办公室工作实务.ppt
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办公室工作务实培训课件ppt(69张)
你是属于什么样的人才？
S（技能）才
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
A（态度）德
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办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
❖定义：
收文是收进外来发送本企业 的文件，即：凡是公司收进的 一切以文字作为表达工具的关 于商务的材料，都是收文。
怎样利用了解之窗？
相互尊重 共同交流
自己 别人
知道
不知道
知道
开放区 盲目区
不知道 隐藏区 未知区
开诚布公 实话实说
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如 何提高人际交往成功的效率,提出了一个名 为“约哈瑞窗户”的理论
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
虚心听取 认真回应
相互尊重 共同探讨
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办---办复 ❖ 3、公文管理： ❖ 制定立卷类目表 --- 归卷---调用---立卷---归档--- 销
毁
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文档管理与处理
文档的归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的；
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的；
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。
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办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
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应当开什么样会议？
低投入 高效能 A
高投入 高效能 B
S（技能）才
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A（态度）德
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❖定义：
收文是收进外来发送本企业 的文件，即：凡是公司收进的 一切以文字作为表达工具的关 于商务的材料，都是收文。
怎样利用了解之窗？
相互尊重 共同交流
自己 别人
知道
不知道
知道
开放区 盲目区
不知道 隐藏区 未知区
开诚布公 实话实说
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如 何提高人际交往成功的效率,提出了一个名 为“约哈瑞窗户”的理论
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
虚心听取 认真回应
相互尊重 共同探讨
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办---办复 ❖ 3、公文管理： ❖ 制定立卷类目表 --- 归卷---调用---立卷---归档--- 销
毁
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文档管理与处理
文档的归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的；
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的；
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。
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应当开什么样会议？
低投入 高效能 A
高投入 高效能 B
办公室工作实务培训课件PPT(33张)
会说 会写 会做事 会做人
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第三节 办公室秘书的职业素养
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会说 会写 会做事 会做人
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情景案例
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刘丽丽是一位刚满19岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。 她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报 小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有 味地阅读起来：
△某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良 好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验 者优先。
△某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，工作耐 心、细致，办事谨慎，有承受工作压力的心理素质，具有较强的英语听、说、写能力 以及一定的财务经验。
会2说007年会长写沙民会政做职事业技术会学做院人ISAS竞赛素养
1、基础知识 2、专业知识 3、相关知识
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会说 会写 会做事 会做人
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办公室秘书的知识素养
秘书知识素养
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基础知识
1 汉语知识 2 科学知识 3 外语知识 4 5 6
△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文 字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。……
刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告， 对应聘秘书的要求很具体，既有知识技能方面的条件，也有思想品质方面的要求，她 仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，刘丽丽决定报考秘书职业培训 学校，继续学习，提高自己的素质。
