现代秘书学教程(第一章)

高级秘书的七大高人之处：
第一高：综合素质要求更高 第二高：责权更重 第三高：薪水更高 第四高：表达能力更高 第五高：发展愿望更高 第六高：道德水平要求更高 第七高：成就感更高

第二节 秘书工作的内容和作用
• 一、秘书工作的概念
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《现代秘书学教程》
主讲人 杨玉梅

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第一章 秘书与秘书工作

学习目的
• 如何适应就业竞争? ——有知识、技能、综合文化素质、创新能力
全国人才市场供求信息来看，招聘数量排在前十位 的专业中就有文秘专业人才

案例分析
• 顾全大局 维护领导威信 一天， 某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时 ，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局 长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示 局长如何处置。局长此时正忙于局里的业务，不想见谭某，非常干脆 地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张 科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去， 有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离 开了秘书科。 约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到 却看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科 长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答 。张科长顿感浑身一阵冰凉。 原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办 公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招 呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品 质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始 感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应 注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对 人解释此事，听到议论，也一笑置之。

案例：小刘的困惑
• 小刘毕业后在市委机关工作虽只是一名普通的文秘工作人员工作 辛苦生活清苦但在一般人看来这仍是一份不错的“差使”。因为能够 在“市委首脑机关”工作对许多人来说是可望而不可及的。他也常因 此而自豪但也有感到尴尬的时候。 • 比如过节回家与亲朋好友聊天时或因工作关系与其他部门的人打 交道时谈起工作单位当说起自己在市委办公室工作时听到的第一句话 大多是“好”或“有前途”之类但接下来多问“在给谁当秘书”每当 此时小刘总不好意思地回答“惭愧我不是哪位领导的专职秘书只是市 委办公室的一名普通工作人员。”听了这样的回答不知是不是小刘过 于敏感总觉得他们的态度多少都因为他不是某位领导的专职秘书而发 生了变化或失望、或遗憾甚或看轻。 • 原以在“市委首脑机关”工作为荣的小刘经过多次这样的尴尬之 后不免产生了几许困惑： • 秘书仅指领导的“专职秘书”或称贴身秘书吗？

秘书的来由
• “秘书”一词在我国最早出现于汉代，最 初的涵义不是指人，而是指物： • 一是指宫中秘藏之书。 • 二是指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的 谶讳、图箓之书。
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到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书” 一词才开始用来作为官员职务的名称。


第四节秘书工作的基本规律
一、秘书工作基本矛盾的地位 （一）它贯穿于秘书工作发展过程的始终 （二）它制约着秘书工作的其他矛盾 （三）它规定了秘书工作的性质和任务

二、秘书工作基本矛盾的运动 （一）领导者的辅助需求是推动秘书工作基 本矛盾运动的主导因素 （二）秘书工作者的辅助水平，对提高领导 效能有直接而重要的影响 （三）秘书工作基本矛盾的运动轨迹 三、秘书工作基本矛盾的性质 四、秘书工作基本规律的内涵

（三）按照主动程度分类 1、跟随性秘书工作 2、主体性秘书工作 （四）按照业务范围分类 1、通用性秘书工作 2、行业性秘书工作

三、秘书工作的内容
（一）文字工作 （二）文书工作 （三）信息工作 （四）协调工作 （五）督查工作 （六）信访工作 （七）方案和提案工作 （八）机要工作

（二）按业务范围分类 1、通用秘书：通才型 2、行业秘书：专业型

二、秘书的分类
（三）按工作岗位分类 1、综合秘书：总经理助理 2、专项秘书：文字秘书、机要秘书、事务秘书
（四）按辅助对象分类 1、集体秘书：辅助领导群体 2、个人秘书：辅助某位领导
• “秘书”这个字眼可以说是一个翻译名词，即英 文 Secretary 这个词又是从罗马时代的 Secretarius而来，意为守密的人(the keeper of secret)。 • 到了十五及十六世纪，开始有所谓的国际贸易， 秘书的地位也显著地提升。 • 到了1880年末期，由于“写字机”的发明，许 多妇女才因此有了机会进入这一行。 • 1930年代以后，男性秘书逐渐减少，女性秘书 越来越多。

