采购部经理工作手册

一、岗位要求丰富的只是结构与经验1、丰富的知识结构与经验2、熟悉影视行业相关设备3、专注投入4、良好的从业品德一、职责与权限1、拟定年度工作方针与目标，编制年度新建影城项目采购计划与预算预算编制范围工程类：工程造价咨询、工程招投标、装饰设计、装饰工程监理、装饰工程施工、消防工程、装饰工程结算硬件类：放映机、服务器、音响系统、银幕及支架等配套设备、3D设备、4D设备、IT 设备、座椅、广告机及LED大屏、卖品设备、柜台等固定资产软件类：售票系统2、撰写岗位周报及月报、及时提供有效的市场信息、参与各部门会议、协调沟通与各部门的各种关系3、甄选那些需要集中采购的供应商，包括：卖品包材及原物料、3D眼镜、票纸、氙灯、设备延保服务4、对于各部门所需的商品等，汇编所有要求，进行市场询价及购买5、起草各项采购合同，报法务部进行审核备案二、工作内容B、建立与供应商良好关系，及时了解市场最新动态C、审核采购合约，跟进验收付款流程，分析所采购物料成本结构；审核供应商服务质量，处理交货延误损失索赔D、采购进度跟踪、物料市场供应信息搜集掌握、进料不良品质问题督导改善、供应商物料供应制造能力掌握、紧急需求采购物料渠道建立维持、替代品信息掌握二、必备的素质与技能才能和品德兼备，知识和经验共存A、分析能力：根据定位与需求不同，选择与制定不同的采购策略，如：标的物型号、规格、能接受的价格、如何运输与储存等。

成本意识，精打细算，多番比较，具备成本效益观念，既投入与回报（使用状况，时效，损耗率，维修次数等比较），对报价单具有分析能力，除价格外的（原料、人工、交货时间、付款方式等剖析评断B、预测能力：必须扩充视野，对物料将来的供应的趋势能进行预判。

C、表达能力：与供应商谈判中，语言和文字的表达清晰明了。

贰、预则立，不预则废——制定采购计划根据项目建设及影城的需求、企业的生产能力等制订采购清单和采购日程表。

以保证物料的正常供应，避免急单的发生，降低采购风险。

叁、供应商选择与开发一、选择最佳供应商（能满足需求的并不是唯一的，有多个替代方案，选择最合适的）1、确定供应商必须考虑：技术水平、产品质量、生产能力、价格、服务水平、信誉、结算条件、地理位置、交货准确率、提供产品的规格种类是否齐全、同行业企业对供应商的评价、供应商管理水平及供应商是否愿意为企业构建库存等。