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第三节 办公室秘书的职业素养
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情景案例
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刘丽丽是一位刚满19岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。 她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报 小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有 味地阅读起来：
△某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良 好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验 者优先。
△某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，工作耐 心、细致，办事谨慎，有承受工作压力的心理素质，具有较强的英语听、说、写能力 以及一定的财务经验。
会2说007年会长写沙民会政做职事业技术会学做院人ISAS竞赛素养
1、基础知识 2、专业知识 3、相关知识
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办公室秘书的知识素养
秘书知识素养
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基础知识
1 汉语知识 2 科学知识 3 外语知识 4 5 6
△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文 字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。……
刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告， 对应聘秘书的要求很具体，既有知识技能方面的条件，也有思想品质方面的要求，她 仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，刘丽丽决定报考秘书职业培训 学校，继续学习，提高自己的素质。
《办公室工作实务》PPT课件
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精选课件ppt
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实践训练
（一）课堂讨论
1、办公空间的设计和布局需要考虑哪些主要因素？ 2、开放式或封闭式空间设计各有何优缺点？ 3、办公室内布置的一般要求是什么？
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实践训练
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2、 因为要赶经理下午开会要的一份材料，一上班，秘书孙琴就急急 忙忙坐到放在办公室角落里的电脑前，专心致志地准备起材料来。忙 碌了一会，她感觉有些异味，扭头一看才发现办公室窗户没开，她刚 打开窗户，电话响了，孙琴三步并作两步跑到了自己的办公桌前，拿 起电话，是一个客户找经理的电话，孙琴告之经理不在，对方要求留 言，孙琴赶忙去找可以用来记录的纸笔，在抽屉里翻找没有，又在堆 满文件、报刊及各种物什的办公室桌上寻找，终于在一堆零食下面找 到了纸笔。记录完毕，孙琴将其放到了临窗的经理的办公桌面上，然 后又回到电脑前。刚坐下来，营销科的一位员工来请孙琴帮他找一份 文件资料并要求复印，孙琴起身走到靠门的文件柜前找资料，可发现 光线太暗，看不清楚，又走到另一侧开灯，再回来找资料。文件找到， 孙琴利索地走到办公桌旁的复印机旁，很快就印好了。回到电脑前在 键盘上敲了没几下，突然，沙沙一阵响声，孙琴一抬头，发现天好像 要下雷阵雨的样子，眼看着自己放在经理桌面上的电话留言被风吹到 窗台上了，孙琴赶紧过来“抢救”，可一着急，不知道被什么绊了一 脚，“呯”的一声，她和风扇一起摔了个大跟斗，原来，前两天办公 室的空调坏了，还没修，因为天气热，孙琴用插板连接电插座，在电 脑旁边放了台风扇，孙琴就是被电线绊倒的。
是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室 工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔 独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体 （如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单a会lle做ry.c事om 会做人
《办公室实务管理》课件
《办公室实务管理》PPT 课件
简介：《办公室实务管理》PPT课件介绍现代办公管理的基本原则、管理手段、 常用工具和应用技巧，以及对企业和职场人士的意义和启示。
一、背景介绍
定义
办公室实务管理是指有效组织和管理办公室工作的一系列行为和措施。
作用
办公室实务管理可以提高办公效率、保障工作安全、节省时间和资源，促进协作和沟通。
办公用品
如笔、纸、文件夹等，提供日常办公所需的各 种用品。
通讯设备
如电话、传真机、复印机等，促进内外部沟通 和协作。
会议设备
如投影仪、音响设备、白板等，支持有效的会 议和演示。
四、办公室实务管理的重要管理手段
文件管理
建立科学的文件管 理制度，确保文件 的安全、完整和易 于查找。
信息管理
有效组织和处理各 种信息，保护信息 安全和隐私。
二、办公室实务管理的基本原则
1 效率原则
2 安全原则
通过合理规划、组织和控制，提高工作效 率和质量。
确保办公环境安全，预防事故和意外发生。
3 简洁原则
4 灵活原则
简化工作程序，减少冗余和不必要的环节。
根据实际情况灵活调整管理方法和流程， 适应变化的需求。
三、办公室实务管理的常用工具
电子设备
如电脑、打印机、扫描仪等，提高办公效率和 信息处理能力。
时间管理技巧
4
如制定优先级、避免拖延和合理规划 工作时间。
六、结语
办公室实务管理对现代企业的意义
提升组织效果和工作效率，促进创新和协作。
对职场人士的启示
重视综合素质和专业技能培养，不断学习和适应变化。
时间管理
合理安排和利用时 间，提高工作效率 和个人效能。
简介：《办公室实务管理》PPT课件介绍现代办公管理的基本原则、管理手段、 常用工具和应用技巧，以及对企业和职场人士的意义和启示。
一、背景介绍
定义
办公室实务管理是指有效组织和管理办公室工作的一系列行为和措施。
作用
办公室实务管理可以提高办公效率、保障工作安全、节省时间和资源，促进协作和沟通。
办公用品
如笔、纸、文件夹等，提供日常办公所需的各 种用品。
通讯设备
如电话、传真机、复印机等，促进内外部沟通 和协作。
