单位文件归档管理办法
文件归档管理制度
文件归档管理制度•相关推荐文件归档管理制度（通用6篇）在现在社会，接触到制度的地方越来越多，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。
那么拟定制度真的很难吗？下面是小编为大家收集的文件归档管理制度（通用6篇），希望对大家有所帮助。
文件归档管理制度1第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。
第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。
按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。
具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。
第三条公文的签收1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。
在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第四条公文的编号保管办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。
第五条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。
公文处理及归档管理办法
公文处理及归档管理办法公文处理及归档管理办法为了规范公文管理工作，提高工作效率，减少因管理不规范而产生的风险和矛盾，制定本办法。
本办法适用于各部门工作中的公文处理和归档管理。
一、公文处理1、公文的定义公文指用于政府部门、企事业单位等机构内部或组织间沟通联系的文字、图表、文件、照片等文书资料。
2、公文的种类公文种类繁多，按照性质不同主要分为通知、通报、公告、请示、报告、派遣令等。
按照处理方式不同主要包括纸质公文、电子公文、签报公文等。
3、公文处理程序公文的处理程序主要包括拟办、审批、签发、印制、分送、收文、阅读批示等。
（1）拟办：由公文的起草人负责撰写初稿。
（2）审批：由上级主管部门审核并批准公文。
（3）签发：公文审核完毕后进行签字或盖章处理。
（4）印制：印制公文正本和副本，保存档案备查。
（5）分送：将公文按照不同的接收方分发。
（6）收文：接收方在阅读公文后应及时进行批示，并将批示结果传递给下一步处理人。
（7）阅读批示：必须认真阅读公文内容，每个环节的批示反映了该环节对公文的处理认识和态度。
4、公文处理要求（1）保密性原则：严格保密机密公文的处理及传送。
（2）及时性原则：按照规定时间限制完成处理手续。
（3）现实性原则：公文处理要符合实际情况和实际需要。
（4）规范性原则：公文处理符合规范要求。
5、手机公文流转应用应用手机公文流转app，将公文处理过程数字化。
在手机公文流转中，可以快速实现公文流转，更加方便快捷。
同时也可以审核、签批、批注、转发、传阅等一系列操作。
数字化流转可以有效提升公文处理效率。
二、归档管理1、归档管理的定义归档管理是指将已经处理完毕的公文及时进行分类、编号、整理、保存以备查阅、检索、利用、销毁的工作。
2、归档管理的原则（1）合法性原则：归档资料必须是依法合规的文件资料。
（2）完整性原则：尽可能保存完整的资料，应避免因删除重要资料而导致信息不完整。
（3）保密性原则：保证归档资料的信息安全，对涉密的资料应在保密条件下存储和处理。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
公司文件材料归档管理制度
公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。
为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。
例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。
制度中应详细规定文档的归档流程。
从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。
比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。
对于电子文档的管理同样不可忽视。
随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。
因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。
确保电子文档的安全性和可追溯性。
为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。
同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。
在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。
制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。
并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。
随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。
因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。
公司(企业)档案管理制度
