纸质文档档案管理
电子及纸质档案管理制度
第一章总则第一条为加强我单位档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有电子档案和纸质档案的管理。
第三条我单位档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中统一，分级负责；（三）真实、准确、完整、安全；（四）规范、高效、便捷。
第二章电子档案管理第四条电子档案是指以电子形式存储、传输、处理的档案。
第五条电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，应严格按照《电子档案管理办法》执行。
第六条电子档案的收集应确保其来源可靠、内容真实、格式规范。
第七条电子档案的整理应遵循档案分类、编目、著录等规范，确保档案的完整性、准确性。
第八条电子档案的归档应定期进行，确保归档档案的完整、准确、安全。
第九条电子档案的保管应采取有效措施，确保其安全、可靠。
第十条电子档案的利用应遵循相关规定，确保档案信息的真实性、准确性。
第三章纸质档案管理第十一条纸质档案是指以纸质形式存储、处理的档案。
第十二条纸质档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，应严格按照《纸质档案管理办法》执行。
第十三条纸质档案的收集应确保其来源可靠、内容真实、格式规范。
第十四条纸质档案的整理应遵循档案分类、编目、著录等规范，确保档案的完整性、准确性。
第十五条纸质档案的归档应定期进行，确保归档档案的完整、准确、安全。
第十六条纸质档案的保管应采取有效措施，确保其安全、可靠。
第十七条纸质档案的利用应遵循相关规定，确保档案信息的真实性、准确性。
第四章档案信息化建设第十八条我单位应加强档案信息化建设，提高档案管理水平和利用效率。
第十九条建立健全档案信息化基础设施，提高档案管理信息化水平。
第二十条推进档案信息化与业务工作深度融合，实现档案资源的共享和利用。
第五章档案安全与保密第二十一条档案安全与保密工作是我单位档案管理的重要任务。
第二十二条建立健全档案安全与保密制度，加强档案安全与保密管理。
纸质材料管理制度
纸质材料管理制度一、总则为了规范和规范公司内部纸质材料的管理，推动办公无纸化及精细化管理，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有纸质文件管理的相关工作人员，包括文件的存档、借阅、销毁等一系列工作。
三、文件的存档管理1. 所有纸质文件必须按照文件种类、年度等合理分类，并设置相应的编号进行存档。
2. 每份文件都必须加盖公司公章，并在文件上方标注文件名称、发文单位、发文日期以及文件编号。
3. 存档的文件必须统一放入文件柜内，根据年度进行归档，并设置专人负责管理。
4. 涉密文件必须放置在安全柜内，并设置密码进行管理。
四、文件的借阅管理1. 借阅文件必须提前向文件管理员提交书面申请，并注明借阅的目的和借阅时间。
2. 文件管理员根据申请情况，允许借阅文件，但借阅期限不得超过一个月。
3. 借阅的文件必须及时归还，并通过文件管理员确认后方可归档。
4. 涉密文件的借阅必须得到上级领导批准，并由专人监督。
五、文件的销毁管理1. 公司内部文件的保存期限为5年，超过保存期限的文件必须进行销毁处理。
2. 销毁文件必须经过文件管理员审核，并填写销毁申请表。
3. 销毁文件必须选择正规的文件销毁单位进行处理，并由文件管理员督促执行。
4. 涉密文件的销毁必须经过相关部门审批，并进行规范的销毁处理。
六、文件管理的监督1. 公司领导及时查阅文件管理工作情况，并对文件管理工作进行检查和督促。
2. 文件管理员必须定期向领导汇报文件管理的工作情况，并接受领导的监督和指导。
七、违纪处罚对于违反文件管理制度的人员，将按照公司规定给予相应的处罚，情节严重者将予以开除。
八、附则本制度自颁布之日起正式执行，对于不符合本制度规定的情况，公司有权进行适当的修改，并根据实际情况进行解释。
同时，本公司将根据文件管理的实际情况，不断完善和修改本制度，确保文件管理工作的规范化和有效性。
以上就是关于纸质材料管理制度的相关规定，希望各位员工能够严格遵守，共同推动公司工作效率和管理水平的提高。
纸质档案保管要求方案
纸质档案保管要求方案1. 简介纸质档案在当前数字化信息时代仍然具有重要的价值和作用，因此，确保纸质档案的安全和保管显得尤为重要。
本文档旨在制定一套纸质档案保管要求方案，确保纸质档案的完整性、可访问性和长期保管。
2. 目标本方案的目标是保护纸质档案的完整性和可访问性，确保档案能够长期安全地保管，并提供便捷的检索和访问功能。
3. 管理责任纸质档案的保管责任应由专门的档案管理部门或档案管理员负责。
该部门或管理员负责制定和执行纸质档案的保管要求方案，并确保该方案得到有效的落实和遵守。
4. 纸质档案保管要求为了确保纸质档案的安全保管，我们制定以下纸质档案保管要求：4.1 档案室设施•档案室应位于安全、干燥、通风良好的地方。
•档案室的环境温度应保持在摄氏18-20度之间，相对湿度应保持在45%-55%之间。
•档案室应禁止使用明火，设置恰当的火灾报警和灭火设备。
4.2 档案柜•档案柜应使用防火、防水、防尘的高质量材料制作。
•档案柜应采用防盗设计，配备合适的安全锁。
•档案柜内的文件柜和文件盒应有序摆放，确保文件的整齐和易于查找。
4.3 档案分类和编码•档案应按照一定的分类和编码规则进行分类和归档，以便于快速的检索和归还。
•档案分类和编码规则应事先制定并得到全体员工的共识和遵守。
4.4 档案借阅和归还•借阅档案时，应填写借阅登记表，并注明借阅目的和借阅人等相关信息。
•档案借阅时限一般不得超过30天，如需延期，应提前申请并经批准。
•归还档案时，应进行检查确认是否完好无损，并在登记表上进行记录。
4.5 档案保密要求•档案应根据保密级别进行分类和保密处理。
•档案的保密级别和相关保密措施应符合相关法律法规的要求。
•档案的传递和交接应进行严格的保密控制。
5. 档案保管监督和评估为确保纸质档案的保管要求得到有效落实，应建立档案保管监督和评估机制。
具体措施包括：•定期对档案保管情况进行检查和评估，发现问题及时整改。
•指定专门的档案保管人员进行监督和管理，并提供必要的培训和指导。
档案管理制度的纸质档案与电子档案
档案管理制度的纸质档案与电子档案引言在信息时代的今天，随着科技的迅猛发展，传统的纸质档案渐渐被电子档案所取代。
纸质档案与电子档案都是档案管理制度中重要的组成部分。
