会务管理培训课件
会务接待礼仪培训ppt课件
舒适宜人
考虑与会者的舒适度，提供适 宜的温度、湿度和通风条件。
美观大方
注重色彩搭配和细节处理，营 造美观大方的视觉效果。
音响、灯光等设备的检查与调试
音响设备
投影设备
检查话筒、扬声器等音响设备是否完 好，音质是否清晰。调试音量大小， 确保与会者能够听清发言内容。
检查投影仪、屏幕等是否正常工作， 画面是否清晰。准备好备用设备，以 防万一。
专业人员的帮助。
其他紧急情况的处理措施
制定应急预案
针对可能出现的各种紧急情况，应提前制定详细的应急预案，明 确应对措施和责任人。
保持通讯畅通
在会议期间，务必保持通讯畅通，以便及时获取和处理各种紧急 情况。
寻求专业支持
对于超出自身处理能力的紧急情况，应及时寻求专业支持，如联 系酒店安保人员、拨打急救电话等。
THANKS.
接待人员应熟悉场地布局，根据 来宾需求合理安排参观路线，确
保来宾能够顺利到达目的地。
礼让先行
在走廊、楼梯等狭窄处，接待人 员应礼让来宾先行，并注意提醒
来宾注意安全。
介绍环境
在引导过程中，接待人员可适时 向来宾介绍场地设施、功能区域 等相关信息，以便来宾更好地了
解场地情况。
送别礼仪
礼貌道别
活动结束后，接待人员应主动与来宾道别，感谢 来宾的光临和支持，并表达对未来的美好祝愿。
应对突发情况的礼
06
仪策略
设备故障或场地问题的应对策略
提前检查设备
在会议开始前，务必对所需设备进行全面检查，确保设备正常运 行。
准备备用设备
为应对可能的设备故障，应提前准备备用设备，如投影仪、音响等 。
场地问题处理
遇到场地问题时，如场地不符合要求或存在安全隐患，应立即与会 议组织者沟通，及时采取调整措施。
会务培训工作讲稿
会务培训工作讲稿会务培训工作讲稿一、引言尊敬的各位领导、各位同事，大家好！今天我非常荣幸能够在这里与大家分享我的会务培训工作经验。
在过去的几年中，我一直从事着会务培训工作，在这个过程中，我积累了很多宝贵的经验和教训。
今天，我想借此机会与大家分享我的心得体会，希望对大家有所帮助。
二、背景介绍在现代社会中，各种类型的会议和培训活动越来越多。
为了确保这些活动的顺利进行，需要有专业的人员来负责组织和管理。
因此，会务培训工作成为了一个非常重要的职业。
三、职责介绍1. 会议策划首先，在进行任何类型的会议之前，必须进行全面而周密的策划。
这包括确定目标和主题、确定参与者、确定时间和地点、制定日程安排等等。
一个成功的会议策划可以确保活动顺利进行，并最大限度地实现预期目标。
2. 人员管理在整个活动期间，需要有专业人员来管理相关事宜。
这包括注册、签到、接待、安排住宿和餐饮等等。
同时，还需要处理各种问题和紧急情况，确保活动的安全和顺利进行。
3. 财务管理会议策划和执行需要大量的资金支持。
因此，财务管理也是会务培训工作中非常重要的一部分。
这包括预算制定、资金管理、费用核算等等。
4. 活动评估最后，在活动结束后，需要对整个过程进行评估。
这可以帮助我们了解活动的成功程度，并为未来的活动提供经验教训。
四、工作技巧1. 专业知识会务培训工作需要具备一定的专业知识。
这包括了解相关法律法规、熟悉行业标准、掌握基本财务知识等等。
只有具备足够的专业知识，才能够更好地完成工作。
2. 团队协作会务培训工作通常需要多人合作完成。
因此，团队协作能力是非常重要的。
在团队中，每个人都应该明确自己的职责，并积极地与他人沟通合作。
3. 组织能力会议和培训活动通常需要安排大量细节工作，因此，组织能力也是非常重要的。
在进行活动策划和执行时，需要合理地安排时间和资源，并确保每个环节都得到妥善处理。
4. 沟通能力会务培训工作中需要与各种人员进行沟通。
这包括与客户、参与者、供应商以及团队成员之间的沟通。
会务工作培训ppt课件(精)
05
会务礼仪与沟通技巧
会务礼仪规范
仪表整洁
会务人员应保持良好的个人卫生，穿着整洁得体，以展现专业形 象。
举止大方
在会务场合，会务人员应举止大方、自然，保持微笑，展现友善和 热情。
语言规范
使用礼貌用语，注意措辞和语气，避免使用粗俗或冒犯性的语言。
与参会人员沟通技巧
倾听能力
积极倾听参会人员的发言和需求，给予充分的关注和回应。
况。
03
会中服务工作
签到与接待工作
签到方式选择
根据会议规模和需求，选 择合适的签到方式，如电 子签到、纸质签到等。
接待流程设计
制定详细的接待流程，包 括接待人员安排、接待区 域布置、接待物品准备等 。
嘉宾引领服务
为重要嘉宾提供引领服务 ，包括引领至座位、介绍 会议安排等。
茶水、餐饮等服务提供
茶水服务
重要性
会务工作是保障会议顺利进行的 关键，对于提高会议效率、促进 沟通交流、展示形象具有重要意 义。
会务工作的职责与任务
职责 负责会议的前期筹备工作，包括会议主题、时间、地点、参会人员等的确定。
负责会议现场的组织与管理工作，包括签到、引导、协调等。
会务工作的职责与任务
• 负责会议后期的总结与反馈工作，包括会议纪要、新闻稿 等的撰写与发布。
感谢您的观看
THANKS
参会人员名单收集与整理
01
02
03
确定参会人员范围
根据会议主题和目的，确 定参会人员的范围，包括 组织者、主讲嘉宾、与会 代表等。
收集参会人员信息
通过邮件、电话等方式收 集参会人员的基本信息， 如姓名、职务、联系方式 等。
整理参会人员名单
《会议与会务工作》课件——第二章-会前准备工作5
头发适时梳洗
接待人员形象设计技巧
（一）头发整洁，发型得体
头发出油的原因
1.与个人体质关系密切 2.起居不正常 3.空气环境污染 4.个人清洁不良 5.使用劣质洗发或护发产品 6.过度烫染
会议接待人员的仪容设计技巧
接待人员形象设计技巧
（一）头发整洁，发型得体
会议接待人员的仪容设计技巧
头发出油的解决办法
第二章 会前准备工作5
接待人员形象
教学 目标
一、知识和能力目标：让学生掌握会议接待人员形象设计的 基本要求、会议接待人员形象设计技巧、会议接待人员仪 态设计技巧、会议接待人员的仪装设计技巧。
二、过程与方法目标：通过归纳、练习等方法让学生掌握会 前准备工作的一些相关知识。让学生学会发现式及自主式 学习方法。
（四）接待周到，言行有礼
1.会议接待的介绍礼仪 遵守介绍规则、注重介绍姿态、讲究介绍语言
2.会议接待中使用名片的礼仪 3.会议接待的握手礼仪