公司(企业)档案管理制度一、目的与原则企业档案管理制度的建立，旨在规范企业内部文件资料的归档、保管与使用，确保档案的完整性、安全性及可追溯性。
该制度遵循合法、真实、完整、保密的原则，以实现档案资源的合理开发和有效利用。
二、档案分类与归档1. 档案分类：根据内容性质和管理需要，将档案分为财务档案、人事档案、合同档案、技术档案等类别。
2. 归档要求：所有文件资料应当在活动结束后及时归档，并按照既定的分类标准进行整理。
三、档案整理与编号1. 档案应按照规定的格式进行整理，确保内容的清晰和易检索性。
2. 每份档案应有唯一的编号，便于管理和追踪。
编号规则需简单明了，易于理解和操作。
四、档案存储与保护1. 实体档案应存放在专门的档案室内，环境要求干燥、通风、防潮、防火。
2. 电子档案应备份至少两份，分别存储在不同的安全设备或地点，以防数据丢失。
五、档案借阅与使用1. 借阅档案需经过审批，非相关人员不得随意查阅档案。
2. 借阅时需填写借阅登记表，注明借阅日期、归还日期等相关信息。
3. 借阅者应爱护档案资料，不得涂改、撕毁或私自复制。
六、档案的销毁与转移1. 对于过期或不再具有保存价值的档案，应按照国家法律法规和企业规定进行销毁。
2. 重要档案如需转移至外部机构保管，应选择信誉良好的专业机构，并签订保密协议。
七、制度的执行与监督1. 各部门应指定专人负责档案管理工作，定期对档案进行检查和维护。
2. 企业应定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。
3. 违反档案管理制度的行为，将视情节轻重给予相应的处理。
八、附则本档案管理制度自发布之日起生效，由企业管理部门负责解释和修订。
公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。
二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。
三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。
2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。
3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。
四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。
2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。
3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。
4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。
五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。
2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。
3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。
4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。
5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。
六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。
2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。
3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。
4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。
七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。
八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。
2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。
以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。
单位文件归档工作制度内容
单位文件归档工作制度内容一、总则为了加强单位文件归档工作，规范文件管理，保障文件的安全、完整和利用，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关文件管理的规定，结合本单位的实际情况，制定本制度。
二、归档范围1. 单位制定的各类规章制度、政策文件、工作计划、工作总结、报告、请示、批复、通知、通报等。
2. 单位与其他单位签订的各类合同、协议、意向书等法律文件。
3. 单位召开的各种会议、研讨会、座谈会、庆典等活动的主要材料，包括会议议程、日程、讲话稿、会议纪要等。
4. 单位获得的各类荣誉、奖励、证书、奖杯、奖牌等。
5. 单位内部机构设置、人员编制、职务任免、员工招聘、培训、考核、奖惩等人事管理文件。
6. 单位财务预算、决算、审计、统计、资金收支、财产登记等财务 management documents.7. 单位科研项目、技术开发、技术改造、技术创新等科技管理文件。
8. 单位内部各部门和员工撰写的各类研究性、参考性、建议性报告。
9. 其他具有保存价值的文件材料。