会议设备
如投影仪、音响设备、白板等，支持有效的会 议和演示。
四、办公室实务管理的重要管理手段
文件管理
建立科学的文件管 理制度，确保文件 的安全、完整和易 于查找。
信息管理
有效组织和处理各 种信息，保护信息 安全和隐私。
二、办公室实务管理的基本原则
1 效率原则
2 安全原则
通过合理规划、组织和控制，提高工作效 率和质量。
确保办公环境安全，预防事故和意外发生。
3 简洁原则
4 灵活原则
简化工作程序，减少冗余和不必要的环节。
根据实际情况灵活调整管理方法和流程， 适应变化的需求。
三、办公室实务管理的常用工具
电子设备
如电脑、打印机、扫描仪等，提高办公效率和 信息处理能力。
时间管理技巧
4
如制定优先级、避免拖延和合理规划 工作时间。
六、结语
办公室实务管理对现代企业的意义
提升组织效果和工作效率，促进创新和协作。
对职场人士的启示
重视综合素质和专业技能培养，不断学习和适应变化。
时间管理
合理安排和利用时 间，提高工作效率 和个人效能。
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以便下次办公会议专题讨论。
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项目任务
办公室行政经理刘子文将全面负责公司新办公室室内 平面布局图的设计和文本方案撰写的工作，如果你是参会 的公司办公室的行政助理孙梅，会后你将在设计图和方案 中针对办公室的整体布局和室内布置提出哪些可行性的建 议？
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办公室工作实务
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第二章 办公室日常事务
学习目标
❖ 知识点： 了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求
❖ 能力点： 掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力
❖ 素质点： 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯
为宜，经理的办公室也应该相对独立、不受干扰为好。
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任务分析
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新办公环境室内布局应按工作流程和职位进行安排，
讲究合理有序，错落有致，功能清楚，互不干扰。另外， 室内光线、空气、温度以及色调、美化等也必须要充分考 虑。总之，让每个员工更愉悦，让每件工作更顺利，让每 样事成本更低，这是安排布局和室内布置时所追求的结果。
具有灵活性
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办公空间的整体布局
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2、办公空间设计模式
⑴ 封闭式空间设计
这是一种传统的常规式的部门办公空间设计。它是按 照办公室的主要职能设置分隔式的若干个相对独立的办公 室。适合于专业性、机要性强的办公工作。
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任务分析
作为公司领导，如此重要的新办公场所的平面设计和布局的任务
或许不会单独交给办公室秘书孙梅来完成，但孙梅可以参与其中，也 可以利用自己所掌握的专业知识和经验主动献言献策，积极提出建议， 这正是办公室秘书做好辅助管理、当好参谋助手的职责之所在。
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办公空间的整体布局
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办公空间的整体布局
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办公室环境的管理是指对办公室自然环境进行
科学合理的设计、布置和组织，使其符合秘书工作 的需要，从而提高工作效率和质量。它主要指的是 对上司办公环境、秘书个人办公环境以及公共办公 环境的管理。秘书应协助上司做好相关服务性工作， 努力营造一个和谐、美观、有序、方便和安全的办 公环境。
如何做好新办公环境的整体平面设计和室内布局，孙秘书不妨从 如下方面考虑，提出自己的建议：
办公空间是一个单位开展经营活动所必需的，也是一种必须积的空间中获 取单位的最大效益是在选择和设计办公结构和布局时必须考虑的，因 此首先必须要有成本意识，也要考虑单位经营的性质和内容、空间需 要多少个部室等，从宏利公司目前的实际情况来看，新办公环境采用 大的开放式或半开放式的设计是比较理想的选择，各办公区域用站立 并能够移动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。 但大量销售引出的财务部门工作量会很大，现金和支票的的交流和保 管极为重要，因而公司财务部应该设置为安全和保密的封闭式办公室
1、不适合机密性工作 2、易受干扰，很难集中注意力 3、工作中噪音太大易影响他人 4、难于做到保障公共空间和私人空
⑵ 开放式空间设计
是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室 工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔 独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体 （如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单元里有独立 使用的办公设备。
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第一节 办公环境的管理
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情景案例
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宏利公司这几年发展势头良好，业务量扩大，公司原来
的旧办公大楼已不能满足公司发展的需要，公司高层准备乔 迁新址，租用了某写字楼一层的大厅。公司的肖总在办公会 上介绍了他对于公司新址办公环境的设计构想，如他将整个 一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式和半开放式办公 空间，大厅大门左边用作产品展厅，大门右边作为公司办公 区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。办公 会上肖总要求各部门负责人计划各部门必须添置的办公设备， 并要求公司办公室拿出公司新办公环境的设计、布置方案，
1、安全、保密 2、工作不受干扰，适合专
业性工作
3、保证员工隐私
1、空间利用成本高 2、工作流程不通畅，难于交流 3、难于监督员工的活动
