理解。C、谨慎。D、 冷静。
2020/11/20
• 作业 1．2 • 仔细看下面招聘行政管理人员的广告，并列
出对学历和职业资格的各种要求。与其他学 员讨论你的情况，比较每一项工作的要求。 有满足广告中需要的所有技能的人吗？如果 有列出来，并留作参考。
• 1、 企业行政管理人员的职责 • （1）收发信函（2）接打电话 • （3）存档、检索（4）接待来访者 • （5）复印（6）使用计算机制作多种文件 • （7）安排约会（8）安排会谈和会议 • （9）物资的购买与管理 • （10）办公室财务管理 • （11） 安全和保密
2020/11/20
• 作业 1．1 • 你受雇于一家大型制造公司，该机构安
• 主要内容： 一、企业行政管理人员的职责和素质
（教材1.1、1.2） 二、行政办公室及行政工作对单位的重
要影响（教材1.3、1.7） 三、行政办公室怎样支持和服务于企业
整体（教材1.4、1.5、1.6） 四、办公室的综合职能（教材1.8）
2020/11/20
• 一、企业行政管理人员的职责和素质 （教材1.1、1.2）
么职能服务； • 高效的行政管理在促进良好形象中的
重要性； • 办公室综合业务职能，特别是充当信
息交流中心的角色。
2020/11/20
• 第一单元：办公室工作 • 中心思想： • 办公室工作是企业管理运作的中心； • 办公室是企业对外的形象； • 办公室成员要有较好的素质，能承担起
相应的职责。
2020/11/20
2020/11/20
• 企业行政管理人员的基本素质是： • （1）工作能力：A、良好的交流技能。
B、机智。C、有能力识别自己能处理的 问题和那些应该求助于他人的问题。D、 良好的记忆力
• （2）工作态度：A、准时。B、得体的 外表。C、对单位的忠诚。D、准确性。 E、热心帮助他人。F、自觉处理加班。
2020/1有计算机初级
2020/11/20
• 行政管理助理 • 需要一位助理加入我们繁忙的考文垂车站的
工作队伍。成功的申请者应当懂得计算机并 有出色的接听电话礼仪。重要的应具有与各 层次的人有效交流的能力。如果你感兴趣请 与 E Pearson 先生联系，电话：01403 567324。 • 答案 • 中专或职高学历。 • 熟练使用办公室软件。 • 能热情礼貌地接听电话。 • 有良好地交流能力，能与各层次的人沟通。
2020/11/20
• 行政管理助理需要一位行政管理助理加入我 们热诚的队伍，在繁忙的销售定单处理部工 作。这个岗位要接触大量的客户，从接收和 处理定单，到处理查询和开出发票。申请者 必须具有良好的键盘操作、计算能力和出色 的接听电话礼仪。重要的是能在繁杂的环境 下有序地完成工作的能力。文字处理和数据 库技能也是必需的。请与Jane Wright 联系取 得申请表，电话：0208 345 9876。
NVQ企业行政管理 （二级）
目录
•序言 •第一单元：办公室工作 •第二单元：设备、材料、服务和供应 •第三单元：工作环境的创建和管理 •第四单元：信息的管理
• 第五单元：工作交流、个人效率和团队精神
2020/11/20
序言
• NVQ（National Vocation Qualification）国家职业标准企业行政 管理证书是由劳动和社会保障部职业技 能鉴定中心（OSTA）与英国伦敦工商会 考试局（LCCIEB）联合颁发并监管的， 是我国首次引进的洋证书，实行国际双 边互认，并于2003年12月21日在全国考 试。