新归档文件整理规则解读
《归档文件整理规则》讲稿
《归档文件整理规则》讲稿虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。
2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。
《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。
大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。
因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。
我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。
下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。
一、适用范围《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。
企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样可参照标准执行。
《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。
国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。
对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。
因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。
《归档文件整理规则》介绍
归档文件的分类
归档文件同意采用档案实体分类法中的 保管期限—年度—机构 保管期限—年度分类法 统一全宗应保持分类方法的稳定、统一 凡单位内设机构比较健全稳定的，职能分工明确的， 可按保管期限—年度—机构分类法 凡单位内设机构简单或不便按机构分类的，或者年度 形成归档文件数量少的，可采用保管期限—年度分类 法
归档文件的排列
一、事由原则 事由原则要求同一事由的相关文件应当排列在一 事由”可以是一件具体的事、一个具体的问题、 起。“事由”可以是一件具体的事、一个具体的问题、 一段较紧密的工作过程。 事由”的具体划分尺度， 一段较紧密的工作过程。“事由”的具体划分尺度， 由整理者根据办理时间的长短、 由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及 文书处理程序的不同等，自行掌握。 文书处理程序的不同等，自行掌握。 二、排列方法 总原则：在分类方案的最低一级类目内， 总原则：在分类方案的最低一级类目内，按事由 结合时间、重要程度等排列。会议文件、 结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等 成套性文件可集中排列。 成套性文件可集中排列。 同一事由内归档文件的排列，按时间、 同一事由内归档文件的排列，按时间、重要程度 进行。 归档文件的排列，按事由先后、 进行。不同事由间 归档文件的排列，按事由先后、重 要程度、事由共同属性进行。 要程度、事由共同属性进行。
归档文件的整理单位与装订 一、整理单位
《归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“件”或“为 归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“ 一件”为整理单位，进行文件级的整理。 一件”为整理单位，进行文件级的整理。 二、归档文件的装订 1.装订前的文件排序：正本在前，定稿在后；正文在前， 装订前的文件排序 装订前的文件排序：正本在前，定稿在后；正文在前， 附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前， 附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发 文在后；复文在前，来文在后（请示与批复、报告与批示、 文在后；复文在前，来文在后（请示与批复、报告与批示、 函与复函等）；汉文文本在前，少数民族文字文本在后； ）；汉文文本在前 函与复函等）；汉文文本在前，少数民族文字文本在后； 中文文本在前，外文文本在后。 中文文本在前，外文文本在后。 2.装订的对齐方式：左上角装订，则左、上侧对齐；左侧 装订的对齐方式 装订的对齐方式：左上角装订，则左、上侧对齐； 装订，则左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴边。 装订，则左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴边。 3.装订形式与装订材料：凡需要向各级各类档案馆移交的 装订形式与装订材料： 装订形式与装订材料 档案，对原文件必须拆除金属物，可采用线装、封套装、 档案，对原文件必须拆除金属物，可采用线装、封套装、 不锈钢夹、粘贴等形式。 不锈钢夹、粘贴等形式。
《归档文件整理规则》
甘肃省档案干部培训系列讲座之二《归档文件整理规则》讲座第一讲《归档文件整理规则》的出台背景编制原则和我省的实施情况一、《归档文件整理规则》的出台背景《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。
由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。
《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。
我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。
这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。
在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。
但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。
这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。
与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。
计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。
我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。
科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。
在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。
《规则》的出台，是国家档案行政管理部门对此做出的明确回答。
归档文件整理规则（共5篇）
归档文件整理规则（共5篇）第一篇：归档文件整理规则《归档文件整理规则》实施细则范围本细则规定了归档文件整理的原则和方法。
本细则适用于各级机关、团体和其他社会组织。
定义本细则采用下列定义。
2．1 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2．2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2．3 件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为—件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的，可将正本与历次稿本各为一件。