本文将以档案管理制度的纸质档案与电子档案为主题，对两者进行比较和分析，探讨其各自的优缺点以及应用场景。
档案管理制度的纸质档案纸质档案的定义与特点纸质档案是指利用纸张作为载体记录、存储和传递信息的文书档案。
其特点包括可靠性高、方便查阅和操作、适合长期保存等。
纸质档案的优势1.可靠性高：纸质档案不受电子设备故障、病毒入侵等因素的影响，具有较高的可靠性和安全性。
2.方便查阅和操作：纸质档案可以直接放置在档案柜中，方便随时查阅和操作。
而电子档案需要依赖电子设备，查阅和操作相对不够便利。
3.适合长期保存：纸质档案可以在室温下保存几十年甚至更长时间，相对来说更加稳定可靠。
纸质档案的劣势1.存储空间占用大：纸质档案需要占用大量的存储空间，不利于空间的利用和整理。
2.查找速度慢：相比于电子档案，纸质档案需要手动检索和翻阅，查找速度较慢。
3.不易共享和传递：纸质档案需要通过邮寄、传真等方式才能共享和传递，不如电子档案方便。
档案管理制度的电子档案电子档案的定义与特点电子档案是指以电子方式进行记录、存储和传递的文书档案。
其特点包括存储空间占用小、方便检索和传递、易于整理和共享等。
电子档案的优势1.存储空间占用小：电子档案不需要占用大量的物理空间，只需要一台电脑或网络存储设备即可存储大量档案。
2.方便检索和传递：电子档案可以利用电脑、手机等设备进行检索和传递，查找速度快，便于共享和传递。
3.易于整理和共享：电子档案可以通过文件夹、文件标签等方式进行整理，便于分类和归档，可以方便地共享给他人。
电子档案的劣势1.安全性风险：电子档案容易受到病毒入侵、黑客攻击等安全风险的影响，需加强安全保护措施。
2.技术更新换代快：电子设备和软件技术发展较快，电子档案需要与时俱进，随时更新、迁移和维护。
规范员工纸质档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工纸质档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工的纸质档案管理，包括员工入职、在职、离职等各个阶段的档案。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整、真实、准确。
2. 准确性原则：档案记录应与实际情况相符，不得随意篡改。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损毁、泄密。
4. 保密性原则：严格保密档案内容，不得泄露员工隐私。
第二章档案收集与归档第四条员工档案的收集应遵循以下程序：1. 员工入职时，人力资源部门负责收集员工的身份证、学历证书、资格证书等证明材料。
2. 员工在职期间，各部门应定期收集员工的奖惩记录、考核结果等材料。
3. 员工离职时，人力资源部门负责收集员工的离职证明、工资结算单等材料。
第五条员工档案的归档应遵循以下要求：1. 档案应按照员工姓名、工号等进行分类整理，便于查阅和管理。
2. 档案归档时应填写档案目录，包括档案名称、档号、归档日期等。
3. 归档的档案应按照档案柜编号顺序排列，保持档案柜整洁有序。
第三章档案保管与维护第六条公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。
第七条档案保管应遵循以下规定：1. 档案应放置在通风、干燥、防潮、防虫、防鼠的环境中。
2. 档案柜应保持整洁，不得存放无关物品。
3. 档案柜钥匙应由专人保管，不得随意借出。
第八条档案维护应定期进行，包括以下内容：1. 定期检查档案的完好情况，发现破损、褪色等问题及时修复。
2. 定期对档案进行消毒，防止档案受到细菌、病毒等侵害。
3. 定期对档案进行整理，确保档案的整洁和有序。
第四章档案利用与保密第九条员工档案的利用应遵循以下规定：1. 档案利用应经档案管理部门审批，确保档案的合法利用。
2. 档案利用过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露员工隐私。
纸质档案管理制度及流程
第一章总则第一条为加强纸质档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有纸质档案的管理工作。
第三条纸质档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意销毁或篡改档案；2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，反映实际情况；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全；4. 利用性原则：提高档案的利用率，为各项工作提供有效服务。
第二章管理机构及职责第四条成立纸质档案管理领导小组，负责制定档案管理制度，监督、检查档案管理工作。
第五条档案管理部门负责以下工作：1. 制定纸质档案管理的具体实施办法；2. 组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、利用等工作；3. 负责档案的数字化转换工作；4. 定期对档案工作进行总结、评估，并提出改进措施。
第六条档案管理员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识；3. 具有较强的责任心和服务意识。
第三章档案收集与整理第七条档案收集：1. 收集范围：按照国家档案法规和本单位业务工作需要，收集各类纸质档案；2. 收集方式：通过移交、捐赠、征集、复制等方式进行；3. 收集要求：档案应完整、准确、及时，并符合档案标准。
第八条档案整理：1. 分类：按照档案内容、形成时间、载体形式等进行分类；2. 编号：采用统一编号，确保档案的唯一性；3. 立卷：将分类后的档案按照顺序立卷；4. 检查：对整理后的档案进行检查，确保质量。
第四章档案保管与利用第九条档案保管：1. 保管条件：档案库房应保持恒温、恒湿、防虫、防霉、防盗、防火等；2. 保管期限：按照档案法规和本单位实际情况，确定档案的保管期限；3. 保管方式：采用纸质和电子两种方式保管，确保档案的安全。
第十条档案利用：1. 利用范围：单位和个人因工作需要，可向档案管理部门申请查阅档案；2. 利用程序：查阅档案需填写申请表，经批准后方可查阅；3. 利用要求：查阅者应爱护档案，不得随意涂改、损坏档案。
档案纸质管理制度