其中主要三项：1.1.供应商价格水平1.2.供应商的产品质量（质量控制、质量的定位标准）1.3.供应商的服务（安装、培训、维修、技术服务）2、供应商资料的收集2.1.材料供应状况：包含产品所有原材料的供应来源，材料的供应渠道是否畅通，原材料品质是否稳定，供应商原料来源困难时候，其应变能力2.2.品质控制能力：品质管理组织是否健全、素质的高低、制度是否完善2.3.专业技术能力：技术人员素质，各种专业技术能力的高低2.4.产能：生产能力2.5.管理人员水平：管理人员素质和工作经验及工作能力的高低2.6.管理规范制度：制度的系统化、科学化，工作指导是否完备，执行的状况是否严格2.7.财务及信用状况：每月的产值、销售额，来往客户、经营的业绩及发展前景等3、确定供应商评估内容（目的了解供应商表现，提升供应商绩效）3.1.确定考评对象：现有合作的供应商按时考评3.2.做好考评准备：设定考评的标准要合理规范，一套严格完整的工作程序3.3.确定考评范围：一般为质量和及时性4、制定考评供应商的指标4.1.价格（价格水平、降低成本的态度及行动、分享降价成果、付款）4.2.品质(质检报告、产品成分分析报告、供货完成及时性、影城好评率等）4.3.交期交量（准时交货率、订单变化接受率）4.4.配合度（服务上的沟通、反应表现、合作态度、共同改进、售后服务）4.5.其他（列：对产品质量、技术水平、财务实力、管理能力等综合打分）5、考评的实施步骤5.1.供应商评审管理：A、定期评审（剔除或者要求修正），建立新的供应商B、作业原则：服务质量获得认可的前提下次才能进行合作C、供应商评估、认可程序：通过查询、实地考察、第三者资料、价格竞争力、付款条件及方式等进行评估5.2供应商表现考核评审通过以上标准对供应商进行日常和半年度评估及分档，A挡保留、BC挡限制一定采购量，并提出改善意见，并督导及跟踪、查核，D取消5.4.供应商的监控A、由总部或影城专业人员监控，并处理部分业务及品质事宜B、关注并要求提供检验记录及现场验收报告C、不定期到供应商处进行监督检查6、跟踪审核结果对审核后不合格项进行书面告知，要求供应商填写改进措施（如何、谁、何时）二、严格考核产品质量1、样式认证初选供应商——签订合同——过程协调控制——供应商提供样品（如需要）——样件评估——确定供应商1.1.签订合同1.2供应商准备样品（合理的时间周期）1.4.对过程进行协调监控（突发事件时提出解决方案等）1.5.调整技术方案1.6.供应商提供样件（进行认证）1.7.样品评估1.8.确定物料项目样品供应商4、供应评估目的建立优化的采购环境，定期评估包括：4.1.制定供应评估计划：物料名称、供应商、评估重点、措施、频度、要求4.2.供应商绩效评估：质量、成本、供应、服务4.5.建立调整采购环境：根据以上成果建立新的供应计划、拓展供应商群体、调整采购环境有：调整供应商比例、确认供应商群体、清理绩效较差的供应商三、广泛开发供应商通过展会、行业协会、会员名录、产业公报、同行市调、厂商介绍、等等1、与供应商接触过程中要求对方提供：企业简介；产品范围、名称、规格，必要时提供样品）通过考察筛选供应商，通过长期合作、多家供应、成本分析等压价2、现有供应商关系的开发采用多家或少数几家稳定供应商：降低采购成本、降低运输成本、降低生产成本、提高产品质量、提高影城满意度采购谈判与签约一、制定谈判方案1、谈判目标选择必须达到目标：包括数量、质量、规格等中等目标：价格、经济效益等最高目标：售后服务、送货、安装、质量保证、技术服务活动等2、谈判议程的安排2.1.采购谈判主题的确定（采购品质、价格、数量、运输等）2.2.采购谈判时间安排2.3.备选方案的制定二、实施采购价格谈判三、签订采购合同3.1.包含：名称、签订日期地点、买卖双方名称、合同序言、正文（商品名称、品质规格符合样品或者图纸要求、技术规范、质量标准、规格、品牌）、数量、单价与总价、包装（标识、包装方法、材料、容量、质量要求、环保要求、规格、成本）、装运（运输方式、时间、地点、装运通知等）、到货期限、到货地点、付款方式、保险、商品检验、纷争与仲裁、仲裁机构（使用仲裁程序、地点、效力）、不可抗因素、选择内容（正文选择内容保值条款、价格调整条款、误差范围）、尾部（合同份数、附件、生效日期、签字盖章）3.2.合同管理起草合同——合同审批（法务部）——合同跟踪4.采购合同的正常跟踪：4.1.合同跟踪过程A、合同执行前跟踪：回签情况，存档；B、合同执行过程跟踪：严密跟踪、响应影城时限要求C、控制好验收环节（做好归档工作）D、合同执行后的跟踪（款、验收过程中的问题解决）4、合同的修改（因不可抗因素或物料上涨或材料变更需修改）和终止（违约或不可抗因素）四、灵活处理合同违约1、违约的种类：重大或非重大违约、实际与预期违约、延期履行主要债务、违反其他义务2、拒绝交货供应商拒绝交货表现：期满未交（注意区分延期交货）、期满前明确表示拒绝交货、合理宽限时间内未交货、交货与实际不符3、不适当交货：不适当的时间、地点交货、不适当的方式交货、未按约定的数量、违反品质保证、未按适当的包装交货4、拒绝或延交单证及资料：商业发票、运输凭证、保险凭证、产品检验合格证、用户手册、操作指南、保修卡5、违约的处理方法：继续履行、解除合同、赔偿损失、采取补救措施伍、严密控制，精细管理——采购品质控制物料品质合理的范围，品质有目标、设计、制造、使用品质等层次一、掌握品质控制流程1、明确品质控制内容1.1.品质于检验（原材料的性能、可靠性、安全性、经济性、寿命及外观等采取测量、检查、试验、度量等方式）1.2.原材料规格（图纸、样品、技术文件、行业或国家标准等标准）1.3.检验种类：来料检、成品检验1.4.品质成本（为了确保品质而发生地费用及期间未达标品质所造成的损失）A、采购品质成本项目（设计品质成本、设计品质投入、设计缺陷损失）B、采购品质成本（采购预防成本既对供应商人员培训等、采购鉴定成本、内部故障成本（退货或停产等损失）、外部故障费用（维修、材料降价等损失）C、边际品质成本D、用户品质成本（用户造成的损失）E、社会品质成本F、全寿命品质成本G、作业品质成本2、编写采购品质文件2.1.因具备以下技巧：A、采购品质文件所规定的内容齐全（根据生产技术部提供的备料计划或外协配套计划）采购原材的准确标识，包括类别、样式、规格、等级、数量级其他准确的识别方法，防止误购。

