浙江省实施《归档文件整理规则》办法

浙江省实施《归档文件整理规则》办法(试行) 1．引言

1．1为了适应计算机管理档案的需要，简化文件归档整理程序，提高档案工作效率，根据国家档案局行业标准《归档文件整理规则》，特制定本实施办法。

1．2本办法适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织应作为文书档案保

)

装盒，使之有序化的过程。

2．2归档文件整理原则

遵循文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，适应计算机管理的需要，便于保管和利用。

3．归档文件质量要求

3．1每件归档文件均应齐全、完整。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

3．2归档文件的纸张，书写、装订材料等应符合档案保护的要求。用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格；归档文件的字迹应确保耐久性；归档文件应无金属物。

4．2．2按保管期限分类

将文件按永久、长期、短期三个保管期限分类。

4．2．3按机构分类

将文件按形成或承办的机构分类。

4．2．4按问题分类

将文件按其内容所说明的问题分类。

4．3排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、一项工作(活动)、一件事情、简报、刊物等成套性文件应集中排列在一

(问题)

“

档案移交进馆时编制。

室编件号在分类方案的最低一级类目内。按文件排列顺序从“1’’开始标注。如：按年度一机构一保管期限分类，可一个保管期限编一个大流水号。馆编件号按进馆要求标注。

4·4·5机构：填写文件形成或承办部门的名称或规范化简称，如宣传教育处可简称为

"宣教处"。

4·4·6问题：填写分类方案类目的问题名称，如cc党群"、"行政”、“业务”等。

4．5编目

归档文件应依据分类方案和档案室编件号顺序编制归档文件目录。

4．5．1《归档文件目录》由归档文件目录封面、归档整理说明、归档文件目录三部

(问

(见

号。

4·5·4·7备注：注释文件需补充和说明的情况。

4．6装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

4·6·1根据分类方法的不同，应将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中，即不同

形成年度、保管期限和机构(问题)的归档文件，不能放入同一档案盒。

4．6．2档案盒

4·6·2·1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)、盒脊厚度可根据需要设置为20mm，30mm，40mm(见图4a)。‘

4·6·2·2档案盒应根据摆放方式不同(档案盒横放排列，即档案盒的宽作为脊；档案盒

(见