档案纸质管理制度一、总则为规范档案纸质管理工作，确保档案的完整性、保密性和可追溯性，提高档案管理工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于单位内所有纸质档案管理工作。
三、档案的分类和归档（一）档案的分类1. 按照内容分类：根据档案内容的不同，将档案分为行政、财务、人事、科研等不同类别。
2. 按照形式分类：将档案分为文件、卷宗、册、图纸等不同形式。
（二）档案的归档1. 新收到的档案材料应当及时进行登记和编号，按照档案分类的原则进行归档。
2. 档案应当定期进行整理和清点，确保档案的完整性和准确性。
3. 对于不再需要保留的档案，应当按照规定进行销毁或者归档存放。
四、档案保管（一）档案室管理1. 按照档案的分类原则，对档案室进行布局和管理，确保档案的有序存放和易于查找。
2. 档案室应当定期进行清洁和防潮处理，确保档案材料的安全。
（二）档案的利用1. 对于需要查询的档案，应当填写查询申请表，经过审批后方可查阅。
2. 档案室工作人员应当协助查询人员进行查阅，并做好查阅记录工作。
（三）档案的借阅1. 对于需要借出的档案，应当填写借阅登记表，经过审批后方可借阅。
2. 借阅人员应当在规定的时间内归还档案，如有遗失或损坏应当照价赔偿。
五、档案管理流程1. 新收到的档案材料应当先进行整理、分类，在进行编号和归档。
2. 对于需要销毁或归档存放的档案，应当进行申请、审批流程，方可进行后续处理。
3. 对于需要查询或者借阅的档案，应当进行申请和审批流程，方可进行后续处理。
六、档案管理责任（一）档案管理人员1. 档案管理人员应当具有档案管理相关专业背景，经过培训考核合格方可从事档案管理工作。
2. 档案管理人员应当严格遵守相关档案管理法规和制度要求，确保档案的安全和完整性。
3. 对于档案管理中的违规行为，应当进行严肃处理，确保档案管理工作的规范性和有效性。
（二）上级主管部门1. 上级主管部门应当对档案管理工作进行监督和指导，确保档案管理工作的顺利进行。
纸质文档档案管理
纸质文档档案管理1 范围本规范规则了纸质档案数字化的范围为各单位室藏进馆档案。
2 规范性援用文件以下文件中的条款经过本规范的援用，运用这些文件的最新版本。
GB/T 17235.1-1998 信息技术延续颜色静态图像的数字紧缩及编码GB/T l8894-2002 电子文件归档与管理规范3 术语和定义3·1数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处置进程。
3·2纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案停止数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处置进程。
3·3数字图像表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相反维数的延续图像发生。
在矩阵(或其他)网络上采样——延续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3·4黑色二值图像只要黑色两级灰度的数字图像。
它对应于黑色两种形状的文字稿、线条图等。
3·5延续颜色静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组分解的静态数字图像。
在纸质档案数字化进程中，通常表现为灰度扫描和黑色扫描两种形式。
3·6分辨率单位长度内图像包括的点数或像素数，普通用每英寸点数(dpi)表示。
3·７图像紧缩消弭图像冗余或对图像近似的任一种进程，其目的是对图像以更紧凑的方式表示。
纸质档案数字化进程中，较罕见的有TIFF(G4)、JPEG 等紧缩格式。
4纸质档案数字化基本要求4·1基本原那么纸质档案数字化的基本原那么是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供应用，使可以地下的档案信息资源失掉共享，以满足社会对档案应用的需求。
4·2数字化对象确实定原那么应当对所要停止数字化的对象依照一定的原那么和方法停止确认，只要契合一定要求的纸质档案文献才干停止数字化。
4·2·2契合国度法律法规的原那么纸质档案的数字化，必需契合国度档案开放规则以及有关规则。
纸质档案规范管理制度
纸质档案规范管理制度第一章总则第一条为了规范纸质档案管理，提高档案管理的效率和质量，保障档案的完整性和安全性，制定本规范管理制度。
第二条本制度适用于所有单位的纸质档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、调阅、销毁等活动。
第三条纸质档案专业管理人员应当执行本规范管理制度，并严格遵守有关法律法规和规范要求。
第四条各单位应当加强对纸质档案的管理，建立健全档案管理制度，规范档案管理工作。
第五条纸质档案管理应当遵循原则：立足实际，切实做好档案工作；规范管理，保证档案安全；分类整理，提高档案利用率。
第六条全员参与，确保档案管理的全面性、完整性和规范性，做到各岗位的工作互相配合。
第七条纸质档案管理应当依托科技手段，提高管理效率，保证档案信息的快速检索和传递。
第二章档案保管第八条档案保管地点应当选在具备防火、防潮、防盗条件的场所，定期进行安全检查和维护。
第九条档案应当按照保密级别、文种、年代等因素进行分类和编目，建立完善的档案管理目录，便于档案的追溯和调阅。
第十条档案室应当进行定期消毒和除湿工作，保证档案的整洁和卫生。
第十一条非工作人员不得擅自进入档案室，严禁将档案带出档案室。
第十二条档案管理负责人应当制定档案保管规章制度，规范档案的利用和调阅程序。
第十三条对于重要档案，应当建立防火、防盗、防潮的措施，确保档案的安全。
第十四条档案的续期保管应当按照规定进行，到期的档案应当及时进行销毁或者转移。
第十五条档案的馆藏工作应当根据档案的特性，制定专门的保护措施，保证档案的完整性和安全性。
第三章档案利用第十六条档案的利用应当按照规定程序办理，提供真实、准确、完整的档案信息。
第十七条档案的利用应当依法办理，不得违反档案保密规定。
第十八条对于公开的档案，需要提供服务的人员应当按照规定办理借阅手续，保证档案的完整性和安全性。
第十九条档案利用应当做到及时、准确，满足用户的需求。
第二十条对于不同用户的需求，需要提供不同格式的档案信息，如复印件、扫描件等。
纸质资料留档标准
纸质资料留档标准
一、文件整理与分类
1. 根据文件的性质、内容和来源进行分类，确保同类文件归档在一起。