三、归档时间1. 文件材料形成部门应当在文件材料制成后及时向档案部门移交归档。
2. 定期归档：每年年底前，各部门应当将当年形成的文件材料整理归档。
3. 紧急归档：对于重要且急迫的文件材料，应当在文件材料制成后立即归档。
四、归档份数1. 文件材料归档份数一般为两份，一份正本，一份副本。
正本由档案部门保管，副本由文件形成部门保管。
2. 对于重要文件材料，可以根据需要增加归档份数。
五、归档要求和手续1. 文件材料应当齐全、真实、准确、完整，不得有遗漏、涂改、伪造、篡改等现象。
2. 文件材料应当分类整理，按照文件形成的顺序排列，编有序号，填写归档目录。
3. 归档的文件材料应当采用耐久性好的材料制成，确保文件材料的安全保存。
4. 归档手续：（1）文件材料形成部门应当指定专人负责文件材料的收集、整理和归档工作。
（2）文件材料经部门负责人审核签字后，向档案部门移交归档。
公司档案归档管理制度
公司档案归档管理制度第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案的完整性、可靠性和保密性，制定本制度。
第二条公司档案管理制度适用于公司各部门，包括全体员工。
第三条档案管理工作必须遵循法律法规和公司相关规定，坚持档案管理的原则和制度，建立科学的档案管理制度，做到系统完整、规范有序。
第二章档案管理制度第四条公司建立健全档案管理制度，包括档案的采集、整理、编制、管理、利用和归档。
第五条公司各部门要建立自己的档案管理制度，并按照公司的统一要求进行管理。
第六条档案管理由专门的档案管理部门负责统一管理，各部门配合协助。
第七条公司要建立档案管理系统和电子档案管理系统，确保档案信息的存储和检索。
第三章档案管理流程第八条档案管理分为采集、整理、编制、管理、利用和归档六个阶段。
采集阶段：各部门负责档案的采集工作，包括纸质档案和电子档案的采集。
整理阶段：对采集到的档案进行分类整理，便于管理和利用。
编制阶段：对档案进行编目、编号等工作，建立档案目录。
管理阶段：建立档案管理系统，确保档案的保密性和完整性。
利用阶段：根据需要对档案进行检索、提取等工作，方便员工查阅使用。
归档阶段：根据档案管理制度要求，及时将档案进行归档，确保档案的安全保存。
第四章档案管理制度操作规范第九条档案管理人员要经过专门培训，熟悉档案管理制度和操作规范，确保档案管理工作的规范性。
第十条档案管理人员要保密档案信息，严格按照规定的权限查阅、提取和处理档案。
第十一条档案管理人员要定期检查档案的完整性和安全性，确保档案的长期保存。
第五章档案管理制度的监督与评估第十二条公司领导要重视档案管理工作，建立健全档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行评估。
第十三条对档案管理工作不符合要求的部门和个人，要及时纠正，确保档案管理工作的正常开展。
第六章附则第十四条本制度的解释权归公司档案管理部门所有。
第十五条本制度自发布之日起生效。
国有企业文件材料归档办法
国有企业文件材料归档办法（年月日国家档案局、国有资产监督管理委员会档发〔〕号）第一章总则第一条为规范国有及国有控股企业（以下简称企业）文件材料的归档工作，完整、系统保存企业档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，制定本办法。
第二条归档的企业文件材料是指企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。
第三条企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统。
第四条企业文件材料归档工作应纳入企业各项工作计划，纳入企业领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。
企业各部门专（兼）职档案人员负责所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向档案部门归档。
第五条企业档案部门负责本企业及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。
第六条企业应建立文件材料归档责任追究制度。
不按要求归档的应由有关单位追究当事人或部门的责任。
第二章归档范围第七条企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围（见附件《国有企业文件材料归档范围》）。
第八条归档文件材料的来源：（一）本企业内部形成的文件材料；（二）本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；（三）本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；（四）本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；（五）本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；(六)本企业执行、办理的外来文件材料。
第九条归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
第三章归档时间第十条管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
第十一条工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
第十二条外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
