费用报销管理办法

关于下发《**集团费用报销管理办法》和《** 集团差旅费报销管理办法》的通知各有关单位：为了加强财务管理，提高费用管控水平，提升集团盈利能力，促进费用开支的节约化、制度化、程序化、规范化，结合集团公司实际情况，特制定本办法，请各单位转发至部门，并组织宣传和贯彻执行。

执行过程中发现的问题请及时反馈给财务审计部，以便我们完善和修订。

二○一二年十月九日主送：**********************抄送：*****************************集团费用报销管理办法（试行）第一章总则第一条为了加强财务管理，提高费用管控水平，提升集团盈利能力，促进费用开支的节约化、制度化、程序化、规范化，结合集团公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称“费用”，是指公司零星物资采购（不需签订合同的零星材料、办公用品、工具配件等）以及公司组织生产经营和管理所发生的差旅费、办公费、运输费、招待费等。

第三条费用开支遵循“计划安排，逐级签批，预算控制，加强监督”的基本原则。

第四条借款和报销的审批均采用“三级授权”的方式，即：额度内的一般性费用由分管领导审批，超额度和预算外费用由总经理审批，非经营性开支及特殊费用由董事长审批。

第五条本办法适用于集团所属工业企业。

第二章借款管理第六条员工发生各项费用支出，原则上按照“先借后报、一事一借”的原则向公司申请借款，特殊情况员工可事先垫支500元以下的费用发生后报销。

员工借款需填制《借款申请单》，注明借款事由，经部门领导签字后，按以下审批权限办理：（一）2000元（含）以下的日常费用性借款，由分管领导和财务总监联合签批。

（二）5000元（含）以下的零星材料采购、工具配件采购，由分管领导和财务总监联合签批。

（三）超过以上权限的借款经分管领导签字后，由总经理和财务总监联签。

（四）紧急事项总经理因故暂时未能签字的，须事先电话向总经理请示，总经理可授权副总以上人员签字，事后由总经理补签。

第七条以下款项为非经营性开支，需在总经理签字后由董事长签批：（一）同一事项超过5000元（含）的业务招待费、慰问费或协调费。

（二）同一事项超过5000元（含）的非工资性奖金或奖励。

（三）10000元（含）以上的现金借款或支出（包括对非公账户汇款）。

（四）个人向公司借支与生产经营无关的款项。

第八条公司财务总监和总经理借支款项，均由董事长签批。

第九条财务付款流程：（一）财务部门收到《借款申请单》后，由会计人员填制付款凭证。

《借款申请单》审批不全的，财务人员不得越权办理。

（二）出纳人员审核《借款申请单》与付款凭证无误后，在付款凭证上签章，借款人在付款凭证上签字，出纳人员根据付款凭证记载的金额向借款人支付款项。

现金支付的，出纳人员需在付款凭证上加盖“现金付讫”章。

（三）会计人员未填制付款凭证的，出纳人员不得支付款项，严禁白条抵库和坐支现金。

第十条员工个人借款实行“前账不清，后账不借”的规定。

原则上与生产经营有关的借款应在一个月内清账，非经营性借款在三个月内清账，特殊情况需向总经理和董事长书面说明。

到期未清账的，财务人员有权拒绝其再次借款，经总经理同意后从其当月工资中扣除所借款项予以冲账。

第三章报销管理第十一条费用报销采用分级控制的原则，各部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性、合理性以及预算额度的一级审查；财务人员负责对报销票据的合法性、真实性以及预算额度进行二级审查；财务总监和总经理进行最后的审核批准，超出总经理审批权限的由董事长批准。

第十二条报销人员必须凭真实、合规、有效的原始票据报销，严格控制白条和收据入帐，费用支出项目与所附票据不符的应有特别说明。

（一）原始票据包括税务机关统一印制的发票和财政部门监制的票据。

（二）原始票据上应注明购买或付款单位的名称（与本单位名称一致）、填制日期、经办人签名或盖章、货物或劳务的品名、规格、数量、单价、金额等要素，金额大小写一致并不得有涂改、挖补的痕迹，必须加盖合法印章。

（三）票据原则上不得跨年度报销，特殊情况需事先取得财务总监和总经理的同意。

第十三条涉及物资采购的费用报销应附物资入库单据或采购清单，有质量要求的物资必须有质量验收证明。

第十四条报销人应清晰、准确地填制《费用报销单》，将费用单据加以整理归类，区别费用性质分类粘贴，以便归类计算和整理。

第十五条费用报销流程：（一）报销人填制《费用报销单》并签字，将费用涉及的票据粘贴于报销单后，同时应在报销单上注明冲抵哪笔欠款以及补收补付情况。

（二）部门领导审核费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额差异的合理性，审核无误后在报销单上签署意见。

（三）报销人将《费用报销单》送交财务部门审核，财务部门重点对原始发票和单据进行合法性审核、复核费用金额以及报销人的个人借款情况、预算超支情况，审核无误后由财务人员签署意见。

（四）费用报销按以下权限办理审批：1、报销2000元（含）以下的日常费用，由分管领导和财务总监联合签批。

2、报销5000元（含）以下的零星材料采购、工具配件采购，由分管领导和财务总监联合签批。

3、超过以上权限的报销经分管领导签字后，由总经理和财务总监（五）财务总监对该费用涉及的财务制度、财经纪律以及公司管理制度的合规性进行审查并签署意见。

（六）分管领导和总经理对费用进行最后的审查和审批，并签署审批意见。

（七）非经营性开支一律由董事长签署审批意见后方可报销。

（八）公司财务总监和总经理报销款项，均由董事长签批。

（九）单项报销费用性款项10000元以上的由董事长签批。

（十）报销人应在3个工作日内将审批齐全的《费用报销单》交至财务部门，财务人员根据所附发票和清单内容填制凭证予以冲账或挂账，涉及补收补付现金的，应由报销人在凭证上签字，出纳复核后签章收付，加盖“现金付讫”或“现金收讫”章。

