公司档案管理培训

一、基本概念
1、档案分类
是指根据归档文件的内容性质、形成规律及相互 联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用 的方法，对归档文件进行分门别类，从而使库藏 的全部档案文件成为一个条理化的具有一定从属 关系和平行关系的库藏系统。
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2、类目体系
类目是档案分类的构成要素，分为类列和类 系两个要素。类列是指在不同分类层次上具 有平行关系的类与类之间所构成的体系，其 逻辑规则是不能互相交叉；类系是指某一大 类从总到分所构成的具有包 含和被包含关系 的类的系统，其逻辑规则是上位类包含下位 类，下位类被上位类所包含。
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档案是一种无形资产
它的无形价值在企业真正需要时则完全 可以体现出来，能为企业的各项工作提 供更好的服务。当档案的原始记录性或 知识信息性能够满足某个方面的社会需 求时就形成了档案的价值。
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档案的价值体现在：
价值
具有凭证和情报价值 具有现实价值和长远价值 具有第一价值和第二价值
•往来文 件
•招投标资料 •技术资料
•其 它
•档案
•放哪儿
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•1．抽屉式直立档案
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•容易分类 易于保密 •保护性好 检索简便
•2．开放式横向档案
•整齐划一
•便于取阅
•易于查找
•保密性一般
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•3．穿孔式活页夹
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• 二、档案具有现实价值和长远价值
现实价值是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性 。长远价值是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当 长的时间里能够满足社会各方面的利用者需要的性质。
在企业中，各部门的工作不可缺少的就是与外界的沟通与联 系，因此，文件的交流亦成为了企业对外联系的重要手段之一。各 部门之间或各部门与外单位之间的业务联系绝大部分都依赖于文件 资料的往来，这些往来所产生的文件资料，根据其重要价值与日后 可利用程度等，由档案人员整理归档存放，以作日后备查参考之用 。档案的文件资料伴随着企业成长，并记载了企业发展过程中的所 有点滴。所以说，档案的文件资料不仅成为现实工作的辅助工具， 也是对日后工作的开展具有指导性的意义。
•容易保存 •有顺序性
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•容易损毁 •保密性差
•4．档案盒
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•标准统一 •便于存取 •长期保存 •保护性好
归档文件整理操作实务
档案分类、编号方法 文件归档整理方法 归档范围表的使用说明
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档案分类、编号方法
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4、类号
类号是类目的标识符号，用以表示类目 在分类体系中的位置和排 列顺序。本细 则按照代码制进行类号标识。
例： “1.1.1”
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5、档号
档号即档案号。 按照国家档案行业的有关规定，档号一般 由分类 号、文件顺序号和相关特征号组合 而成。档案号是归档文件保存单元 的唯一 标识，用以管理和检索库存档案。
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在实际工作中，管 理者应该如何做好 档案管理工作，才 能发挥其最大效用 ，使企业档案工作 更加规范化、系统 化以及标准化呢？
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•档案管理方面的培训放到提高自身 知识水平的日程中去（了解、清楚、 操作、档案存在意义）
•专业的档案管理人员（细心、淡泊 、诚恳）
在日常工作中，档案在企业工作中首先表现出来的就是它的凭 证价值和情报价值。例如，我们有时在实际工作中必须查找某份文 件资料或者某张图片，以此作为依据来了解具体情况，都需要从原 始的档案资料中寻找相关凭证。有的文件资料上面的内容可直接使 用，有的仅作为参考依据。由此可见，档案在我们的工作中突显了 其必不可少的作用——凭证价值和情报价值。
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企业档案分类方案
•一类
•二类
•三类
•四类
•类列
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•A •B •C •1 •2 •3 •4
•类 系
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3、分类原则
• 遵循文件的来源特性 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系相对稳定性
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•公司和部门角度协助做好档案工作 （部门人员配合，不缺失、齐全完整 ）
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档案管理
干什么
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•合同 •项目资料
•往来票据 •会议记录 •电子文档
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同时 建立 索引
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•采购合同
•合同
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路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2020年4月9日星期四
•主要内容
• 档案管理工作内容 • 档案管理的方式 • 归档文件整理操作实务
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•档案
•是什么
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• 档案是指过去和现在的国家机构 、社会组织以及个人从事政治、军事、 经济、科学、技术、文化、宗教等活动 直接形成的对国家和社会有保存价值的 各种文字、图表、声像等不同形式的历 史记录。
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• 三、档案具有第一价值和第二价值
档案的第一价值是指档案对于其形成者所具有的价值，其 价值主体是档案形成者；第二价值是指档案对社会即除档案形成者 之外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是非档案形成者。
档案的存在，对于形成者乃至利用者，都是一个重要资源的 来源。档案记载的是企业长久发展以来形成的所有历史记录，包括 相关的文字记录，数据，图表等比较形态的资料。这些资料都可以 作为历来工作的历史凭证。在企业工作中，很多时候牵涉到需要利 用某份文件或者是某张图片等去协助完成某项具体工作，这时候， 档案的重要价值作用尤为突出。
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• 一、档案具有凭证wenku.baidu.com情报价值
档案的凭证价值是档案不同于或优于其他各种资料的最基本的 特点。档案是确凿的原始材料和历史记录，可以成为查考、研究、 争辩和处理问题的依据，认定法律权利、义务与责任的证据。档案 是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠、广泛的可供参考的特 征，构成了档案的又一基本价值．—情报价值。