Excel文字输入技巧

Excel文字输入技巧
Excel文字输入技巧在使用Excel电子表格时，有时我们需要输入大段文字或进行表格与文字混排，此时若掌握一些技巧，会大大提高工作效率。

一、直接输入文字
在输入词组时，若正好在词组中间需要换行，则不能用词组进行输入，只能把词组拆开输入。

用这种方法输入文字后，当我们要对输入的内容作添加或删除时，就会发现原来整齐的排版变得杂乱了，此时可用“段落重排”的方法分别对每段文字进行排版。

方法是：文字内容改好后，先排好每段第一行文字，按段落要求首行缩进两个汉字，并在需要的位置回车换行。

接着从第二行文字开始选择需要放置文字的区域，点击“编辑菜单→填充”项，再点击“段落重排”，则余下的文字就会整齐排版。

二、定义相关格式输入文字
1.合并单元格：首先选择文字放置的区域，然后依次点击“格式→单元格→对齐”，在文本控制栏下选中“合并单元格”及“自动换行”。

接着可放心输入文字，若输入的文字超出所定义的表格范围，则需要调整单元格的行高。

注意这种方法在需要换段落时，要用“Alt+Enter”键换行。

2.插入文本框：表格中需要输入较多的文字时，可采用
插入文本框的方法。

在绘图工具栏中点击插入文本框图标，移动光标到需插入文字的表格内，点击光标左键并拖动鼠标，放开鼠标后就会出现一个文本框。

注意要使文本框的边框与表格线重合。

调整好文本框后，光标插入到文本框内输入文字，文字会在文本框内按要求整齐排版。

EXCEL小技巧
当我们在Excel中输入公式时通常都以“=”开头，否则Excel就会把它当作字符串而不是公式加以计算。

如果你觉得每次都要以“=”开头不方便，你也可以进行如下设置：选择“工具”菜单中的“选项”，在“1-2-3的帮助”标签中选中“转换Lotus
1-2-3公式”选项，最后“确定”。

这样以后，当你在单元格中直接输入1+3，回车后即可得到结果4，不必输入前面的等号；若以符号'开头，再输入1+3，则可得到字符串1+3。

合并单元格以后文字本来能全部放下，但是却总是显示一部分，其余显示的是空白的是什么原因？应该怎样解决？有几个办法：1.选择格式，对齐，在水平对齐中选择常规项，不过，如果这个单元格后如果有内容，阅览时就可能覆盖后一个单元格的内容。

2.可以直接加宽这个单元格的列宽，但这样会让这一列所有的单元格都变宽了。

3.单击你要解决的单元格，选择格式，对齐，自动换行，行高设置选择合适的行高就行了。

我也遇到了同样的问题，以为是格式的问题。

调试了好久后，找到了一个比较适合的方法，就是把文本分成两个部分，分别粘贴在上下两个单元格中，剩下的问题就是边预览边调整单元格的大小和边框的虚实线了。

但我见到过一张打印好的表格，效果跟我的一样，据我猜测不是我这种办法，也不知道他是怎么打出来的。

呵呵
按照二楼说的用alt+enter换行。

今天同事也遇到这样的问题，整了半天不知道怎么全部显示，结果发现他的换行全市敲空格换行的，把空格删除后
alt+enter换行后就能全部显示了
如果将某一列的宽度固定下来，那么往往会导致该列中某些单元格中的内容无法全部显示出来，此时可能你不得不重新设置它们的字体或字号大小。

不过，除此之外，还有一个好技巧：选中相应单元格，选择“格式”→“设置单元格格式”，再单击“对齐”标签，然后选中“文本控制”选项组中的“缩小字体填充”复选框。

以后，当在这些单元格中输入数据时，即使输入数据的长度超过了单元格的宽度，Excel也会自动缩小字符的大小进行数据调整，以保证数据全部正常显示在单元格中，就不用你手工去更改了
Excel应用技巧七则一、利用Excel创建序列目录
这两天在翻看《电脑报》1999年的报纸，发现在第3期软件版中有一篇文章《克隆'目录’》，它谈的是具有序列特征的目
录的建立，如DISK001，DISK002...等，它介绍利用一个小软件来实现的方法。

我在工作中曾经遇到过种情况，我是利用Excel来实现这个功能的。

比如要建立Disk001到Disk020共20个目录。

打开一个Excel 的空白工作簿，在A1输入md，在B1中输入Disk001；选中A1，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到A20，这样从
A1到A20全为md；选中B1，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到B20，结果从B1到B20为Disk001 到Disk020序列。