职业等级
• 职业等级：本职业共设三个等级，分别为初级(国家职业 资格五级)、中级(国家职业资格四级)、高级(国家职业资 格三级)。 • 职业能力特征： • 具备较强的文字与语言表达能力 • 综合协调与合作能力 • 逻辑思维与分析能力等。

第三节
秘书工作的特征
一、秘书工作的一般特征 （一）机要性与群众性相统一
（二）综合性与专业性相统一 （三）事务性与思想性相统一 （四）被动性与主动性相统一 （五）经常性与突击性相统一

二、秘书工作的本质特征
（一）贴近领导核心，辅助领导工作 （二）不在领导职位，参谋领导之政 （三）没有领导权力，隐含领导权力 （四）贯彻领导意图，反映群众利益 人们常常把秘书部门称为 “关口”或“窗口 ” 所谓“关口”，是指在一个机关里，秘书部 门要负责把住文字关、用印关、保密关等。 • 所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来 访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由 秘书部门出面办理。

（九）会议工作 （十）接待工作 （十一）随从工作 （十二）值班工作 （十三）印信工作 （十四）通讯工作 （十五）其他工作

四、秘书工作的作用
（一）参谋助手作用 （二）沟通协调作用 （三）督促检查作用

人员组成
秘书 秘书工作者 机要人员 秘书首长

二、秘书的分类
（一）按职业性质分类 1、公务秘书： 为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企 事业单位服务的秘书。 • 公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调 ，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制 上属于所服务的机关或单位。 • 我国的秘书人员，多数属于公务秘书。 2、民间秘书

案例
高级秘书的过人之处 他们是被这样描述的一个特殊群体，外表靓丽、谈吐 高雅、学历大学本科以上，都能讲一口流利的英语；多年 的外企工作经历使他们具有良好的沟通、判断和预见能力 ；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪基本在8000元以 上。这些白领丽人被称作“高级秘书”，包括跨国公司的 首脑秘书，董事会秘书，地区总裁秘书等。 随着中国加入WTO，越来越多的外资企业进入我国， 我国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级 秘书已成为人才市场上的珍惜资源。

2.秘书概念的界定
• 狭义：掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务 的专门人员。 • 广义：在领导者身边或中枢机构工作，以办文、 、办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的 专门人员。 • 《秘书国家职业标准》职业定义：秘书是专门从 事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常 事务并为决策及实施提供服务的人员。
第一节
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秘书的分类与分层
一、秘书的概念 （一）不同秘书概念之比较 1、比喻式概念：参谋、助手 2、列举式概念：词语诠释 3、指事式概念：职务、职业、职位 4、指人式概念：某类人类 （二）秘书概念的界定 1、揭示秘书概念的方法

秘书的定义、秘书学与决策学的关系 二、秘书学与管理学的关系 三、秘书学与行政学的关系 四、秘书学与文书学的关系 五、秘书学与应用写作学的关系 六、秘书学与心理学的关系 七、秘书学与公共关系学的关系


三、秘书的分层
（一）从组织级别上区分 1、中央秘书层 2、地方秘书层 3、基层秘书层 （二）从辅助功能上区分 1、决策辅助层秘书 2、事务处理层秘书 3、技术操作层秘书

（三）从职位分类上区分
1、高级公务员层秘书 秘书长、办公厅（室）主任。 2、中级公务员层秘书 中级秘书，是指办公厅（室）主任及其下属 的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。 3、初级公务员层秘书 初级秘书，是指在办公厅（室）、秘书处（ 科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、 联络、会务工作和办理其它事务工作的人员。
• 秘书工作有广义和狭义两种。
• • 广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作； 狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工 作，即人们通常所说的秘书业务工作。

第二节 秘书工作的内容和作用 • 二、秘书工作的类型 （一）按照辅助内容分类 1、秘书工作 2、秘书性工作 （二）按照工作态势分类 1、程序性秘书工作 2、非程序性秘书工作

办事小贴士
• 秘书为领导班子服务应遵循的原则
（一）遵守领导班子组织法规的原则。 （二）遵守职权划分、单向请示原则。 （三）恪守对所有领导成员“一视同仁”的原则。 （四）坚持有利于领导班子成员团结的原则。

办事小贴士
• 正确处理与领导者的关系 （一）尊重而不阿谀奉承 （二）主动而不越位脱轨 （三）服从而不盲目附和 （四）诚实而不作假弄权 （五）沟通而不封闭堵塞 （六）挡驾而不阻拦干涉