工程档案电子文档格式规范

附件2

重庆市三峡库区地质灾害治理工程档案

电子文档格式规范

重庆市国土资源和房屋档案馆

二○○六年六月

三峡库区地质灾害治理工程档案电子文档格式规范

1. 总则

1.1为切实贯彻《地质资料管理条例》,实现地质资料信息化,充分发挥三峡库区地质灾害治理工程档案在国民经济建设和社会发展中的作用；依据《国土资源部数字国土工程工作标准》结合实际情况制定本规范。

1.2本规范只对制作三峡库区地质灾害治理工程档案（以下简称工程档案）电子文档的文件格式、文件编制及存储时的组织方式做出规定，除此之外电子文档包含的其他内容按相关专业标准执行。

2. 规范性引用文件

2.1《成果地质资料电子文件汇交格式》（SZ1999002—2001）

3. 术语及定义

3.1工程档案电子文档：即该项工程档案的电子文件及其附加电子文件的总和。

3.2工程档案附加电子文件：即电子文件的说明性、标注性文件，如“Readme.txt”说明文件。

3.3多媒体文件（Multimedia files）：能够在计算机等相关电子设备上存贮（如：光盘、磁带、电子储存器等）、制作、运行或播放的载有数字、文字、声音、图形、图像等信息的载体，经综合处理，以数字形式使多种信息建立逻辑连接，集成为具有交互性的文件。

4. 分类

4.1工程档案电子文档按其文件信息不同分为

工程档案文件分类表

4.2按电子文件的形成方式分为

4.2.1“原始电子文件”是指通过字处理、制表、制图、数据库、系统开发以及多媒体制作等工具软件进行创建而直接得到的电子文件，如“.doc、.xls、.dwg”等格式的矢量图形文件等。

4.2.2“存档电子文件”是指通过对原始电子文件进行格式转换或通过扫描方式制作而间接得到且不能修改的电子文件，如“.jpg、.eps、.pdf、.tiff”等格式的文件。

5. 电子文件命名格式及规则

5.1命名格式

工程档案电子文件命名用该份文件所载内容的中文题名来表示，格式如下：

顺序号_所载内容的中文题名.后缀名

5.2命名规则

工程档案电子文件命名中的题名揭示了该电子文件内容的主题，应规范、完整、简洁、明了，要使用规范化的语句精确地描述出文件的主题内容。

在进行电子文件命名时,对文件的类别、属性不必进行标注,但应遵循以下规则：A．电子文件名（前缀部分）的长度最长为256个字节；

B．文件名中不能包含下列任何半角字符：斜杠(\)、冒号(:)、星号(*)、问号(?) 、引号(")、尖括号(<、>)和竖杠(|)；

C．审批件的电子文件以各审批文件的审批文号、审批形式作为题名；无审批文号和审批形式，则以审批机构简称作为题名；

D．图件的电子文件命名以图名（包括比例尺）作为题名。比例尺符号用半角字符“/”表示；小于或等于1:100的比例尺，用中文“百”、“千”、“万”表示数字单位；

E．多媒体类的各个电子文件名可按照相关规范或建库时自身的命名规则进行命名。

6.工程档案电子文档格式及编制

6.1文字部分电子文件格式及编制

6.1.1格式

文字部分原始电子文件的格式应为“.doc”、“.wps”或“.txt”简体中文格式。附表或文字部份中的插表可采用“.xls”简体中文格式；文字部分中插图、插照、插表等插入文件以能插入Word，且在其中能正常使用为原则；采用逐页扫描方式形成的存档电子文件，当一份文件少于10页时应插入Word，超过10页则可保留原样将其单独存放，其文件夹名为该文件的题名，格式应为“.jpg 、.gif、.tiff、.pdf”。

6.1.2编制

文字部分各个电子文件的内容、编排顺序和编辑格式(如字体、字号等)按照地质矿产行业有关标准的规定执行。电子文件页面的尺寸以A4为准,表件、插表、插照、插图横向超过A4的按实际尺寸定。所有插图、插照、插表应直接插入文字的相应位置，不得覆盖其他信息，不得链接其它软件制作插图、照片、表格，且在计算机屏幕中显示的方向应向上。

审批件应按照审批级次由高到低依次进行编排。同级、同类的审批文件按时间先后顺序进行编排，内容与编制格式必须与正式批件一致，每一份审批类电子文件应注明发文机关（公章）、发文时间。

表件应采用Word表格命令制作或在Word中插入Excel表格的方式制作，对引用特别复杂函数的表格，可以用 Excel直接制作。表格的纵向尺寸应以版芯的尺寸为界限，如果超出版芯，可用续表来解决，续表中仍必须有表名和表头。

电子文件应插入页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式：单面打印页码居中，双面打印页码奇数页在右侧，偶数页在左侧；电子文件页码必须与纸质载体页码一致。

6.2图件部分电子文件的格式及编制

6.2.1格式

存档电子文件可采用下列4种格式之一：“.jpg、.eps、.tiff、.pdf”格式；

原始电子文件采用目前较流行、通用的格式：mapGIS的“*.wt、*.wl、*.wp”等点、线、面文件及“*.mpj”工程文件和相应的属性文件；AutoCAD（或基于AutoCAD 的软件）的“.dwg”或“.dxf”文件；以及运行上述电子文件绘图时所必须的相关文件（如字体库、系统库文件等），以保证上述原始电子文件可以再次转换存档电子文件。

6.2.2编制

图件的存档电子文件首选方法是计算机软件直接制作（或格式转换），通过制作或转换而形成的存档电子文件，分辨率的选取以保证图形的精度和清晰度为准，一般可取300dpi；对压缩的JPEG格式质量因子取75以上。采用扫描等数字化方法形成存档电子文件时的质量技术指标参照有关标准或规范执行。

对计算机软件直接形成的超A

幅面图件的电子文件原则上不进行分割。分幅印制

的同一幅图件，用数字化方法形成电子文件后，如果造成在计算机上浏览不便的应进行拼接，形成一个电子文件。

光栅图形文件、矢量图形文件和纸介质图件之间的内容必须一致。

该部分电子文件的内容、幅面大小、用色标准、图例符号等按照相关制图标准执行。

在编制该部分电子文件时，应按照一张图一个图序号的原则统一编号，光栅图形文件按一张图一个电子文件编制，各图形电子文件必须与纸介质内容相对应。

6.3 多媒体部分电子文件的格式及编制