(11)文秘档案管理制度1.doc

合集下载

公司文秘档案管理制度

公司文秘档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文秘档案管理，规范档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关法规，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门和员工在文秘档案管理工作中的行为规范。

第三条公司文秘档案管理工作应遵循下列原则：（一）统一领导、分级负责；（二）集中管理、分散保管；（三）真实完整、便于利用；（四）保密安全、防止丢失。

第四条公司文秘档案的种类包括：（一）公司章程、规章制度、重要会议记录；（二）公司发展规划、年度计划、工作总结；（三）公司合同、协议、重要法律文件；（四）公司人事档案、员工名册、薪酬福利记录；（五）公司财务报表、审计报告、税务登记证；（六）公司业绩、荣誉、奖励、处罚记录；（七）其他具有保存价值的文秘资料。

第二章组织机构与职责第五条公司设立文秘档案管理小组，负责公司文秘档案的管理工作。

文秘档案管理小组由总经理、财务部经理、人力资源部经理、行政部经理等组成。

第六条文秘档案管理小组的职责：（一）制定和完善文秘档案管理制度；（二）指导、检查和监督各部门文秘档案管理工作；（三）负责文秘档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（四）建立文秘档案数据库，实现档案的电子化管理；（五）组织文秘档案的鉴定和销毁工作；（六）定期对文秘档案进行检查、清理和维护；（七）及时向上级领导报告文秘档案管理工作的情况。

第七条各部门设有一位文秘档案管理员，负责本部门文秘档案的管理工作。

文秘档案管理员的职责：（一）负责本部门文秘档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（二）及时向文秘档案管理小组报告本部门文秘档案管理工作的情况；（三）协助文秘档案管理小组开展文秘档案的鉴定和销毁工作。

第三章档案的收集与整理第八条各部门在办理完毕文件后，应按照文秘档案管理要求及时收集相关资料，并进行整理。

第九条文秘档案的整理应遵循以下要求：（一）归类明确，便于查找；（二）编号有序，利于管理；（三）页面整洁，字迹清楚；（四）注释完整，签字盖章；（五）装订牢固，封面规范。

办公室文秘的档案管理与保密措施

办公室文秘的档案管理与保密措施档案管理是办公室文秘工作中至关重要的一环。

有效的档案管理可以提高办公效率，保护机构和个人的信息安全。

本文将就办公室文秘的档案管理与保密措施进行探讨，并提供一些实用的建议。

一、档案管理1. 档案分类与整理办公室的档案可分为两大类别：纸质档案和电子档案。

纸质档案要进行分类，设立清晰的目录，注明文件的名称、日期、编号等信息，方便查找。

电子档案要进行合理的文件夹划分，避免过多的层级，保持文件名的规范。

2. 档案存储纸质档案需要选择合适的存储设施，如文件柜、档案袋等，确保档案的安全性和易于保管。

同时，要做好防火、防潮的措施，可使用防火箱和湿度调节器。

电子档案要进行备份，存储在安全的服务器或云存储中，避免丢失或损坏。

3. 档案借阅与归还办公室文秘应建立借阅登记表，对档案的借阅、归还进行记录。

借阅时应确认借阅人的身份和目的，并设立借阅期限，确保档案不会长时间滞留在他人手中，避免丢失或泄漏。

归还后要进行核对，确保档案及时返还。

4. 档案销毁档案管理的一项重要工作是定期清理和销毁无用的档案。

纸质档案要进行合规的销毁处理，可以选择专业的档案销毁公司或采用机密撕碎机进行处理。

电子档案也要进行及时的清理和删除无用文件，避免占用存储空间和安全隐患。

二、保密措施1. 保密意识的培养办公室文秘人员应强化保密意识，认识到档案中包含的信息对机构和个人的重要性。

必要时可以进行保密培训，使员工能够正确理解和遵守保密规定，将保密责任融入到工作中。

2. 访客管理办公室应制定严格的访客管理制度，凡非工作人员进入办公区域，必须进行登记并佩戴访客证件。

访客通行区域应进行监控，防止非法取得档案信息。

3. 信息安全技术办公室应配备相应的信息安全技术，如防火墙、网络访问权限管理、密码设置等。

电子档案要加密存储，制定访问权限，将敏感信息进行适当的屏蔽和保护。

4. 员工管理对办公室文秘人员进行审查、培训和监督，建立健全的员工管理制度。

公司文秘档案管理制度（5篇）

公司文秘档案管理制度1.目的作用公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。

为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

2.管理职责2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。

同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：3.归档资料的范围、内容3.1计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。

3.2批示性文件材料包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。

3.3法规性文件包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。

____公司的重大决议包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.5总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

3.6凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。

如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

3.7汇报性材料包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等3.8劳资人事资料包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

3.9调研性资料包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

3.10声像制品资料包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。

公司文秘档案管理制度（2篇）

公司文秘档案管理制度一、总则文秘档案是公司运营过程中产生的各类文件、资料的记录和保存，是公司信息管理的重要组成部分，对于保证公司的正常运作、加强信息共享、提高工作效率具有重要意义。