正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。
正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一个。
原件与复制件为一件。
转发文与被转发文作为一件。
报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件。
同一问题的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件。
会议记录应以每次会议为一件。
整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
质量要求4．1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
4．2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
整理方法 5．1 装订归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
方式与用材的选择：保管期限为永久或长期的归档文件，可根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可用三孔一线的装订方式；件内文件较薄的，可采用缝纫机轧边等方式。
装订时以文件的左侧为装订边。
保管期限为短期的归档文件，不拆钉，保持原貌。
5．2 分类归档文件的分类采用年度——机构(问题)——保管期限的方法进行，如单位较小，形成文件数量较少，可采用年度——保管期限的方法进行分类。
《归档文件整理规则》实施细则
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
归档文件整理规则
– 全宗原则：
一个全宗是一个不可分散的有机整体， 在管理中不容分散，不同全宗的档案不 允许混淆。即同一个全宗的档案具有不 可分散性和同一性。
▲文书档案：是指反映党务、行政管理等 活动的档案。（《档案工作基本术语》 中华人民共和国档案行业标准）
★（二）归档文件整理：将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。 明确了“以件为单位”的基本原则，并概 述了归档文件整理工作的基本环节。
★（六）装盒：将归档文件按室编件号顺序
装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备 考表项目。 归档文件应严格按照室编件号的顺序装入档 案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺 序相一致，以保证检索到文件条目后能对应 地找到文件实体。 装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类 别的归档文件装入不同的档案盒中。
理、生产技术管理）档案的整理应该符 合 《归档文件整理规则》DA/T22的要求
◆科技档案（产品、科研、基本建设、 设备仪器）执行《科学技术档案案卷 构成一般要求》(GB/T11822—2008) ◆基本建设项目文件的整理应该符合或 参照执行《国家重大建设项目文件归 档要求与档案整理规范》DA/T28
改革的原则与宗旨——
（八字方针）
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简化整理 深化检索
《规则》的特点概括为: 简化 、兼容 、灵活。
第三部分：《归档文件整理规则》解读
主要内容—— 《规则》共分5个部分， 1个附录（7个图示） 一、范围 二、定义 三、整理原则 四、质量要求 五、整理方法
一、范围
★本标准规定了归档文件整理的原则 和方法。 ★本标准适用于各级机关、团体和其 他社会组织。
《归档文件整理规则》解读
转自四川省档案局
《归档文件整理规则》操作指南(新)
《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。
2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。
各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。
3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。
（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。
强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。
（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。
文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。
如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。
（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。
保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。
（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。
责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。
归档文件整理规则解读及实务
3. 保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分 别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
4. 机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字 母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件 未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
《归档文件整理规则》 （DA/T 22— 2015），国家档案局 2015年10月25日发 布，2016年6月1日 起正式实施。总体编 排和结构按GB/T 1.1-2009进行修改。
二．增加归档文件组件 和纸质归档文件修整、 装订、编页、排架要 求。将标准适用范围 由纸质文件材料扩展 为纸质和电子文件材 料。
归档文件一般采用年度—机构（问 题）—保管期限、年度—保管期限—机 构（问题）等方法进行三级分类，并且 提出了“年度—保管期限”分类法的应 用。改变了原来的 “保管期限—年度— 机构”分类法，有利于机关档案和日常 管理和利用。
分类就是将全宗内归档文件按其来源（一般对应于单位全 宗内的机构）、时间（一般对应于文件形成年度）、内容 （一般应用于问题或保管期限）和形式（一般应用于照片 等特殊载体）等方面的特征，分为若干类别，并将各类别 按照层次关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进 行合理的分类，不但能有效揭示归档文件之间的内在联系， 使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，对于归 档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。
