文书与档案管理基础(三版)二单元

文就失去效用。因此，文书处理必须遵循
高效的原则。
1份号 5发文字号 2主送机关
4附件说明 8附注
1主题词 2抄送机关
2密级和保密期限 3紧急程度 4发文机关标志 6签发人 1标题
3正文
5发文机关署名 7印章
6成文日期
3印发机关和印发日期
4印制份数 5页码
眉首（文头部分）
份号 公文印制份数的顺序号。 涉密公文应当标注份号。
是指文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见， 以供领导批办时参考。
拟办人： 具体承办人，秘书部门负责人，有关业务部门负责人
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复
承办
内容 一是从业部门的工作来说，针对来文所提出的 问题去具体执行或解决办理 二是从文书工作来说，对应办复试的文件要根 据领导批办意见办理复文。
文书工作处理的基本 准确规范 精简高效 安全保密
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收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办
阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确 定分送范围。 批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示 或者转有关部门办理； 需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。 紧急公文应当明确办理时限。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办 拟办
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复
登记
不登记的文件 ①各种公开的和内部不保密的出版物； ②一般性的简报； ③行政事务的通知、便函、介绍信和请柬等。
方法
①流水式登记法：优点是手续简便、环节少，缺点是 不便查找； ②分类式登记法：查找使用方便，是一种科学的公文 管理方法。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复
眉首（文头部分）
发文字号 发文字号又称发文编号，是发文机关对其所制发的公 文依次编排的顺序号码。 发文字号作为专指性很强的文件代号，可为引用和检索 文件提供便利，同时也便于对文件进行统计和管理。 由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时， 使用主办机关的发文字号。如“万教发[2015]12号” 发文字号具有唯一性，不得出现重复编号或漏编现象。
主体
主送机关 公文的主要受理机关，即对公文承担办理或答复
责任的机关。 主送机关应使用机关全称或规范化简称、统称。
主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字 标志，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后用 全角冒号。
主体
正文 正文指公文的主体部分，用于阐述具体内容，表达 发文意图，使受文者对文件所传递的信息获得具体、 明确的认识。 正文的结构通常包括导语、主体、结束语三部分。 导语一般是用简洁的语言表明行文的目的、起因、 依据等。常用“为了……”、“根据……”、“按 照……”的句式开头引起下文。 主体要求内容完整，中心突出，数据翔实，语言表 达简明扼要。 结束语一般是总结全文或提出希望。
主体
附件说明 公文附件的顺序号和名称。
附件说明用以注明附件的顺序和名称等，以便查阅 和保护附件，防止附件零乱、丢失。
主体
发文机关署名
署发文机关全称或者规范化简称。
主体
成文日期 成文日期指形成文件的确切日期。
成文日期以发文机关负责人签发的日期为准。联合 行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。 经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准； 法规、规章类文件以批准日期为准； 通知、通告、简报、函等的成文日期，以印发日期 为准。 成文日期用汉字书写，年月日标全。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办
承办时要注意的事项： ①办理复文时要注意按政策规定和领导的批示迅速处理 ②如来文涉及其他有关文件的材料时，应调阅有关文件 材料，报送领导审批； ③凡属联合承办的文件，主办部门要主动会同有关部门 协商处理；协办部门积极予以配合，绝对不能互相推诿 ④承办任务多的时候，要分清轻重缓急，保证紧要文件 优先处理。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 传阅
作用：能使一份文件在短时间内满足各方阅读需要，发 挥文件效用，已成为领导处理事务、互通信息的一种有 效方式。
方式 分送传阅： 由文秘人员采用一送一退的方法直接传阅。遵循先主 办后协办，先办事后阅知的原则。
先送机关的主要领导、主管领导、承办部门 集中传阅： 设立阅文室： 文件集中，阅读方便；安全保密，便于管理；周转速 度快，利用率高
由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后，在文件 处理单上注明文件办理情况，需要说明的问题和办理结 果等情况。
文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容
基本职能
负责本单位公文的拟制、处理和管理的工作及建立有关 制度； 负责公文拟制过程的管理、公文的运转管理和公文的保 管及整理归档工作等。
文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容
主体
标题 标题指标明某一文件主要内容的概括性名称。
一般由发文机关名称、事由和文种三部分构成。 发文机关名称、事由有时可以省略，文种在任何时候都 不能省略。 公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般 不使用标点符号。
公文标题于公文首页红色反线下空2行，2号小标宋体字， 可分一行或多行居中分布。
基本任务
科学地组织本单位的公文处理工作； 辅助领导和有关部门及人员处理日常工作活动中所产生 的公文，为本单位工作服务，提高单位的工作效率。
文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容
具体工作内容
1、根据有关公文处理工作的法规、制度和规范，制定 本单位公文处理工作的具体规定和制度，并对本单位的 公文处理工作进行监督、指导。 2、文书形成过程的管理。包括公文的拟写、审核、签 发、印制过程的管理和对各种会议、汇报、电话、本单 位重大活动的记录及整理。 3、公文处理的具体业务工作。包括公文的收发、登记、 审核、印制、核发、承办、传阅、催办等。 4、文书管理和归档工作。包括文书的保管、调阅及文 件材料的整理、编目、归档等。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复
登记
对收进的文书进行注册，目的是便于对收文数量进行 统计以及今后的查考利用。 登记是文书工作的一项重要环节和程序。 形式：簿式登记和卡片式登记
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 登记
登记的文件材料 ①上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件； ②下级机关请示性、报告性文件等； ③重要的、带有密级的刊物、资料等； ④机关内部使用的文件、会议文件和音像文件等。
发文字号位于发文机关标志下空2行,3号仿宋字,居中排 布;发文字号下4MM处印一条与版心等宽的红色反线。
眉首（文头部分）
签发人 签发人指代表机关最后核查并批准公文向外发出的领
导人的姓名。 凡上行文均需标志签发人姓名。
发文字号居左空1字，签发人居右空1字。二者同处一行。 签发人用3号仿宋字，后全角冒号，冒号后用3号楷体字 标志签发人姓名。
眉首（文头部分）
发文机关标志 发文机关标志是表明公文作者的标志。 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成， 也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文 时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可 以单独用主办机关名称。 平行文或下行文中的发文机关标志上边缘至版心上边 缘为25MM；上行文中的发文机关标志上边缘至版心 上边缘为80MM。 发文机关标志使用标准宋体，红色，字号由发文机关 以醒目美观为原则酌定，一般各级行政机关标志的字 号要小于“国务院文件”的字号。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 催办
是指文秘人员对文书办理情况的督促、检查，以提醒有 关人员加快办文速度。
范围： 上级机关来文要求及时回复的； 平级机关与本机关联系工作、商洽事务需要复文的； 下级机关送本机关的请示需要批复的等。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 答复
登记
作用 ①管理与保护文件，防止积压和丢失； ②便于查找文件； ③便于文件的统计； ④提供凭据。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复
初审
收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部 门应当进行审核。 重点
①是否应由本机关办理； ②是否符合行文规则； ③内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定； ④涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签； ⑤文种使用、公文格式是否规范。 经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并 说明理由。