接待人员形象设计技巧
（五）用语礼貌，掌握分寸
（1）称谓合理 （2）用语文雅 （3）感情真挚
会议接待人员的仪态设计技巧
接待人员形象设计技巧
（一）服饰搭配和谐 1.款式、色彩、搭配的和谐美。 2.服饰与自身条件的和谐美。
接待人员形象设计技巧
（一）头发整洁，发型得体
除头皮屑的方法
1.饮食 2.洗发水使用方法 3.水温 4.梳头方法 5.洗发水轮换使用 6.美发用品 7.勤梳头 8.药物
会议接待人员的仪容设计技巧
接待人员形象设计技巧
（二）面容洁净，妆容适宜
会议接待人员的仪容设计技巧
四原则：1.符合审美原则 2.符合自然原则 3.符合协调原则（3个W：when、where、what） 4.相对保守原则
会务工作培训ppt课件ppt
会议效果评估与反馈
培训如何评估会议效果，收集参 会人员的反馈意见，为后续会议 改进提供依据。
培训方法
采用线上或线下培训、实际操作 演练、案例分析等多种方式进行 培训，提高培训效果和员工参与 度。
会务工作培训效果评估与改进
培训效果评估
通过问卷调查、考试、实际操作等方式，评估员工对培训内容的 掌握程度和应用能力。
1 2
餐饮安排
根据参会人员需求和饮食习惯，选择合适的餐厅 和菜品，确保餐饮卫生、营养、口味满足要求。
住宿安排
与酒店合作，为参会人员提供舒适、安全的住宿 环境，确保住宿设施完备、服务周到。
3
费用结算
负责餐饮和住宿费用的结算工作，确保费用准确 无误。
04
会后服务工作
会议总结与反馈收集
会议总结
对会议的主要议题、讨论内容和 结论进行总结，便于后续查阅和 回顾。
会议纪要
撰写会议纪要，总结会议内容，明确下一步工作 安排，并及时发送给相关人员。
会议现场协调与管理
场地协调
提前与场地管理方沟通，确保会议场地符合要求，设备正常运行 。
现场管理
安排专人负责现场管理，确保会议顺利进行，处理突发状况。
设备调试
提前调试会议设备，确保音视频效果良好，满足会议需求。
会议餐饮住宿安排
会务工作培训ppt 课件
汇报人：可编辑 2023-12-23
目录
• 会务工作概述 • 会务筹备工作 • 会中服务工作 • 会后服务工作 • 会务工作常见问题与解决方案 • 会务工作培训与提升
01
会务工作概述
会务工作的定义与特点
总结词
会务工作是指在会议的组织、策划、协调、执行等环节中所涉及的一系列活动，其特点包括目的性、计划性、组 织性和协调性。
会务管理
会务管理会务服务是政府物业管理的特色服务之一，也是机关日常工作中的重要服务内容之一。
在过去几年的实际服务过程中，结合我司经验和行政办事中心及会议大厦的实际，形成了个性化、酒店式、全天候、立体式的服务模式。
搭建了以“客户服务中心”为信息发布、指挥、调度中枢，会议服务部、安全管理部、环境管理部、工程技术部及各区域客户服务助理各尽其职的会务服务模式，为各单位提供含会标制作、会场布置、名牌打印、花卉租摆、礼仪服务于一体的综合会务服务。
行政办事中心及会议大厦的会务服务将在客户服务热线的协调、主导、指挥下，由各部门按各自分工具体执行。
一、人员配置及素质要求：会务管理服务机构设置方案（一）总的原则：因事设岗，精干、高效的原则（二）会务管理服务机构设置方案1、管理组织架构：2、组织架构图说明：（1）广晟物业公司：全面监督和指导行政办事中心及会议大厦物业项目客户服务管理工作。
（2）物业服务中心：是行政办事中心及会议大厦项目现场总负责部门，负责所有具体事务。
（3）客户服务部：具体实施计划、落实任务、自我检查。
（4）大堂经理：主要负责各楼栋现场服务协调、沟通、组织及实施。
（5）信息处理中心：主要负责会议室预定、调配，与各会议组办单位对接各项服务要求并组织实施：收集、汇总、反馈、跟进各类服务信息并编制每日服务通知及每周业务简报。
（6）会议服务中心：具体由会议服务班及音控服务班组成，具体实施会议、接待现场服务及音响系统保养维养、现场音响服务以及普通办公室及领导办公室室内清洁服务。
（三）会议服务人员配备1、人员配置原则因事设岗与精干高效的原则2、会议服务管理人员配备图：行政办事中心及会议大厦会务服务配置人数：60人（主管1人，大堂经理3人，信息处理中心6人，音控服务4人，会议服务中心46人）服务人员配置人数：3、人员配备说明客户服务部主管是统筹协调各项客户服务事项的现场总管，他要对整个项目客户服务管理工作进行计划安排、现场监督和品质检查，遇到重大事项有向上级报告的责任。
会务服务培训课件
会务服务培训
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盘锦锦物业有限公司
谢谢
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会务服务培训
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5、会议结束后应站立门送客并道“您慢走”。适时，引导到下一地 点，如：电梯口、大楼门口等。
会务服务培训
8
会议服务过程
认真 微笑
会务服务培训
9
会议厅清理作业
1、会后检查桌椅书箱内有无客人遗留物品及时归还。 2、客人所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净，分别消毒，桌
椅擦净并 摆放整齐，以备下次会议之需，地毯清理 干净。 4、通知工程部来人关闭所有电器设备，话筒、空调等。 5、服务员关闭门窗，带好会议订单、钥匙进行安全检查 后离开会场。
3、宾主落座后服务员迅速斟倒茶水，如果需上毛巾，服务员应先上 毛巾，再斟倒茶水。首次倒茶后应15分钟后再次蓄水，后每隔 15分钟或20分钟位客人续一次水（半杯茶，八分水），可根据 实际情况灵活掌握倒水时间。
4、上茶时,应注意端稳,轻拿轻放于顾客面前,并轻声说道:“先生/女 士:请喝茶!”。上茶,加茶时注意顾客的动作,避免和顾客身体 发生接触。参加会议人员自带杯子,加茶水时应换壶加入白开水。
会务礼仪培训
会务服务培训
1
会务礼仪培训
会务服务人员要求 会务操作流程
会务服务培训
2
（一）会务服务人员要求
1、仪容、仪表:着装干净整洁,无异味。女客户服务员应化淡妆,不得 浓装艳抹,男客户服务员不得化妆。保持口腔清洁,不吃异味食物,面 部保持微笑,身上不得佩带手机。
