外贸业务详细流程PPT

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通知生产
• 制作订单明细及生产确认通知书： a订单明细须详细表达订单生产相关资料，不可遗漏。 b同时制作生产确认通知书（须明确表明品质要求、工艺要求、尺码对 照等相关资料）。 c以上须经业务主管审核签名方始生效。 d要求客户及时确认包装资料。 e生产确认通知书及订单明细一式两份通知工厂及公司生产部开始生产。 （9.生产订单明细 10.包装指示单 11.生产确认通知书 12.订单统计表。）
船务单证及货款回收
• 订舱后必须根据客户要求将相关提单资料与货代公司在开船日期前核对清楚。（信 用证单据依照信用证要求）。 • 装柜前三天必须将报关资料寄到货柜公司，并追踪货代报关状况。（如发生实 际装 柜数量或明细与报关资料不符必须及时通知货代公司更改报关资料）。 • 报关后须与货代公司再次核对，确认无误后催促货代公司在船开后三天内将正本提 单寄到公司。 • 提单收到前必须将客户所需其他相关单据准备妥当。（其他单据内容必须与提单内 容相符） • 提单收到后将其他所有单据传真客户催收货款或（交代理进口公司）提交银行进行 信用证议付。 • 货款回收后须将相关票据交公司（副）总经理签字后将正本单据寄给客户（信用证 单据由银行交单），并将经（副）总经理签名确认的出货发票和收汇票据交财务部 入账。 （17.报关资料 18.出口单据 19.核销单据 20.付款申请单）
客户档案—操作要求 • 业务部统一制定客户档案模板，同时每个业务员建立详细的 子文件夹储存客户详细资料（参照客户档案模板） • 业务员根据客户资料信息提供给业务经理进行分析，对客户 进行评级。客户分为 ABCDE 五级。 • 客户分级后将其资料分别录入不同级别档案库。并建立相应 的详细资料文件夹库。 • 定期将客户档案交信息部进行资料更新。
作业程序 • • • • • • • 客户询盘 业务复盘 样品提供及价格 合同的订立 合同履行 业务回访 后续开发
客户询盘 • 经业务员与客户交流或客户查阅公司信息后向公司发布需求 产品信息及生产合同之条件谓之客户询盘。
客户询盘—操作要求 • 操作业务员应仔细分析客户市场背景、公司背景、需求价格 范围等相应资料 （1.建立客户档案 ） • 了解客户需求产品相关材料、价格、生产周期及公司成本等 相关资料 • 结合上诉两点判定合同生产可能性同时准备复盘资料
客户询盘—操作规定 • 收到客户询盘资料应尽可能在第一时间处理，如判断定属 公司 A B 级客户须同时报备业务主管。 • 如判定客户与公司不构成合同产生条件须呈报业务主管再 做分析。 （2.建立业务计划书）
业务复盘 • 针对客户询盘资料回复相关产品信息，公司相关合同产生 之条件及其他相关资料的过程谓之复盘。
业务复盘—操作要求 • 复盘资料应尽可能清晰明确，条理分明 • 须详尽列明产品相关资料（主要构成材料、尺码规格、生产 周期、价格范围、要求起订量等）如客户有明确合作意向须 同时列明相关合同产生条件（价格有效期、运输方式、可供 单据、双方承担费用明细、付款条件等）
业务复盘—操作规定 • 接收客户询盘资料须在当天回复（如无法当天详尽回复相关 资料，必须先回复告知客户确切复盘时间且不可超过两个工 作日） • A B 级客户复盘须经业务主管审核才可发送 • 所有复盘资料须同时发送至业务主管邮箱
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附件及操作规定 1
• • • 客户档案：记录客户公司信息及市场背景、款式和价格需求信息，及和客户业务进展 情况的档案资料。 业务计划书 ：针对客户市场背景、公司背景、价格、款式需求信息以及客户特别要求， 结合公司系统资源做出业务计划。 报价单：针对客户需求产品或公司产品向客户提供产品价格信息和价格条件，以及合 同条件的报盘。 样品单：业务员对开发生产样品作出的详细指示单。它是生产样品的品质要求、数量、 交期的依据。 样品统计表 ：如提供表格格式，业务员必须如实详细填写。 样品信息反馈表 ：向客户提供样品后，询问客户对样品具体品质和交期的问卷表。 销售合同（PROFORMA INVOICE） ：业务员和客户达成订单款式、质量、规格、价 格、数量、金额、交期、付款方式等一系列交易条件的书面合同。 工厂合同:业务员在和客户签定合同后，根据合同要求同生产厂家签定订单款式、质量、 规格、价格、数量、金额、交期、付款方式等一系列交易条件的书面合同。
业务回访
订单结束后业务员跟踪客人对货物及对公司服务的满意度调查成为业务回访。 • 沟通回访：通过邮件或其他联络方式与客人进行沟通，从而了解客人对货 物品质，供货时间及其他方面是否满意，进而增加客人对公司的信任度。 • 资料回访：运用固定调查表格方式，恳请客人填写《客户满意度调查表》 并回传从而了解客人对货物品质，供货时间及其他方面是否满意，进而增 加客人对公司的信任度。 • 信息反馈：回访后所得信息，业务员须做书面报告经业务主管审阅后呈报 （副）总经理作为公司改进项目。 （21.订单满意度调查表）
生产执行