5. 件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排 列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0” 补足，如“0026”。
归档文件整理规则 解读版
归档文件整理规则解读版一、文件分类与归档范围1.文件分类：归档文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。
常见的分类方式包括按年度、按机构、按问题等。
分类应清晰、明确，便于检索和使用。
2.归档范围：归档文件的范围应包括但不限于以下内容：(1)公司各类文件，如合同、协议、备忘录、会议纪要、通知等；(2)各部门日常工作文件，如报告、总结、计划、预算等；(3)重要事件的相关文件，如活动策划、照片、视频等；(4)涉及公司历史、文化的重要文件，如公司历史资料、大事记等。
二、文件整理流程1.收集：各部门应定期将本部门的文件进行收集，确保文件齐全、完整。
同时，应将收集的文件进行初步筛选，去除无需归档的文件。
2.分类：收集到的文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。
分类应遵循公司制定的分类规则，确保文件的分类准确、清晰。
3.整理：分类后的文件应根据其形成规律和特点进行整理。
整理应包括对文件的修补、装订、编目等，确保文件的整洁、有序。
4.归档：整理好的文件应及时归档，确保文件的保存安全、可靠。
同时，应建立完善的归档制度，规定归档时间、归档方式等。
三、文件排列与编号1.文件排列：归档文件应根据其分类和形成时间进行排列。
排列应遵循公司制定的排列规则，确保文件的排列顺序准确、合理。
2.文件编号：每个归档文件都应有一个唯一的编号，以便于检索和使用。
编号应根据公司的编号规则进行编制，确保编号的唯一性和易用性。
四、文件装订与封装1.文件装订：归档文件应进行装订，以确保文件的整洁和完整性。
装订方式应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的装订方式包括线装订、钉装订等。
2.封装保护：归档文件应进行封装保护，以防止文件受到损坏或丢失。
封装材料应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的封装材料包括文件夹、档案盒等。
五、归档文件管理3.存储环境：归档文件应存储在干燥、通风、防潮的地方，以确保文件的保存安全和长久。
同时，应定期检查存储环境，确保环境符合保存要求。
文书档案归档文件整理规范
文书档案归档文件整理规范第一节《归档文件整理规则》的特点《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，特点是：简化、兼容、灵活。
第二节整理原则归档文件整理原则：1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
2、区分不同价值。
3、便于保管利用。
第三节归档文件整理程序归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的，具有保存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理程序：分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。
一、分类分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。
1、确定分类方法①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行，其中“问题”按职能设置党群工作、行政管理、业务管理三个类。
此分类方法适用较大的单位。
②小单位或县级单位，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
③保管期限划定的“短期”的，统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
2、编制分类方案在确定了分类方法的基础上，各立档单位应结合自身工作实际，编制全部档案分类方案。
一般单位有：党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案（亦叫专门档案）。
但学校档案，业务管理类为教学管理。
事业单位档案，业务管理类为经营管理。
其中，党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。
二、确定整理单位归档文件确定以“件”为整理单位，进行文件级整理。
即一般以每份文件为1件。
针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素，将下列各组文件视作“为一件”1、正本与定稿；2、正本与附件。
当附件较多，为独立文本时，自行为一件。
3、正文与文件处理单；4、转发文与被转发文；5、原件与复制件；6、复文与来文。
上级单位的复文与立档单位的请示，因其重要的因素，应分别为一件；7、不同文字的同一文本；8、同一个人的人事调动的各种介绍信；9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根，按自然册的时间断分别为一件；10、会议记录：一般单位的会议记录全年为一件；三、装订装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。
归档文件整理规则(DA／T22—2015)-文件解读
归档文件整理规则(DA／T 22—2015) - 文件解读（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6 号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)( 代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016 年 6 月1 日起实施。
国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。
国家档案局2015年10 月25 日）前言本标准代替DA/T 22-2000 《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T 22-2000 相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录 A 是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录 E 是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000 年12 月6 日首次发布。
《归档文件整理规则》1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
新旧《归档文件整理规则》的解读与对比
新旧《归档文件整理规则》的解读与对比作者：郑伟来源：《办公室业务·上半月》2017年第05期【摘要】《归档文件整理规则》是档案部门开展档案管理工作的基本依据和标准，明确地规定了归档文件的收集保存、整理分类的原则和方法。
