会议筹备流程跟进表

会议筹备工作安排
会议 阶段 任务分工
整理会场和物料 资料整理 会后 总结 会后宣传工作
主要工作要求及内容说明
整理会场所剩物料、资料等（投影仪、电脑、激光笔、Байду номын сангаас幅、展板 、资料、礼品、水等） 签到表、（调查问卷）、相片。 会后进行总结，分析好与不足。 用网络平台分享会议情况、传达会议信息。
负责人 完成时间
会议筹备工作安排
会议 阶段 任务分工 主要工作要求及内容说明 负责人 完成时间 备注
参会专家领导沟通 确定出席的专家领导，并沟通确定会议日期、演讲时长。 确定讲者及演讲议题； 讲者及议题 确定讲者简介及演讲PPT □纸质信函 邀请函的编制 □手机电子版 汇总需要发放邀请函的人员名单（姓名、单位） 邀请函发放 各自区域负责人负责自己区域的邀请函发放工作。 跟进并确定邀请函发放的进度及完成情况。 邀请函跟踪 对发出的邀请函进行跟踪，定期反馈客户的参会情况，针对参会人 数多少及时提出增加参会人数计划。 □主持人确定，主持稿 会议主持及领导发 言 □领导发言稿 □串场PPT □会场音乐 □制作会议签到表 会议用表 □制作会议流程表 □制作会议反馈表 □会议流程表 □产品彩页 会议资料准备及装 □礼品 袋 □产品目录 □纸袋 □确定会场地址 □场地费用 □是□否 □是□否 会前 会场租赁 □是□否 □是□否 □签约桌牌 数量 品种 礼品内容 数量 数量 。 。 容纳人数 停车券 有投影仪及投影幕布 有音响话筒，话筒 有主持台； □是□否 长的签约台及红桌布 内容 并安排打印 。 个 主持台有挡板 使用时间 。 。 。 数量 数量 。 。
备注
整理文件材料、存 将所有活动材料进行整理、存档，便于以后的工作学习。 档 会后跟进 整理参会客户的会后反馈，提交汇报上级。
□告知指示牌内容 □是□否 □是□否 是否需要餐券 需要就餐（就餐时间
地址
）
会议筹备工作安排
会议 阶段 任务分工
□桌数 □横幅 确定宣传内容，并 □海报 进行制作 □是□否 长 长
主要工作要求及内容说明
及临时加桌的处理 宽 宽 有电子显示屏 数量 数量 内容 内容 。 。 。
负责人 完成时间
备注
□公司简介易拉宝 产品宣传展板 □确定相关产品的宣传展板，制作易拉宝 □准备好激光笔（检查电池） □水牌 □欢迎牌 □工作牌 □备用插座 □便利贴 会场物资 □透明胶（或双面胶） □桌上水、笔、纸 □茶歇 □就餐用酒水 □会议桌花 □互动环节礼品 礼品内容 数量 。 □酒店提供 □酒店提供 □酒店提供 □自备 □自备 □自备 数量 。 。 。 内容 内容 数量 。 。 。
会场检查（会议若 摆放横幅、展板。会前一天摆放好 在上午提前一天， 若在下午，可会议 调试电脑、投影仪、音响、话筒试音。会前一天进行调试确认。 当天上午准备） 会议当天提前2小时到达会场，检查会场事项（工作人员了解卫生 工作人员 间位置、餐厅位置，做好指引） 电脑、投影 茶歇准备 签到台 会中 会场引导 主持人 现场话筒传递 拍摄 提前打开，并把所需要的课件打开，观看效果并调整。电脑准备一 些音乐，作为暖场。 提前跟酒店工作人员沟通茶歇时间，茶歇用的水果、甜点及饮品等 入场处设置签到台，两人负责签到和发放资料袋 引导讲者及领导根据排好的桌牌入位；会议开始前会场还没坐满 的，迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动现场。 做好会议内容安排，控制时间。安排主持人助手 。
互动环节需要观众发言时，需要事先安排人负责传递以及小礼品的 发放。 提前准备相机，为做好后期宣传和总结，对会议筹备。会前，会中 讲者讲课，观众听课情况，会议现场情况等进行拍照。 是否参会人员与讲者领导合影或公司人员讲者领导合影留念。
会议结束 若提供调查问卷，则需要签到台安排好会后问卷回收和礼品发放。