2、站姿:采用手背式,双腿直立,上身挺直,眼睛平视。立于会议室门 外,发现顾客进入应立即添加茶水,阻止会议室外大声喧哗者及影响会 议人员。
会务工作培训课件ppt
方法：采用问 卷调查、访谈 等方法进行评
估。
PART SEVEN
会务工作常见问题及解 决方案
会议筹备中的常见问题及解决方案
会议主题不明确：需要提前 确定会议主题和目的，并制 定详细的议程。
参会人员不合适：需要确定 合适的参会人员，包括相关 领导、专家、行业人士等。
会议时间安排不合理：需要 提前确定会议时间，并考虑 会议地点、交通等因素。
会议前的准备工作： 协助会务组进行会 场布置，检查设备 是否正常
会议中的服务工作： 保持会场整洁，及 时倒茶水，清理纸 杯等
会议后的收尾工作： 整理会场，检查设 备是否有损坏，及 时报修等
会议服务中的沟通和协调
建立良好的沟通渠 道
及时解决问题，化 解矛盾
有效沟通，确保信 息传递准确无误
积极协调，达成共 识，促进会议顺利 进行
会议接待流不够规范，容易出 错
会议接待费用过高，超出预算。
会议服务中的常见问题及解决方案
会议场地选择：考虑参会人员数量、活动类型等因素，确保场地适宜 会议设备准备：提前安排好音响、投影、灯光等设备，确保活动顺利进行 茶歇与午餐安排：根据参会人员数量和需求，合理安排茶歇和午餐，提供高品质服务 会议流程安排：制定合理的会议流程，包括议程、时间安排等，确保活动有序进行
会议评估的指标和标准
会议目标是否明确
会议议程是否合理
与会人员是否具备相应的知 识和经验
会议时间是否充足
会议评估的反馈和应用
反馈：提供具 体的反馈意见， 帮助改进会议 组织和管理。
应用：将评估结 果应用于下一次 会议的组织和管 理，提高会议效
率和质量。
目的：评估会 议的效果和价 值，为管理层 提供决策依据。
酒店会议服务流程培训课件PPT(共 40张)
场地布置
主席台 听众席
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主席台
舞台裙: 舞台前部外围用深红色或黄色舞台裙粘贴，长度垂直地面，两个舞台裙之间 的接缝吻合，接口处不能面向客人。
条幅及背景： 根据客人要求缓流协助客人人员悬挂在正确位置，高度适当，不歪斜，不破 坏墙面。
投影幕及投影仪： 会前1小时将投影幕投影仪安装到位，投影不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影 仪提 前放下。大型会议提前1天调试完毕，中小型会议至少提前1小时调试 完毕。
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迎宾服务 如主办方要求提供礼仪，应在指定时间安
排礼仪小姐着红色礼仪服在大堂和电梯间 迎接客人。服务员要在会议开始前1小时到 达并于会议开始前半小时在门口站立迎接 宾客。仪容仪表要合格。
25
打开相关设备设施 会场主要灯光要在会议开始前半小时打开
，主席台上方会议灯开启保持灯光明亮。 话筒应在会议开始前5分钟打开。会前半小 时开始播放轻柔、欢快的轻音乐，会议开 始前1分钟通知音响师停播。并检查各项设 备设施是否正常。
矿泉水
铅笔
2 使用中式茶的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台
，摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处 于椅子正前方。信签纸和铅笔摆放在皮夹 相应的位置。茶杯的底部边缘与皮夹上边 缘线成水平位子
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绿色台绒
皮夹 带酒店Logo的信签 纸
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中式茶杯 书写用铅笔
会中服务
迎宾服务 打开相关设备设施 会议开始 会中服务细节 会议中间休息 茶歇服务
会议主题或欢迎词： 根据主办方要求，可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词，要求： 色泽醒目，字体大小适当，字型美观，间距合适，烘托气氛。
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听众席 会议桌的摆放 椅子 台昵 音响及电线
会议服务培训标准与流程PPT课件
5
01 会议各项准备工作
场地布置--主席台
• 舞台裙:
• 投影幕及投影仪：
舞台前部外围用深红色舞台裙粘贴，长度垂直地面， 会前3小时将投影幕投影仪安装到位，投影
两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。 不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提
• 背景板支架：
最迟于会议开始前三个小时联系安装完毕。
• 背景板：
26
01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用 • LED显示屏调试 --- LED显示屏电源开关顺序：打开LED显示屏时先打开主控计算
机，后打开LED显示屏；关闭LED显示屏时:先关闭关闭LED显示屏,在关闭计算机。 打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开显示屏电源，避免在 全白屏幕状况下开启LED显示屏。下列情况不开启LED： --- LED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；--- LED显示屏主控计算机未 通电；--- LED显示屏主控部分电源未打开。 LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域，不应长时间打开LED显示屏，应注意及 时关闭显示屏电源。 LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。 根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬，必要时应放置鼠药。
