董事会秘书实务

拟上市与上市公司董秘工作实操二○一○年九月目录第一部分董事会秘书的职责（概述）第二部分董事会秘书的日常工作第三部分董事会秘书工作实务第四部分董事会秘书的任职资格第五部分董事会秘书的权利第六部分董事会秘书的义务第七部分董事会秘书的特殊要求1、董事会秘书是上市公司与各证券监管机构（证监会、当地证监局、交易所、登记公司和信息公司等）联系的桥梁；2、董事会秘书是上市公司与保荐机构与保荐代表人（持续督导期内）联系的桥梁；3、董事会秘书要做好与其他中介机构（如律师、会计师和评估师）的沟通工作；4、董事会秘书要保持与政府部门的沟通、做好相关文件的报批工作；董事会秘书还要担负起一定的办公室的职责，及统对外宣传口径的工作；5、董事会秘书要做好与相关主流媒体（四大证券报社）的关系工作，及时掌握了解信息动态，做好媒体宣传报道工作，避免公司的负面报道；6、董事会秘书要负责好投资者（包括机构投资者）接待、电话咨询等工作，处理好投资者关系管理工作，维护好公司形象，推介公司价值。

定期组织公司年报网上业绩说明会及不定期组织其他网上说明会等；7、董事会秘书要处理好上市公司与大股东（控股股东，实际控制人）及中小股东、投资者之间的关系工作；8、董事会秘书要协调好上市公司（母公司，总部）与各分公司及其各职能部门之间的关系，尤其是要保持好和公司财务部门的随时沟通工作；9、董事会秘书要负责组织筹备“股东大会、董事会、监事会”的三会工作；准确、及时、完整对外披露公司定期报告、临时报告工作（交易所每年度会对上市公司的信息披露工作进行考核）；10、董事会秘书要负责公司内控制度的完善工作，公司的规范运作工作任重而道远，内控制度要根据相关法律法规的逐步深化完善及时建立健全并完善；11、根据监管要求，董事会秘书要定期组织公司董监高参加监管机构的培训，提高业务技能，强化规范运作意识。

鉴于此，董事会秘书配备好一个助手（证券事务代表），打造好一个部门（董事会办公室或证券部）是非常必要的，是法人治理结构不可或缺的一个环节。

一、每日工作：（每天开机三件事）1、登录深交所中小企业版网页，查看其他上市公司的信息披露报告，学习好的经验与作法，提高自家公司信息披露的业务水平，尽量减少监管老师的审核工作量；遇到重大或无先例事项，事先要和监管老师咨询沟通；从事董事会秘书这个职业，无小事，有就是大事了！多看看、多咨询汇报，很有必要！2、登录中国证监会网站，学习最新的法律法规，分析政策走向和监管部门对法规的解读倾向，了解证券市场上新的IPO或再融资申请，制作IPO和再融资的过会明细表。

3、查询主流媒体上关于本公司的最新信息，关注媒体对本公司及本行业内的相关报道，及时登录投资者关系互动平台，针对行业内最新出现的变化分析未来企业有可能遇到的问题，并提前做出应对计划（媒体危机公关能力）。

然后，看下深交所主板、创业板和上交所的公告及相关动态，要多看、多做工作记录！二、其他工作1、每天关注同行业的公告文件，关注中国资本市场状况和国家宏观经济形势情况，向公司管理层汇报相关信息并适当提出管理建议。

2、上市公司定期报告披露结束后，统计同行业的重要财务数据，找出差距，为公司经营管理水平提高提供支持。

3、收集最新的违规处罚事件，并分析违规现象的发生过程及处理结果，以规则、以实际案例做好警示文件提交公司高管学习，促进公司的规范运作。

4、做好股东名册的登记、保管和清理工作。

这是董事会秘书的一项基础性工作。

上市公司的股票在证券交易所挂牌交易，由证券登记结算公司托管，在登记结算公司备有公司完整的股东名册。

董事会秘书每月初必需定期查询并下载股东名册（包括冻结及锁定情况等），及时、准确掌握股东的情况，并在定期报告中披露公司股东户数和前十名股东的持股情况。

如控股股东发生变更、应及时公告。

5、按照《公司信息披露管理制度》的相关要求，强化上市公司敏感信息内部排查机制，严格执行信息披露事务管理制度的规定，进一步规范上市公司信息披露行为，每季度末就相关事项对大股东和实际控制人进行书面函证。

6、及时完成监管机构组织的公司治理专项活动、巡检和有关调查问卷工作，配合保荐机构和保荐代表人持续督导期间内的核查工作。

第三部分董事会工作实务一、IPO与再融资心得体会1、公司基本面良好（1）满足发行和再融资的基本条件：主体资格、独立性、法人治理结构、规范运行、财务与会计及纳税和补贴收入等方面；（2）募集资金投资项目内容清晰并规划完善：项目的可研报告、备案和环评文件齐全；项目实施地的土地、房产等基础条件应事先落实好。

2、各中介机构工作协调到位并组织有序：选择好中介机构很重要。

董事会秘书需对招股说明书、法律意见书及工作报告、审计报告和评估报告等文件逐份审阅。

每份文件中公司的历史沿革要统一对应无误；财务数据的勾稽关系要清楚。

3、协调好发改委部门对募集资金投资项目的无异议文件。

4、配合做好证监局的现场核查工作（向证监会申报材料之前）。

5、做好申报材料的补充材料工作：及时高质量的做好反馈文件的上报及封卷工作。

6、做好发行时的路演、推介及网上交流工作（聘请财经公司协调安排好）。

7、领取证券交易所信息披露的和登记结算公司的密钥并专人保管。

二、募集资金的使用与存放中小企业板上市公司募集资金管理细则（2006年7月制定，2008年2月修订）。

公司上市后，首先需要做好募集资金的使用与存放工作，这也是监管机构监管的重点之一。

审慎使用募集资金，不随意改变募集资金投向，如实披露。

目的：规范公司募集资金管理，提高募集资金使用效率；董事会：负责制定并有效执行《募集资金管理制度》。

所有募集资金存放在专项账户集中管理，专户数量不超过募集资金投资项目个数，募集资金到位后1个月内签署公司、保荐人和商业银行的“三方监管协议”，商业银行不履行协议，公司可以终止协议并注销该专户。