1、打破地位、级别障碍， 增加平等感
2、工作单元灵活机动，随 需要而变
3、既独立又便于联系，工 作流程通畅
4、易于监督员工的工作活 动
5、降低能源、设备、建筑 成本，减少占地面积
会2说00w7w年会w.t长写hem沙eg民a会ll政er做y职.c事o业m 技术会学做院人ISAS竞赛选题
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办公空间的整体布局
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1、设计和布局需要考虑的主要因素
⑴ 空间利用的成本。 ⑵ 办公室的主要职能。 ⑶ 办公室工作流程。 ⑷ 机构的建制和员工的人数。 ⑸ 办公室随单位组织发展变化的变更，空间布局应
办公空间的整体布局效果图
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办公空间的整体布局效果图
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办公空间设计模式
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办公空间模式
优点
缺点
封闭式设计 开放式设计
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项目任务
办公室行政经理刘子文将全面负责公司新办公室室内 平面布局图的设计和文本方案撰写的工作，如果你是参会 的公司办公室的行政助理孙梅，会后你将在设计图和方案 中针对办公室的整体布局和室内布置提出哪些可行性的建 议？
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第二章 办公室日常事务
学习目标
❖ 知识点： 了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求
❖ 能力点： 掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力
❖ 素质点： 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯
为宜，经理的办公室也应该相对独立、不受干扰为好。
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新办公环境室内布局应按工作流程和职位进行安排，
讲究合理有序，错落有致，功能清楚，互不干扰。另外， 室内光线、空气、温度以及色调、美化等也必须要充分考 虑。总之，让每个员工更愉悦，让每件工作更顺利，让每 样事成本更低，这是安排布局和室内布置时所追求的结果。
具有灵活性
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2、办公空间设计模式
⑴ 封闭式空间设计
这是一种传统的常规式的部门办公空间设计。它是按 照办公室的主要职能设置分隔式的若干个相对独立的办公 室。适合于专业性、机要性强的办公工作。
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作为公司领导，如此重要的新办公场所的平面设计和布局的任务
或许不会单独交给办公室秘书孙梅来完成，但孙梅可以参与其中，也 可以利用自己所掌握的专业知识和经验主动献言献策，积极提出建议， 这正是办公室秘书做好辅助管理、当好参谋助手的职责之所在。
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办公室环境的管理是指对办公室自然环境进行
科学合理的设计、布置和组织，使其符合秘书工作 的需要，从而提高工作效率和质量。它主要指的是 对上司办公环境、秘书个人办公环境以及公共办公 环境的管理。秘书应协助上司做好相关服务性工作， 努力营造一个和谐、美观、有序、方便和安全的办 公环境。
如何做好新办公环境的整体平面设计和室内布局，孙秘书不妨从 如下方面考虑，提出自己的建议：
办公空间是一个单位开展经营活动所必需的，也是一种必须积的空间中获 取单位的最大效益是在选择和设计办公结构和布局时必须考虑的，因 此首先必须要有成本意识，也要考虑单位经营的性质和内容、空间需 要多少个部室等，从宏利公司目前的实际情况来看，新办公环境采用 大的开放式或半开放式的设计是比较理想的选择，各办公区域用站立 并能够移动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。 但大量销售引出的财务部门工作量会很大，现金和支票的的交流和保 管极为重要，因而公司财务部应该设置为安全和保密的封闭式办公室
1、不适合机密性工作 2、易受干扰，很难集中注意力 3、工作中噪音太大易影响他人 4、难于做到保障公共空间和私人空
⑵ 开放式空间设计
是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室 工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔 独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体 （如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单元里有独立 使用的办公设备。
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宏利公司这几年发展势头良好，业务量扩大，公司原来
的旧办公大楼已不能满足公司发展的需要，公司高层准备乔 迁新址，租用了某写字楼一层的大厅。公司的肖总在办公会 上介绍了他对于公司新址办公环境的设计构想，如他将整个 一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式和半开放式办公 空间，大厅大门左边用作产品展厅，大门右边作为公司办公 区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。办公 会上肖总要求各部门负责人计划各部门必须添置的办公设备， 并要求公司办公室拿出公司新办公环境的设计、布置方案，
1、安全、保密 2、工作不受干扰，适合专
业性工作
3、保证员工隐私
1、空间利用成本高 2、工作流程不通畅，难于交流 3、难于监督员工的活动
1、打破地位、级别障碍， 增加平等感
2、工作单元灵活机动，随 需要而变
3、既独立又便于联系，工 作流程通畅
4、易于监督员工的工作活 动
5、降低能源、设备、建筑 成本，减少占地面积
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1、设计和布局需要考虑的主要因素
⑴ 空间利用的成本。 ⑵ 办公室的主要职能。 ⑶ 办公室工作流程。 ⑷ 机构的建制和员工的人数。 ⑸ 办公室随单位组织发展变化的变更，空间布局应
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优点
缺点
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