我国传统以中心的左方为上，若在台下看，即右方）。若主席台上人员为双数，将 主要负责人定位后按职务一右一左排列。
会务管理培训页PPT课件
2023
PART 02
会务筹备工作
REPORTING
会议目的与议程设定
会议目的
明确会议的主题、目标，以及希望达 成的效果。
议程设定
根据会议目的，制定详细的议程，包 括时间安排、讨论主题、发言顺序等 。
会议地点选择与布置
地点选择
根据会议规模、需求等因素，选择合适的会议地点。
场地布置
根据会议类型和议程，合理布置场地，包括桌椅摆放、投影设备、灯光音响等。
评估
对会议效果进行评估，包括会议目标是否达成、参会 者满意度等。
反馈
将评估结果反馈给相关人员，为今后的会议提供改进 依据和建议。
2023
PART 05
现代会务管理工具与技术
REPORTING
电子会议系统介绍与应用
01
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03
电子会议系统
是一种利用信息技术实现 的远程会议形式，通过视 频、音频、文字等多种方 式进行交流。
会议进行中的管理
REPORTING
会议签到与座位安排
总结词
确保参会人员准时到场并安排合适座位
详细描述
会议开始前，负责签到的工作人员应核实参会人员身份，确保其按时到场。根据参会人员的职位、级 别和部门等信息，合理安排座位，以示尊重并方便交流。
会议议程执行与时间管理
总结词
确保会议按照预定议程进行并有效利用时间
详细描述
企业年会策划需要考虑场地布置、节目安排、互动环节等多个方面，以确保活 动的顺利进行和成功举办。同时，还需要注意预算控制、安全保障等细节问题 。
国际学术会议组织案例
总结词
国际学术会议是学术交流的重要平台，需要严谨的策划和组织，以确保会议的学术水平和参会人员的满意度。
会务管理培训页课件
参会人员管理与沟通技巧
01
02
03
确定参会人员
根据会议目的和议题，确 定参会人员名单，确保与 会人员对会议内容有共同 兴趣和需求。
建立沟通渠道
在会议前、中、后建立有 效的沟通渠道，如电话、 邮件、微信等，以便及时 传递信息和解决问题。
总结词：设备保障
详细描述：为应对会议场地设备故障风险，应在会议前对场地设备进行检查和测试，确保设备正常运 行。同时，应准备备用设备，以便在主设备出现故障时及时更换。此外，应培训相关工作人员，确保 他们能够熟练操作设备并应对常见故障。
参会人员信息泄露风险及应对措施
总结词：信息安全
详细描述：参会人员信息泄露是严重的会务管理风险。为应对此风险，应采取严格的保密措施，确保参会人员信息不被泄露 。同时，应加强网络安全管理，防止黑客攻击和信息泄露。此外，应加强对工作人员的培训和管理，确保他们遵守保密规定 并防止信息泄露。
会务管理培训页课件
汇报人：可编辑 2023-12-20
contents
目录
• 会务管理概述 • 会务管理流程 • 会务管理技巧与策略 • 会务管理风险与应对措施 • 会务管理案例分析与实践应用 • 会务管理发展趋势与展望
CHAPTER 01
会务管理概述
会务管理的定义与重要性
定义
会务管理是指对会议的计划、组 织、协调、控制和评估等一系列 活动。
智能化辅助会议决策
利用大数据、人工智能等技术，对会议数据进行分析，为会议决策 提供支持。
创新会议形式
数字化、智能化技术为会议形式创新提供了可能，如虚拟现实、增 强现实等技术可用于在线会议、虚拟展会等。
会务服务培训资料
大厦会议服务员培训教材课题第一章：会务服务基本礼仪一、服饰仪容礼仪一服饰的类别和要求1、统一穿着工作服;工作服一般要求颜色淡雅一些;深色的服饰会给人一种压抑、过于严肃的感觉;工作服一定要合体不紧身;不松垮..工作服要定期清洗每周至少一次;夏季每日一次、熨烫;保持服装干净、平整清新无异味;穿与工作性质相符的鞋一般会议鞋都是软底黑布鞋;会议服务过程中不会发出“哒哒”的响声..2、不得穿低领装、肚脐装等奇装异服;穿着要大方得体..3、工作期间要正确佩带胸卡..4、工作期间不得佩带戒指、手链、手镯、夸张的耳环;不得留长指甲;不涂指甲油..5、不得涂抹过于浓重刺鼻的香水;不得吃刺激性食物;保持口腔气味清新.. 二发型的选择1、不得披发;不烫怪异发型;头发保持自然色;统一发式、佩戴统一头花..2、不得留过长的刘海;一般要求不留刘海;以免低身倒水时刘海会滑落参会人员脸上;甚至发生头发掉落杯中的事情..3、不得喷浓重的发胶、发乳等刺鼻的美发用品..三面容的化妆1、选择适当的化妆品和与自己气质、脸型、年龄等特点相符的化妆方法..2、工作时间精神饱满;面带微笑;给人一种亲近的感觉..3、不得浓妆艳抹;每天需化淡妆;妆容自然、大方..二、言谈举止礼仪一、礼貌用语1、接听会议电话要使用文明礼貌用语：声音要轻柔、语速不能过快、生硬.. “您好;这里是会议服务;请问您有什么需要…”“请问您贵姓”“请问您的联系方式……”“请问您还有什么会议要求…”“好的;再见……”“您好;请问您是来参加XX处室会议的吗请您往这边走;XX会议室在这边..”“您好;这是您的茶;请慢用..”2、会议服务过程中经常会遇见业主有临时的服务要求;注意观察业主一个眼神、一个举动;服务人员上前要略欠身体轻声问道：“您好;请问您有什么事情…”如要求换杯清水、空调温度调低点、喝浓茶、传递手表等“…好的;您稍等…”3、会场外遇到特殊事情需要内领导处理;一般都是小纸条传递;传递完以后一定要及时给予双方回复..4、对业主在会议期间提出的一些要求;能办到的不能推委拒绝;尽力去完成；不能完成的要如实、合理的给业主解释..5、如电梯间遇见主要领导;要主动打招呼;微笑点头问好“李主要总;您好…”“吴总;您好…”;主动按电梯间按钮;尽量不要和高级领导乘坐一台电梯..二文明举止1、要养成良好的生活习惯;克服各种不雅举止..不要当着业主的面;擤鼻涕、掏耳朵、剔牙齿、修指甲、打哈欠、咳嗽、打喷嚏;实在忍不住;要用手拍捂住口鼻;面朝一旁;尽量不要在场发出太大响动..2、办公区域不要乱丢果皮纸屑等..3、在坐电梯时;不能大声说话;应站在电梯按键前主动为业主服务..4、行为大方;见到领导要主动上前问好;在工作现场员工要举止文明;见到业主要点头微笑示意..5、与业主交谈时要面带微笑;言谈有度;态度亲切、自然;不能喧宾夺主..7、在工作期间;不得吃零食、打电话或扎堆聊天、不能听MP3等其它在工作期间不允许的活动..8、在会议服务过程中;会议人员走路尽可能不要发出声音;保持站姿、坐姿的良好形态;不屈膝、驼背、弯腰、翘二郎腿等..