本制度的目的是规范公司文秘档案的管理工作，确保文秘档案的安全性、便捷性和可追溯性，强化公司信息管理的专业化和科学化。

二、文秘档案的定义文秘档案是指公司运营过程中产生的各类文件、资料的记录和保存，包括但不限于合同、协议、报告、会议纪要、公函、备忘录等。

三、文秘档案的管理原则1.规范性原则：文秘档案的管理应遵循相关法律法规和政策规定，并制定相应的管理制度和操作流程。

2.全过程原则：从文秘档案的产生、流转到保存和销毁，都应有明确的管理措施和责任人。

3.安全性原则：文秘档案的管理应保证信息的安全性，严禁泄露、损毁或篡改。

4.便捷性原则：文秘档案的管理应便于查找和获取，确保信息共享和工作效率。

5.责任追溯原则：文秘档案的管理应有明确的责任人，对档案的使用和操作应有明确的记录和追溯。

四、文秘档案的管理责任1.公司领导负责制定并修订文秘档案管理制度，明确各级档案管理人员的职责与权限，并组织培训。

2.档案管理人员负责执行公司领导的相关政策和制度，组织维护、整理、归档、借阅和销毁文秘档案，并保障档案的安全性。

3.各部门负责按照规定的流程和要求，产生并提交文秘档案，确保档案及时归档并准确记录。

五、文秘档案的管理流程1.档案的产生和提交：各部门在产生文秘档案时应按照规定的流程和要求，填写档案相关信息，并及时提交给档案管理人员。

2.档案的整理和归档：档案管理人员接收到文秘档案后，应按照要求进行整理和分类，然后进行归档，确保档案的有序性和易查性。

3.档案的借阅和复制：有需要的人员可以提出档案借阅申请，经过审批后，可以在规定的地点进行借阅；对于涉及保密内容的档案，需经过相关部门的批准方可借阅或复制。

4.档案的销毁：档案管理人员应按照规定的期限和程序进行档案销毁，确保已经不需要保留的档案被及时销毁，并做好销毁记录。

文秘档案管理规章制度

文秘档案管理规章制度一、总则1.文秘档案是指单位或个人的文件和档案资料，包括单位或个人的办公文件、证明材料、报告材料等。

2.文秘档案管理是指对文秘档案进行规范的收集、整理、保管、利用和销毁的管理。

3.本制度是为了规范文秘档案管理工作，保护档案资源，促进单位工作的顺利开展，遵循有序、合理、科学、便捷、安全的原则。

二、档案管理机构1.每个单位都应设立专门的档案管理部门，以负责档案资源的收集、整理、保管、利用和销毁，并且应配备专门的档案管理人员。

2.档案管理部门的职责包括：制定文秘档案管理制度、规范档案收集流程、确保档案安全、提供便捷的档案查询服务等。

三、档案收集和整理1.单位在收集文秘档案时，应按照规定的收集流程进行，确保收集范围和内容的准确性和完整性。

2.收集到的文秘档案应尽快进行整理，包括文件归档、文件分类、整理文件编号等工作。

3.文秘档案管理部门应对整理后的文秘档案进行归档，同时建立电子数据档案，确保档案资源的长期保存和利用。

四、档案保管及利用1.文秘档案应设立专门的保管室，保管室应具有完善的安全保卫措施，包括防火、防盗、防水等措施。

2.档案利用应根据管理部门的要求进行申请，同时需要签署使用协议。

3.文秘档案仅限制内部使用，不得向外泄露，同时需要定期清理过期档案，释放档案资源。

五、档案销毁1.文秘档案的销毁必须经过档案管理部门的审查和批准。

2.销毁应按照规定的程序和方法进行，包括破坏文件、文件磁盘驱动器、文件删除等方式。

3.档案管理部门应制定档案销毁方案，并将方案报批后，在确定的时间内进行销毁作业。

六、档案管理的监督和评估1.单位领导应对文秘档案管理工作进行监督和指导，并要求档案管理部门对档案管理工作进行评估。

2.档案管理部门应按照规定的程序和标准进行评估，确保档案管理的规范性、科学性、便捷性等方面的要求。

3.档案管理质量评估的结果需要上报领导层，并进行跟踪检查，指导档案管理部门进行改进。

七、附则1.本制度适用于所有单位的文秘档案管理工作，需要在实际工作中根据实际情况进行修改完善。

公司文秘档案管理制度范本(3篇)

公司文秘档案管理制度范本第一条为了规范公司文秘档案管理工作，提高文秘工作效率，落实信息管理的科学化、规范化和自动化要求，依照国家有关文件、法规的规定，制定本管理制度。

