办公室实务

本课程是一门实践性很强的课，越是多看、多想、 多做，就越是能够学好课程。在学习过程中应注意 充分有效地利用教学媒体。不要过分依赖某一种媒 体，要注意同学间的互助互学，注意学以致用。同 时还要多参加学习研讨、实践操作活动，认真独立 完成平时作业，逐步提高综合能力。
第一章
办公室实务概述
一、办公室的含义和职能 1 、办公室是一个常用而普通的名词，却有 着多种含义：

⑻信访工作（来访、投诉等） ⑼接待工作（各种来访的接待） ⑽ 协调工作（政策等） ⑾ 督察工作（决议的实施）

⑿ ⒀ ⒁ ⒂
日程安排（各种日程） 日常事务（通讯值班） 办公室管理（环境等） 其它临时交办的事项
2 ）国际秘书协会确定的办公室实务的主要 内容： ⑴速记上司交代事项； ⑵执行录音吩咐； ⑶档案管理；
第二章
文员实务
一、文员的工作顺序 计划步骤、实施步骤、检查步骤。
二、“优先顺序”处理工作 如何决定工作的优先顺序呢？ 第一阶段：将自己想做的工作以重要程度 为标准 第二阶段；以紧急程度和重要程度为标准
第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的 工作效率，对于现在该做的重要且 紧急的事件决定优先顺序
办公室实务
辅导 茅海平
课程的有关说明
本课程的教学目的是，通过教学的实施使学 生掌握办公室实务操作方面的基本知识，具 备办公室业务的基本技能和与之相关的交际 能力，有一定的文字使用运用能力。
本课程教学内容分为十四章，包括办公室实 务概述、文员实务、电话电子通讯、邮件收 发、接待实务、信访实务、会议及会谈实务、 日程安排、差旅事宜、照料上司身边琐事、 交际与礼仪、办公室用语、印信值班工作、 文书与档案实务等。
第四章
邮件收发
邮件的处理，是文秘人员的重要工作,文秘 人员要做好这项工作必须懂得一些基本的规 则和方法。 1．邮件的收取 企事业单位邮件的送达有四种情况： （1）传达室或收发室收到邮件，再送到文 秘人员办公室。
（2）邮件送到单位所租的信箱，由文秘人 员开启，取出邮件带回办公室 （3）由专人送达，需要签收的邮件，如特 快专递。 （4）如果公司使用电子邮件系统，文秘人 员到达办公室的第一件事是检查电脑里的电 子邮箱和其他设备，如传真机和电传打字机， 查看晚上是否有信件传送过来。
进言的方法和要求： ⑴、适事 ⑵、适时 ⑶、适地 ⑷、适度
七、变通和挡驾方法 变通：灵活从事 挡驾：电话挡驾 来访挡驾 会议、活动挡驾
第三章 电话、电子通讯
电话是现代社会中不可缺少的通信工具 打电话的方法: 43 接电话的方法: 因特网服务
三、文员的工作方法 请示方法与报告方法 １、请示的内容和形式 请示内容：自己难以处理或无权处理的事， 请求上司给予指示或授权办理。 请示形式：可以是口头形式或书面形式。
注意： A.请示要对口 B.请示要单一 ２、报告的内容和形式 报告内容：

1、定期报告工作情况和进程 2、工作中发生的重大问题 3、合理化建议 4、应上司的要求汇报情况 报告形式：口头或书面形式

2、办公室事务管理工作的特征： 服务性 分散性 专业性 主动性 繁杂性

3、办公室实务的范围和内容： 1）我国办公室实务的主要内容: ⑴文书撰写（会议记录等）＊ ⑵文书制作（打字、复印等） ⑶文书处理（收发、传递等）

⑷档案管理（归档、管理等） ⑸会议组织（准备、善后等） ⑹调查研究（计划、实施等） ⑺信息资料（收集、整理等）
第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教 学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、 实验室等等。 第二种：是指某一类职业人员或某一级职务 人员的办公场所。如：教师、护士、厂长、 院长办公室等.
第三种：指党、政府机关、企事业单位内的 综合办事机构。如：中共中央办公厅、三星 公司办公室等. 第四种：指某种专门的独立的工作机构。如 国务院台湾事务办公室等。
⑸、接待宾客和员工的来访； ⑹、记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺、打印文告及表格；
⑻、收集及整理各种信息； ⑼、保管办公室设备及用品； ⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。
四、办公室环境的布置和管理 1、目的： （1）创造舒适而又工作效率高的环境 （2）塑造组织形象 （3）建立挡驾制度 （4）有利于保密工作

⑷阅读并分类信件； ⑸以电话维持公共关系； ⑹替上司定约会并记录； ⑺按上司指示完成信函；

⑻在权限内自发信函； ⑼接待来访宾客； ⑽替上司接洽外界人士； ⑾自动处理例行的事务；

⑿为上司安排旅行或考察； ⒀替公司宾客订房间机票等； ⒁准备好公司要公开的资 １、要有科学的、明确的工作计划： 工作目标、内容步骤、方法、标准、完 成时间。 ２、分清重缓急，决定工作次序，有条不紊 地去进行。
四、受意方法 受意：是指文员接受和领会上司意图。一种： 直接受意。另一种：间接受意 。文员在受 意过程中应注意的事项： 用心倾听、 认真记录、 弄清意图、 及时实施
⒄整理并组织好粗略的资料； ⒅替上司保管各种记录； ⒆协助上司搞好交税等事务；
⒇ 督导一般职员或速记员； (21)、搞好会务工作 (22)、复印资料
3 ）我国外资、合资企业办公室实务的主要 内容 ⑴、办公室环境的布置和整理； ⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶、执行上司交办事项； ⑷、照料上司身边的琐事；
五、传达方法 传达：是指文员将上司或上级机关的文件精神、指 示、情况等传递给下级机关或员工、群众。 一种是正式传达：即由文员在正式场合上宣读文件 或口授上司指示。另一种的非正式传达：有意识的 吹风、传达原意、传达原件。注意传达技巧、注意 保密、重要指示重点对待
六、进言方法 进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、 批评或规劝。 进言的意义和作用： ⑴、参谋作用 ⑵、补缺作用 ⑶、增进关系作用