三、迎宾礼仪1、重大会议召开如需要礼仪迎宾活动时;会议服务人员应化淡妆、身着礼仪服饰旗袍提前20分钟在会议室门口进行迎宾;将会议室门提前打开;会议召开前几分钟的时间把门轻轻关闭;会场休息的时候要及时将会议室门打开..2、迎宾服务一般按照会议的规模性、重要性或业主的需要安排2名或4名服务人员;对称站立会议门口进行迎宾..3、站立的时候要两腿并拢;右手轻放在左手上;肘部应略向外张..上身要稳定;不要背手;也不要双手抱在胸前;身子不要侧歪在一边;挺胸平视;接待参会人员微笑服务;重要领导或认识的业主一定要主动点头问好..4、会议人员要熟悉会场内座次的摆放;可以引导与会人员很快寻找到座位..第二章：会议服务工作标准及程序一、接会和会前准备一明确任务和人员分工1、会议室的服务工作实行固定划分制;根据会议室开会的频率、会议室容纳人数的多少、会议室的重要性来进行会议室的工作量划分..2、会议人员负责管辖所划分的会议室内整体保洁、会议服务、设备设施管理、消防器材保管等全部工作..3、会议室服务工作也可以根据各单位实际情况进行临时性安排..4、接听会议通知时;要及时做好会议记录的填写;询问清楚会议内容、会议地点、人数、时间及有关要求;并及时反馈给会议服务人员..二物品准备和会场布置1、对业主提出的会议要求要尽快解决;自己解决不了的要及时上报主管领导..2、会议服务人员必须按业主要求的时间提前做好会前物品及会议服务的准备工作;根据业主的会议要求;摆放座签、茶杯、矿泉水、准备果盘、牙签、湿纸巾、抽纸、加热小毛巾等;所有的会议准备工作必须在会前30分钟全部完成..3、会场桌椅、茶杯、座签等物品摆放要求整齐、规范;用尺子衡量;达到横对齐、竖对直的标准..4、提前30分钟打好开水备用..5、一律使用会议室专用茶杯;定期进行高温消毒按业主要求使用一次性纸杯.. 7、茶杯放在参会人员的正前方;与参会人员保持2尺左右的距离;杯与杯摆放的距离相等;摆放在一条直线上;杯把向右侧；矿泉水摆放时;牌子一律朝向参会人员..7、提前30分钟打开会议室门;进行室内通风;会前准备工作就绪..8、提前10分钟站在会议室门口进行礼仪迎宾..9、会议服务人员在开会前10分钟;以饱满的精神状态站立在会议室门口的一侧;进行礼仪迎宾;并引导参会人员按位置坐好..三进行保洁卫生和安全工作1、按顺序擦拭窗台、窗框、门、扶手、依次清洁墙面、护墙板、踢脚线、擦拭茶几、桌面、椅子、沙发;地面、桌椅、沙发、窗台保持干净无灰尘..2、每月用吸尘器对会议室内地毯进行吸尘..3、定期用消毒粉清洗水杯、毛巾；每次会议结束后对茶杯进行高温消毒..4、定期擦拭玻璃、纱窗..5、对会议室进行每日通风;保证会议室内空气清新..6、对灭火器进行每日检查保养;按时填写保养记录..7、检查电器设备有无异常情况;存在问题及时通知工程人员进行维修..四摆台1、按照会议要求摆放座签、话筒、鲜花;鲜花一般要平铺延伸状..2、演讲台一般放置在主席台右侧;按会议要求摆放话筒、鲜花、矿泉水等..3、按照业主对会场的要求调整桌椅的位置;保留出倒水的空间..五设备准备1、根据会议要求进行话筒的调试;并检查音箱效果;有问题及时处理..2、检查会议室内照明设施是否完好;存在问题及时通知工程人员进行维修..3、提前将空调打开;调到适当的温度..4、检查会议桌椅牢固性;有松动现象及时通知工程人员进行维修..二、会议中的服务规程：一迎宾工作1、重大会议召开如需要礼仪迎宾活动时;会议服务人员应化淡妆、身着礼仪服饰旗袍提前20分钟在会议室门口进行迎宾;将会议室门提前打开;会议召开前几分钟的时间把门轻轻关闭;会场休息的时候要及时将会议室门打开..2、迎宾服务一般按照会议的规模性、重要性或业主的需要安排2名或4名服务人员;对称站立会议门口进行迎宾..3、站立的时候要两腿并拢;右手轻放在左手上;肘部应略向外张..上身要稳定;不要背手;也不要双手抱在胸前;身子不要侧歪在一边;挺胸平视;接待参会人员微笑服务;重要领导或认识的业主一定要主动点头问好..4、会议人员要熟悉会场内座次的摆放;可以引导与会人员很快寻找到座位..二倒水和递毛巾1、会议人员在倒水的时候要面带微笑;动作轻、稳;达到规定要求..2、倒水时;服务人员站在客人右侧;用食指与中指夹起杯盖;拇指与无名指托起杯把;侧身站在参会人员的右后侧;杯子倾斜45度;倒8分满即可..3、倒水的先后顺序要先客人后主人;如在一个单位内要先领导后其他人..4、在有茶几的接待室内进行倒水服务时;不要臀部正对着客人;应侧身对客人屈腿倒水;饮料要当着客人的面打开..5、会议服务人员在行走时要轻、稳;不能让鞋与地面磨出声响;以免影响会议的进行..6、小毛巾应在会议召开前十分钟摆好;小毛巾放在统一的小托盘里;一般可在休会期间进行更换新的小毛巾..7、如有业主需求;可以随时更换新的小毛巾;不要用直接接触已经消毒好的毛巾手;使用夹子将毛巾放入托盘;送至业主跟前摆放整齐..三根据要求上果盘1、此项一般在会前准备就绪;如遇到会议召开期间要求上水果盘;事先应该准备多种干果备用应急使用;为了在短时间内备好水果;应选择不用清洗的水果;例如香蕉、小桔子等应急..2、按照会议人数和业主要求;准备水果;一般是2人一盘;每个水果盘内的水果不要超过2种;摆放时水果把要冲下;把光洁美观的一面冲上;水果要搭配摆放;颜色岔开;带皮的水果一起摆放;选择水果一般尽可能选择小巧易吃的水果..3、如果是大型水果;事先切好备用;备好牙签;使用前要用透明塑料膜包裹;可保鲜;防落灰尘..4、水果清洗必须要彻底;防止发生农药中毒事故;一般要清洗三遍以上;使用专用水果清洗剂;或用盐水浸泡消毒都可以;清洗摆放水果的时候;一定要使用一次性手套..四添加茶水1、时间控制在15—20分钟一次;夏季和冬季业主喝水频率不一;可根据会场人员的需要灵活掌握;但是倒水时间不能过于频繁;以免影响会议的正常召开..2、添加茶水的顺序和初次倒水顺序一样;先客人或先领导;后其他人..五物品补充和更换1、会议中烟缸内有三个烟头就要进行更换;更换时要用干净的烟缸替换脏的;先把脏的撤回客人后面;再把干净的烟缸放回原处..2、会场休息的时候要及时更换毛巾、湿纸巾、将小暖壶水蓄满;将会议桌面一些杂物清理干净;及时补充水果..