第二条公司文秘档案管理制度适用于公司内部所有文秘档案的管理工作，包括纸质档案和电子档案。

第三条公司文秘档案管理的目标是确保公司文秘档案的安全可靠，保障信息的完整性、可用性和可追溯性。

第四条公司应成立专门的文秘档案管理部门或设立专职文秘档案管理员，负责公司文秘档案的管理工作。

第五条公司文秘档案应按照文件类型、部门、时间等进行分类归档，并制定详细的文秘档案管理手册，明确各类档案的保管期限、查阅、借阅和销毁等相关事项。

第六条公司文秘档案管理采用电子档案与纸质档案相结合的形式，通过电子文档管理系统进行电子档案的存储和管理，并定期进行数据备份和技术更新。

第七条公司文秘档案应设立专用的存放区域，保证档案的安全、防火、防水和防盗。

第八条公司文秘档案应制定档案借阅申请和档案借阅登记制度，借阅人应填写借阅申请并得到相关部门的批准，借阅期限不得超过规定期限。

第九条文秘档案管理员应对公司文秘档案进行定期巡查和整理，确保档案的完好无损和秩序井然。

第十条档案移交和销毁应按照规定的程序进行，并有相关部门的审批和签字确认。

第十一条对于重要的公司文秘档案，应制定安全备份和保密措施，避免信息泄露和丢失的风险。

第十二条公司文秘档案管理制度应定期评估和审查，及时对不符合要求的环节进行整改和改进。

第十三条违反公司文秘档案管理制度的，将根据公司相关规定进行相应的问责和处罚。

第十四条本公司文秘档案管理制度自发布之日起生效，并由相关部门负责对全体员工进行宣传和培训。

以上公司文秘档案管理制度范文仅供参考，实际制定应根据公司实际情况进行具体规定。

公司文秘档案管理制度范本（2）公司档案管理制度一、总则1.1 目的本制度旨在规范、统一公司档案管理工作，确保档案的安全、完整、准确和便捷的检索和利用，以提高办公效率和工作质量。

文档档案管理制度范文（3篇）

文档档案管理制度范文一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。

二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。

三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。

3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。

文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。

四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。

2、文件的存放和提取应由专职人员负责。

3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。

4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。

5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。

对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。

五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。

交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。

2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。

3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。

六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。

文档档案管理制度范文（2）一、制度目的本制度的目的是为了建立和维护组织的文档档案管理体系，确保文档档案的有效管理、保存、利用和安全，提高工作效率和信息共享的便捷性。

文秘档案管理规章制度(3篇)

文秘档案管理规章制度一、目的和范围：1.1 目的：为了规范文秘档案的管理，保障档案的安全、完整、可靠和便捷的使用，提高工作效率，制定本规章制度。

1.2 范围：适用于本单位内的所有文秘档案的管理工作。

二、档案管理的基本原则：2.1 法定性原则：按照国家有关档案管理的法律、法规、标准和规定进行管理。

2.2 统一性原则：按照一套统一的档案管理制度进行管理。

2.3 完整性原则：保证档案的完整保存，不得随意篡改、破坏或遗失文档。

2.4 保密性原则：严守档案的保密性，确保档案的机密性和安全性。

2.5 归档原则：按照档案的文件类别、时间顺序、主题内容等进行分类归档。

2.6 可检索性原则：确保档案的信息能够方便检索。

2.7 借阅制度：建立文秘档案的借阅制度，明确借阅条件和程序。

2.8 定期审查原则：按照一定的时间周期对档案进行定期检查和审核，确保档案的质量和完整性。

三、档案的管理职责：3.1 主管领导：负责档案管理工作的组织和指导，制定相应的管理办法。

3.2 档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案的分类、整理、归档、借阅等工作。

3.3 档案使用人：按照规定的程序借阅、利用档案，保证档案的安全和完整性。

四、档案管理的具体措施：4.1 档案的收集与整理：对于单位内产生的各类文秘档案，及时进行收集和整理，确保档案的完整性和可靠性。

4.2 档案的归档：按照制定的归档原则，将档案进行分类归档，建立相应的档案目录。

4.3 档案的存储和保管：建立适当的存储环境和设备，确保档案的安全性和稳定性。

4.4 档案的借阅和利用：建立档案的借阅制度，明确借阅的条件和程序，提供便捷的借阅服务。

4.5 档案的销毁：对于已经过期或无需保留的档案，按照相关规定进行销毁处理。

五、档案管理的监督和评估：5.1 监督：建立档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理的规范和有效。

5.2 评估：按照一定的时间周期进行档案管理的评估工作，查找问题，推进档案管理的改进和提高。

文秘档案管理制度

文秘档案管理制度一、制度目的：1、规范企业在文秘档案管理方面的行为，确保对文秘档案的收集、利用、转移、保管、销毁等环节严格按照规定执行，保证档案的完整性、可靠性和保密性，为企业经营管理和决策提供基础资料和信息服务；2、明确文秘档案的归档范围、归档程序、资料保管期限和销毁程序，激励职工发挥自身专长和职责所在，承担档案分类和整理工作，降低档案管理的工作成本；3、为进一步推动企业知识管理和保护知识产权提供制度支持。