第十六条为提高效率，各公司统一报账时间为每周一和周四，其余时间不办理报销业务。

第四章日常费用报销一般规定第十七条日常费用主要包括差旅费、电话费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费、资料费等。

在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第十八条差旅费报销规定：（一）出差人员首先填写《出差申请单》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及借款金额等，并按审批程序和权限进行（二）出差人员应在出差归来5个工作日内办理报销事宜，结清借款。

（三）除驻点人员外，出差人员前款不清的一律不得再借差旅费。

（四）各公司应严格按照差旅费报销标准报销出差各项费用，不得超标准报销。

第十九条业务招待费报销规定：（一）业务招待费是指公司管理人员及各职能部门在业务往来中接待有关人员所发生的餐费、礼品费及其他相关费用，招待费报销原则上实行“事前申请，确认标准”的控制程序。

（二）业务招待费必须先借后报，在外办事期间需发生接待而无法事先借款的需电话向公司分管领导请示。

（三）业务招待费报销时需注明接待时间、事由和单位，发生的相关费用应附消费明细单或购物小票。

（四）所有业务招待费原则上应在发生后5个工作日内办理报销冲账手续，否则财务可拒绝办理。

第二十条办公费用报销规定：（一）办公费用由公司办公室统一计划管理，集中购置，并指定专人负责保管和发放。

（二）办公用品实行签字领用制度，并建立实物台账，详细登记办公用品的购进和发放情况。

（三）报销办公用品必须有正式发票，并附有供货单位加盖公章的出货单或电脑小票。

第二十一条汽车费用报销规定：（一）汽车油料由办公室指定地点添加，统一结算，因工作需要（长途出差等）现金加油的应由办公室主任在油票上签字。

（二）汽车每年一次性必须支出的费用，如保险费、车船使用税、年审费、检测费、路桥费等统一由办公室按报销程序和审批权限办理报销。

（三）车辆维修应指定维修厂，报销时要附上具体维修项目明细单，维修换件应将旧件交回办公室统一处理。

（四）因车辆违章产生的罚款、拖车费、保管费，一律由驾驶员本人承担，因驾驶员操作不当发生肇事而产生的保险赔款差额由驾驶员本人承担。

特殊事项需总经理提出特别处理意见。

第二十二条维修费用报销规定：（一）维修费用包括机器设备维修、房屋维修、办公设备维修，其中机器设备维修由生产部门和技术部门负责，房屋及办公设备维修由办公室负责。

（二）责任部门需确定是否需要维修、维修单位、计划费用、验收标准、款项支付等内容。

（三）维修涉及更换零配件的由责任部门提出意见，采购部实施；单次维修金额在1000元以上的均需签订维修合同。

（四）维修费用报销时必须有验收人和责任部门签字，约定有保修期的维修项目应按合同要求留足质保金，待质保期满后由使用部门出具说明方可支付。

第二十三条运输费报销规定：（一）货物运输宜采用定点运输的方式，运输费报销必须有正规货物运输发票，并附有运输明细清单。

（二）销售部门应复核清单上注明的车号、运输日期、收货证明是否一致，签字后再按程序报销。

（三）零星或单次运输必须有收货证明才能结算运输费用。

（四）严格控制航空运费，以各单位预算额度为限，超预算金额需经董事长审批。

第二十四条其他日常费用，暂按各公司现行规定核定报销，若有必要，由财务审计部制订补充规定予以规范。

各公司也可在本办法规定的原则下制订各项具体费用的实施细则，报财务审计部备案。

第五章财务监督第二十五条为促使各公司严格执行本办法，特授权财务部门进行监督。

第二十六条财务部门有权对票据不合规的费用、审批不全的费用不予借支或报销，特殊情况向董事长汇报后处理。

第二十七条财务部门按期清理欠款，对本办法下发后新增欠款三个月以上的人员发函要求限时报销，否则报经总经理同意后直接从其当月工资中扣除。

第二十八条财务部门应按预算额度对已发生的费用进行分析和预警，有超预算费用的情况应及时上报财务审计部。

第二十九条授权审批人员审批不严、越权办理借支或报销，由财务审计部进行处罚，在集团内通报，造成公司经济损失的负责赔偿。

第六章附则第三十条本办法试行期6个月，解释权归集团财务审计部。

第三十一条本办法由董事长签发，自下发之日起执行。

**集团差旅费报销管理办法（试行）第一章总则第一条为了保证因公出差人员工作与生活的需要，根据《**集团费用报销管理办法》的规定，本着“规范管理、合理开支、适度节约”的原则，结合集团的实际情况，特制定本细则。

第二条出差人员等级标准，以出差人员的现任行政职务为准。

第三条根据出差任务和目的，差旅费报销采用“谁受益、谁承担”的原则，计入相关部门费用，集团内借调人员出差的，由借入单位报销相关费用。

第四条本办法适用于集团公司本部及下属各工业企业。

第二章差旅费借款管理第五条差旅费借款、报销流程及审批权限按《**集团费用报销管理办法》有关规定执行。

第六条出差的控制及审核公司员工出差要事先定人员、定任务、定地点、定时间。

市外出差人员必须按要求在借款申请单上注明出差任务、人员、地点和路线交由领导审批，财务部门核实后按标准预支差旅费。