六特殊需要1、会议服务过程中经常会遇见业主有临时的服务要求;注意观察业主一个眼神、一个举动;服务人员上前要略欠身体轻声问道：“您好;请问您有什么事情…”如要求换杯清水、空调温度调低点、喝浓茶、传递手表等“…好的;您稍等…”2、会场外遇到特殊事情需要内领导处理;一般都是小纸条传递;传递完以后一定要及时给予双方回复..3、对业主在会议期间提出的一些要求;能办到的不能推委拒绝;尽力去完成；不能完成的要如实、合理的给业主解释..三、会议结束一送客和检查1、会议结束后;会议人员应提前站在门口顺门把方向战立;送宾..2、检查业主是否有遗留物品;如果有物品遗忘要保存好;并通知业主..3、检查有无烟头撒落;及时清理..二整理和保洁1、会后及时整理、清扫会议室整体卫生;达到随时可用;茶杯彻底清洗茶垢并高温消毒..2、桌椅恢复原样;摆放整齐..3、室内地面、护墙板、踢脚线、桌椅、沙发、茶几、玻璃、窗台、窗框、门、门框、门把手、消毒柜、饮水机等公共设备设施表面要定期保洁;保持无尘、无污渍..做到看得见的、摸得着的要每日擦拭清理..三关闭关闭室内所有电器设备设施的电源开关、检查门窗是否关闭..四、会务接待服务操作技能一毛巾的叠法小毛巾的叠法应该看小托盘的形状大小而定;一般使用较多的是长方形的纯白色瓷器小托盘;正方形小毛巾对折;现场讲解：小毛巾使用时必须进行加热消毒;使用夹子取出加热好的毛巾;摆放在托盘里.. 二茶水的服务会议结束后;要及时使用专用茶杯毛巾将茶杯进行清洗擦拭干净;进行高温消毒;一般消毒20分钟即可;关闭消毒柜电源;打开玻璃门待茶杯冷却后取出;整齐的将茶杯摆放好;接到会议通知后;使用专用小勺将茶叶放置茶杯内;一般放一勺～二勺茶叶即可;茶叶不用时要封好口;以免茶叶受潮;影响使用..会议期间;一般保证15-20分钟倒水间隔..夏季使用绿茶;冬季使用红茶;其他季节可以使用花茶..茶水不宜太浓..三水果拼盘方法按照会议人员多少、参会人员的级别、水果盘的大小来定水果的标准;尽可能使用应季水果;购买容易食用的水果;不宜太多;减少浪费..一般带皮的水果放在一个水果盘内;不用剥皮吃的水果放在一个盘内;尽可能买一些小型水果;吃起来方便..大型水果一定要事先切好;并备好牙签方便食用..一个水果盘内的水果不要超过2种;颜色要岔开;根蒂冲下摆放;水果盘一般摆放在2人之间;每个人都能很容易吃到水果;如果是大型会议需要摆放水果;可在会议室最后一排摆放;业主在休会的时候进行食用..凡是有水果会议的会场;湿纸巾、抽纸要备足;并放置果皮筒..目录★会议服务工作程序及标准一、会前准备 (4)1、会场布置 (4)①接会 (4)②保洁 (4)④摆台 (4)⑤摆台具体要求 (4)a、杯垫 (4)b、盖杯 (4)c、矿泉水 (4)d、小毛巾 (4)e、水果 (4)f、手抽 (4)g、烟缸、湿巾 (4)h、会标、会议牌、纸、笔 (4)⑦备会时限 (4)⑧上岗要求 (4)2、会议设备设施准备标准 (5)①空调 (5)②麦克风、电池 (5)③幻灯机、电视机、录像机、投影仪 (5)④屏蔽器 (5)二、会中服务标准 (5)1、迎客 (5)2、倒水 (5)3、毛巾 (5)4、果盘 (5)5、关门 (5)6、续水 (5)7、烟缸 (5)8、物品补充 (5)9、大型会议服务要求....................................6 三、会议结束 (6)1、送客 (6)2、检查 (6)3、保洁 (6)4、整理 (6)5、关闭 (6)四、主要会议室工作程序 (6)1、会议服务 (6)2、领导办公室会客室服务 (6)五、会务部水果发放工作标准 (6)1、水果进货 (7)2、水果发放 (7)①员工办公室水果发放 (7)②领导办公室水果发放 (7)③会议水果发放 (7)六、信件、报纸收发工作标准 (7)1、报纸发放 (7)2、平信发放 (7)3、杂志发放 (7)4、快信、特快专递、包裹、汇款单发放 (8)5、其它要求 (8)★会议服务管理制度日常会议服务....................9-10★会议服务管理制度大型会议服务 (11)会议服务工作程序及标准一、会前准备1、会场布置①接会：了解会议任务单;要知道与会人数、会议时间、主办方、会议性质、设备及饮品要求或其它特殊要求；②保洁：清扫会场;物品;桌面、地面无积土;无污渍；场地清洁明亮;无异味;喷洒适量空气清新剂或通风；④摆台：配合会议主办方按照台型、人数、设备布置绿化;摆放鲜花;按照与会人数摆放桌椅;会场座椅定位;摆放整齐；⑤摆台具体要求a、杯垫：位于座位右上方与外沿平齐;等距离进行拉线定位;摆放整齐；b、盖杯：要求杯柄向右;放于杯垫之上;无杯垫时位于座位右上方与外沿平齐;等距离进行拉线定位;摆放整齐;备好茶叶；c、矿泉水：位于座位右上方与外沿平齐或放于盖杯左侧;标志向内;等距离进行拉线定位;摆放整齐；d、小毛巾：统一位于盖杯前下方；e、水果：清洗拼盘并包保鲜膜；f、手抽：每次会议室内最少四盒视会议主办方具体要求而定；g、烟缸、湿巾：视会议主办方具体要求而定;h、会标、会议牌、纸、笔：根据会议主办方具体要求配合摆放;会前半小时把会议所需文具、用品备齐摆好；⑦备会时限：大型会议按要求提前半小时准备完毕;其它会议提前十五分钟准备完毕..⑧上岗要求：服务人员会前5分钟;整理仪表;统一着装站位;站姿端正;脸带微笑;迎候来宾..2、会议设备设施准备标准①空调：开启;并调试相适应温度夏季应在25度左右;冬季应在20度左右；②麦克风、电池：麦克风一会一换；电池会前准备好；激光笔根据使用记录和实际情况更换；③幻灯机、电视机、录像机、投影仪等各电器设备打开;会前调试完毕;发现异常及时通知业主并报修；④屏蔽器：会前五分钟连接使用..