人力资源知识人事档案

（人力资源知识）人事档案1、什么是人事档案？人事档案是档案中的壹个类别。

档案是壹种特定的以壹定的物质形式保存下来的客观物质，是人们于社会实践活动中形成的，按照壹定的要求收集、整理、保存起来的具有查考和利用价值的文字材料、图表、画册和影音材料等。

人事档案是以个人为单位，通过收集、鉴别、整理、立卷保存起来的记述和反映个人于社会生活中历史经历、思想品德、知识才能、领导水平、奖励惩罚、工作等情况的档案。

1、毕业生“学籍档案”和“人事档案”的区别及联系？毕业生的学籍档案是指通过参加全国统壹考试且被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、于校学习成绩、家庭情况、于校期间表现和奖惩情况等。

毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，于其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。

这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生和用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行关联毕业程序且取得报道证后，才得以实现。

2、毕业生应如何对待自己的档案？目前，毕业生中有壹种比较普遍的现象对档案不了解，也不关心；甚至有的毕业几年了，可档案仍于学校放着；仍有的将档案放于家里，更甚者早已不知将档案丢于何处，似乎“档案没什么用了”。

其实不然，这里只作简要说明。

当下，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等均要审查档案，且以其记载的关联资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种关联证明等也均需要你的人事档案。

总之，现实生活中，人事档案仍具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视，以免于日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。

同时，强调壹点，由于国家关联政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存俩年，这正是没有搞清“学籍档案”和“人事档案”的区别。

所以有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。

学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的恰是你的人事档案，如你的转正定级、职称评定等关联事宜均是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。

按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报道证人事部门签署日期为准）壹年后，即可由所于单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作壹年（以报道日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所于单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。

由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，于某种意义上说，也是得不偿失3、哪些机构能保管人事档案？按国家政策规定，组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业均无权管理员工的人事档案，壹般由委托的各级人才交流机构托管。

毕业生也能够以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。

另外，各级人才交流机构，如省人才、市人才、各区人才等，它们的区别只是所属部门的不同，其它无任何区别。

4、哪些毕业生的档案适合到人才交流机构托管？不想回本地而想将户口落于济南市的毕业生，准备考研的毕业生，仍无法确定能否于现单位长期干下去的毕业生，之上这些毕业生仍可选择将自己的档案人事关系于人才交流机构托管。

5、“弃档”族会给自己带来哪些不良影响？1、影响毕业生转正定级、工龄和退休金计算。

2、耽误职称评定和工作调转，只有于转正定级后才能正式调动。

3、导致社会保险断档。

如果是交纳社会保险年限出现了断档，享受社会保险就会受到影响。

4、导致干部身份丢失。

由于目前进入医院、学校等事业单位，及户口迁入等仍需采用干部调动的方式才能实现，因此干部身份仍很重要。

5、无法开具壹切以档案为依据的证明材料（如学历更改、报考证明、出国政审等）。

6、影响到户籍档案。

6、国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案存档方式各有利弊：目前国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案，壹般采取俩种管理办法：壹是把档案转至生源地，由所于地级市的人事局接收。

这种方式比较适合准备于生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生，优点是于生源地就业后办理手续简单方便，而缺点是俩年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。

二是把档案转至就业代理或人才交流中心。

这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生，优点是易于毕业生解决壹些实际问题，缺点是如果毕业生和指导中心交流相对少，则容易造成信息不畅。

档案，不管是以哪种形式，于哪里保管，于哪个国家，均是完全由政府部门或安全部门管理的。

人事档案是壹种记录，是通过合法手续获取且管理的。

个人的转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及开具出国、考研等有关证明，均会用到档案。

因此，即使单位不能接受档案，也壹定要把档案放到政府人事部门的人才交流中心委托管理。

人才中心不但能够帮你管好人事档案，仍能够为你做人事代理等壹系列服务：保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升、转正定级、职称评定、出国（境）政审、党团关系管理、婚姻生育管理、代办社会保险、证件年审、出具以档案为依据的各种证明等等。

