项目沟通计划

Why?
提供信息： 提供信息： ----事实 “我们的开发成本控制在预算的 事实 我们的开发成本控制在预算的90%以 以 内” ----意见 “为什么我们不采用模糊查询技术” 意见 为什么我们不采用模糊查询技术” ----解释 “我迟到的原因是时间变化没有人通知 解释 我” ----感受 “显而易见我们应该改善界面管理” 感受 显而易见我们应该改善界面管理” 获取信息： 获取信息： ----提问 “你用什么方法过滤掉作废的 地址” 地址” 提问 你用什么方法过滤掉作废的IP地址 ----需求 “我想知道你周三的安排” 需求 我想知道你周三的安排” ----表白 “我很想听听你对我的看法” 表白 我很想听听你对我的看法”
Why?
报告、记录、备忘录 报告、记录、备忘录/
简讯、说明书 简讯、 编制合同文件 ……
1. Why?
项目经理的素质
wenku.baidu.com• 领导： 领导：
– 确定方向 – 团结群众 – 激励与动员 问题解决： 问题解决：
问题识别 决策
• 沟通 • 谈判
对组织施加影响： 对组织施加影响：
权力的运用 政治手段
副总经理
企 划 部 会 管 物
会 展 之 星 经 营 部 部 营 经 乐 娱 饮
餐 … …
沟通技能
• 书面和口头、听和说。 书面和口头、听和说。 • 内部的（项目内）和外部的（与顾客、媒体、 内部的 （ 项目内） 和外部的（与顾客、媒体、 公众等） 公众等）。 • 正式的 （报告 、摘要等） 和非正式的（ 备忘 正式的（报告、摘要等）和非正式的（ 专题谈话等） 录、专题谈话等）。 • 纵向的（组织上下）和横向的（与同级）。 纵向的（组织上下）和横向的（与同级）。
• “在20分钟的时间里，罗斯福先生脸上表 在 分钟的时间里 分钟的时间里， 现出诧异、好奇、故作吃惊、 现出诧异、好奇、故作吃惊、真正的兴 焦急、卖弄、担心、同情、坚决、 趣、焦急、卖弄、担心、同情、坚决、 坚定、尊严和无比的魅力，但是， 坚定、尊严和无比的魅力，但是，他几 乎没有说出什么真正的东西” 乎没有说出什么真正的东西” ----约翰《回忆罗斯福》 约翰《 约翰 回忆罗斯福》
什么妨碍了沟通
缺乏明确的目标 信息传导的错误 感觉和态度的问题 环境的影响 信息传递的环节
影响沟通的因素
洞察力 文化交流 性别 社会语言学 组织文化
倾听
投入程度 采用开发的姿势 面对讲话人， 面对讲话人，身体前倾 从不打断 对相关问题发问 觉得很放松但很投入 我尽力排除干扰 计分 1234567 1234567 1234567 1234567 1234567 1234567 我们保持良好的目光接触 1234567
PMBOK体系图示 体系图示
启动 控制 执行 计划 结束
• • • • • • • • •
项目集成管理 项目范围管理 项目时间管理 项目成本管理 项目质量管理 结束 控制 人力资源管理 项目沟通管理 计划执行 启动 项目风险管理 项目采购管理 可行性 设计 施工
研究
试运行 保修
PM9大知识领域与项目管理过程 大知识领域与项目管理过程
启动 项目集成管理 项目范围管理 项目时间管理 项目成本管理 项目质量管理 人力资源管理 项目沟通管理 项目风险管理 项目采购管理 沟通 计划 信息 发布 绩效报告 管理项目干系人 计划 执行 控制 结束
2. 项目沟通管理
2.1. Communications Planning －沟通计划 2.2. Information Distribution－信息发布 － 2.3. Performance Reporting －绩效报告 2.4. Manage Stakeholders －管理项目干系人
1.2 什么是沟通
• The exchange of thoughts, messages, or information, as by speech, signals, writing, or behavior. – 通过说话、信号、书写或行为来交换思想、消息 通过说话 信号、书写或行为来交换思想、 说话、 来交换思想 或信息 • A process through which information is exchanged among persons using a common system of symbols, signs, or behaviors. • 是指信息通过预先设定好的符号系统在个人间传递 的过程。 的过程。 • 是为了设定的目标，把信息、思想和感情在个人或 是为了设定的目标，把信息、 群体间传递的过程。 群体间传递的过程。
.1 输入 .1 工作绩效信息 .2 绩效度量 .1 输入 .3 完工预测 .1 沟通管理计划 .4 质量控制测量 .5 项目管理计划 .2 工具和技术 . 绩效度量基准 .1 沟通技能 .6 批准的变更需求 .2 信息收集和 .7 可交付成果 检索系统 .2 工具和技术 .3 信息发布系统 .1 信息演示工具 .4 经验教训总结过程 .2 绩效信息收集和汇总 .3 状态审查会议 .3 输出 .4 工时汇报系统 .1 组织过程资产 .5 成本汇报系统 (更新 更新) 更新 .3 输出 .2 请求的变更 .1 绩效报告 .2 预测 .3 请求的变更 .4 推荐的纠正措施 .5 组织过程资产 更新 组织过程资产(更新 更新)
2. 项目沟通管理
• 项目沟通管理这一知识领域包括保证及时与 恰当地生成、收集、传播、存储、 恰当地生成、收集、传播、存储、检索和最 终处置项目信息所需的过程。 终处置项目信息所需的过程。 .