二、适用范围：本制度适用于公司全体员工，所有业务、管理、内部监督部门及技术人员，适用于该公司所有部门保管的纸质文秘档案和电子文秘档案。

三、档案的定义：文秘档案是指公司行政、经济、生产、技术、人事、财务、审计等方面的文件、文书、资料、印刷品、磁介质等各种形式的记录和信息，在企业的工作和决策过程中具有参考和决策价值的记录和信息。

四、档案的分类：文秘档案可以分为纸质档案和电子档案两种。

五、档案的保密性：1、文秘档案必须要严格保密，员工应该加强安全意识，保证自己所保管的文秘档案不会被外泄；2、凡是涉及到公司商业机密、技术秘密和个人隐私的文秘档案，必须进行级别定密，严格限制范围；3、凡是涉及到外部单位隐私的文秘档案，必须进行信息保护，严格掌握权限；4、文秘档案采取不同级别的保存措施，确保安全。

六、档案的收集：1、对于重要的文秘档案，应该逐级上报并经过批准后方能收集储存；2、对于企业各部门产生的文秘档案，各部门的负责人应当分类储存，并制定档案收集计划，并向公司归档中心进行申请。

七、档案的整理：1、各部门应当会同公司归档中心对其所属的文秘档案进行分类，分级整理；2、对于纸质档案，应当按照日期、文件名称、编号、部门等进行分类，制定档案编号；3、对于电子档案，应当能够进行搜索和分类，制定档案目录。

八、档案的储存：1、各部门应当制定涉及到机要、保密文秘档案的安全储存措施，确保机要、保密文秘档案不受非法侵入和泄密。

办公室文秘档案管理制度

第一章总则第一条为规范办公室文秘档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文秘档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条文秘档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整、系统，不得丢失、损毁；2. 准确性原则：档案内容准确无误，符合实际情况；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全；4. 便捷性原则：提高档案的检索和利用效率，方便查阅。

第二章档案收集与整理第四条文秘档案收集范围：1. 公司内部各类文件、资料、报告、请示、报告、总结等；2. 公司内部各类会议纪要、讲话稿、工作计划、方案等；3. 公司内部各类合同、协议、凭证、报表等；4. 公司内部各类照片、视频、音频等资料。

第五条文秘档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定，对收集到的档案进行整理；2. 档案整理应遵循先归档、后立卷、再装订的原则；3. 档案装订要求整洁、美观、牢固，便于查阅。

第三章档案保管与利用第六条档案保管：1. 档案柜应放置在通风、干燥、防潮、防尘、防火、防盗的地方；2. 档案柜内应保持整洁，不得存放与档案无关的物品；3. 档案柜钥匙由专人保管，不得随意转借。

第七条档案利用：1. 档案查阅应填写《档案查阅申请表》，经批准后方可查阅；2. 查阅档案时，应爱护档案，不得折叠、涂改、撕毁；3. 查阅档案后，应及时归还，并做好归还记录。

第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下原则：1. 按照档案保管期限和规定，对不再具有保存价值的档案进行销毁；2. 档案销毁前，应进行审核，确保销毁档案的准确性；3. 档案销毁应由专人负责，销毁过程应有人监督。