二、会中服务标准1、迎客：安排专人到电梯口领位;会议服务员站于门口迎客;当客人来到会议室时;礼貌热情地向客人问好;请入会议室;帮客人拉椅入座；2、倒水：客人入座;视客人需求提供茶水或咖啡；3、毛巾：按要求将叠好的小毛巾送上放置于与会者右侧；4、果盘：会议开始;打开保鲜膜；5、关门：客人全部就座会议开始后;所有茶水倒过后;服务员退出厅房;轻轻关闭会议室大门;在门外当班不能随意走开6、续水：每隔十五分钟添加茶水一次;两小时后询问是否更换茶叶并更换烟盅;但一定要礼貌、轻声、快捷;尽量避免影响客人;为避免会议期间打扰可用瓶装矿泉水或纯净水；7、烟缸：烟头多于5个的更换;视具体情况更换；8、物品补充：会议中间休息;要尽快整理会场;按要求补充和更换各种用品换烟盅、加茶水等;上好咖啡、茶后把会议台面收拾好;但不要把客人的资料、物品弄乱；如客人有其他要求应尽量帮助客人解决；9、大型会议服务要求：遇大型会议;设主服务员一名专为主席台和发言席添加、更换饮水；时刻关注会议组织者;关注会场内设备运行使用情况;必要时协助调试各种设备仪器;会议期间急需离开岗位;一定要通知领导找人替岗..三、会议结束1、送客：会议结束;开门、站位、微笑送客；2、检查：仔细检查一遍会场;看是否有遗忘的东西和文件等;设备设施是否有损坏;统计物品使用情况做好记录；3、保洁：打开门窗通风;小毛巾收集消毒、保洁、擦拭桌面；4、整理：将会议用具、设备整理好;会场座椅及时恢复整理；5、关闭：关闭所有使用的电器设备空调、电灯、窗;再次检查会场有无火源;锁好会议室门..四、主要会议室工作程序1、会议服务①每天8:00以前;把会议室卫生准备完毕；②会议服务参照会议服务工作标准及流程；③随时保持主要会议室卫生；④花卉要勤浇水;勤剪枝..2、领导办公室会客室服务①每天巡视卫生情况；②领导有客人时;要及时倒水服务;随时查看会议桌椅的整洁；③每天查看办公室、会议桌及卧室的纸抽使用情况;及时补充；④注意物品是否放整齐;检查食品是否过期；⑤工作中的会议服务员在会议服务过程中;尽量把音量减小;以免影响客人..五、会务部水果发放工作标准1、水果进货①水果按要求每周一前送到;并按科室分配好；②有特殊需要时联系供货商随时进货；③水果货到;由指定人员与会务部共同验收；④随时了解水果价格;并与供货价格对比;对于高出市场价格的;必要时要求供货商更改价格..2、水果发放①员工办公室水果发放：周一至周五十点以前送到各办公室;并由科室负责人清点、签字；②领导办公室水果发放：每周日、周二下午水果清洗完毕;周一、周三早上上班后切水果、装盘、封膜;八点半前送到各领导办公室；③会议水果发放：洗净、装盘、封膜按要求在会议以前十分钟送到会议室..六、信件、报纸收发工作标准1、报纸发放①正常工作日报纸：当天报纸在当日下午五点以前全部分发到各办公室；②周六、日报纸：周日下午清点完毕;随周一报纸同时发放..2、平信发放收到平信两个工作日内可随报纸一起发放到收信人手中;或用B通知收信人到物业办公室凭有效证件领取;领导、院办的信件等收到后第一时间发送;尽量在当天完成发放;最多不超过一个工作日..3、杂志发放①接收杂志;必须与邮递员进行清点并登记;确保不发生差错；②收到杂志的三个工作日内把杂志发到各科室或人员手中;并要求做好详细记录;尽量由业主签字确认..4、快信、特快专递、包裹、汇款单发放①接收快件、特快专递、包裹、汇款单等;必须与邮递员进行清点并登记;确保不发生差错；②收到后一个工作日内尽量在当天通知到收信人;收信人取件时需查验有效证件：工作证、身份证等；领导的快件等当天送到领导或院办;要求做好详细记录..5、其它要求①对未及时领取的邮件;负责催领;且不定期将积压的杂志等公布催领；②单位、地址不详或误投信件：两个工作日内退回邮递员；③不得拆开他人信笺..会议服务管理制度---日常会议服务会议服务是直接面对业主的一项经常性工作;本着人性化物业会议服务管理;力求将会议服务工作纳入制度化、程序化、规范化;保证项目部在追求效益与价值过程中快速发展;以建立健全会务制度和保证会议服务质量为目的;项目部对会议服务管理作如下规定：一、认识会议服务工作的重要性;增强会务工作的责任感..做好会务工作的“三部曲”：会前准备工作、会中组织工作以及会后工作..1、会前准备工作充分：在会议召开前半小时必须按业主的要求做好会场布置;并开门等候会议的开始;保证室内整洁卫生;座落有序包括会议室的桌椅、设备、摆放桌签、鲜花、饮用水、水果、通风采光等工作要点..2、会中服务周到：会中服务是会务工作的重要环节;要求会务员细心观察、反应敏捷..会议中除一些常规性的细节服务如添加开水外;还有一些不确定性的情况;这就要求会议服务人员发挥好主观能动性;把握好每一个细小环节;把握好与会人员的服务需求;使每一次会议的召开服务周到、井然有序..3、会后整理有条不紊：会务是个整体的动态过程;搞好会前准备、会中服务的同时;还要在会务结束后按规定时间做好会场的及时整理;为下一个会务活动做好充分准备;以免造成工作的被动;会后做好与会记录并对会务中出现的状况或失误进行总结分析..二、会务人员时刻保持饱满的精神状态随时待命;用发自内心的微笑去迎接工作;为业主提供最优质的服务..1、会务人员要穿着统一的工作服;佩证上岗;行为举止大方得体;微笑服务..2、在会务场所;要礼貌待人;规范站姿、走姿;不得在会务场所休息..3、耐心细致、端正态度;为业主提供完善、个性化的专业会议服务..4、有较强的责任心、团队合作精神和工作积极性..5、接到临时会议任务立即执行;不得无故拖延..三、明确工作职责而立足本职;把握工作定位而坚定信念..1、统一外着会务套装工作服;整洁得体;化妆、修饰文雅..2、遇领导要主动热情问候;会务时间要礼貌认真;不得对业主要求不理不睬..。
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呢？
前言
会议概论
一、会议的涵义
会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和 布置工作的集会”。
二、办会的涵义
办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是 秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会 议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋 商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯 彻工时间、地点、与会人员、会 议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作 用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、 会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设 施。