募集资金投向的限制：一般不得用于买卖股票、借予他人、委托理财、投资于以买卖有价证券为主营业务的公司，不得用于质押、委托贷款。

募集资金投资项目年度实际使用情况与计划差异超过30%的，应调整投资计划并予以披露。

特定情况下应检查募集资金投资项目的可行性和预计收益：（1）市场环境发生重大变化；（2）项目搁置时间超过一年；（3）项目逾期，投入金额未达到计划投入额的50%；（4）置换预先投入（募集资金到帐后6个月内完成）；（5）用闲置募集资金暂时补充流动资金，单次补充不得超过6个月（10%以上的补充需网络投票形式股东大会审议；进行风险投资后的12个月内，不得补充）；（6）内审部门至少每季度检查一次，并向审计委员会报告；（7）董事会对年度募集资金存放与使用情况出具专项说明；（8）会计师事务所出具募集资金年度专项审核报告；（9）独立董事可以聘请会计师事务所进行专项审计；（10）保荐机构至少每季度现场检查一次。

三、定期报告的制作流程每年1～4月为年报（应在2月底前披露年度业绩快报）；年报披露后召开年度股东大会及进行权益分派工作；7～8月为中报制作（7月底前披露中期业绩快报）；10月为三季度报告制作。

其他时间还要对公司股票交易价格产生较大影响的重大事件做临时公告披露，如：重大投资或购并行为、签署重要合同等。

下面以年报编制（信息披露的重中之重，工作量大、程序繁琐、文件多）过程，与大家交流下经验：1、召开会计师、独立董事见面会；2、安排独立董事进行现场检查；3、与会计师事务所沟通制定审计工作计划；4、会计师事务所提交审计报告；5、董事会各专门委员会的工作；6、根据审计报告财务数据，填录交易所的定期报告制作软件；7、召开董事会、监事会审议年报相关事项；同时注意内幕知情人信息表、外部信息使用人管理董事会提案等。

年度报告董事会、监事会我们一定要统筹安排好，工作做细致，重大事项的附件等文件准备齐全，年报董事会尽量只安排审议年报的相关事项。

四、内部控制制度建设内部控制制度建设是董事会秘书的一项长期工作：要结合公司的行业特征、经营方式、资产结构以及自身经营和发展需要，建立健全一系列的公司内部控制制度。

公司制订的内部管理与控制制度要以公司的基本控制制度为基础，涵盖公司财务管理、生产管理、物资采购、产品销售、对外投资、行政管理等整个生产经营过程，确保各项工作都有章可循，形成规范的管理体系，并结合相关法律、法规规定的要求不断修正，使公司内部控制制度趋于完善，并通过内控制度的实施，使公司内部控制具备较高的完整性、合理性和有效性。

内部控制制度的规范体系：第一层次：法律——全国人大第二层次：行政法规——国务院第三层次：规范性文件——中国证监会第四层次：业务规则——交易所、登记结算公司五、主板、中小板通用规则1、《深圳证券交易所股票上市规则》2、《深圳证券交易所上市公司董事、监事和高级管理人员所持本公司股份及其变动管理业务指引》3、《深圳证券交易所上市公司社会责任指引》4、《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》5、《深圳证券交易所纪律处分程序细则》6、《深圳证券交易所上市公司募集资金管理办法》7、《深圳证券交易所上市公司现金选择权业务指引》8、《深圳证券交易所上市公司股东及其一致行动人增持股份行为指引》……六、中小板、企业版特别适用规则1、《深圳证券交易所中小企业板块上市公司特别规定》2、《中小企业板股票暂停上市、终止上市特别规定》3、《深圳证券交易所中小企业板块上市公司诚信建设指引》4、《深圳证券交易所中小企业板块保荐工作指引》5、《深圳证券交易所中小企业板块上市公司董事行为指引》6、《中小企业版投资者权益保护指引》7、《深圳证券交易所中小企业板块上市公司公平信息披露指引》8、《中小企业板块上市公司控股股东、实际控制人行为指引》9、《中小企业板块上市公司限售股份上市流通实施细则》10、《中小企业板块上市公司募集资金管理细则》11、《中小企业板块上市公司内部审计工作指引》12、《中小企业板块上市公司保荐工作评价办法》13、《关于在中小企业板实行临时报告实时披露制度的通知》14、《关于中小企业板上市公司实行公开致歉并试行弹性保荐制度的通知》15、《关于进一步规范中小企业板上市公司董事、监事和高级管理人员买卖本公司股票行为的通知》16、《信息披露业务备忘录和临时报告内容与格式指引》等七、相关制度简介1、基本制度（1）公司治理方面：《公司章程》、《股东大会议事规则》、《董事会议事规则》、《监事会议事规则》、《总经理工作制度》、《投资者关系管理制度》、《信息披露管理办法》等；（2）日常管理方面：《人力资源、行政规范化管理制度》、《档案管理办法》等；（3）人力资源管理方面：《人力资源管理制度》和《员工入职手续办理册》等。

2、业务控制制度《采购管理制度》、《生产作业计划制度》、《设备维修作业表单》、《仓库管理细则》、《技术管理制度》、《生产设备安全管理作业制度》、《销售管理制度》、《业务管理手册》和《应收帐款管理办法》等制度。