随着档案工作的信息化、规范化发展，《归档文件整理规则》也在不断地改革完善中，2016年6月1日起，新的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）（以下简称《规则》）正式实施。
与旧的《规则》相比，新《规则》管理内容和标准上更加完善，更具有优越性，适应了当前档案工作发展的新要求。
本文主要从应用范围、整理规则等方面对新旧《规则》进行了解读与对比，并对此提出了自己的一些观点和看法。
【关键词】归档文件管理；新旧规则；解读与对比为了适应不断发展变化的档案管理工作新形势，国家档案局于2015年10月25日批准了新的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），并于2016年6月1日开始正式实施。
通过对新旧《规则》的对比和近一年来的工作实践，我对新《规则》有了比较深刻的理解和感受。
较之于旧《规则》，我认为新《规则》的优越性可用以下六字来总结：完善、明确、规范，尤其是增加了关于电子文件材料的相关管理规定，更是弥补了旧《规定》的不足，体现了新《规则》的与时俱进和面面俱到。
为了更好地服务于档案工作，更清楚地认识新《规则》的优越性，在此我对新旧《规则》从几个重要方面进行了解读与对比。
一、适用主体和范围方面。
同样作为归档文件整理的原则和方法，新《规则》相较于旧《规则》在适用主体上更加明确。
旧《规则》在一开始就有“本标准规定了归档文件整理的原则和方法”的陈述；而新《规则》明确规定“本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法”，更侧重于“文书档案”的整理，让档案人员在操作上更加清晰明了。
新《规则》中将各企事业单位也纳入到其适用范围中，并提出了其他门类档案可参照执行。
档案规则适用范围的扩大使各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织都有了一个共同的档案管理适用准则，促进了档案的统一、协调管理。
归档文件整理规则2024解读
归档文件整理规则2024解读1.建立文件分类系统：将文件按照一定的分类标准进行归类，例如按照文件类型（合同、报告、信函等），按照部门或项目，按照时间等。
确保每个文件都有明确的分类归属，便于查找和管理。
2.文件编号：为每个文件分配独一无二的文件编号，可以是数字、字母或是两者的组合。
编号有助于标识文件的唯一性，减少混淆和重复存储。
3.文件命名规则：对文件的命名要有一定的规则。
可以采用简洁明了的方式，使文件名能够清晰地表达文件的内容和属性。
例如，合同文件可以用“日期-合同主题-公司名称”的格式命名，方便快速识别文件的重要信息。
4.文件存储位置：根据文件的重要性和访问频率，决定其存储位置。
常用文件可以存放在易于访问的地方，而较少使用的文件可以存放在较为偏远的地方，以节省空间。
6.文件保管期限：根据法律法规和实际需要，确定文件的保管期限。
过期的文件可以进行销毁或者转移到长期存储区域，以节省空间。
7.定期审查和清理：定期审查文件，删除不再需要的文件或将其转移到长期存储区域。
这样可以保持文件管理的及时性和高效性。
8.文件安全保护：采取措施保护文件的机密性和完整性。
例如，对于重要文件可以使用密码加密或者存放在安全的保险柜中。
9.培训和沟通：向员工提供文件管理的培训和指导，确保他们了解归档文件整理规则，并能够正确地执行和遵守规则。
10.使用技术工具：结合电子文档管理系统等技术工具，提高文件整理和管理的效率和精确性。
通过遵守这些规则，组织可以实现文件的高效管理和归档。
这将为公司减少工作时间、提高工作效率，更好地保护文件的安全性提供帮助。
归档文件整理规则
（长度为3×15，宽度为2×8）mm 长度为3 15，宽度为2
（五）归档文件的编目 归档文件目录包括件号、 责任者、 文号、 归档文件目录包括件号 、 责任者 、 文号 、 题名、日期、页数和备注七个项目。 题名、日期、页数和备注七个项目。
（六）归档文件的装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档 案盒、填写备考表、 案盒、填写备考表、编制档案封面及盒脊等 工作内容。 工作内容。
三、新规则的整理原则
◆新规则的整理原则为“遵循文件的形成 规律，保持文件之间的有机联系，区分不同 价值，便于保管和利用”。
四、归档文件的整理
（一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）归档文件的编号 （五）归档文件的编目 （六）归档文件的装盒
（一）装订 新规则对装订的材料和方式方法都没有 做硬性的规定， 只笼统地规定“ 做硬性的规定 ， 只笼统地规定 “ 装订材料应 符合档案保护要求” 符合档案保护要求 ” ， 在实际工作中我们在 装订时不仅要符合档案保护要求， 装订时不仅要符合档案保护要求 ， 而且装订 方式应简便易行， 装订用品应尽量降低成本。 方式应简便易行 ， 装订用品应尽量降低成本 。
6、归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可， 、归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可， 同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。 同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。 7、取消案卷、卷内文件两级目录，只编写以“件”为单位的 、取消案卷、卷内文件两级目录，只编写以“ 归档文件目录。 归档文件目录。 8、无需编页号，目录改设为“页数”。 、无需编页号，目录改设为“页数” 9、归档文件直接装盒保管。 、归档文件直接装盒保管。 10、 无需拟写案卷题名和填写案卷封面 ， 只需填写档案盒盒 、 无需拟写案卷题名和填写案卷封面， 脊。 11、 档案盒的项目设置有了较大变化 。 封面只设 “ 全宗名称 ” 、 档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“ 全宗名称” 一项，取消了“类目名称、 案卷题名、 起止时间、 保管期限、 一项 ， 取消了 “ 类目名称 、 案卷题名 、 起止时间 、 保管期限 、 件页数量、 全宗号、 目录号、 案卷号、 归档号” 等项目。 件页数量 、 全宗号 、 目录号 、 案卷号 、 归档号 ” 等项目 。 而 盒脊取消“ 目录号、案卷号” 等项， 保留了“ 全宗号、 年度” 盒脊取消 “ 目录号 、 案卷号 ” 等项 ， 保留了 “ 全宗号 、 年度 ” 增设了“ 保管期限、 机构（ 问题） 起止件号、 盒号” 项 ， 增设了 “ 保管期限 、 机构 （ 问题 ） 、 起止件号 、 盒号 ” 项。
新旧《归档文件整理规则》的解读与对比
新旧《归档文件整理规则》的解读与对比作者：郑伟来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第5期为了适应不断发展变化的档案管理工作新形势，国家档案局于2015年10月25日批准了新的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），并于2016年6月1日开始正式实施。
通过对新旧《规则》的对比和近一年来的工作实践，我对新《规则》有了比较深刻的理解和感受。
较之于旧《规则》，我认为新《规则》的优越性可用以下六字来总结：完善、明确、规范，尤其是增加了关于电子文件材料的相关管理规定，更是弥补了旧《规定》的不足，体现了新《规则》的与时俱进和面面俱到。
为了更好地服务于档案工作，更清楚地认识新《规则》的优越性，在此我对新旧《规则》从几个重要方面进行了解读与对比。
