会议筹备流程跟进表

备注
整理文件材料、存 将所有活动材料进行整理、存档，便于以后的工作学习。 档 会后跟进 整理参会客户的会后反馈，提交汇报上级。
会场检查（会议若 摆放横幅、展板。会前一天摆放好 在上午提前一天， 若在下午，可会议 调试电脑、投影仪、音响、话筒试音。会前一天进行调试确认。 当天上午准备） 会议当天提前2小时到达会场，检查会场事项（工作人员了解卫生 工作人员 间位置、餐厅位置，做好指引） 电脑、投影 茶歇准备 签到台 会中 会场引导 主持人 现场话筒传递 拍摄 提前打开，并把所需要的课件打开，观看效果并调整。电脑准备一 些音乐，作为暖场。 提前跟酒店工作人员沟通茶歇时间，茶歇用的水果、甜点及饮品等 入场处设置签到台，两人负责签到和发放资料袋 引导讲者及领导根据排好的桌牌入位；会议开始前会场还没坐满 的，迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动现场。 做好会议内容安排，控制时间。安排主持人助手 。
ห้องสมุดไป่ตู้
□告知指示牌内容 □是□否 □是□否 是否需要餐券 需要就餐（就餐时间
地址
）
会议筹备工作安排
会议 阶段 任务分工
□桌数 □横幅 确定宣传内容，并 □海报 进行制作 □是□否 长 长
主要工作要求及内容说明
及临时加桌的处理 宽 宽 有电子显示屏 数量 数量 内容 内容 。 。 。
负责人 完成时间
备注
□公司简介易拉宝 产品宣传展板 □确定相关产品的宣传展板，制作易拉宝 □准备好激光笔（检查电池） □水牌 □欢迎牌 □工作牌 □备用插座 □便利贴 会场物资 □透明胶（或双面胶） □桌上水、笔、纸 □茶歇 □就餐用酒水 □会议桌花 □互动环节礼品 礼品内容 数量 。 □酒店提供 □酒店提供 □酒店提供 □自备 □自备 □自备 数量 。 。 。 内容 内容 数量 。 。 。
会议筹备工作安排
会议 阶段 任务分工
整理会场和物料 资料整理 会后 总结 会后宣传工作
主要工作要求及内容说明
整理会场所剩物料、资料等（投影仪、电脑、激光笔、横幅、展板 、资料、礼品、水等） 签到表、（调查问卷）、相片。 会后进行总结，分析好与不足。 用网络平台分享会议情况、传达会议信息。
负责人 完成时间
会议筹备工作安排
会议 阶段 任务分工 主要工作要求及内容说明 负责人 完成时间 备注
参会专家领导沟通 确定出席的专家领导，并沟通确定会议日期、演讲时长。 确定讲者及演讲议题； 讲者及议题 确定讲者简介及演讲PPT □纸质信函 邀请函的编制 □手机电子版 汇总需要发放邀请函的人员名单（姓名、单位） 邀请函发放 各自区域负责人负责自己区域的邀请函发放工作。 跟进并确定邀请函发放的进度及完成情况。 邀请函跟踪 对发出的邀请函进行跟踪，定期反馈客户的参会情况，针对参会人 数多少及时提出增加参会人数计划。 □主持人确定，主持稿 会议主持及领导发 言 □领导发言稿 □串场PPT □会场音乐 □制作会议签到表 会议用表 □制作会议流程表 □制作会议反馈表 □会议流程表 □产品彩页 会议资料准备及装 □礼品 袋 □产品目录 □纸袋 □确定会场地址 □场地费用 □是□否 □是□否 会前 会场租赁 □是□否 □是□否 □签约桌牌 数量 品种 礼品内容 数量 数量 。 。 容纳人数 停车券 有投影仪及投影幕布 有音响话筒，话筒 有主持台； □是□否 长的签约台及红桌布 内容 并安排打印 。 个 主持台有挡板 使用时间 。 。 。 数量 数量 。 。
互动环节需要观众发言时，需要事先安排人负责传递以及小礼品的 发放。 提前准备相机，为做好后期宣传和总结，对会议筹备。会前，会中 讲者讲课，观众听课情况，会议现场情况等进行拍照。 是否参会人员与讲者领导合影或公司人员讲者领导合影留念。
会议结束 若提供调查问卷，则需要签到台安排好会后问卷回收和礼品发放。