然后选择保存，在保存对话框中选择保存类型为MS-DOS 文本文件，文件名为Test.bat，即批处理文件。

系统会提示你不能保存格式，不要理会它，选择“确定”即可。

退出Excel。

将Test.bat文件复制到你需要创建目录的地方，执行它，你的序列目录就自动创建好了。

二、在工作表的页眉或页脚中加上文件的全文件名(路径加文件名)
在工作簿的页眉或页脚中打印上文件的全文件名是一个查
询文件位置的好办法。

可是在Excel中用常规的方法只能插入文件名，是不能实现像Word中页眉或页脚中插入文件的全文件名的功能的。

但是用VBA的方法就能做到。

请看一个在页脚左边插入全文件名的例子：
Sub InsertFullName()
ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter =
ActiveWorkbook.FullName
End Sub
如果改变其中的“LeftFooter”代码为“CenterFooter”或是“RightFooter”
就可实现在页脚中间或右边插入文件的全文件名。

如果你想将全文件名插入页眉的左边、中间或右边，可以修改其中的“LeftFooter”代码为“LeftHeader”“CenterHeader”或是“RightHeader”即可。

三、Excel表格中打印行号和列标
Excel中一般打印时是不会打印行号(数字) 和列标(字母) 的。

但由于行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置，所以在有些特殊时候还是需要表格上标出行号行列标的。

要使行号和列标能打印机出来，你可以按以下步骤操作：单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，选择其中的“工作表”选项卡，选中“行号列标”复选框即可。

预览一下，你就会发现带有行号和列标的表格了。

四、在多个工作表内输入相同内容
有时，我们会遇到因为某些原因要在同一个工作簿的不同工作表中某些单元格上输入相同的内容，你这时不必利用复制、粘贴，而直接采用下述方法即可：
1.在按下Ctrl键的同时，用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表，使得非当前工作表的标签变为白色，这样就为这
些工作表建立了联系。

2.在其中的任意一个工作表中输入所需要的内容，这样数据就会自动出现在选中的其它工作表之中。

3.输入完成之后，按下Ctrl键，使用鼠标单击先前所选择的多个工作表，解除这些工作表之间的联系。

这个方法可以在需要输入时反复使用，最适合于几个工作表中的内容既有相同的部分，又有不同部分的情况。

五、在Excel中编辑单元格中的超级链接
如果你的Excel单元格中有超级链接，你是否会认为编辑它是件很麻烦的事。

因为当你使用鼠标点击单元格时，其中的超级链接将自动打开Internet浏览器窗口，可那并不是你所希望的结果。

然而使用键盘会让你很容易编辑超级链接：很简单，你只要先用键盘或鼠标定位到要编辑单元格邻近的单元格，然后用箭头键选择要编辑的单元格，再按下F2来编辑单元格内容。

编辑完成后，按ENTER键确认改动或者按ESC键取消改动。

其实对于任意的单元格来说，F2都是有效的，只不过对于编辑带有超级链接的单元格更有用处。

六、不用公式也可以进行快速计算
你也许会遇到这样的情况，随时想知道所选中的单元格中数值的和，或者是平均值之类的，又不想占用一格单元格来存放公式及结果。

如果选中的范围随时可能变化，用公式也处
理不了这个问题。

Excel其实提供了这个功能，它的默认操作是“求和”。

你选中一些单元格，在状态栏中就会显示所选单元格的总和。

鼠标右击状态栏，在弹出的菜单中单击“平均值”，你就可以在状态栏中看到平均值了。

该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值、最大值。

你还可利用这个方法计算包含数字的单元格的数量(选中“计数值”)，或者计算已填充单元格的数量(选中“计数”)。

七、使用鼠标右键拖动单元格填充柄
大家都习惯用鼠标左键拖动单元格填充柄来自动填充数据
序列。

其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄更加灵活。

当你在一单元格内输入数据后，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄一直到你所想要填充的范围，将会出现一个菜单，其中有三组命令选项。

第一组为“复制单元格”、“以序列方式填充”、“以格式填充”、“以值填充”；第二组为“以天数填充”、“以工作日该充”、“以月该充”、“以年填充”；第三组为“线性增长”、“几何增长”、“序列…”。

此时，你可以根据自己的需要选择一种填充方式。

EXCEL中错误提示信息的含义及解决办法在Excel中输入计算公式后，经常会因为输入错误，使系统看不懂该公式。

在单元格中显示错误信息，常常使一些初学者手足无措。

现将Excel中最常见的一些错误信息，以及可能发生的原因和
解决方法列出如下，以供初学者参考。

(1)####
错误原因：输入到单元格中的数值太长或公式产生的结果太长，单元格容纳不下。

解决方法：适当增加列的宽度。

(2)#div/0！
错误原因：当公式被零除时，将产生错误值#div/0！
解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。

(3)#N/A
错误原因：当在函数或公式中没有可用的数值时，将产生错误值#N/A。

解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，在这些单元格中输入#N/A，公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。