• • • 要求（并协助）公司生产部追踪工厂设定生产以便跟踪生产过程。 要求客户及时确认包装资料传达工厂及公司生产部不可影响生产进度。 必要时业务员须下工厂解决相关生产问题及监察生产品质并将信息反馈至 生产部负责人以跟踪解决（严重问题须立即反馈至业务主管或（副）总经 理及时解决）。 • 出货前十天，业务须通知工厂及时办理商检资料并于客户确认船运事宜， 同时通知货代订舱拖柜（出货前如因工厂生产进度及品质问题不能按时出 货，必须在货代提柜前通知取消，并重新确认出货时间）。 （13.订单跟踪表 14.出货通知书 15.办理商检通知书 16.订舱单）
后续开发 订单结束后，须保持与客户的联系，根据客户特性提供公司新 的产品资料，争取客户后续订单。
作业流程图
• • • 公司介绍→价格范围→资料分析→合同条件→ 报 价 → 还 价 →发票制作→发票确认→通知 生产→进度设定→商检订舱→信用证议付→财务入账→服务调查 ↑↓ ↘ ↑↓ ↘ ↑↓ ↘ ↑↓ ↘ ↑↓ ↘ ↑↓ ↘ ↑↓ ↘ ↑↓↘ ↑↓ ↘ ↑↓ ↘ ↑↓ ↘ ↑↓ ↘ ↑↓ ↘ ↑↓↘ 客户沟通→客户询盘→客户分析→业务复盘→预期合作→信息反馈→客户下单→合同订立 →合同执行→生产执行→出 货→催收货款→货款回收→业务回访 ↑↓ ↗ ↑↓ ↗ ↑↓ ↗ ↑↓ ↗ ↑↓↗ ↑↓↗ ↑↓↗ ↑↓ ↗ ↑↓ ↗ ↑↓ ↗ ↑↓↗ ↑↓↗ ↑↓ ↗ ↑↓ ↗ 产品推荐→款式需求→需求分析→产品信息→ 打样 →满意度 →付款方式→定金.信用证→ 包装确认→品质监控→提单回收→提单传真→提单邮寄→后续开发
签定工厂合同
• • 在客户合同签定生效后，根据最终和工厂确认的价格、交期的合同条件制作 工厂合同。 制作工厂合同中应特别注意一下几项合同条件： a 工厂合同的订单款式、颜色、数量、规格尺码、数量必须与客户确认的 合同一致。 b工厂合同价格和金额和付款条件必须先经（副）总经理考核通过。 c工厂合同交货期必须在客户合同交货期前必须预留一到两周的报关时间。 d工厂合同必须对品质标准描述清楚完整。客户的要求必须完全体现在品质 条款中。 合同制定后必须经业务经理初审，再交（副）总经理最终审核盖章后才能与 工厂签订。 工厂合同必须经工厂总经理以上签名盖章后才能生效。
外贸业务流程
外贸业务流程 一． 二． 三． 四． 五． 六． 七． 八． 组织结构图 目的 适应范围 权责人 作业程序 作业流程图 附件及操作规定 业务会议制度
目的、权责人 • 目的：规范作业方式，拓宽业务渠道，控制业务风险，提高 工作效率，增加业务量和提升业务综合竞争力 。
• 权责人：业务主管、业务员、单证员
样品提供及价格—打样
1、根据客户需求制作样品单，样品单须具备以 下内容：
a 正确款式图（包括配色及材质说明）及特别工艺说明。 b 尺码规格及样品数量。 c 下单时间及交样时间。 d 样品单制作须清晰明确，内容完整。 e 所有样品单均须业务主管审核方可下单。 （4.样品单）
样品提供及价格—打样 2、下样品单给工厂或公司开发部 • a 协助解决样品资料及产生疑难问题，监督样品产生品质。 • b 跟踪样品生产进度确保样品交期。 • c 检验样品正确性，仔细核对相关资料确定样品是否符合客 人要求。 • d 核对整理后即第一时间将样品寄出随附样品清单，同时邮 件告知客人快递单号。 • （5.样品统计表）
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附件及操作规定 2
• • • • • • • • • • • 生产订单:业务员提供给生产部和生产工厂的订单详细资料和生产要求，是工厂生产订 单的依据，是工厂合同的一部分。 包装指示单:生产订单中有关客户包装的要求细节文件，是订单附件。 生产确认通知书 订单统计表 订单跟踪进度表 出货通知书:在预定订单出货前15天，将确认生产交期或船期后，通知生产部门和生产 工厂做好出货准保工作的书面文书。 商检资料:出货明细确认后，预订装柜日期前10天，提供给生产厂家要求办理商检凭证 的单据资料。 订舱单:在订单出货前，估算与货代公司或船务公司之间就订单货物运输中有关船期、 运价等一系列运输条款达成协议。 报关资料:货柜上船前，货物清关需要的所有单据。 出口单据 核销单据
形式发票的确认
• • • • a 形式发票制作完毕，业务员将客户报价资料否低 于公司最低利润标准及其他相关内容）。 b 审核完毕须签字确认并提交（副）总经理签准。 c 经签准后形式发票方可传送给客户确认。 d 追踪客户对形式发票的确认（传真或邮件签名的附件均可生效）， 未经客户签名形式发票不具法律效力。
合同的订立
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形式发票的制作 形式发票的确认 形式发票生效保障 销售合同的成立及保存
形式发票的制作
• • 业务员接收客人下单信息（邮件或其他形式）即开始制作PROFORMA INVOICE（形式发票）给客人确认订单。 形式发票制作须注意一下内容 – a 以收汇公司的资料为公司资料。 – c 统一文件格式。 – e 必须明确填写形式发票中每一项内容（内容不完整合同不成立）。 – c 字迹清晰，不可涂改。 – （7.形式发票）