第五章奖励与处罚第九条对在档案管理工作中表现突出的个人和部门，给予表彰和奖励。

第十条对违反本制度，造成档案丢失、损毁、泄密的个人和部门，给予批评教育，并视情节轻重予以处罚。

第六章附则第十一条本制度由公司办公室负责解释。

文秘档案管理规章制度范文

文秘档案管理规章制度范文一、目的与范围本规章制度的目的是为了规范文秘档案的管理工作，确保档案的完整性、安全性和准确性，为组织的日常运作提供有力的支持和保障。

本规章制度适用于所有从事文秘工作的人员。

二、档案管理的基本原则1. 称职负责：每个文秘人员都应当履行好档案管理的职责，保证档案的完整性和机密性。

2. 规范操作：文秘人员在处理档案时，应当按照规定的程序和要求进行操作，杜绝随意更改和丢失档案的行为。

3. 安全保密：文秘人员应当严格保守档案的机密性，禁止私自复制、泄露和传播档案内容。

4. 定期整理：定期对档案进行整理和归档，确保档案的有序性和可检索性。

5. 准确记录：文秘人员在处理档案时，应当准确记录档案的相关信息，确保档案的真实性和可靠性。

三、档案的分类与归档1. 根据档案的性质和用途，将档案进行分类，包括行政文书类档案、会议纪要类档案、合同协议类档案等。

2. 档案的分类原则是相同性质和用途的档案应当归为同一类别。

3. 将归档文件统一编号，并在封面上注明档案的名称、编号和存放位置。

4. 档案的归档应当按照时间顺序进行，先进先归档。

四、档案的管理与交接1. 档案管理工作由专人负责，负责管理档案的人员应当具备一定的档案管理知识和经验。

2. 档案管理人员应当制定档案管理计划，并严格按照计划执行，确保档案的及时整理和归档。

3. 档案管理人员在交接工作时，应当确保交接的档案信息准确无误，并确保档案的安全交接。

五、档案的保管和查阅1. 档案应当存放在专门的档案室内，确保档案的安全。

2. 档案室应当定期进行安全检查，确保档案的防火、防潮和防盗措施得到有效执行。

3. 未经许可，任何人不得私自进入档案室。

4. 档案室内的档案应当按照一定的分类和编号方式进行存放，并做好相应的标识和记录。

5. 对于需要查阅的档案，应当向档案管理人员申请，经批准后方可查阅，查阅后应当及时归还档案。

六、档案的保密和复制1. 档案管理人员应当保守档案的机密性，严禁私自复制、泄露和传播档案内容，必要时应当采取相应的安全措施，如加密、锁定等。

机关文秘档案管理制度

一、总则为加强机关文秘档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在机关工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本机关各部门、各直属单位及内部机构（以下简称“各部门”）的文秘档案管理工作。

三、档案管理原则1. 集中统一管理原则：档案实行集中统一管理，各部门应按照档案管理要求，将档案收集、整理、归档、保管、利用等工作纳入本制度管理。

2. 分类管理原则：根据档案的来源、内容、形式、载体等特点，对档案进行科学分类，确保档案的有序管理。

3. 保密原则：对涉及国家秘密、工作秘密和个人隐私的档案，严格按照国家保密法律法规进行管理，确保档案安全。

4. 信息化管理原则：积极推进档案信息化建设，利用现代信息技术提高档案管理效率，实现档案资源的共享。

四、档案管理职责1. 机关档案管理部门（以下简称“档案管理部门”）负责制定本机关档案管理制度，组织实施档案管理工作，对各部门档案工作进行指导和监督。

2. 各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，负责组织实施本部门档案管理制度，确保档案的完整、准确、系统和安全。

3. 档案管理员负责具体实施档案收集、整理、归档、保管、利用等工作，对档案进行定期检查和维护。

4. 档案管理部门应定期对各部门档案工作进行监督检查，对存在的问题提出整改意见，确保档案管理制度的落实。

五、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应按照档案收集范围，及时收集各类档案，确保档案的完整性。

2. 档案整理：档案整理应遵循档案分类、编目、编号等规范，确保档案的有序管理。

3. 档案归档：档案归档应按照档案归档范围和期限，将整理好的档案及时归档。

4. 档案鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，对无保存价值的档案予以销毁。

六、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门应按照档案保管要求，对档案进行分类、编目、上架、入库、出库等操作，确保档案的安全。

文秘档案管理规章制度范本

文秘档案管理规章制度范本第一章总则第一条为规范文秘档案的管理，保障机关和单位文秘工作的有序进行，制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于所有机关和单位的文秘工作人员。

第三条文秘档案的管理，应遵循依法、规范、高效和保密的原则。

第四条机关和单位应设立专门的文秘档案管理部门，负责制定、实施和监督文秘档案管理的具体措施。

第五条文秘档案的管理应建立科学、完整的档案管理制度，确保档案的有效利用和长期保存。

第二章文秘档案的归档和整理第六条文秘档案应按照类别和重要性进行归档。

第七条归档前，应对文秘档案进行整理，清除冗余文档和无用信息。

第八条归档时，应按照一定的分类标准进行文件夹的安排，并在文件夹上注明文档的基本信息。

第九条归档后，应将文件夹放置于专门的档案柜中，并做好标注和登记工作。

第三章文秘档案的借阅和查询第十条文秘档案的借阅和查询应遵循审批制度，借阅人应填写借阅申请并经主管人员批准。

第十一条文秘档案的借阅期限一般为七个工作日，如需延长，应提前向部门申请。

第十二条在借阅文秘档案期间，借阅人应注意保护档案的完整性和安全性，禁止涂改或撕毁文件。

第十三条文秘档案的查询应由专门的工作人员负责，查询结果应及时反馈给申请人。

第四章文秘档案的转移和销毁第十四条文秘档案的转移应按照内部文件和规定，由管理部门统一安排和实施。

第十五条转移档案时，应制定详细的转移计划，包括档案的数量、种类、接收方和时间等，严格按照计划执行转移工作。

第十六条文秘档案的销毁应严格遵守相关法律法规的规定，确保档案的合法、安全和环保销毁。

第十七条销毁过程中，应有专人监督和记录销毁的档案数量，销毁后应及时制作销毁证明。

第五章文秘档案的安全保密第十八条文秘档案应设立专门的保密柜来存放，确保档案的安全。

第十九条保密柜的使用应严格按照权限管理，每次开启保密柜都应记录，并确保保密柜的密封性。

第二十条文秘档案的借阅和查阅应遵循保密审批制度，禁止将档案外借、泄露和篡改。

档案管理制度word

档案管理制度word一、总则为了规范和加强公司档案管理工作，保障档案信息的保存、整理和利用，提高公司运营效率和信息安全性，特制定本档案管理制度。

二、制度依据1. 中华人民共和国档案法及其实施条例；2. 全国档案工作机构登记管理暂行办法；3. 《国家档案局关于印发档案管理工作规范化建设标准的通知》（档案局函〔2010〕92号）。