2.文件分类应具有可追溯性，便于查找和利用。
3.分类后的文件应按照时间顺序进行排列。
二、文件命名与编号
1.文件命名应简洁明了，具有明确性，便于识别。
2.文件编号应具有唯一性，便于管理。
3.文件编号可采用字母、数字、符号等组合形式，具体格式可根据单位实际情况制定。
三、文件装订与保护
1.文件装订应结实牢固，确保文件不易破损和散落。
2.装订方式可采用线装、胶粘、铁丝等方式，避免使用尖锐物品损伤文件。
3.文件保护措施应得当，防止霉变、褪色、虫蛀等现象发生。
四、存储条件与设施
1.文件存储场所应保持干燥、通风、避光，确保文件安全。
2.文件柜或档案盒应具有防火、防盗、防潮等功能。
3.文件存储设施应定期检查和维护，确保其正常使用。
五、查阅与复制管理
1.查阅文件时，应办理相关手续，并在规定时间内归还。
2.复制文件时，应确保复制质量，严禁私自拍照、扫描或传播。
3. 对查阅和复制文件的过程进行记录，以备查询和管理。
六、文件销毁与审批
1.文件销毁应按照相关规定进行，确保信息安全。
2.文件销毁前，应对文件进行审批，审批通过后方可进行销毁。
3.销毁文件的过程应严密监控，防止信息泄露。
通过以上六个方面的规范管理，确保纸质资料的留存和使用安全，为我国的档案事业贡献力量。
在此基础上，我们还应不断探索档案管理的新方法、新技术，以适应时代发展的需求，提高档案管理水平。
电子档案纸质档案管理制度
一、目的为了规范电子档案和纸质档案的管理，提高档案管理效率，确保档案的完整、准确、安全和可用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位所有电子档案和纸质档案的管理工作。
三、管理职责1. 档案管理部门负责电子档案和纸质档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等工作。
2. 各部门负责对本部门产生的电子档案和纸质档案进行收集、整理，并按时报送档案管理部门。
3. 全体员工应积极配合档案管理部门的工作，共同维护档案的完整、准确、安全和可用。
四、电子档案管理1. 电子档案的收集：各部门在业务活动中产生的电子文件，应按照规定的时间、格式、质量要求进行收集。
2. 电子档案的整理：档案管理部门负责对收集到的电子档案进行分类、编号、整理、归档。
3. 电子档案的保管：电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。
4. 电子档案的利用：电子档案的利用应遵循“公开、便利、安全”的原则，经批准后方可提供利用。
5. 电子档案的销毁：电子档案的销毁应按照规定程序进行，确保信息安全。
五、纸质档案管理1. 纸质档案的收集：各部门在业务活动中产生的纸质文件，应按照规定的时间、格式、质量要求进行收集。
2. 纸质档案的整理：档案管理部门负责对收集到的纸质档案进行分类、编号、整理、归档。
3. 纸质档案的保管：纸质档案应存放于干燥、通风、防潮、防虫、防尘的库房中，并定期进行检查、维护。
4. 纸质档案的利用：纸质档案的利用应遵循“公开、便利、安全”的原则，经批准后方可提供利用。
5. 纸质档案的销毁：纸质档案的销毁应按照规定程序进行，确保信息安全。
六、档案安全1. 档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，确保档案的完整、准确、安全和可用。
2. 档案管理部门应定期对档案进行安全检查，发现问题及时整改。
3. 档案管理部门应加强对档案人员的培训，提高其档案安全意识。
4. 档案管理部门应严格执行档案保密制度，确保档案信息安全。
七、监督与考核1. 档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行检查、考核。
纸质版员工档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，确保员工档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生等。
第三条公司档案管理部门负责员工档案的收集、整理、保管、利用和鉴定工作。
第二章档案分类与内容第四条员工档案分为以下几类：1. 入职档案：包括个人简历、身份证复印件、学历证书复印件、资格证书复印件、体检报告等；2. 在职档案：包括考勤记录、绩效考核、奖惩记录、工资发放记录、社会保险缴纳记录等；3. 离职档案：包括离职申请、离职证明、离职手续办理记录等；4. 其他档案：包括员工培训记录、出差记录、加班记录等。
第五条员工档案应包含以下内容：1. 个人基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、家庭住址、联系电话等；2. 教育背景：学历、专业、毕业院校、毕业时间等；3. 工作经历：工作单位、职务、工作时间、离职原因等；4. 绩效考核：年度考核、月度考核、临时性考核等；5. 奖惩记录：奖励、处罚、原因、时间等；6. 工资福利：工资发放、福利待遇、社会保险等；7. 其他相关资料。
第三章档案管理流程第六条档案收集1. 新员工入职时，由人力资源部门负责收集其入职档案；2. 员工在职期间，档案管理部门负责收集其在职档案；3. 员工离职时，档案管理部门负责收集其离职档案。
第七条档案整理1. 档案管理部门按照档案分类和内容要求，对收集到的档案进行整理；2. 整理过程中，应确保档案的完整、准确、有序；3. 档案整理后，由档案管理人员进行编号、编目，并建立档案目录。
第八条档案保管1. 档案管理部门负责档案的保管工作，确保档案的安全；2. 档案保管应遵循“专柜存放、专人负责、严格保密”的原则；3. 档案存放应选择干燥、通风、防潮、防虫、防尘、防盗的场所。
第九条档案利用1. 员工本人因工作需要，可向档案管理部门申请查阅本人档案；2. 非本人查阅档案，需提供相关证明材料，并经档案管理部门负责人批准；3. 查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。
纸质档案整理存放中的问题及对策
纸质档案整理存放中的问题及对策档案是人们在各类生产生活过程中形成的历史记录，档案无论对于社会组织还是个人都有重要的价值。
档案主要包括纸质档案、音像档案、电子档案和实物档案四种载体形式，纸质档案是较为传统的档案形式，受档案特点影响，纸质档案在管理存放中存在的问题，影响到纸质档案管理质量。
本文将对纸质档案整理存放中问题进行探究，并提出纸质档案管理问题解决对策，希望能够为相关工作提供参考。
