涉外接待工作管理办法

xx大学涉外接待工作管理办法

随着学校国际化办学进程的不断深入，我校国际交流与合作日益频繁，涉外接待工作不断增加。为进一步规范我校涉外接待工作，提升管理水平，提高办事效率，根据国家有关涉外管理规定和学校实际情况，特制订本管理办法。

第一条本管理办法适用于国外或港澳台地区团体、个人来校进行访问、考察、讲学、合作研究等短期公务活动的接待工作。

第二条涉外接待工作应遵照归口管理、分级负责、讲求实效、厉行节约的原则。

第三条涉外接待工作主要分为校级接待和院系级接待两类。校级接待主要是指以校际交流为主，涉及学校总体工作或若干个院系、部门的涉外接待；院系级接待主要是指仅涉及单个院系或部门的涉外接待。

第四条国际交流与合作处（港澳台事务办公室）（以下简称“国际处”）是学校邀请各类国（境）外人员来访的归口管理部门，负责各类国（境）外来访人员上报审批、邀请手续办理、接待信息存档以及校级国（境）外人员来访的统筹安排，并根据来访工作需要，协调相关院系、部门予以配合。

第五条由校内各院系、部门、个人邀请来校的，由该单位相关负责人落实前期筹备及具体接待工作。各院系应结合工作实际，指派1名院系领导，负责与国际处对接并具体开展涉外工作的联络与协调。

第六条学校各院系、部门、个人邀请国（境）外人员来校参观、考察、访问、讲学、合作研究等，应紧密结合本单位年度工作计划做好安排。如需国际处协助办理相关手续，应至少在国（境）外人员来校前一个月向国际处报送来访人员相关信息。

第七条院系级接待任务完成后一周内，须向国际处提交包含文字及影像资料内容的接待工作总结。

第八条有下列情况之一，可由国际处协调邀请校领导出席：

（一）国（境）外政府官员、大学校级领导、高端专家学者以及国际知名企事业高层管理人员来访；

（二）校际合作协议签署仪式、兼职（客座）教授的聘任仪式；

（三）在校举办的大型国际会议或国际赛事的开、闭幕式活动；

（四）对我校有特殊贡献的校友或其他国（境）外人员来访。

如院系级涉外接待需邀请校领导参加会见外宾，请具体参照《院系级涉外接待邀请校领导出席工作流程》（附件）执行。

第九条凡邀请校领导参加的接待活动，应体现身份对等和工作对口。公务宴请不是校领导会见外宾的必须内容，视具体情况而定。

第十条若国（境）外人员第一次来校，应尽量征得来访人员同意，安排相应校园及校内各类展馆的参观活动，增进来访人

员对学校的了解。

第十一条注意事项

（一）应尽量减少纯礼节性接待；

（二）参加涉外接待活动的人员应严格遵守时间、待人热情、不卑不亢、讲究礼仪、服装整洁。原则上须着正装并携带名片；

（三）向来访外宾赠送礼品要体现学校特色和纪念意义；

（四）安排宴请应事先了解外宾的饮食禁忌，并在点餐和确定陪餐人员时把握适度原则，切忌铺张浪费、出现客少主人多现象。原则上每批国（境）外人员接待只安排一次正式宴请；

（五）接待人员应当严守国家和学校的秘密，明确接待单位的保密内容，特别是对外提供的介绍材料须严格把关。

第十二条来校参加国际学术会议的外宾接待工作由会议主（承）办单位予以落实。

第十三条对于我校聘请的中长期外籍专家、教师的接待和管理工作另行规定。

第十四条本管理办法自发布之日起执行，由国际处负责解释。

附件：院系级涉外接待邀请校领导出席工作流程

附件：

院系级涉外接待邀请校领导出席工作流程

附表：xx 大学外事来访组团申请表

院系级涉外接待需邀请校领导参加会见外宾，请至少提前5个工作日填写

并向国际处提交《哈尔滨工程大学外事来访团组申请表》。

国际处将来访人员背景资料、日程以及签署协议请示报告上报校领导。 国际处协调相关部门、院系，确定会见外宾的具体事宜。

国际处协助接待院系联系会见地点，双

方国旗、准备校领导赠送外宾礼品，落实电子屏显示等相关事宜。如有需要，

协助确定多媒体设备、提供名签等。

根据院系需要，国际处协调安排校领导会见中的语言翻译。 会见结束后由院系撰写新闻稿并进行发布。