大家谈
你参加过一些什么样的会议？你 是否喜欢这些会议？为什么？
5、 确定会议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照 明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、
第一节
会议的特点 作用与种类
一、会议的主要特点
１、集体性； ２、程序性； ３、公开性； 4、规范性。
二、会议的作用
1、会议体现了民主。 2、会议交流了信息。 3、会议统一了集体认识和行为。 4、会议促进了和谐和团结。
三、会议的种类
1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分： 定期和非定期。 4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 6、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。
会务管理
1 2 3 4 5 6 会议概述 会务工作流程 会务工作具体内容 常用会议的组织程序 会见与会谈 技能训练
教学目的
通过本模块的学习，了解会务工 作的基本内容及工作程序，学会拟定 会议方案，掌握会议组织工作的环节 和会务工作中的文书工作。
教学重点与难点
1、教学重点
会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。 会议方案的制作； 会场的布置； 案例分析； 技能训练。
2、教学难点
案例分析：请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发 了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、 地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。 一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人 才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改 换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气， 改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作 粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一 厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等 开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位 用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较 多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登 门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
会议总 结
第三节
会务工作的 具体内容
一、指导会务工作的原则
1、准备充分； ２、组织严密； ３、服务周到； ４、确保安全。
二、文书工作
1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。
三、生活管理工作
1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。
四、安全保卫工作
1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会 议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要 解决的问题的概略安排，并冠以序号将其 清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安 排。
第二节
会议秘书工作 的基本任务
一、组织的工作
1、协助领导确定会议议题； 2、根据议题安排议程、日程； 3、发会议通知，负责会议报到； 4、对与会人员进行编组； 5、布置会场，安排座次； 6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 7、负责会议签到； 8、会中组织和协调； 9、会场其他组织和管理； 10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、 报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和 组织)。 11、会议的结束收尾工作。
二、会前准备工作
1、 确定会议主题与议题
确定主题的主要方法：一是要有切实 的依据；二是必须要结合本单位的实 际；三是要有明确的目的。议题是对 会议主题的细化。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成, 应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或 主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能 出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
明确会议组织机构
确定会议名称
明确会议所需设备和工具
确定会议规模与规 格 确定会议时间与会期
确定与会者名单
选择会议地点
安排会议议程和日程
制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制作会议证件
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作