行政部门管理制度

行政部门管理制度

为完善公司的行政管理机制,建立规范化的行政管理,提高行政管理水平与工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。

(一)、文件收发规定

1、董事会与公司的文件由行政部门拟稿。文件形成后,属董事会的由董事长签发,属公司的由总经理签发。业务文件由有关部门拟稿,分管副总经理或部门经理审核、签发。属于秘密的文件,核稿人应该注“秘密”字样,并确定报送范围。

2、董事会与公司的文件由行政部门负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。

3、经签发的文件原稿送行政部门存档。

4、外来的文件由行政部门负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。

(二)、文印管理规定

1、所有文印人员应遵守公司的保密规定,不得泄露工作中接触的公司保密事项。

2、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的,追究当事人的责任。

3、严禁擅自为私人打印、复印材料,违犯者视情节轻重给予10—100元罚款处理。

4、公司发出的传真使用统一的传真格式。见附件。

5、公司的各种公文及内部交流的文字性材料执行统一的排版要求:

使用公司统一的页眉、页脚;

标题:黑体,小二号字,加粗;

正文:仿宋_GB2312,小四号字;

页面设置:上2、54 厘米,下2、54 厘米,左2、8 厘米,右2、8 厘米;

段落为两端对齐,1、5倍行距。

(三)、办公用品购置领用规定

办公用品分消耗品与管理品两种:

1、消耗品。铅笔、油笔、胶水、胶带等。

2、管理品。剪刀、裁纸刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、计算器等。

3、消耗品办公人员按需领用,注意节约。

4、管理品限人员使用,列入移交转送。如有故障与损坏,可以旧品换新品,如遗失或人为损坏将由个人或部门自购。

5、各部门每月3日前(遇节假日后延)报人事行政部办公用品使用计划,总经理批准后采购,当月八、九日发放。管理用品请领不受上述时间限制。各部门急需或临时性的采购需求,需各部门经理统一报采购计划,报总经理批准后,有采购人员统一采购,并按要求流程发放。

6、办公用品由行政专人负责管理,采购人员比价采购,人事行政部按工作需要发放。

7、设立“办公用品领用记录”,所需办公用品的部门到行政部门领用,办理出入库手续,控制办公用品领用情况,节约办公费支出。

8、办公用品只能用于办公,不得移作她用或私用。

9、所有员工要勤俭节约,杜绝浪费,努力降低消耗与办公费用。

(四)、档案管理:

1、档案。公司档案就是指研究开发与技术、人力资源、营销策划、经营管理、

行政法律、资本运作、对外联系、合同等一切活动中所形成的,以文字记载、图表、电子制品、音像制品等方式可存储的信息,资料载体。

2、档案的种类。公司档案的种类主要分为:行政类、经营类、产品技术类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、合同类及职工档案类。

3、责任部门。公司档案的保存管理部门为人事行政部。各类档案形成、整理后送交人事行政部做好归档工作。

4、收集、整理、归档。档案责任部门的收集、整理、归档分日常与年度两种方式进行。责任部门年度内使用频次不高的,要在档案形成后整理完毕即随时移交给人事行政部归档,使用频次较高与系列连续形成的档案,可依据实际情况每半年整理完毕移交行政部归档。

5、档案的留存。文字、图表等印刷品要有形成的文件(手写、手绘)及责任者,使用墨水书写,电子制品与音像制品要有备份。

6、档案查阅。公司工作人员查阅档案,必须办理查阅手续。非密级档案,由人事行政经理批准,涉及技术、商业等密级档案,由总经理批准。查阅档案要技术归还,不得转借。需要复制的应在复制前获得批准。所有查阅者负有保密责任。如有违反,承担相应责任。

7、档案销毁。因保管期限达到或再无保存价值的档案可进行销毁,销毁的档案编列详细目录,按密级管理,由责任领导审批,由包括监督人员在内二人以上负责销毁。

8、电子档案的管理:公司对每位员工的工作内容进行电子档案存档,每位员工干完每一项工作后,需及时到人事行政部门的备份硬盘内进行备份,同时进行登记。备份的工作内容做为员工工作考核的依据。

(五)、人员编制管理:

1、公司各部门实行定岗定编制,公司依据各部门的工作任务量,确定人员编制。

2、各部门人员的适用情况由部门经理确认,对于不适用岗位需求的员工进行及时的辞退或调岗。如因人员不能适用岗位工作而造成的工作滞后的,由部门经理负全责,对公司工作造成损失的,由部门经理承担赔偿。

3、部门经理应对本部门人员的工作情况进行考核,对人员进行科学合理的配置,同时有部门人员编制的建议权。