绵阳市涪城区档案局关于印发《绵阳市涪城区城市社区档案管理

绵涪档发〔2009〕22 号
绵阳市涪城区档案局 关于印发《绵阳市涪城区城市社区档案管理 六项制度》的通知
各街道办事处： 为加强城市社区档案规范化管理，齐全完整地保存好城 市社区及组织在工作活动中形成的历史记录，使档案工作更 好地为社区工作服务、为居民服务，现将《绵阳市涪城区城 市社区档案管理六项制度》印发给你们，请遵照执行。
2009 年 5 月 30 日
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绵阳市涪城区城市社区档案管理六项制度 一、文件材料归档制度 1、凡城市社区（以下简称：社区）党组织、居民委员 会及所属企事业单位在工作活动中形成的，具有查考保存价 值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围，应归档保 存。 2、归档的文件材料必须齐全、完整、准确，档案制成 材料符合要求，并具有法律效用。 3、列入归档范围的各类文件材料应按要求及时向所在 社区的档案室移交归档，任何部门和个人不得据为己有。 4、文件材料归档时，交接双方应在清点完毕后办理移 交手续并在移交清册上签字。 5、归档时间： （1）文书档案：每年 3 月前进行上年材 料的收集，6 月底前整理完毕； （2）基建档案：边建边收集， 待工程竣工验收后，将整理好的案卷移交社区档案室； （3） 设备仪器档案：从开始到使用，建立专门管理档案盒，随时 加入在使用运转中形成的材料； （4）会计档案：由财会人员 整理好相关档案，档案室统一管理； （5）声像档案：随时移 交社区档案室； （6）实物档案：以件为单位分类整理，与文 书档案分开，整体存放。 （7）居民档案：以户为单位整理， 并装入档案袋，填写相应的目录； （8）反映本社区有关资料、 报刊、音像，与各项业务有关的杂志、书籍：随时向档案室 移交。 6、归档要求： （1）归档的文件材料必须齐全、完整， 能准确反映职能活动和本社区基本历史面貌； （2）归档文件
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材料的字迹、载体必须适宜于永久、定期保存，凡用铅笔、 园珠笔、复写纸、红墨水、彩色笔书写，字迹易褪变、扩散 的而且又没有打印（油印）件的均需复制后一并归档； （3） 归档的各种门类的文件材料必须符合有关标准； （5）整理后 的档案必须符合相关标准。 二、档案管理制度 1、社区档案库房除管理人员外，其他人员不得随意入 内或翻阅。 2、档案库房坚固适用，具有抗震、防盗、防火、防水、 防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光、防污染等防护 设施。 3、建立档案工作统计台帐。档案人员每季度或半年对 室藏档案资料专项检查、核对工作，做到帐实相符。 4、做好温湿度记录、适时开窗通风、逐步添制除湿、 空调设备，控制温湿度。 （标准温度 14-24 度，标准湿度 45%-60%） 。 5、保持室内清洁卫生、无杂物。档案摆放有序。 6、对破损、褪变、损毁的档案材料，应及时修复或复 制。情况严重者向乡镇党政办或区档案局通报，便于开展抢 救。 7、档案工作人员离开档案室，必须关闭门窗，以防意 外事故发生。 8、档案管理人员变动工作，应办理交接。 三、档案保密制度 1、认真贯彻执行《保密法》和上级有关部门对档案保
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密的规定，自觉做好档案保密工作。 2、档案一般不提供对外查阅，确需外借的需经社区领 导审批同意。 3、除国家法律法规另有规定外，外单位人员查阅档案 或查阅利用有密级和涉及居民隐私的档案，需社区领导审批 同意。 4、不随便谈论室内档案及其他情况，严禁擅自把档案 材料携带出档案室，以防止丢失。 5、对没有保存价值的档案、文件资料要集中妥善保管， 不得随意乱放、出售、销毁。 四、档案利用制度 1、社区档案室应积极向社区领导和居民提供档案利用， 并在社区公共场所定期公布开放档案范围说明和目录。 2、查阅、利用档案时，应填写《档案查阅利用登记簿》 。 3、查阅者应爱护档案，并遵守国家有关保密规定，不 得损害国家、社会、集体和居民的合法权益。 4、档案人员对利用者使用完毕的档案要进行清点、检 查，以监督档案是否受损。如有损毁，及时上报，并按国家 有关法律法规予以处罚。 4、自觉维护档案的权威与安全，所利用的档案不得转 借和私自影印、翻印、复制、未经许可不得公布档案内容， 不得遗失、拆散，调换、抽取、污损、涂改、加注标记（图 点、评点、勾划）档案。凡在社区档案室抄录、复制、拍摄 的，必须经社区领导批准。 五、档案鉴定销毁制度
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1、对已到保管期限的文书档案，由社区档案人员会同 档案形成部门组成鉴定小组进行鉴定；对经鉴定确无保存价 值的档案进行登记造册，经社区领导签字同意后予以销毁。 2、会计档案销毁前，需经社区所在街道的档案和财务 部门人员共同审核，签字同意后报社区领导批准销毁。 3、档案销毁时应有两人以上同时监销，并在销毁清册 上签字。档案销毁清册应归档并永久保存。 4、档案销毁清册应为文件级档案目录，并逐份登记每 份文件的标题、文号、制发单位、形成时间等信息。 六、电子文件归档管理制度 1、电子档案是指社区党组织、居民委员会及所属企事 业单位和个人在政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活 动中直接形成的，通过计算机传输处理的文本、图形、图像、 声音、数据等具有保存价值的历史记录。 2、电子文件归档管理工作纳入单位文书处理程序和人 员岗位职责。 3、业务部门（电子文件形成者）负责电子文件收集和 积累工作，协助档案人员搞好电子文件归档管理，并接受档 案部门监督、检查、指导。 4、电子文件的处置和留存要符合国家相关规定，采取 必要措施确保电子文件的真实性、完整性、有效性。 5、归档电子文件应同时具备电子和非电子签章，不同 数据形式的电子文件分别以国家规定的通用格式保存。做好 电子文件背景信息、软、硬件环境的登记和收集工作。 6、业务部门定期将电子文件及其背景数据备份到本机
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