三、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、项目组织的档案管理工作。

四、档案种类及管理职责1. 档案种类包括：合同文件、财务报表、人事档案、项目资料、会议记录、法律文件等；2. 档案管理职责划分如下：（1）公司领导班子：负责档案管理工作的决策和规划；（2）档案管理部门：负责档案管理工作的实施、监督和评估；（3）各部门、项目组织：负责本部门、项目的档案管理工作。

五、档案管理制度流程1. 档案的归档（1）收集档案：对公司各类档案进行收集整理，建立档案目录；（2）归档管理：将已确认归档的档案按照目录进行分类、编号、封存。

2. 档案的借阅（1）申请借阅：凡有正当理由需查阅公司档案的人员，需向档案管理部门提出书面申请，并提供相关证明材料；（2）批准借阅：档案管理部门对借阅申请进行审核，批准借阅后，核发借阅凭证。

3. 档案的保管（1）保密管理：对涉密档案进行严格保密管理，保证档案信息的安全性；（2）防火防水管理：建立防火、防水措施，确保档案信息的安全。

4. 档案的销毁档案管理部门根据档案保存期限规定，对不再需要保存、使用的档案进行销毁，同时制定销毁记录和报批。

六、档案管理制度评估公司每年对档案管理制度进行一次评估，对实施情况进行总结和改进。

七、附则1. 本制度自发布之日起生效，如有修订，须经公司领导批准后执行；2. 档案管理部门对本制度的具体实施细则进行制定，纳入公司档案管理手册。

八、补充说明本档案管理制度将根据实际情况进行修订和完善，以适应公司发展和档案管理需要。

以上为公司档案管理制度，望各部门、项目组织严格遵守执行，共同维护公司档案信息的安全和完整性。

单位文秘管理制度

单位文秘管理制度第一章总则第一条为规范单位文秘工作，提高行政效率和资料管理水平，制定本制度。

第二条本制度适用于单位内所有文秘工作。

第三条单位文秘工作应当遵循便民、利民、清廉的原则，提高保密性和效率。

第四条单位文秘工作应当严格遵守国家法律法规和单位规章制度，服从单位领导的工作安排。

第五条单位文秘工作应当强调团队协作，提高工作效率。

第六条单位应当建立完善的文秘管理制度，并定期更新和完善。

第七条单位应当配备专业化文秘人员，并定期组织培训，提高文秘人员的素质和专业能力。

第二章文秘工作职责第八条单位文秘工作人员的职责包括但不限于：接听电话、处理文件、协助领导填写各种文书、负责会议和档案管理等。

第九条单位文秘工作人员应当保管好工作相关资料，严格保密，不得泄露单位机密信息。

第十条单位文秘工作人员应当熟悉各类办公软件，提高办公效率。

第十一条单位文秘工作人员应当定期进行档案整理和归档，保证档案的完整性和准确性。

第三章文秘工作流程第十二条单位文秘工作应当按照一定的流程进行，包括文件接收、分类、登记、审核、传阅、签发、归档等环节。

第十三条单位应当建立健全的文件管理系统，保障文件的安全和准确。

第十四条单位文秘工作应当及时处理各类文件，保证文件的准确性和时效性。

第十五条单位文秘工作应当建立健全的会议管理制度，包括会议筹备、会议记录、会议资料归档等环节。

第四章文秘工作监督第十六条单位应当建立文秘工作的监督机制，加强对文秘工作的监督和检查。

第十七条单位领导应当定期对文秘工作进行检查和指导，并及时发现问题进行整改。

第十八条单位应当建立文秘工作评估机制，对文秘工作的效率和质量进行评定并激励先进。

第十九条单位应当建立健全的投诉举报制度，对文秘工作中的不良现象进行严肃处理。

第五章文秘工作奖惩第二十条对于在文秘工作中表现突出的人员，应当给予奖励和激励，包括但不限于奖金、荣誉称号等。

第二十一条对于文秘工作中有过失的人员，应当进行批评教育和追责，并在必要的情况下进行处罚。

档案管理规章制度

档案管理规章制度第一章总则。

第一条为了规范和加强档案管理工作，保护和利用档案资源，提高档案管理效能，根据国家相关法律法规，制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于本单位内所有档案管理工作，包括档案的收集、整理、保存、利用和销毁等环节。