文件归档管理制度
1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
５、库房要保持温度在摄氏１４－２４°Ｃ，相对湿度在４５－６０％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。
６、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。
７、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。
档案销毁制度
１、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
(一)本级文件
1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
２、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
３、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
集团公司电子文件归档管理办法
集团公司电子文件归档管理办法第一章总则第一条为指导**（集团）有限公司（以下简称集团公司）电子文件归档工作规范化进行，根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、《档号编制规则》（DA/T13-1994）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）等相关标准规范规定，结合集团公司实际工作，特制订本办法。
第二条本办法规定了集团公司电子文件归档范围与电子档案保管期限表，以及电子档案管理过程中存储格式、归档接口方式和元数据管理办法。
第三条本办法适用于集团公司电子文件的归档管理工作，所属各单位应参照本办法，结合自身实际，制定本单位电子文件归档管理制度。
第二章电子文件归档范围第四条电子文件归档范围（一）反映集团公司及各单位职能活动，具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。
（二）电子文件归档范围包括各业务活动中形成的各种结构-1-化和非结构化数据，以独立文档形式存储的具有保存价值的信息记录，包括**智慧工作平台及其他职能活动业务系统中形成的电子文件，以及从外部接收的电子文件。
（三）电子文件有相应纸质载体的，参照《**（集团）有限公司文件材料归档范围和档案保管期限规定》确定电子文件的归档范围和电子档案的保管期限。
对无相应纸质或无法输出成纸质的电子文件的归档范围和其保管期限，应根据各种载体特点和各类档案价值，将其进行准确划分，先由档案部门提出原则和初步意见后，档案部门会同业务部门和信息技术部门共同研究确定，最后由单位领导签发确认。
第五条电子文件元数据归档范围（一）应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。
（二）文书类电子文件归档元数据应按照DA/T46-2009等标准执行，至少包括：全宗号、全宗名称、所属部门名称、部门编号、题名、所属部门、保管期限、成文日期、责任者、文件编号、文件年度、主题词、载体单位、载体类型、密级、备注、页数、移交编号、档号、件数、文号、盒号等。
文件、档案管理制度
文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。
第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。
第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。
文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。
第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。
第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。
各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。
第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。
第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。
第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。
第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。
第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。
文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。
第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。
第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。
第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。
部门档案管理办法及实施细则（通用3篇）