要点：及时＋适当 要点：及时＋
工作内容：包括项目信息的 工作内容： 生成、收集、发布、储存、检索、最终处置 生成、收集、发布、储存、检索、
• “伟大的事业需要一颗真诚的心与人沟通” 伟大的事业需要一颗真诚的心与人沟通” • “我们两个人在场上的沟通相当重要，我们相互从 我们两个人在场上的沟通相当重要， 对方眼神、手势、表情中获取对方的意图， 对方眼神、手势、表情中获取对方的意图，于是我 们传、 突破、得分；但是， 们传、切、突破、得分；但是，如果我们失去彼此 间的沟通，那么公牛的末日来临了。 间的沟通，那么公牛的末日来临了。”
项目沟通计划
周 立 新 博士
北京大学软件与微电子学院
内容提纲
1. 项目沟通管理概论 2. 项目沟通管理内容 2.1 沟通计划编制 3. 项目沟通技巧
Why? 1.1 为什么沟通如此重要？ 为什么沟通如此重要？
人类是沟通的动物 管理者70%的时间用于与人沟通 管理者70%的时间用于与人沟通 项目经理需要花费90%或更多的时间来沟通 项目经理需要花费 或更多的时间来沟通
3.1. 沟通技巧
• 非语言沟通：身体语言（手势、眼神、空间和触摸） 非语言沟通：身体语言（手势、眼神、空间和触摸） 环境氛围、 环境氛围、组织文化 • 口头沟通：感情色彩 口头沟通： 应谨慎、主动、 应谨慎、主动、坦白明确 时间、 时间、场所选择 • 书面沟通： 书面沟通：
– 三种书面媒介： 三种书面媒介： • 面向个人：信件、记录和报告等 面向个人：信件、 • 面向法律：合同、协议、政策、指示、方针、程序等 面向法律：合同、协议、政策、指示、方针、 • 面向组织：手册、表格等 面向组织：手册、
沟通模型
干扰 发送者的经验区域 接收者的经验区域
发送者 编码者 个性滤网
信息
解码者 接收者 理解力滤网 反馈
理解力滤网
干扰
个性滤网
建设组织机构
xx中心投资建设有限公司董事会 xx投资建设有限公司 总经理 总经理办公室
XX会展中心
Xx会展中心建设领导小组
副总经理 业主代表 办公室 业主代表 （对工程建设的 业主代表） 计 财 部 部 部 部 总工室 工程 会 展 投 资 控 制 部 部 制 部 部 部 控 制 理 理 部 量 控 管 管 营 部 营 部 质 度 同 息 经 营 经 进 合 信 心 经 楼 中 心 合 中 综 议 务 室 会 商 发 事 资 开 人 物 经 … … 部 营
沟通的技巧
传媒的选择 写作风格——积极或被动的口吻、词汇选择 积极或被动的口吻、 写作风格 积极或被动的口吻 表达技巧——体态语言、直观手段的设计 表达技巧 体态语言、 体态语言 会议管理技术——准备议程，处理时间冲突 准备议程， 会议管理技术 准备议程
项目沟通管理
3. 沟通工具和技术
• 3.1. 沟通技巧 • 3.2. 信息处理技术 • 3.3. 知识管理
3.1. 沟通技巧
投入程度 我们没有目光接触 抱臂或翘腿 不与讲话人直接面对 不时打断 经常就一些不相关问题发问 觉得紧张但很难投入 没有采取任何措施排除干扰
有效聆听要避免：假装聆听、注意力分散、 有效聆听要避免：假装聆听、注意力分散、偏见和 固执、缺乏耐心、 固执、缺乏耐心、急于得出结论
3.1. 沟通技巧
3.1. 沟通技巧
