酒店采购管理制度

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采购管理制度

为了规范酒店采购程序，降低酒店的经营成本，保证各项物资的正常供应，特制定本制度。

一、采购人员必须以经营部门的需要为中心，根据“货比三家，质优价廉”的原则，准时、保质、保量的完成各项物品的采购工作。

只有采购人员才能给供应商下达采购指令，其他任何人下达的采购指令都是无效的，总仓有权拒绝验收。

二、采购程序：

⑴使用部门需要采购物资时，必须填写《采购申请单》（采购申请单必须明确：物品名称、规格型号、质量要求、数量、要求到货时间等）；

⑵使用部门经理核准；⑶送总仓确认；⑷报采购负责人和财务部经理审核；⑸报总经理审批，采购人员才可采购。

《采购申请单》一式四联，第一联(白)留采购部存档，第二联（红）交财务部核算，第三联（绿）交总仓作为收货凭据，第四联（黄）交申购部门备查。

三、采购部业务操作程序：

⑴按经过批准的《采购申请单》的要求多方询价、选择、填写价格及供应商的调查表；⑵向采购负责人汇报询价情况，呈报调查表，经总经理批准后，确定最佳采购方案；⑶按照确定的采购方案进行采购；⑷到货后，送总仓验收，按规定办理入库手续；⑸如果验收时发现问题，应立即通报采购负责人，并提出处理意见；⑹将到货的品种、数量、付款情况通报申购部门；⑺将货物发票、验收单、采购申请单或采购合同一并交财务部审核，并办理报销或结算手续。

四、使用部门需要采购物资时，应该提前3天提出采购申请，批量采购或岛内购买不到的物资必须提前30天提出采购申请。如果紧急需要时，应该填写《紧急采购申请单》，知会财务部或采购负责人，直接报总经理批准后，即可交采购人员进行采购。

五、酒店成立专门的市场价格调查小组，价格调查小组成员由使用部门经理、使用部门相关人员、采购负责人、采购人员、财务部经理、财务部成本主管以及总经理组成。价格调查小组负责对酒店计划采购的所有物资的价格进行市场调查，提出建议进货价格，并监督采购物资的价格执行情况。

六、酒店的蔬菜、水果、肉类的鲜货价格必须每月1日、15日，由价格调查小组进行一次市场价格调查，价格调查小组根据市场调查情况提出建议购货货价格，经使用部门经理、采购负责人、财务部经理审核后，报总经理批准，交总仓作为收货的依据。

任何人不得擅自修改已经经批准执行的进货价格。

七、大批量的物资采购必须签订购货合同，按照《合同法》和酒店有关的合同审批程序签署合同，并严格的按合同规定的内容进行收货。

八、采购人员采购的物资，无论是直拨，还是入库，都必须经总仓人员验收。

九、长期需用的物资，可以与有关工厂、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、品种、规格和供货要求。

十、采购人员报销或供货商要求付款时，必须提供合法的购货发票、总仓开出的验收单第三联（红）交财务部成本主管核对后，填制支付单，经使用部门经理或采购负责人、财务部经理审核，报总经理审批后，财务部根据资金情况予以报销或付款。

十一、如需退换货，由总仓人员填写“验收报告”，经申购部门经理或主管签名同意后，交采购部办理退换货手续。鲜活货物的验收必须由申购部门指定专人会同总仓人员进行验收，如发现问题，应尽量在当天内提出办理退换货手续，逾期由申购部门负责。

十二、采购人员接到印刷品稿件后进行付印，样稿出来后交使用部门核对签字确认后方可进行印刷。

十三、本制度经总经理批准生效。生效后，以前出台的与本制度不一致的有关规定，以本制度为准。

财务开支、费用报销管理制度

1、为了统筹安排资金，控制费用开支，酒店财务实行集中管理，执行总经理“一支笔”审批制度，财务开支、费用报销一律报总经理批准。

2、实行酒店财务开支计划管理，各部门根据经营目标，编制各自的经营费用控制计划，经财务部汇总后报总经理批准，并在此基础上编制财务计划。

3、差旅费报销规定：

A、为保证出差人员工作与生活的需要，本着利于工作、节约开支的原则，对出差人员的住宿费、交通费、伙食费实行“按级定标、按标控制、分项计算、累计考核、凭据报销、超标自负”的办法。

