出口样品管理跟单实务

出口样品管理跟单实务

1、样品的定义

样品是能够代表商品品质的少量实物。

它或者是从整批商品中抽取出来作为对外展示模型和产品质量检测所需。

或者是在大批量生产前根据商品设计而先行由生产者制作、加工而成，并将生产出的样品标准作为买卖交易中商品的交付标准。

2、样品的作用

样品作为商品品质的展示时，代表同类商品的普遍品质，包括商品的物理特性、化学组成、机械性能、外观造型、结构特征、色彩、大小、味觉等。

1）当样品被作为产品推广展示时，可以使买方对商品的整体特征有个非常清晰的概念和了解。

2）将样品品质作为交易中商品交付标准的，卖方要承担交货品质与货样必须一致的责任。

实践中采用了依样品支付，应在合同中注明“品质与样品大致相同”

3、样品的主要种类

样品的种类很多，一般常用的有：宣传推广样、参考样、测试样、修改样、确认样、成交样、产前样、生产样、出货样等。此外在不同的行业还有针对行业的样品分类。

----宣传推广样（advertising sample）

–宣传推广样是指企业用于境内参展、对外展示的实务。一般是从一批样品中抽取出来的，或由生产使用部门设计加工出来能代表今后交货质量的实务，通过样品的实物形态向公众放映出商品品质原貌。

---- 参考样（reference sample）

–参考样指卖方向买方提供仅作为双方谈判参考用样品。参考样与成交样的性质不同，不作为正式的检验依据。样品寄送给买方只做品质、样式、结构、工艺等方面的参考，为产品的某一方面达成共识创造条件。

------测试样（testing sample）

–交由买方客户通过某种测试检验卖方产品品质的样品。如果样品测试结果不能达到客户的要求，客户可能不会下订单。

------修改样（mending sample）

–修改样是指买方对样品的某个方面提出修改，修改后卖方又重新寄回买方确认的样品。

------- 确认来样（approval sample）

–指买卖双方认可、最后经买方确认的样品。一旦买方确认，卖方就必须据此来生产产品。这个样品非常重要，一定要引起外贸跟单员足够的重视。

-------成交样（quality sample）

–指卖方交付的标的物与买方保留的样品具有同一质量标准的买卖。它是从一批样品中抽取出来的，或是由生产、使用部门设计加工出来能代表今后交货质量的实物，通过样品的实物形态反映出商品的品质原貌。凭成交样品买卖的商品不多，一般限于不能用完全科学的方法和文字数据来表示品质的一些商品才会采用。

确定成交样的方法

–1、由买方或卖方提出，经双方确认。

–2、买方提供样品，经卖方复制样品（又称回样）在寄买方确认。

–3、买卖双方会同签封。

–4、请出入境检验检疫机构签封，一般以相同的样品一式三份，经审核后签封，买卖双方各执一份，另一份由出入境检验检疫机构留存，供今后检验时对照。

------产前样（pre-production sample）

–产前样是指生产之前需寄客户确认的样品。一般是客户为了确认大货生产线的颜色、工艺是否正确，向卖方提出的基本要求之一。如果客户对产前样确认，则产前样提升为确认样。

------生产样（production sample）

–生产样是大货生产中的样品。是在随机抽取的前提下，反映大货生产时品质等情况，客人根据生产样，可能会做出一些新的改进指示。

------出货样（shipment sample）

–已经做好准备出货之前的样品。有些客户就根据这个样品来决定这批货的品质。

纺织服装样品的分类

l 1、款式样

l 款式样主要是给客户看产品的款式和工艺水平。

l 2、广告样

l 广告样是在订单确定后客户用来扩大宣传、增加销售量的样品。

3、齐色齐码样

l 齐色齐码样是客户要求出口商按照其工艺要求，提供所有颜色和尺寸的样品

l 4、水洗样

l 水洗样是产品进行水洗生产工序后的样品，目的是检查成衣经过水洗后，成衣尺寸是否变化，成衣的形态如何。

5、船样

l 船样是代表出口货物的品质水平的样品，也称“船头版”或“大货版”。通过空运寄送客户，是客户检验大货品质签发“检验报告”的依据。

l 6、色样

l 色样是出口商（生产商）按客户的“色卡”要求，对面料和辅料进行染色后的样品。

7、绣（印）花样

l 绣（印）花样是对面料、成衣等精心绣（印）花图案后的样品。

l 8、辅料样

l 辅料样是通过物料采购或加工生产的辅料样品。

4、样品的重要性

样品好坏直接关系到客户能否订货，关系到企业有没有生意做的大问题。所以外贸跟单员在做样品准备工作中，一定要高度重视样品。

样品的重要性：

–样品是企业的形象代表

–样品是产品品质的代表

–样品是价格的代表

–样品是生产的代表

–样品是验货和索赔的依据

5、出口样品的制作与跟单流程

（一）样品的制作流程

1）辨析客户索样意向

第一，公司资源有限

第二，产品款式曝光过多会使产品销售寿命减短，新款式利润减少。

2）与样品制作部门进行沟通，确保质量

客户收到不满意的样品，后果是很严重。

客户不满意表现在：

第一，产品不符合客户要求（颜色、结构、配置、包装）

第二，产品质量有问题

第三，样品根本不是客户需要的样品。

3）确认样品制作细节

在向样品制作部门下单要求制作样品前，需要和客户完成样品所有细节方面的确认，然后再向样品制作部门下达制作指示，发出《样品制作通知单》。因为样品细节的任何更改将为样品制作部门带来很大的工作量而影响其他样品的制作。

4）样品完成时间是体现企业能力的一部分

在决定要制作样品时，样品制作部门需尽一切办法协助跟单员保证样品在要求时间内完成。

5）样品收费原则没有绝对的规定

它是企业不同阶段采取的一种策略。公司制订样品费用规定后，跟单员需按照规定来执行。

6）跟单员需对完成后的样品进行检查

跟单员必须留有相同一套样品在手上。此套样品作为跟单员将来与客户进行沟通的基础，也是订单确认的标准。这一点非常重要。

7）样品制作进度和情况需向客户进行反馈

跟单员应及时向客户反馈样品制作情况。

8）样品制作完成后需拍照后才能寄出

样品寄出时，需包装完整并使用合适的包装箱，以保证样品在运输过程中不被损坏。样品寄出后立即向客户提供快递单号，以方便客户查收。

5、样品跟单流程

（一）样品跟单的定义

（二）服装样品跟单流程

1）打样准备阶段

2）样品进行阶段

3）样品完成阶段

4）样品核可阶段

5）样品结案阶段

6、样品制作费的处理

样品制作将产生费用，样品制作费会增加客户的负担，所以样品制作产生的费用可以通过商谈由多家共同分担。

1）客户提供样品、模具等费用由客户支付

2）客户提供样品、模具等费用由厂家支付

3）客户提供样品、模具等费用由厂家支付

4）客户提供样品，并列名单价及费用要求