部门档案管理办法及实施细则（通用3篇）部门档案管理办法及实施细则篇1一、文书档案归档制度1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制1、认真学习专业知识，贯彻执行<档案法>、<档案法实施办法>，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项。
2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。
档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4、负责档案库房各项制度的落实。
5、积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4、严格执行各项档案管理制度。
5、接受本公司专职档案员的监督指导。
努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
国有企业文件材料归档办法(2004年1月20日国家档案局国务院国有资产监督管理委员会发布)
国有企业文件材料归档办法（2004年1月20日国家档案局国务院国有资产监督管理委员会发布）第一章总则第一条为规范国有及国有控股企业（以下简称企业）文件材料的归档工作，完整、系统保存企业档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，制定本办法。
第二条归档的企业文件材料是指企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。
第三条企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统。
第四条企业文件材料归档工作应纳入企业各项工作计划，纳入企业领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。
企业各部门专（兼）职档案人员负责所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向档案部门归档。
第五条企业档案部门负责本企业及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。
第六条企业应建立文件材料归档责任追究制度。
不按要求归档的应由有关单位追究当事人或部门的责任。
第二章归档范围第七条企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围（见附件《国有企业文件材料归档范围》）。
第八条归档文件材料的来源：（一）本企业内部形成的文件材料；（二）本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；（三）本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；（四）本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；（五）本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；（六）本企业执行、办理的外来文件材料。
第九条归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
第三章归档时间第十条管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
第十一条工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
公文处理及归档管理办法
公文处理及归档管理办法第一章总则(一）为使公司日常办公的文件处理规范化、制度化,根据《国家行政机关公文处理办法》、《四川省国家行政机关公文处理实施细则》，同时结合公司目前运作的实际情况，制定此办法。
（二)公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到准确、及时、安全。
公文处理的各个环节，应做到急件随到随办；有时间限制的文件，应如期办完。
(三）办公室是公司公文处理工作的综合部门，其主要职责是组织、协调全公司的公文处理工作.负责统一收文、分送、催办和以公司（含办公室)名义发出的各类文件的核稿、印制、发送、归档工作，以及机要文件、简报、资料的传递管理和部分文件的承办工作。
(四）各部门按职责分工对口办理有关公文，具体负责承办公文的办理、协调、拟稿、审稿、会稿、校稿、分发、确定办结和所办文件立卷归档工作.第二章收文（一）送公司的所有文件、资料，由办公室签收、拆封，并按规定编号、登记。
直送公司领导或各处室的信件,分别由办公室或各处室拆封.其中需纳入收文处理的文件交公司办公室统一编号、登记,按规定程序办理。
各部门、各单位的抄送件和简报、信息资料、情况反映等，不纳入收文登记。
（二)收文登记内容:收文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文标题、收文份数、秘密等级、紧急程度、处理情况。
（三）各承办处室应建立本部门内部的收文等级制度，明确人员专管或兼管（包括运转的管理）第三章收文处理(一）各类收文由办公室签注拟办意见,原则是:1.中国中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府文件，按阅文规定传阅.2.市委、市政府交办件，市级有关部门的主送件,由办公室提出拟办意见后，原件存档，复印件分送公司领导批示后交有关处室直接办理。
3。
各部门、各单位的抄送件，重要的分送公司领导，一般的送有关处室阅，并留一份存档。
4.简报、资料、情况反映等，由办公室直接分送公司领导或有关处室阅处。