否则，必然损害其自身利益，使本应享受的上述待遇得不到应有保障。

譬如：于失业后将无法领取失业救济金；用档案办理社会保险也成问题；单位派你出国公干，没有人事档案，就无法进行出国政审；就连结婚、生孩子时，没有档案开不成关联证明。

所以，壹定要“善待”自己的档案！李女士自94年大专毕业以后，决心自主创业。

她认为自己不去找工作、不用买社保，人事档案没有什么用处，于是想当然的把自己的人事档案放于自己手中保管。

壹段时期的创业之后，具有壹定工作能力的李女士又进入了壹家大型企业工作，企业要审查她的档案，了解她以往的学习、工作情况，且为她购买社保。

于是她将档案交和分公司的办事人员，本想壹切顺理成章。

没想到，当总公司再次追问李女士的档案所于的时候，档案却找不到了。

李女士找到分公司的有关责任部门，但被告知当初负责档案的工作人员已经离职无法联系。

李女士只好找到成均市人才服务中心寻求帮助。

于成均市人才服务中心工作人员的帮助下，李女士只有通过补办档案里的各种证明，来补壹份人事档案了。

可是，人事档案里那些珍贵的信息却再也不补回来了。

随着我国市场经济的建立和发展，我国的户籍制度和人事制度均相继进行了改革，和此关联的人事档案工作，也发生着重大的变化。

“遗弃档案”、“人档分离”等已成为社会普遍存于的现象，档案于壹些人眼中作用弱化了，但这且不代表着档案能够随意丢弃置之不管。

档案记载着壹个人成长的轨迹，记载着身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况以及人才能力、性格、工作作风、思想政治表现等许多情况，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。

个人转正定级、职称申报、办理养老保险等，均需要档案“说话”，它的作用仍不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益均无从得以保障！从某种意义上说，它甚至能够决定壹个人的命运。

档案对用人单位的作用：对于用人单位来说，档案的作用主要体当下为单位人事部门提供依据。

档案是历史的真实记录，通过利用档案，能够清楚地了解员工过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。

现代企业为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解员工，通常会将考察现状和查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。

尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。

而于用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料均会汇总，归入本人档案，作为考核依据。

因此用人单位于人员录用、晋级、考核时，均会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。

特别是于新的《劳动合同法》实施以后，单位用人更加谨慎，严把人才进口关成为单位降低劳动成本、减少劳动风险的首选防范措施。

成均市人才流动服务中心也为各企事业单位免费提供拟录人员人事档案查询。

档案对个人的作用：现阶段，于档案的凭证、参考等诸多作用中，普通公民仍是主要利用档案的凭证作用。

由于档案具有其真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。

人事档案不仅为单位用人、选人及人力资源科研、教学和管理等工作服务，同时也为个人切身利益服务，帮助解决没有档案就无法解决的问题。

对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审仍是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等等手续均将以档案材料的审核为重要依据。

例如学籍档案能够为各类于校生、毕业生的就业、留学或毕业证书丢失的同学出示成绩证明、学历证明、姓名更正、参加工作时间等有关证明。

于职人员于申报技术职称时，档案能够提供所需材料，如申报人目前拥有的职称资格文件、您获得的优秀教学成果奖、科技进步奖、主持参加的科研课题、您于本项目中所起的作用、各种奖励、申报人所起草的文件及完成某项重大任务的任务书等材料。

能够说每个人均于以自己的实践活动谱写着自己的历史，同时将其转化为文字于档案中不断补充、不断添入新内容。

所以说人事档案将伴随每个人的壹生且发挥着重要的作用。

根据国家规定，有人事档案管理权限的机构能够统壹保管本单位员工档案，也可委托县之上（含县）政府人事部门所属人才服务机构统壹保管；没有人事档案管理权限的单位不得擅自管理员工档案，可委托政府人事部门所属人才服务机构统壹保管，严禁私人保管或放到没有人事档案管理权限的单位。

于各级政府人事部门人才流动服务机构保存人事关系及档案的人员，人才中心将保障其合法权益和应有的社会、政治待遇，如保留原有身份、调整档案工资、办理转正定级、人才引进、党团关系管理，代办职称评审、计划生育指标、出具以档案为依据的各种证明等等。

如果流动人员违反规定把人事档案放到其他部门或机构，各级人事部门将不承认其原有身份，必然损害其自身利益，使其应享受的上述待遇得不到应有保障。

解读人事档案的作用最近办公室对公司员工的人事档案情况作了壹次全面梳理，发现许多员工对人事档案的作用尚不清楚，档案里那些东西到底有什么用？改革开放以后，企业用人早已不受户口和档案的限制，于宁波，外地户籍人员只要有大专之上毕业证书，身份证和暂住证齐全，壹样能够办理劳动备案和四金交纳手续，档案的作用于我们脑海中的印象越来越淡薄。

根据国家政策：没有档案最直接的影响是无法办理退休，也领取不了养老金。

因为你的退休年龄不是以你的户口本或身份证决定，而是以你的档案中记载的出生年龄来决定。

年老退休的时候你靠的就是养老金，而且生病住院也能够给你报销很大壹部分。

除非你超级有钱，否则建议你仍是要好好保管个人的档案。

办理参保事宜时不需要查见本人档案，但且不代表档案就没有作用。