住房公积金档案管理办法

住房公积金管理中心档案管理办法

第一章总则

第一条为了规范住房公积金管理中心档案管理，提升档案管理水平，促进档案管理工作规范化、制度化、科学化，确保档案的安全、真实、有效，更好地为住房公积金管理工作服务，依据《中华人民共和国档案法》、《住房公积金管理条例》，结合公积金中心实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案是指住房公积金中心管理机构

在处理行政公务和下辖各分中心、管理部在办理住房公积金业务过程中，直接形成的纸质材料或通过计算机等电子设备办理、传输和存储形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、图像、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第二章档案机构、人员及其职责

第三条综合档案室主要职责：

（一）宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，组织落实档案领导小组制定的档案工作管理规章制度，集中统一管理本单位各种门类和载体的档案资料；

（二）负责文书档案的归档工作，及时编制必要的检索工具，方便各有关部门利用档案，努力开发档案信息资源和负责档案史料（大事记、组织沿革、全宗介绍）的编研工作；

（三）对本单位下级各部门文件材料及业务档案和财务档案的收集、整理、立卷和归档工作进行管理、监督、检查

和指导；

（四）审核各分中心、管理部、机关各处填制的档案销毁清册，提出销毁档案的意见和建议，报档案工作领导小组审批后，组织相关人员进行档案销毁工作；

（五）编制档案检索工具，运用计算机等现代化管理手段，建立档案数据库并积极提供利用；

（六）做好有关档案及资料的接收、登记、保管、统计、利用和到期档案的移交工作。

第四条各部门档案管理人员主要工作职责：

（一）认真贯彻执行档案工作的业务标准以及各项制度，掌握档案管理现代化技术；

（二）做好本部门档案的收集、整理、鉴定、归档、统计等基础工作，熟悉室藏档案情况，负责延期档案的催收工作；

（三）按照电子档案管理系统分配的位置做好业务档案的接收、装盒、上架等工作；

（四）对所保管的档案经常进行检查和清理，妥善保管、有序存放、方便查阅，做好档案“十防”等工作，确保档案的齐全、完整和安全；

第三章档案的收集移交

第五条凡是本部门在工作中形成的已经办理完毕的应当归档文件材料，由该部门负责收集、整理后，定期移交给本部门档案室立卷、归档上架。完成收集、整理、立卷工作

的归档文件材料，不得存放在其他部门或者个人手中。

第六条归档的各类材料由档案管理人员负责核对是否齐全、完整和准确。移交给综合档案室时需打印移交清册一式两份，经双方清点签字确认后生效，不得在流转中有任何遗失或者损毁。

第四章档案的整理

第七条公积金中心的档案装盒，要求案卷内的文件应当排列顺序，编号，档案案卷内应当制作卷内文件目录，并备有卷内备考表。卷内文件目录放在卷首，卷内备考表放在卷尾。

第八条业务档案由各业务网点收集整理装订，并由各业务网点负责人按规定审核后移交给本部门档案室保存。

第五章档案的保管与利用

第九条各部门应当配置专用的档案库房、装具和必要的档案保管设施。档案库房要符合“十防” (防火、防盗、防虫、防鼠、防污染、防高温、防光、防尘、防潮、防磁等) 要求。库房内温度应当保持在14℃-24℃，相对湿度保持在45%—60%，并做好温湿度日观测记录。库房内应当保持干净整洁不得堆放杂物。

存储电子档案的光盘、磁性介质应放入防磁柜保管，远离酸、碱性气体和强磁场，并定期进行有效性、安全性检查。

第十条建立档案借阅利用制度。公积金缴存人经部门主要负责人审批同意后，凭身份证可查阅本人的公积金业务档

案。外单位查阅档案时，应当持有写明查阅目的、范围的介绍信或者其他合法证明，经分管领导同意后方可查阅。

第六章档案的鉴定与销毁

第十一条公积金中心档案领导小组负责对本单位到期档案的销毁进行鉴定、审批。

第十二条鉴定小组对到期的各类档案应当逐份进行鉴定，并提出是否销毁的具体意见。对经过鉴定确认无须继续保存的档案，档案室要逐份编造销毁清单及清册，列明拟销毁档案的案卷名称、册数、页数、年度、应保管期限、已保管期限等内容，报本单位领导审核同意后，在指定地点由两人以上负责监销。未经鉴定，任何人不得擅自销毁档案。

第十三条对一些保管期限定为永久的档案，随着时间和工作关系需求的变化，在管理工作中确定不再需要永久保存的档案，可以按照档案销毁流程进行销毁。

第七章文书类档案管理

第十四条文书档案的主要归档范围

（一）上级各有关部门、管委会下发的涉及住房公积金管理方面的政策、法规文件；

（二）公积金中心党、政、工、团、在工作中形成的文件材料；

（三）非隶属部门下发的与公积金中心业务无关但需参照执行的文件材料；

（四）分中心、管理部上报的各类报告、请示文件材料；

第十五条归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称（不能简写为本单位或本中心）。将归档文件按本档案室编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、全宗号、年度、分类问题、保管期限、起止件号、盒号等必备项，盒脊厚度可以根据需要设置为2cm、3cm、4cm等。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

第八章归集档案管理制度

第十六条基本原则

（一）归集档案是指公积金中心在受理住房公积金缴存单位的账户设立、缴存基数和缴存比例变更、账户注销等归集业务时留存或系统产生的纸质资料。

（二）按照统一管理、统一核算的要求，住房公积金归集业务类档案纳入财务档案统一管理；

（三）归集审批类档案和其它类档案由各分中心、管理部按时间先后顺序整理装订成册保管；

第九章提取档案管理制度

第十七条提取资料档案作为记载与查询职工提取住房公积金的凭证，按照不同的提取类型收取各类提取档案。提取档案材料，由各分中心、管理部提取业务承办部门收集立卷，按照提