第三条档案管理工作应遵循依法、规范、科学、高效的原则，确保档案的真实、完整、准确、可靠。

第四条档案管理工作应高度重视信息安全和保密工作，遵循国家相关法律法规，确保档案的机密性和安全性。

第二章档案收集和整理。

第五条档案的收集应遵循依法、合规的原则，确保档案来源的合法性和真实性。

第六条档案的整理应按照档案分类、编号、归档和目录编制等规定进行，确保档案的有序和可查阅性。

第七条档案的整理应注重档案的保护和修复工作，确保档案的保存期限和保存环境的适宜性。

第三章档案保存和利用。

第八条档案的保存应按照档案的重要性、价值和保存期限等要求进行，确保档案的长期保存和完整性。

第九条档案的保存应采取适当的措施，包括防火、防盗、防潮、防虫等，确保档案的安全和完好。

第十条档案的利用应遵循依法、合规的原则，确保档案的合理利用和服务效能。

第十一条档案的利用应注重档案的开放和共享，提供便利的查询和复制服务。

第四章档案销毁和转移。

第十二条档案的销毁应按照档案的保存期限和销毁程序进行，确保档案的安全和彻底销毁。

第十三条档案的销毁应采取安全可靠的方法，包括纸质档案的粉碎和电子档案的彻底删除等。

第十四条档案的转移应按照档案的重要性和保存期限等要求进行，确保档案的安全和顺利转移。

第五章档案管理责任。

第十五条本单位应设立档案管理部门，负责档案管理工作的组织和协调。

第十六条档案管理部门应配备专业的档案管理人员，具备相应的知识和技能。

第十七条本单位各部门应配合档案管理部门的工作，按照规定及时提供和归档相关档案。

第十八条档案管理人员应严格遵守相关法律法规和本规章制度，保守档案秘密，勤勉履行职责。

第六章法律责任。

第十九条对于违反档案管理规定的行为，将依法追究相关人员的责任。

机关文秘及档案管理制度

第一章总则第一条为加强本机关文秘和档案管理工作，确保文秘和档案的完整、安全与有效利用，提高工作效率和服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际，制定本制度。

第二条本制度适用于本机关各部门、各单位及全体文秘和档案管理人员。

第三条文秘和档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：文秘和档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、安全和有效利用。

（二）依法管理原则：文秘和档案工作必须遵守国家法律法规，严格执行相关标准和规范。

（三）保密原则：文秘和档案工作必须严格保密，防止国家秘密和机关秘密泄露。

（四）服务原则：文秘和档案工作要为机关工作提供优质、高效的服务。

第二章文秘管理第四条文秘工作职责：（一）负责起草、审核、印发机关文件、报告、通知等文书材料；（二）负责机关内部文件的收发、登记、传递、归档工作；（三）负责机关会议的组织、记录和会议纪要的整理、印发；（四）负责机关印信的管理和使用；（五）负责机关文件的保密工作。

第五条文秘工作要求：（一）认真贯彻执行国家法律法规和上级机关的决策部署，确保文件内容准确、规范；（二）严格遵循公文处理程序，确保公文传递、办理及时、准确；（三）加强文件保密管理，防止国家秘密和机关秘密泄露；（四）提高公文处理效率，提高服务质量。

第三章档案管理第六条档案工作职责：（一）负责机关档案的收集、整理、归档、保管和利用工作；（二）负责档案的鉴定、销毁和统计工作；（三）负责档案信息化建设，提高档案管理现代化水平；（四）负责档案的保密工作。

第七条档案工作要求：（一）严格按照国家档案法律法规和标准规范，建立健全档案管理制度；（二）加强档案收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案的完整、准确、安全；（三）积极推进档案信息化建设，提高档案管理现代化水平；（四）加强档案保密管理，防止国家秘密和机关秘密泄露。

第四章档案人员管理第八条档案人员应具备以下条件：（一）热爱档案事业，具有良好的职业道德和敬业精神；（二）熟悉档案法律法规和业务知识，具备较强的档案管理能力；（三）具有较强的事业心和责任感，能够保守国家秘密和机关秘密。