5.除特殊情况外，公司领导不受理未经办公室登记、批注公文。
文件归档管理办法
文件归档管理办法1. 概述文件归档管理办法是指对组织内部文件的收集、整理、存档和管理的一套制度和方法。
它旨在确保文件的有序存储和方便检索，提高工作效率和信息安全性。
本文将介绍文件归档管理办法的具体步骤和注意事项。
2. 归档前的准备工作在进行文件归档前，首先需要明确归档的范围和内容。
这包括确定需要归档的文件种类、时间范围、归档的目的和归档的级别（如机密文件、一般文件等）。
同时，还需制定归档管理的责任人和团队，并明确相关的权限和流程。
3. 文件的收集和整理在文件收集和整理过程中，应该按照一定的规则和分类体系来归类和整理文件。
可以根据文件的种类、部门、时间等因素来建立分类标准，确保归档的完整性和逻辑性。
此外，还应对文件进行编号，并建立相应的索引和目录，以方便后续的检索和使用。
4. 文件的存档和管理文件存档时，需要选择适当的媒介和设备来保证文件的安全性和可持续性。
可以使用电子媒介进行数字化存档，同时备份到不同的物理设备上，以防止数据丢失。
对于纸质文件，应该选择防潮、防火、防尘等特殊材料进行包装和存储，同时要定期检查和维护文件存储设施，确保其良好的状态。
5. 文件的检索和利用在文件归档管理中，及时、高效地检索和利用文件是非常重要的。
为了实现这一目标，可以利用现代化的信息技术手段，建立文件检索系统或者使用专业的档案管理软件。
同时，还要培训相关人员，提高其对归档管理系统的熟悉程度和操作技能。
此外，应确保归档文件的安全性，设置权限控制，防止非授权人员随意访问和修改文件。
6. 文件的销毁和移交文件归档管理办法中还应包括文件的销毁和移交的相关规定。
对于已经过期或者不再需要的文件，应按照规定的程序进行销毁，以避免信息泄露和资源浪费。
对于需要移交给其他机构或部门的文件，应进行相应的手续和记录，确保移交的顺利进行。
7. 审核和改进文件归档管理办法应定期进行审核和改进。
通过评估归档管理的效果和存在的问题，制定相应的改进措施并适时调整文件归档管理办法，以适应组织发展的需要。
公司文件材料归档管理办法
公司文件材料归档管理办法第一节文件材料归档管理办法第一条公司档案属于公司所有，公司及其员工都有保护本公司档案的责任和义务。
各部门负责人对本部门档案、资料负全责，并指定专人负责本部门档案、资料的收集、整理。
第二条人事行政类档案、资料由人事行政部负责归档、保管。
其他各部门档案、资料由各部门负责归档、保管；第三条人事行政部负责保管的档案资料主要有《员工档案》（包括公司内部员工、外包、派遣员工等）、《工伤档案》、《劳动争议档案》、《退休人员档案》、《公司各类资料档案》、《公司签署的各类合作协议或合同》等；第四条财务部负责保管的档案资料主要有《公司各类资料》、《各类财务报表》、《租房合同》等；第五条公司签署的各类合作协议或合同，责任部门签订完毕后应立即交至人事行政部进行存档；第六条项目部必须在外包或派遣员工入职当天签订劳动合同，签订完毕后，15日内必须交至人事行政部；第七条公司员工外出参加公务活动形成的文件材料，获得的各种荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等及其登记表（册），应在其活动结束后及时交至人事行政部进行统一管理；第八条档案使用管理规定如下：1、查阅：在人事行政部办公室现场查阅，不得带离。
2、如因工作需要外带，需办理外借手续，用毕即归还。
操作流程：登录钉钉APP→工作台→OA审批→档案借用第二节违规处罚第九条签订劳动合同责任人未在新员工入职15天内签订劳动合同的，视情节严重处以500元-2000元、辞退处罚；出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十条合同签订完毕15天内，未将劳动合同等入职资料移交给人事行政部，视情节严重处以200元-2000元、辞退处罚；出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十一条人事行政部负责员工档案整理与保管，如有损毁、丢失，视情节严重处以50元-100元，严重的辞退处罚。
出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十二条未及时归还造成档案遗失的，处罚责任人500元/次，造成公司损失的，由责任人承担全部损失。
文件归档与保存规定
文件归档与保存规定第一章总则第一条本规定旨在规范我公司的文件归档与保存工作，确保文件的真实性、完整性、及时性和可追溯性，提高公司管理效率和风险防范能力。
第二条本规定适用于我公司所有部门和员工在日常工作中产生的各类文件，包括但不限于电子文件和纸质文件。
第三条我公司应建立健全文件归档与保存制度，明确各部门的职责和权限，确保文件归档与保存工作得到有效执行。
第二章文件归档第四条文件归档工作应遵循文件的生命周期原则，即将文件从产生、使用到归档、销毁的全过程进行有效管理。
第五条文件归档应遵循分类清晰、层级分明、易于检索的原则，确保文件能够在需要时迅速找到。
第六条文件归档应包括以下内容：1.文件原文：确保文件内容的准确性，不得篡改、删除或隐藏文件原文中的关键信息。
2.文件附件：与文件相关的图表、数据、图片等附件应一并提供。
3.文件批注：记录文件在审批、传阅过程中的重要意见和决策。
4.文件修订版本：文件在修改、更新过程中的每一个版本都应予以保留。
第七条电子文件归档应采用专业的电子文件管理系统，确保文件的安全性、稳定性和可追溯性。
第八条纸质文件归档应采用符合国家档案保管标准的档案盒，分类、分级存放，确保文件不受损坏。
第三章文件保存第九条文件保存应遵循安全、保密、便于查阅的原则，确保文件在保存过程中不受损坏。