标签：纸质档案;管理存放;问题;对策纸质档案是较为传统的档案形式。
纸质档案具有真实性和安全性强，能够完整实现档案凭证功能，具有较强的凭证效力和法律效力。
因此，在当前档案数字化管理时代依然具有较高的利用价值，在档案馆藏中，占有重要的主导地位。
一、档案主要载体形式（一）纸质档案纸质档案是较为传统和最为常见的档案管理形式。
纸质档案包括的内容较为广泛，大到国家红头文件，小到私人信件、文稿都可以被视为纸质档案。
纸质档案的突出优点在于它很难进行无痕修改，纸质档案内容具有较高的可信度，体现出纸质档案的真实性。
（二）音像和数字化档案音像档案通常被称为视听档案，包括照片、唱片、录像单和录音带等。
数字化档案则是近年来出现的比较先进的档案管理形式，是基于计算机技术快速发展的基础上形成的，数字化档案管理中，利用数字化设备对档案内容进行阅读和处理，并且能够通过数据信息形式在网络中传输，让档案管理更加便捷。
二、纸质档案整理存放中的问题（一）归档中存在的问题1.保管期限问题纸质档案从保管期限划分上包括永久保存、长期保存和短期保存。
其中长期保存的档案通常是国家建设或历史研究具有重要利用价值的档案，保存的期限为50年以上;长期保存界定在15-50年之间，这些纸质档案大多是社会组织或机关单位形成的人事管理、数据统计等一般性文件;短期保管的纸质档案大多为下级机关报送的一般性文件或社会组织和机关单位一般事务性资料，保存的年限为15年以内。
随着社会不断发展，社会各界对档案管理要求也在不断提高，纸质档案的归档范围和保管期限是否能够符合当前社会发展需求，将关系到纸质档案的完整性[1]。
纸质文件管理制度
纸质文件管理制度信息化环境中,企业加强电子文件管理制度建设是提高电子文件质量,发挥信息资源价值的必然之举，下面是为大家带来的纸质文件管理制度：纸质文件管理制度公司纸质文件归档管理办法第一章 总则第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，规范我司归档文件的管理方法,维护公司合法权益，把档案管理从“分散、规矩、质杂、量大、孤本”的现状变得“集中、系统、优质、专指、广泛”。
根据《中华人民共和国档案法》和广东省档案局关于《广东省档案条例 》的规定,结合我司实际情况，特制定如下纸质文件归档管理办法。
第二条 档案管理工作主要分为采集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁五项步骤。
在档案管理工作中要做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据才干保证到文件的安全。
第二章 纸质文件归档的具体实施第三条 纸质归档文件的采集范围1.红头文件，如批复、决定、通知等2.白头文件，如经验介绍、会议材料等;3.发布性文件，如公告、通告、布告等;4.记载性文件，如大事记、组织机构沿革、年鉴、厂志、工作日记等;5.内部使用文件，如会议记录、规章制度、工作总结、工作计划等;6.报导性文件，如新闻媒体报导本企业的信息报导(如热点新闻、人物素描、大事追记、重点事情跟踪报导等)。
7.证明性文件，如介绍信存根、党组织关系转移证明等;8.信访处理材料，如人民代表、政协委员议案、提案处理材料等;9.契约性文件，如协议、合同、意向书等;10.登记性文件，如干部(职工)登记表、干部(职工)花名册等。
第四条 纸质归档文件的整理注意事项1.下列文件或者文本在实体装订时,可作为一件:①正本与定稿作为一件;②法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;③正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;⑤原件与复印件或者手抄件,应作为一件;⑥转发文件与被转发文件,应作为一件;⑦报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;⑧请示与批复,报告与批示,问函与复函等往来文书,原则上作为一件。
纸质档案管理方法
纸质档案管理方法纸质档案管理方法是指对纸质文件进行分类、存储、检索和保护的一系列管理措施。
以下是纸质档案管理的详细方法：1. 文件分类：首先，将档案按照不同的类别进行分类，如部门、项目、时间等。
这有助于组织和查找文件，并确保文件的整体结构清晰。
2. 文件编号：为每个文件或文件夹分配唯一的编号或条码。
编号可以根据自己的需要设计，例如采用数字、字母或组合形式。
编号的目的是为了方便档案的标识和检索。
3. 文件标签：在每个文件或文件夹上附上标签，标明文件的名称、编号、存放位置等信息。
标签应具备清晰易读、耐久不褪色的特点，以便于识别和管理。
4. 存储设备：选择适当的存储设备，如文件柜、文件盒、文件架等。
根据档案的数量和重要性确定存储设备的类型和规格。
同时，还应考虑档案的安全性和防火防潮等问题。
5. 存储位置：将档案存放在统一的位置，并制定存储规则。
例如，按照时间顺序或字母顺序排列档案，或者将重要档案放在易于访问的位置。
6. 档案借阅登记：对于需要外借的档案，应制定借阅规则，并进行登记。
在借阅时记录借阅人、借阅日期和归还日期等信息，以便追踪档案的流动情况。
7. 定期检查与整理：定期对档案进行检查与整理，清理无用文件和过期文件，确保档案的完整性和准确性。
8. 档案保护：采取措施保护档案的安全性和机密性。
例如，使用密码锁、安装监控设备、限制档案区域的访问权限等。
9. 数字化处理：对于一些重要的纸质档案，可以考虑进行数字化处理，将其转化为电子文件进行管理。
这有助于提高档案的可访问性和检索效率。
10. 档案销毁：对于已经过期或无用的档案，应制定档案销毁的规程，并按照相关法规进行销毁处理，以保护机密信息的安全性。
以上是纸质档案管理的详细方法，通过合理的分类、存储、检索和保护措施，可以提高档案的管理效率和安全性。
电子及纸质档案管理制度
第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子及纸质档案的管理，包括但不限于公司文件、合同、技术资料、财务报表、人事档案等。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗失、损坏或篡改；2. 准确性原则：确保档案内容的准确性，不得有虚假、错误信息；3. 系统性原则：确保档案的分类、整理、归档和检索的科学性；4. 安全性原则：确保档案的保密性、完整性和可用性；5. 可持续性原则：确保档案管理工作的长期稳定和发展。