一、适用主体和范围方面。
同样作为归档文件整理的原则和方法，新《规则》相较于旧《规则》在适用主体上更加明确。
旧《规则》在一开始就有“本标准规定了归档文件整理的原则和方法”的陈述；而新《规则》明确规定“本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法”，更侧重于“文书档案”的整理，让档案人员在操作上更加清晰明了。
新《规则》中将各企事业单位也纳入到其适用范围中，并提出了其他门类档案可参照执行。
档案规则适用范围的扩大使各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织都有了一个共同的档案管理适用准则，促进了档案的统一、协调管理。
二、术语和定义方面随着信息技术的发展，纸质材料已不再是档案文件的唯一形式，电子文件材料则作为一种新的信息载体方式在档案文件中得到了广泛的应用。
电子文件材料相比于传统的纸质材料，在易传输性、易保存性和易复制性等方面具有明显的优势，目前，在很多档案部门中，电子文件材料已成为主流。
然而在旧《规则》中却没有相关电子文件材料方面的管理规定，对于电子文件材料的归档和整理上无据可依。
新《规则》中，则明确提出了将电子文件材料纳入到档案的归档和整理范畴中，弥补了旧《规则》在这方面的漏洞，使《归档文件整理规则》充分适应了当前档案管理信息化发展的需要。
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三、归档文件整理规则
4.1.2 件内文件顺序
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发
文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无
特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，
外文文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件 处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿 纸和定稿在后。
三、归档文件整理规则
4.4.4 归档章的加盖及填写
归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
三、归档文件整理规则
4.4.5 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、
保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题） 可以作为选择项。页数用阿拉伯数字标识。如下图：
W010 2016 0001
三、归档文件整理规则
4.5.3 归档文件的目录使用电子表格进行编制，目录表
格采用A4幅面，页面宜横向设置，如下图：
三、归档文件整理规则
4.5.4 归档文件目录除保存电子版本外， 还应打印装订成 册。 装订成册的归档文件目录， 应编制封面 如下图所示：
三、归档文件整理规则
5.纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架
二、《归档文件整理规则》出台的重大意义
一是在遵循文件整理工作基本规律的基础上，简化 整理步骤，提高文件整理效率； 二是适应档案管理现代化需要，尤其是信息化在档 案中的作用越来越大，归档文件整理要适应计算机 存储、利用档案的需要； 三是在实践的基础上，进一步规范统一归档文件整 理，更有利于档案信息资源共享。
b)按机构（问题）分类：
将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类 法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机
构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分
类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采
用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件
进行分类。
三、归档文件整理规则
新归档文件整理 规则解读
中卫市档案局 马进虎
学习的主要内容
一、新《归档文件整理规则》出台的背景和过程 二、《归档文件整理规则》出台的重大意义 三、归档文件整理规则 四、需要注意的问题
一、《归档文件整理规则》出台的背景和过程
2000年国家档案局发布了《归档文件整理（DA/T222000），《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的 基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于 以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下 实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标 准。原《规则》实施10多年以来，对规范和加强单位档案 整理、促进档案工作更好地服务经济社会发展发挥了积极 作用。近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技 术的广泛应用，信息化在档案管理的作用越来越大，原 《规则》的一些内容经过实践证明可以进一步规范统一。 因此2014年起国家档案局组织力量对原《规则》进行修订， 2014年底形成《归档文件整理规则》（征求意稿），向档 案系统和社会公开征求意见， 2015年国家档案局组织有关 专家评审新《规则》通过后，于2015年10月25日正式对外
三、归档文件整理规则
4.归档文件整理要求 4.1 组件
4.1.1 件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。 ①正文、附件为一件； ②文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件； ③转发文与被转发文为一件； ④原件与复制件为一件； ⑤正本与翻译本为一件； ⑥中文本与外文本为一件； ⑦报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）； ⑧简报、周报等材料一期为一件； ⑨会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一 件； ⑩来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可 为一件； 11 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
2.2 整 理
将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、 编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、 排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据 包组织、存储等），使之有序化的过程。
三、归档文件整理规则
2.3 归档文件的整理单位 件 2.4 档 号 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码， 以体现归档文件的类别和排列顺序
c)按保管期限分类：
将文件按划定的保管期限分类。
