合理进行固定资产档案管理 增加资产利用率

合理进行固定资产档案管理增加资产利用率

作者：汤得阳

来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第4期

文/衡阳市疾病预防控制中心后勤科汤得阳

【摘要】长期以来，企业固定资产档案管理存在观念陈旧、手段单一等诸多问题，不仅导

致管理水平低下，也降低了资产利用率。要实现合理进行固定资产档案管理，增加资产利用率，不仅需要转变观念、提高重视程度，而且需要建立健全信息化管理系统，实现全覆盖、精细化

管理，并充分利用技术实现管理自动化、智能化。

【关键词】固定资产；档案管理；资产；利用率

作为企业资产组成中最重要的部分，固定资产历来是管理工作的核心之一。合理进行固定

资产档案管理，确切掌握固定资产使用、维护、变动等状态，不仅是在提高固定资产管理的安

全性，也是籍此提升管理水平，增加资产利用率。

一、固定资产档案管理传统模式的常见问题

（一）观念陈旧，重视程度不足。作为历史数据的集合，档案管理虽然是企业管理工作中

不可或缺的组成部分，然而不少企业仅仅将其视作失去时效性的信息的汇总。包括固定资产档

案在内，许多企业管理层在管理观念上普遍落后于时代发展要求，且对固定资产档案管理重视

程度不足。

（二）管理手段单一机械、低质低效。由于管理观念落后，固定资产档案管理手段也难免

单一机械。比如不少企业满足于纸质化和人工管理，每当出现涉及固定资产变动的操作时，管

理就会耗时费力，低质低效。这不仅严重制约了固定资产档案管理的发展水平，也造成资产利

用率低下，无助于企业降耗增效。

二、进行固定资产档案管理增加资产利用率的策略

（一）转变观念、提高重视程度。意识决定行动，优化管理手段的前提是转变管理观念。

要使固定资产档案管理提升资产利用率，企业管理层需要加强对其重视程度。比如，要在企业

管理制度层面体现出固定资产档案管理的标准化、规范化、系统化，并建立起一套定期核查、

评价机制，且需将固定资产管理责任落实到班组、个人，并在档案中明确记录和展示。如此，

固定资产档案管理就不仅是少数几个档案管理人员的职责，而是企业全员都需要予以重视和关

注的管理工作内容。只有当人人都参与到固定资产档案管理的全过程，人人都负起应负之责，

才能及时发现固定资产使用或管理中存在的缺陷、漏洞，才能反映在档案管理过程中，从而提

升固定资产管理效能、增加资产利用率。

（二）建立健全信息化管理系统，实现全覆盖、精细化管理。信息时代，人工操作、纸质

管理的低质低效早已无法适应企业现实要求，建立健全信息化管理系统，实现全覆盖、精细化

管理迫在眉睫。固定资产的档案管理不仅需要实现电子化、数字化、标准化、规范化，而且需

要进入企业信息化管理大平台的核心部分。从固定资产购入之初，管理平台就要开始跟踪式的

记录和管理。包括固定资产购入规划在内，到设备入库、安装和使用各环节都应当形成音视频

的电子数据，形成具有显著指向性的电子档案“痕迹”。此外，需要健全单一对应式的数字或

者条码档案标识。即，采取一项固定资产对应一串数字字符或者条码的形式，使数字字符或者

条码与固定资产间形成一一对应的关系。如此一来，只要通过扫瞄或者自动感应，固定资产的使用或者变动情况就能实时、自动体现到平台化的固定资产档案管理系统之中。固定资产档案管理的信息化、全覆盖和精细化不仅能够最大限度确保企业固定资产管理的完整性与安全性，而且能够借助平台技术随时了解资产变动情况。这既能避免固定资产闲置造成的不必要浪费，也能够在出现损伤时及时予以维修，并能以最为适宜的时间间隔开展固定资产保养。显然，这样的平台化管理能够以最少的投入实现固定资产最大的价值产出，使固定资产的资产利用率实现最大化。

（三）充分利用技术实现管理自动化、智能化。“未来三十年，数据将成为生产资料，计算是生产力，互联网是生产关系”。马云的一席话道出了企业管理的宏观战略方向，那就是在当下的信息化平台上尽快叠加大数据、云计算和人工智能。以固定资产档案管理的AI化来说，未来涉及固定资产档案的录入、整理、汇总、分析都将交给平台自动处理，管理人员只需要专注于固定资产的价值深度挖掘和二次产出。不仅如此，管理人员还需要依据平台给出的分析结论给予企业管理层更多意见和建议，将企业现有固定资产进行技术升级、或者淘汰落后产能引入更加先进的设施设备等。总之，充分利用技术实现管理自动化、智能化，固定资产档案管理不仅能够极大地减轻作业量负担，而且能够以更加低廉的成本获取越来越丰厚的资产再利用效益。

三、结语

信息时代，作为历史数据的档案正在成为越来越珍稀的企业信息资源。“未来30年数据将成为生产资料，计算会是生产力，互联网是一种生产关系。如果我们不数据化，不和互联网相连，那么会比过去30年不通电显得更为可怕。”BAT掌门人之一的马云在第四届互联网大会上的讲话已经给当下的企业加强固定资产档案管理指出了发展方向，那就是尽快实现固定资产档案管理的信息化、自动化、智能化，从而借助技术的先进性实现固定资产管理的精细化、科学化，不断挖掘其巨大的资产价值再创造潜力。这不仅是合理进行固定资产档案管理增加资产利用率的重要举措，也是通过“两化”融合助力企业管理提升到更高水平的必由之路。

【参考文献】

[1]张彦芳.关于项目工程固定资产档案资料有效整理措施研究[J].计算机光盘软件与应用,2016(16):12-13.

[2]陈宇,孙秋华.浅谈项目工程施工阶段固定资产监理资料管理工作[J].水利科技与经济,2016,7(10):210－215．