谈判
• 驱动：双方利益 驱动： • 谈判的结果： 谈判的结果：
Why? 对项目经理的最大挑战： 对项目经理的最大挑战：
• 如何迅速建立起一个团 结高效和富有战斗力的 团队？！ 团队？！
项目经理的角色 • 整合者 • 沟通交流人： 沟通交流人： • 团队领导 • 决策者 • 氛围营造者
提供项目指导 决策 分配工作 指导行动 谈判 参加会议 市场销售 处理公共关系
项目沟通
• 项目需要有效的沟通以确保我们在适当的时间以低 代价的方式使正确的信息被合适的人所获得。 代价的方式使正确的信息被合适的人所获得。
• 沟通目的： 沟通目的：
– – – – – 保持项目进展 识别潜在问题 征求建议以改进项目绩效 满足客户需求 避免意外
• 项目早期，高度的面对面沟通对促进团队建设发展 项目早期， 良好的工作关系和建立共同愿望是特别重要的！ 良好的工作关系和建立共同愿望是特别重要的！
Why?
为什么要沟通
建议：目的是改变人们的行为方式， 建议：目的是改变人们的行为方式， 如 我建议你在需求评审后再做测试用例” “我建议你在需求评审后再做测试用例” 影响：用积极或消极的方式激发、 影响：用积极或消极的方式激发、劝说或 是鼓励他人， 你的程序再增加10%的 是鼓励他人，如“你的程序再增加 的 注释就更好了。 注释就更好了。
2.1 编制沟通计划
输入
.1 事业环境因素 .2 组织过程资产 .3 项目范围说明书 .4 项目管理计划 . 约束 . 假设 工具及技术 .1 沟通需求分析 .2 沟通技术
输出
.1 沟通管理计划
是项目管理计划中的一部分： 是项目管理计划中的一部分： 包含各种收集和存储信息手段的细节的文档结构 信息发布结构：信息种类、流向、发布方式…… 信息发布结构：信息种类、流向、发布方式 与OBS要有所对应 要有所对应 信息描述：格式、内容、详细程度、定义…… 信息描述：格式、内容、详细程度、定义 信息生成进度计划…… 信息生成进度计划 已计划信息的获取方法 项目沟通计划更新和深化的办法
项目沟通管理
10.1 沟通规划
.1 输入 .1 事业环境因素 .2 组织过程资产 .3 项目范围说明书 .4 项目管理计划 . 约束 . 假设 .2 工具和技术 .1 沟通需求分析 .2 沟通技术 .3 输出 .1 沟通管理计划
10.2 信息发布
10.3 绩效报告
10.4 管理项目干系人
.1 输入 .1 沟通管理计划 .2 组织过程资产 .2 工具和技术 .1 沟通方法 .2 问题日志 .3 输出 .1 问题得以解决 .2 批准的变更请求 .3 批准的纠正措施 .4 组织过程资产 (更新 更新) 更新 .5 项目管理计划 (更新 更新) 更新
会见和面谈
• 会见是一个社会性事件，是一个正式的、 会见是一个社会性事件，是一个正式的、 有目的的、 有目的的、预先安排好的谈话 • 影响双方互动的因素有：地点、洞察力、 影响双方互动的因素有：地点、洞察力、 期望和动机、内部压力、 期望和动机、内部压力、外部环境
– 选拔会见（面试） 选拔会见（面试） – 信息收集会见（头脑风暴、delphi） 信息收集会见（头脑风暴、 ） – 反馈与咨询会见(律师谈话） 律师谈话） 反馈与咨询会见 律师谈话