B、工作人员出差时须先填写“借款单”，写明出差事由、地点、人数、预计天数给预支金额等。按借款程序（经办人-部门经理-总经理-财务部经理）审批后，方可借支差旅费。

C、出差人员必须将以前借支的款项结清，才能借支本次差旅费。

D、工作人员出差住宿费、交通费、伙食费补贴天数，按自然（日

历）天数计算。

E、工作人员出差报销标准如下表：

标准职务交通费用住宿费市内交通补贴伙食费补贴

用补贴岛内岛外

总经理据实报销280 80 80 100

副总经理据实报销180 30 30 50

部门经理据实报销150 10 20 25

其余人员据实报销80 5 10 15

F、总经理出差超出标准部分据实报销。

G、营销人员差旅费报销标准：

职务标准伙食补贴交通补贴住宿补贴

营销总监60 30 220

营销部经理50 25 200

营销主管以下50 25 150

H、主管级以下人员（含主管）可以乘坐火车硬座、轮船三等舱以

下、汽车、中吧车或大巴车；部门经理可以乘坐火车硬卧、轮船三等舱以下、汽车、中吧车或大巴车；副总经理原则上可以乘坐飞机，但须总经理批准；以上各级人员工作需要乘坐飞机，经特别请示，报总经理批准后可以乘坐。总经理可以乘坐飞机。

I、因工作需要，随行职级低的工作人员，可享受同行高职级人员（或客人）同等待遇。

J、出差人员陪同客人（外宾）全天在餐馆就餐或已享受餐费据实报销的，不再给与出差伙食补贴。

K、出差期间发生的业务活动费，须事先请示总经理同意后方可开支。

M、销售人员出差，须事先向总经理提交出差报告。报告中必须写

明出差目的、促销对象、预期达到的效果、出差费预算等，总经理批准后方可开支。

N、外出参加会议的人员，会议期间安排食宿的，不再给补贴。

O、出差人员自带车辆的，不再给室内交通费补贴。

P、报销差旅费时必须将出差时间、地点、单据帐数及金额如实填写清楚，如发生餐费或购物单据，发票背面必须由经手人及部门经理签字，否则财务部不予报销。

Q、出差人员回店后，必须在一星期内到财务部办理有关报销手续。对超过规定期限的，财务部将按规定在其工资中扣回。

4、招待费用：

A、招待费用主要用于总经理为业务、工作需要与外单位的联络应

酬而开支的费用。

B、部门经理为使业务、工作取得预期的招待费（包括店内宴请、KTV消费等及店外发生的一切招待费）必须事先填写“宴请单”，注明宴请对象、事由、来客及陪同人数，预计金额等，经总经理批准后方可宴请。如特殊情况，事先来不及填写“宴请单”的，须电话请示总经理并于次日补签手续。违者挂经办人帐，并在其工资中扣取。

招待标准：一般客人30元/人特殊客人50元/人（以上

均含酒水）业务部门经理需发生的业务招待费，同样按以上规定执行，否则费用由责任人承担。

C、部门经理在大堂吧招待相关单位人员，只允许以茶水招待，同时应严格控制，招待茶水费限额：部门经理500元/月；营销部经理800元/月；总监以上人员1000元/月。不得用其他饮料、香烟等，违者由经办人自负。

5、通讯费开支的规定：

A、月定额标准：

标准职务费用标准

总经理据实报销

副总经理500

营销总监据实报销

一级部门经理300

二级部门经理200

营销部主管100

采购部主管250