电子邮件规范

为规范公司邮箱的使用，现就邮件沟通礼仪、内容及签名等作以下规定，请大家仔细阅读、遵照执行。

邮件主题

1) 主题不要为空

. 主题为空会直接被收件人忽略当做垃圾邮件处理。

. 主题为空会让收件人不明所以，浪费时间。

2) 主题要明确

. 便于收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

3) 每封邮件一个主题

. 便于收件人针对主题回复。

. 便于日后查找。

邮件内容

1) 礼貌的称呼与问候。

在电子邮件中，恰当的称呼收件人，既显得礼貌，也明确提醒某收件人，要求其给出必要的回应。

2) 简明扼要的正文

. 正文要简明扼要，行文通顺，信息要阐述完整。

. 要尽可能避免拼写错误和错别字。

. 需要短时间反复往来沟通的事务可以选择“即时通”（多人参加可以使用“邀请多人呢会话”方式）或电话，邮件不宜当成论坛使用，以免造成邮件堆积，浪费邮箱空间，扰乱收件人。

3) 明确日期与时间

. 日期建议日期的表达方式为：“下周三（2012/03/07）”“下个月（2012年3月）”

. 时间标明“下午8:30”或采用24小时表示法：20:30

4) 注意附件

. 在邮件正文里面提示收件人查看附件。如“附件为会议记录，请注意查收。”

. 附件名称要有意义

. 附件的数目不宜过多，较多时应打包压缩成一个文件。

5) 附带签名档

.标准签名档：请按行政部提供的格式设置好个人邮箱的签名。

字体：黑体，大字14号，小字10号，黑色。

. 商务函机密文件可以添加以下内容

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重要提示：此邮件及附件具保密性质，包含商业秘密、受法律保护不得泄露。如果您意外收到此邮件，特此提醒您此邮件的机密性，请立即通知我们并从您的系统中删除此邮件及附件。如果您不是此邮件应当的收件人，请注意不可对此邮件及其附件进行复制或向他人透露其内容。

IMPORTANT NOTE:This transmission and any attachments may contain legally privileged and/or confidential information intended for a specific individual and purpose and is protected by law. If you received this transmission in error, notify the sender and delete the original transmission and its attachments without reading or saving in any manner. Any disclosure, copying, distribution, or taking of any action based on this message is strictly prohibited.

. 设置方法：

1) 网页邮箱设置签名

. 页面右上角“设置”→基本设置中“签名设置”→添加签名→编辑→确定

2) 闪电邮软件设置签名

. 邮箱→邮箱设置→信纸与签名→管理签名→新建签名→保存并关闭

邮件发送

1) 根据邮件需要谨慎处理抄送

. 不相关的人员不要抄送。

. 部门或系统内部未达成一致或未形成决议的内容不要大面积发送或抄送。

2) 及时回复

. 收到邮件后，应及时回复对方，不要置之不理。

. 注意，一旦点击“全部回复”后发送，将同时也会发往所有抄送者，同时被暗抄者地址信息将被公布于众。

3) 机密文件的发送方法

. 发送加密文件时注意密码与加密文件分别发送。

. 发送客户报价单、合同等资料时最好PDF化后发送。