第二章档案分类与编码第四条档案分类应按照国家档案分类标准，结合公司实际情况进行划分。
档案分类应遵循以下要求：1. 分类科学合理，便于检索；2. 分类体系稳定，便于长期管理；3. 分类方法统一，便于交流与合作。
第五条档案编码应遵循国家档案编码标准，结合公司实际情况进行编制。
档案编码应遵循以下要求：1. 编码简单明了，便于记忆；2. 编码体系稳定，便于长期管理；3. 编码方法统一，便于交流与合作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应按照档案分类和编码要求，及时、全面地收集各类档案。
档案收集应遵循以下要求：1. 收集范围明确，确保档案的完整性；2. 收集渠道畅通，确保档案的及时性；3. 收集质量高，确保档案的准确性。
第七条档案整理应按照档案分类和编码要求，对收集到的档案进行分类、整理、归档。
档案整理应遵循以下要求：1. 分类清晰，便于检索；2. 编号规范，便于检索；3. 顺序合理，便于检索；4. 装订整齐，便于保管。
第四章档案归档与保管第八条档案归档应按照档案分类和编码要求，将整理好的档案及时归档。
档案归档应遵循以下要求：1. 归档及时，确保档案的完整性；2. 归档规范，确保档案的准确性；3. 归档有序，便于检索。
第九条档案保管应按照档案分类和编码要求，对归档的档案进行分类、编号、上架、存放。
公司员工纸质档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司员工纸质档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，根据国家有关档案管理的法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工纸质档案的管理，包括人事档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等。
第三条公司员工纸质档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实反映员工的实际情况。
（二）完整性原则：档案应包含员工各类相关信息，确保档案的完整性。
（三）安全性原则：采取有效措施，确保档案安全，防止丢失、损毁和泄密。
（四）便捷性原则：方便员工查询和使用档案，提高档案利用率。
第二章档案分类与归档第四条公司员工纸质档案分为以下类别：（一）人事档案：包括员工履历、劳动合同、工资条、社会保险缴纳证明等。
（二）培训档案：包括员工培训记录、培训考核成绩、培训证书等。
（三）考核档案：包括员工年度考核、季度考核、月度考核等。
（四）奖惩档案：包括员工获得的奖励、处罚等。
第五条员工纸质档案归档程序：（一）员工入职时，由人力资源部门收集整理相关档案资料，建立纸质档案。
（二）员工离职时，由人力资源部门对档案进行审核，确保档案的完整性和准确性，然后进行归档。
（三）员工档案的增减、变更，由人力资源部门负责及时更新。
第三章档案保管与使用第六条档案保管：（一）档案存放应选择安全、干燥、通风、防潮、防虫、防鼠的环境。
（二）档案柜应配备防火、防盗设施，确保档案安全。
（三）档案管理人员应定期检查档案，发现问题及时处理。
第七条档案使用：（一）员工本人或授权人可查阅本人档案。
（二）查阅档案时，应填写查阅登记表，并注明查阅目的、时间、查阅人等信息。
（三）未经授权，任何单位和个人不得查阅、复制、泄露档案内容。
第四章档案销毁第八条档案销毁程序：（一）档案保管期满需要销毁的，由档案管理人员提出销毁意见，经部门负责人审核后，报公司领导批准。
（二）销毁档案前，应进行核对，确保档案完整、准确，无遗漏。
（三）销毁档案时，应采用焚毁、剪碎等方式，确保档案内容无法恢复。
人员纸质档案管理制度
一、总则为了规范人员纸质档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 人员纸质档案包括：个人基本信息、人事档案、劳动合同、奖惩记录、职称评定、培训记录、离职证明等。
2. 档案管理范围涵盖全体员工，包括在职、离职人员。
三、档案管理制度1. 档案收集（1）档案收集应遵循真实性、完整性、准确性和及时性的原则。
（2）各部门应按照规定时间将员工纸质档案材料报送至档案管理部门。
（3）档案管理部门对收集到的档案材料进行审核、整理、归档。
2. 档案整理（1）档案整理应遵循统一标准，分类有序。
（2）档案整理应确保档案内容的真实性、准确性和完整性。
（3）档案整理后，应按照档案目录进行编号、装订。
3. 档案保管（1）档案保管应确保档案实体和信息安全。
（2）档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防高温等条件。
（3）档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。
4. 档案查阅（1）档案查阅应遵循合法、合规、合理、公开的原则。
（2）查阅档案需填写查阅申请，经审批后方可查阅。
（3）查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。
5. 档案利用（1）档案利用应遵循档案法律法规，确保档案安全。
（2）档案管理部门应根据单位工作需要，提供档案利用服务。
（3）档案利用应遵循档案保密规定，不得泄露档案内容。
四、档案销毁1. 档案销毁应遵循档案法律法规，确保档案安全。
2. 档案销毁前，应进行严格审核，确保档案无利用价值。
3. 档案销毁应采取焚烧、粉碎等方式，确保档案内容无法恢复。
4. 档案销毁后，应做好销毁记录，存档备查。
五、档案管理责任1. 档案管理部门负责人员纸质档案的收集、整理、保管、查阅、利用和销毁等工作。
2. 各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案安全、完整。
纸质资料保存管理制度
纸质资料保存管理制度第一章总则第一条为了规范和管理单位的纸质资料保存工作，保护和利用单位的文化遗产，加强信息管理，提高工作效率，确保单位政治、经济、文化、科研等各项工作的顺利进行，制定本制度。
第二条纸质资料保存工作应当依法依规，统一管理，分类分级保存，严格保密，便于查询和运用。
第三条单位应当建立健全纸质文献档案管理制度，制定详细的管理规定和操作程序，明确责任分工，落实到人，确保纸质资料的安全和完整。