注：规模较小的或公文办理程序不适于按机构（问题） 分类的立档单位，可以采用年度-保管期限等方法进行二 级分类。
三、归档文件整理规则
4.3 排列
a) 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时
间结合事由排列。
b) 同一事由的文件，按文件形成先后顺序排列。
1.归档文件整理过程中，有拿不准的地方时，及时联系
我局业务指导人员，切勿凭自己的感觉去整理，免得做无
用功。
2.对于按照二级分类法整理档案的单位，我们在归档章 和盒脊上的机构（问题）一栏不用填写，按照三级分类的 单位必须把所有项填写完整。 3.编页时，有使用过的纸翻过来打印出的草稿，不要把 不属于本件档案的内容编进来。
三、归档文件整理规则
3.归档文件的整理原则
a:归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间 的有机联系 b:归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用 c:归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算 机管理和计算机辅助管理。 d:归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统 一。
三、归档文件整理规则
e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题 不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自 拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。 f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注 年月日，如 20170314。 g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级 的，不用标识。 h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的 页面为一页。 i）备注：注释文件需说明的情况。
三、归档文件整理规则
d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用 3 位 汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS” 等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构 （问题）代码。 e）件号： 件号是单件归档文件在分类方案最低一级
类目内的排列顺序号， 用 4 位阿拉伯数字标识，不足
4 位的，前面用“0”补足，如“0026”。
5.1 修整 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行 修整。主要体现在以下几种： a: 归档文件已破损的，应按照DA/T25-2000予以修复； b: 归档文件字迹模糊或易退变的，应予复制； c: 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的 金属或塑料装订用品； d: 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的 前提下进行折叠； e:对于页面不平整的，应压展放平；
三、归档文件整理规则
4.2 分类
4.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保 持分类方案的一致性和稳定性
4.2.2
归档文件一般采用年度-机构（问题）-保管期限、年
度-保管期限-机构（问题）等方法进行三级分类；还可用年
度-保管期限的二级分类法。
三、归档文件整理规则
a)按年度分类：
将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日
期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及 法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日 期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年 度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为
其归档年，并在附件项加以说明。
三、归档文件整理规则
三、归档文件整理规则
5.4.2 备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说 明、整理人、整理日期、检查人、检查日期
a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、 移出、销毁等情况。 b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。 c）整理日期：归档文件整理完成日期。 d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。
字或者字母与数字的结合标识，按照 DA/T13-1994 编制。 b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由 “文书”2 位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形 成年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2016”。 c）保管期限：保管期限分为永久、定期 30 年、定期 10 年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
BGS
Y
45
三、归档文件整理规则
4.5 编目
4.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目 应准确、详细，便于检索。 4.5.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对 复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档 号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项 目。 a）序号：填写归档文件顺序号。 b）档号：档号按照上面讲解的进行编制。 c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。 d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关 或署名者。
三、归档文件整理规则
5.4.1 档案盒
a:档案盒封面应标明全宗名称（立档单位的全称）。档案盒的外 形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置 20mm、30mm、40mm、50mm等.
三、归档文件整理规则
5.4.1 档案盒
b:档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、 年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并设置机构 （问题）等选择项，如下图所示：