第十条文件保存环境应满足以下条件：1.温度：控制在16℃-22℃之间，相对湿度：控制在45%-60%之间。
2.防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防有害气体及尘埃。
3.确保文件存储设备（如硬盘、U盘等）的安全性，防止数据丢失。
第十一条文件保存期限应根据国家档案法规和企业具体情况确定，按照文件的重要性、用途和性质进行分类保管。
第十二条每隔一段时间，应对文件进行定期检查和清理，确保文件保存的完整性和准确性。
第十三条对于重要文件，应进行备份，备份文件应存放在安全的地方，以便在原文件受损或丢失时能够迅速恢复。
第四章文件查阅与借阅第十四条文件查阅与借阅应遵循快速、高效、安全的原则，确保文件在查阅、借阅过程中的完整性。
公司部门及个人文件归档责任制管理办法
公司部门及个人文件归档责任制管理办法第一章总则第一条为使我的档案管理工作逐步走向规范化、制度化、科学化，提高文件材料的归档率，全面杜绝应归档文件材料的流失及将企业档案据为己有现象的发生，特制订本制度。
第二条档案是有保存价值的历史文件，是由完成了文件处理程序，具有查考价值、集中保存起来的文件转化来的。
文件收集的齐全、完整与否，直接影响到归档案卷的质量。
收集是前提，员工、各部门平时要注意做好本部门在工作过程中所产生文件材料的积累工作，为今后文件归档打好基础。
第二章组织机构及职责分工第三条为保证基层产生的文件材料收集的齐全、完整，档案实行分级管理、建立网络、层层分解、落实到人的管理方法。
第四条档案中心是在各项活动中形成的具有保存价值的各类文件材料最终的归口管理部门。
第五条由主要领导分管档案工作，各部门由部门领导负责本部门文件材料的收集工作,各部门必须有指定的兼职资料员，具体收集本部门内部产生或经办的文件材料。
第六条员工对个人所经办的文件材料的齐全、完整负责；部门领导对本部门所产生或主持经办项目的文件材料的齐全、完整负责，做到能说清来源，能讲明去处；档案中心对各部门产生或经办的文件是否齐全、完整具有监督、指导职能，并对全所有文件材料是否收集的齐全、完整负责（各部门文件的归档范围见附件）。
第七条工程建设期间，各种与工程有关的重要会议或重大活动（如设备和单项工程的招标、合同的签署以及设计和施工的协调会、联络会等）都应有档案中心参加。
第八条各专项工程总体验收需有档案中心参加，并对其工程中的各种技术文件和竣工文件进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案中心对竣工资料签收合格后进行。
第三章文件收集第九条基建施工及生产活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁等）；各项管理工作中形成的文件材料；工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料等；都要按照归档范围的规定，及时向档案中心归档。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
局文件材料归档和不归档范围
一．归档的文件材料的范围
凡是反映工作、活动的依据或形成的具有查考、利用价值的文件材料均属归档范围。
上级机关的文件材料
1．上级机关召开的需要贯彻的会议的主要文件材料；
2．上级机关发布的需要本局贯彻执行的文件材料；
3．上级领导考察、检查本局工作时的重要批示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；
4．上级机关转发本局的文件材料。
（二）本局制发的文件材料
1．本局机关党组会议记录；
2．本局关于加强党工团工作的有关材料；
3．本局机关党委年度工作计划、工作总结；
4．本局党员花名册、统计年报表；
5．本局党工团奖惩材料；
6．本局召开的局长办公会议记录、局务会议记录；
7．本局的年度工作计划、总结；
8．本局编印的信息材料；
9．本局向上级部门的请示、报告和上级部门的批复文件；
10．本局组织沿革、大事记、重要活动的声像材料；
11．本局与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料；
12．本局处理人民来信来访的文件材料；
13．本局的机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制等材料；
14．本局先进工作者文件材料及有关人员处分材料；
15．本局制订的工作职责、办公制度、条例、规定通报等文件材料；
16．本局年度工作安排；
17．本局干部培训、专业技术职务评定材料；
18．本局内部科级干部任免及干部呈报表、考察报告材料；
19．本局和直属单位干部职工录用、转正、定级、调资、干部职工离休、退休、专业技术职务评定、职务聘任等文件材料；
20．本局和直属单位干部职工花名册，劳动工资、干部统计年报表；
21．本局经费使用、财务管理方面的文件材料；
22．本局财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料；
23．本局承办的房屋维修方面的有关材料；
24．本局管理的房屋租赁协议、合同等材料；
25．属于本局管理的房屋产权证；
26．建设项目的申请、报告、批复；
27．建设项目审批表、建筑许可证、定点图；
28．选址报告、征用土地文件材料及房屋拆迁、招投标施工合同等文件材料；
29．水文、地质、地形、气象、勘察、环保等基础文件材料；
30．工程质量评定、隐蔽工程验收材料；
31．工程竣工验收材料及全套竣工图；
32．工程决算材料、交接证书；
33．工程使用、维修过程中形成的各种文件材料；