第四条全体工作人员应当自觉遵守纸质资料保存管理制度，依法依规办事，绝对不能私自销毁、涂改、挪用或外借纸质资料，否则将受到相应的纪律处分。
第二章纸质资料的收集、整理和分类第五条单位应当设立专门的档案管理部门负责纸质资料的收集、整理和分类，按照国家和单位的相关规定进行管理。
第六条单位应当定期对纸质资料进行清点和整理，发现错乱、遗漏或不合规定的，应当及时调整和处理。
第七条纸质资料应当按照文件类型、日期、机构、主题等不同方面进行分类，制定明确的索引和档案目录，便于查阅和管理。
第八条纸质资料的存放应当按照文件的利用频率、保密级别等因素进行分类，采取不同的保存措施和环境条件。
第三章纸质资料的保管和利用第九条纸质资料应当存放在封闭、安全、干燥、通风、温度适宜的档案室内，同时防潮、防火、防盗、防虫、防霉等。
第十条纸质资料应当定期进行检查和维护，如有损坏、破损或遗失的，应当立即报告主管部门并进行整理修复。
第十一条单位应当建立纸质资料的借阅制度，按照规定向需要查阅资料的人员提供服务，借阅后应当如实记录借阅情况。
第十二条单位应当根据实际需要和保密要求，制定纸质资料的利用规定，严格控制和监督纸质资料的使用。
第四章纸质资料的销毁和转移第十三条单位应当按照国家和相关规定，制定纸质文献档案的保管期限和销毁程序，根据规定及时清理和销毁无利用价值的资料。
第十四条纸质资料销毁应当按照程序进行，由专门的人员进行操作，严格保密，确保资料不被泄露。
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机关事业单位纸质档案数字化技术规范1 范围本标准规定了纸质档案数字化的范围为各单位室藏进馆档案。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用，使用这些文件的最新版本。
GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码GB/T l8894-2002 电子文件归档与管理规范3 术语和定义3·1数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
3·2纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3·3数字图像表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3·4黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3·5连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
3·6分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。
3·７图像压缩消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG 等压缩格式。
4纸质档案数字化基本要求4·1基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
4·2数字化对象的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
4·2·2符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
4·2·2价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
4·3基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
4·4过程管理4·4·1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
4·4·2纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
5档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
5·1目录数据准备按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。
包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。
如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。
5·2拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。
拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
5·3区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。
普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。
5·4页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。
5·5档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
5·6装订扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。
恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
6档案扫描6·1扫描方式6·1·1根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪 (如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。
大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
6·1·2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
6·2扫描色彩模式6·2·1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。
通常采用黑白二值。
6·2·2页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。
6·2·3页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。
6·2·4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。
6·3扫描分辨率6·3·1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
6·3·2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于200dpi。
特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
6·4扫描登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
7 图像处理7·1 图像数据质量检查7·1·1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。
发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
7·1·2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
7·1·3发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
7·1·4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
7·1·5认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
7·2纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
7·3去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。
处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
7·4 图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
7·5裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
8 图像存储8·1存储格式8·1·1采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。
采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。
存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
8·1·2提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。
8·2图像文件的命名8·2·1纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
8·1·2多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。
9 目录建库9·1数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式。
所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
9·2档案著录按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。
9·3目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。
核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
10 数据挂接10·1汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。
通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。
10·2数据关联以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。
将图像文件存储到相应文件夹时，耍认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。
通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
10·3交接登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
11 数据验收11·1数据抽检11·1·1 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
11·1·2 一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5％。
11·2验收指标11·2·1 目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。
11·2·2 一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到98％以上（含98％）时，给予以验收“通过”。
合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100％11·3 验收审核验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
11·4 验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。
12 数据备份12·1备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。
12·2备份方式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
12·3数据检验备份数据也应进行检验。
备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。