文秘档案管理规章制度

文秘档案管理规章制度一、总则文秘档案管理是指对各类文秘档案资料进行的分类、整理、保存、利用和销毁工作。

旨在确保文秘档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率和信息资源利用率。

为了规范文秘档案管理工作，制定本规章制度。

二、档案管理职责1. 文秘档案管理部门是负责整个机构的文秘档案管理的主体，负责文件的收集、整理、归档和检索工作。

2. 各部门负责对其本部门的文秘档案进行整理和保存，并按时提供给文秘档案管理部门备案。

3. 全体员工都有文秘档案管理的责任，要妥善保管文秘档案，并按规定提供文秘档案借阅服务。

三、档案分类和整理1. 档案要按照文件的主体、性质、用途和来源等进行分类。

2. 文件要按照时间顺序进行整理，确保文件的连续性和可追溯性。

3. 不同文件要有明确的编号和标识，以便于查找和管理。

四、档案保存和利用1. 文秘档案要保存在指定的档案库中，保持干燥、通风和防潮，防火、防盗等措施要得到落实。

2. 档案要按照一定的时限进行归档，过期的档案要及时销毁。

3. 文秘档案要严格按照规定的程序和权限进行借阅，借阅者必须填写借阅申请，并保证档案的安全性和完整性。

五、档案销毁1. 档案销毁必须经过严格审核和批准，符合销毁条件的档案才能进行销毁。

2. 涉及机密信息的档案销毁必须采取特殊措施，确保信息的彻底销毁。

六、档案管理责任追究违反本规章制度的，应依据有关国家法律法规和规章制度进行追究责任，情节严重的将给予相应的纪律处分。

七、附则本规章制度自颁布之日起执行。

如有需要修改，应经相关部门审批并重新颁布。

八、常用术语解释1. 文秘档案：指各类文秘资料和文件的集合。

2. 档案管理部门：负责机构文秘档案管理的部门。

3. 归档：将文件按照一定的顺序放置在档案库中。

4. 销毁：将已经归档的档案进行销毁处理，以防止信息泄露。

5. 追究责任：对违反档案管理制度的人员进行相应的处理和追责。

以上为本机构文秘档案管理规章制度，各部门和员工必须严格遵守，不得有任何违反性行为。

文秘档案管理制度

文秘档案管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范企业文秘档案的管理工作，保证档案安全、便捷地运作，提高档案工作效率和质量，同时符合相关法律法规的规定，本制度订立。

第二条适用范围本制度适用于企业内部各部门的文秘档案管理工作。

第二章文秘档案的定义第三条文秘档案的含义文秘档案是指企业各部门的文件、邮件、报告、备忘录等各种形式的文件记录。

它包含企业决策、运营、管理、研究、业务发展的紧要信息。

第四条文秘档案的分类文秘档案依照其内容和用途的不同，可分为管理档案、业务档案、会议文件、行政文件、人事档案、财务档案等。

第三章文秘档案的管理标准第五条文秘档案的管理责任1.企业职能部门设立档案管理专职人员，负责订立、执行和监督档案管理制度。

2.各部门设置档案管理员，负责本部门文秘档案的管理和操作。

第六条文秘档案建档要求1.文秘档案采用数字化管理，建档时需要将文件转化为电子形式，并依照肯定的分类和命名规定进行归档。

2.档案应依照文件类型、发文时间、发文部门等因素进行分类存储。

3.档案编号应依据统一的编号规定订立。

第七条文秘档案的存储1.文秘档案存储应当使用特地的服务器或云端存储空间进行存储，确保档案的安全性和可访问性。

2.存储设备应定期备份，以防止数据丢失。

第八条文秘档案的借阅管理1.借阅文秘档案需要填写借阅申请表，并经过相关主管审批后方可借阅。

2.档案借出后，借阅人应当保证档案的完好无损，并定期归还。

第九条文秘档案的保密措施1.文秘档案涉及企业机密信息，借阅人员需签署保密协议，并在借阅期间严守保密制度。

2.在档案存储和传输过程中，应采取加密措施，确保档案的保密性。

第十条文秘档案的销毁程序1.文秘档案的保管期限到期后，应依照相关法律法规的规定进行销毁。

2.销毁程序应严格执行，确保文秘档案不被恶意利用。

第四章文秘档案的考核标准第十一条考核指标1.档案管理工作的规范性和高效性是考核的重点内容。

2.档案管理系统的安全性和保密性是考核的紧要内容。

档案工作管理制度doc

档案工作管理制度doc一、总则为规范档案工作管理，提高档案管理效率和质量，保障档案资料的安全和完整性，特制定本档案工作管理制度。

二、工作目标1. 遵守国家有关档案法律法规，规范档案管理工作流程，确保档案管理工作合法合规。

2. 确保档案资料的安全性和保密性，有效保护档案资料免受损坏或丢失。

3. 提高档案管理服务效率，满足各部门对档案查询和利用的需求。

4. 建立完善的档案管理制度和流程，提升档案管理质量和效率。

三、组织机构1. 设立档案管理部门，负责各类档案管理工作。

2. 档案管理员负责日常档案管理工作，定期对档案进行整理、归档和备份。

四、档案管理流程1. 档案的建立：各部门建立档案时，应按照规定填写档案目录、档案编号等信息。

2. 档案的归档：档案管理员负责将建立好的档案按照分类、编号等规则归档存放。

采用数字化存储的档案应定期进行备份。

3. 档案的借阅：各部门需要借阅档案时，需提出书面申请，经过审核后方可借阅。

借阅后需按时归还档案。

4. 档案的销毁：对于已经过期或无用的档案，按照规定进行销毁，销毁过程需有专人负责并做好记录。

5. 档案的整理：定期对档案进行整理，确保档案存放有序，方便查找和利用。

6. 档案的备份：对于重要档案，应定期进行备份，防止档案丢失或损坏。

五、档案管理制度1. 档案管理工作应遵循“一定管理、分级管理、互认互动、全面管理”的原则。

2. 档案管理工作应公开、公正、公平、公认，确保档案信息的真实、完整、准确和安全。

3. 对于机密和重要档案，应加强保护措施，限制查阅和借阅权限。

4. 档案管理过程中发现的问题和隐患应及时报告，采取有效措施予以解决。

5. 档案管理工作应定期进行评估和检查，及时调整和完善管理制度。

六、档案管理责任1. 档案管理部门有责任对档案管理工作进行指导和监督，确保各部门遵守档案管理规定。

2. 各部门负责人应重视档案管理，确保本部门档案工作的合法合规。

3. 档案管理员要认真履行职责，严格按照规定管理档案，确保档案安全和完整。