34．本局关于计划生育、卫生宣传、公费医疗、饮食卫生、干部职工健康体检等医疗卫生工作的文件材料；
35．大院环境卫生、绿化管理的有关材料；
36．本局关于车辆管理的有关材料；
37．本局车辆调度、更新的报告、批复等文件材料。
38．本局有关公共机构节能的各种文件材料。
（三）其它
有上级机关和本局领导批示以及处理结果的文件材料。
二．不归档的文件材料范围
（一）上级机关的文件材料
1．任免、奖惩非本机关工作人员的文件；
2．普发供参阅不办的文件材料；
3．供工作参考的抄件；
4．征求意见未定稿的文件。
（二）本机关的文件材料
1．重份文件；
2．无查考利用价值的事务性、临时性文件；
3．未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件，定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
4．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
5．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信；
6．机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
7．本局负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；
8．为参考目的从各方面收集的文件材料。
（三）同级机关和非隶属机关的文件材料
1．参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
2．非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
（四）下级机关的文件材料
1．下级机关送来参阅的简报、情况反馈，不应抄报或不必备案的文件材料；
2．越级抄送的一般的，不需要办理的文件材料；
3．下级机关抄报备案的一般性文件材料。
局综合档案室档案保管期限表
1．本局机关党组会议记录（永久）
2．本局机关党委、工会年度工作计划、总结（永久）
3．本局党员花名册、统计年报表（永久）
4．本局机关党委、工会奖惩材料（永久）
5．本局机关党委、工会形成的重要文件材料（永久）
6．本局机关党委、工会形成的一般文件材料（定期10年）
7．上级党委颁发的针对市局机关党委工作并要执行的重要文件材料（永久）8．本局召开的局长办公会议记录、局务会议记录（永久）
9．本局的年度工作计划、总结（永久）
10．本局编印的信息材料（定期30年）
11．本局向上级部门的请示、报告和上级部门的批复等重要文件（永久）
12．本局向上级部门的请示、报告和上级部门的批复等一般文件（定期10年）
13．本局组织沿革、大事记、重要活动的声、像、实物等材料（永久）
14．上级机关颁发的属本局主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本局主管业务并要执行的重要文件材料（永久）15．本局与有关单位签订的重要合同、协定、协议书等文件材料（永久）
16．本局与有关单位签订的一般合同、协定、协议书等文件材料（定期10年）
17．本局处理人民来信来访的文件材料（定期30年）
18．直属单位报送的重要工作计划、报告、总结材料
（定期30年）19．本局的机关设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制等材料（永久）20．上级对本局领导人、市局对直属单位领导人任免的文件材料（永久）
21．本局内部科级干部任免的文件材料（永久）
22．本局先进工作者文件材料及有关人员处分材料（永久）
23．本局制订的工作职责、办公制度、条例、规定通报等文件材料（永久）24．本局月度工作安排（定期10年）
25．上级和相关机关颁发的在业务工作中需参照执行的有关文件材料（定期10年）26．机关之间协商工作的往来文件材料（定期10年）
27．本局在工作中形成的介绍信存根（定期30年）
28．本局干部培训、专业技术职务评定材料（定期30年）
29．本局干部考察报告材料（定期30年）
30．本局及直属单位干部职工录用、转正、定级、调资、干部职工离休退休、专业技术职务评定、职务聘任等文件材料
（定期30年）
31．本局和直属单位干部职工花名册、劳动工资、干部统计年报表（永久）32．本局经费使用、财务管理方面的文件材料（定期30年）
33．本局形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料
（永久、15年、5年）34．本局承办的房屋维修方面的有关材料（定期30年）
35．本局管理的房屋租赁协议、合同等材料（定期30年）
36．属于本局管理的房屋产权证（永久）
37．建设项目的申请、报告、批复（永久）
38．建设项目审批表、建筑许可证、定点图（永久）
39．选址报告、征用土地文件材料及房屋拆迁、招投标施工合同等文件材料（长期）40．水文、地质、地形、气象、勘察、环保等基础文件材料
（永久）41．工程质量评定、隐蔽工程验收材料（永久）
42．工程竣工验收材料及全套竣工图（永久）
43．工程决算材料、交接证书（永久）
44．工程使用、维修过程中形成的各种文件材料（长期）
45．本局关于计划生育、卫生宣传、公费医疗、饮食卫生、干部职工健康体检等医疗卫生工作的文件材料（定期30年）46．大院环境卫生、绿化管理的有关材料（定期30年）
47．本局关于车辆管理的有关材料（定期30年）
48．本局车辆调度、更新的报告、批复等文件材料
（定期30年）
49．本局有关公共机构节能的文件材料（定期30年）。