B、采购原材料的技术和品质要求，包括标准、技术范围、图样、过程要求、检验规格及有关资料，防止购入不合格产品C、对供应商原材料质管理体系和保证能力提出要求。

提供相应文件报告D、对采购原材料要提出适当、明确的品质要求E、正确处理品质与成本、供应、服务等要素之间的关系F、去报采购品质文件的有效性G、要有一定的审批程序H、编写采购品质文件所用语言要简明、通俗、准确2.2.采购规格说明明确：申购部门所要购买的原材料是什么，如何正确传达给供应商，规范采购订单的主要内容，建立验收、测试和品质检查的具体标准。

3、制定品质控制流程及要点1、物料品质控制的原则（信息的充分交流，达成共识的评价方法和解决程序等）1.1.物料品质控制的要点A、事前规划（品质标准、确定规格及图纸，了解其承受能力，确定验收标准，要求其实施品质控制制度，准备及校正检验工具或仪器）B、事中执行（检查其是否按规范作业，提供试制品做品质检测，派驻检验人员抽查在制品的品质，品质控制是否落实到位）C、事后考核（严格执行验收标准，解决双方品质分歧，提供品质异常报告，要求其承担维修或保修责任，淘汰不合格供应商，实行物料品质控制流程）二、高效控制产品过程1、物料品质控制中心应放在生产过程的品质控制，包括：1.1.工艺准备品质控制包括：制订制造过程的品质控制计划（通常包含材料、工艺流程、相适应的设备、关键工序等重点控制、人员培训、合理的材料损耗和工时定额等、合格验证方法、改进计划）、工序能力的验证（工序能确保制造出合格产品）、辅助材料、公用设施和环境条件的控制、工艺文件品质控制（是企业指导工人操作的技术文件，是安排生产计划、实施生产调度、劳动组织、材料供应、设备检查、品质检查、工序控制等重要依据，一般形式有工艺过程卡、操作规范、检验卡等）2、制造过程品质控制：主要环节包括加强工艺管理、执行工艺规程，严格品质把关、强化过程检验，坚持文明生产和均衡生产，应用统计技术、掌握品质动态，加强不合格品的控制，验证状态的控制，建立健全工序品质控制点，综合运用工序品质控制方法，制造过程的品质经济分析三、严谨的收料作业管理1、收料验收的要求1.1.订购信息的处理、限制提早交料、验收的速度、交料流量的平衡、物料的验收管理、绩效管理1.2.及时收料作业JIT生产收料始于丰田公司，重点是降低库存成本，转嫁于供应商，建立JIT收料系统1.3.验收方法的选择：全数或抽样、计数与计量检验、理化与感官检验、破坏性与非破坏性检验、固定于流动检验、验收与监控检验2、检验计划的编制（检验工作措施、资源和活动）：一般包括检验流程、品质缺陷严重性分级表、检查指导书、测量和使用设备配置计划、人员培训资格认证等A、进货检验B、工序检验(加工过程中防止，建立首检、巡检、末检)C、完工检验D、自检E、互检（工序之间）F、专检（专人）3、收料品质检验A、可以接收的品质水平（AQL）B、检验水平（ISO2859的七个检验水平）C、转移规则（ISO2859的三种不同方案）D、检验人员及检验工具（要求和标准）E、检验人间及检验报告（规范化标准化，档案建立）四、不合格产品的判定与处置淘汰不合格产品，返工、返修、原样使用、降级、报废陆、把钱用在好地方——采购成本控制一、遵循成本控制流程1、影响价格的因素分析商品的价值、货币的价值、供求状况、相关产品价格、比价和差价、竞争情况、供应商的利润目标2、成本分析资料的收集方式通过供应商提供或采购部自行编制3、降低采购价格的策略3.1.建立和完善企业的采购制度A、价格档案和价格评价体系B、供应商档案盒准入制度C、利用标准采购价格考核采购经理及采购人员的工作业绩3.2.控制和降低采购成本的主要途径A、付款条件的选择B、把握价格变动时机，掌握市场行情（监测行情、测定价格）C、严格计划管理，加强物料采购的计划性（全过程管理、重要环节管理之计划审查和价格把关及严格验收）D、强化采购业务内部控制E、完善企业采购业务处理程序（采购业务人员和当事人及相关人员在办理业务活动过程中应遵循、经历的顺序、步骤和方法F、采购业务的不相同岗位必须遵循“三员分开”——物料采购和仓库材料保管和汇集付款记账的分开既分工明确互相牵制制约，“三员见面”——采购经理和采购人员办理采购入库，期间采购人员和仓库人员见面，采购人员办理完后拿仓库开具的票据和其他票据到财务人员冲账，期间和财务人员见面，月末会计必须拿以上相关单据对仓库进行盘点，核账。