(4)#NAME？
错误原因：在公式中使用了Microsoft Excel不能识别的文本。

解决方法：确认使用的名称确实存在。

如所需的名称没有被列出，添加相应的名称。

如果名称存在拼写错误，修改拼写错误。

(5)#NULL！
错误原因：当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时，将
产生以上错误。

解决方法：如果要引用两个不相交的区域，使用和并运算符。

(6)#NUM！
错误原因：当公式或函数中某些数字有问题时，将产生该错误信息。

解决方法：检查数字是否超出限定区域，确认函数中使用的参数类型是否正确。

(7)#REF！
错误原因：当单元格引用无效时，将产生该错误信息。

解决方法：更改公式，在删除或粘贴单元格之后，立即单击“撤消”按钮以恢复工作表中的单元格。

(8)#value！
错误原因：当使用错误的参数或运算对象类型时，或当自动更改公式功能不能更正公式时，将产生该错误信息。

解决方法：确认公式或函数所需的参数或运算符是否正确，并确认公式引用的单元格所包含均为有效的数值Excel中用自动运行宏提高工作效率
在日常工作中，我们经常需要在每次打开同一个Excel文件时都进行一些例行的操作，如改变表格的格式、更新报表日期、打印文件、对工作表进行保护或取消保护等等。

Excel
的自动运行宏“Auto_Open”可在文件打开后立即完成这些例行的操作任务，既快速又准确。

假设我们在Excel文件的工作表Sheet1中有一个《销售日报表》如下图：(图)
下面我们在这个文件中建立一个Auto_Open宏，让它在文件打开后自动完成下面任务：
1. 取消工作表保护；
2. 把“当日销售”列里的数据值复制到“上日销售”一列；
3. 将日期增加一天；
4. 恢复工作表保护。

具体做法如下：
1.
在“工具”菜单上选择“宏”子菜单，打开“宏”对话框，在“宏名”一栏里键入“Auto_Open”，再点击下面的“新建”钮，进入宏编辑状态。

注意不要把宏名字输错了，否则宏不会自动执行。

2. 在宏编辑状态下，把下面VBA (Visual Basic for Application) 语句输入到Auto_Open下面：
Sub Auto_Open()
Sheets(“Sheet1”).Activate
'取消工作表保护
ActiveSheet.Unprotect
'将当日销售值拷贝到上日销售一栏
x = MsgBox(“把当日销售值拷贝到上日销售栏吗？”, vbYesNo)
If x = vbYes Then
Range(“B5:B8”).Copy
Range(“C5”).Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlvalues
Application.CutCopyMode = False
End If
'将日期增加一天
x = MsgBox(“把日期增加一天吗？”,vbYesNo)
If x = vbYes Then
Range(“C2”)= Range(“C2”)+ 1
End If
'重新保护工作表
ActiveSheet.Protect
End Sub
将文件保存并关闭。

重新打开此文件，体验一下Auto_Open 宏是如何为你工作的吧。

如果你想用Auto_Open完成其它的操作而又不知道如何用VBA语句直接建立宏，Excel的录制宏的功能可以帮助你，但是别忘了把所录制的宏取名为Auto_Open。

关于录制宏的
方法请参阅一般的Excel功能手Office中Enter键的妙用
一、在Excel中的妙用
1.在单元格内换行
使单元格处于编辑状态，按“Alt+Enter”组合键后键入相应的数据。

2.同时在多个单元格中输入相同数据
选定需要输入数据的单元格，选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。

键入相应数据，然后按“Ctrl+Enter”组合键。

3.编辑数组公式
在数组区域中单击任一单元格。

单击编辑栏，当编辑栏被激活时，大括号({
})在数组公式中消失。

编辑数组公式内容，然后按
“Ctrl+Shift+Enter”组合键。

二、在Word中的妙用
1.插入分页符
单击要出现在下一页上的行，按Ctrl+Enter”组合键。

2.分割表格
单击需要分割的位置，按“Ctrl+Shift+Enter”组合键Office 中常见问题的解决一、Excel的“计算出错”
某厂在计算员工的加班工资时(如图1)，突然发现发出的总加班工资与“自动求和”计算的结果有出入，为此认定“电脑计算”会出错，从而出现“电脑计算”不如“手工计算”可靠的尴尬局面。

以上问题主要产生的原因是虽然单元格内加班工资显示是
整数，但在求和的计算中整数下的小数点也参与了计算，这样计算结果与实际整数相加难免就会有出入。

这时我们只要应用Excel中四舍五入函数“ROUND”，一切问题就会迎刃而解。

二、Word2000中奇数行单元格合并后再“一分为二”
假如你需制作如(图2)格式的表格，也许在拆分大单元格时你会遇上“麻烦”，如果你用工具上的“拆分单元格”命令随即你就发现“此路不通”，如果你用工具栏的“铅笔”画你马上会发现中间行自动增大。

但如果按以下步骤操作便可解决此问题：选定表格→表格→表格属性→行，在“指定高度”的复选框上打钩、在“行高值是”的下拉框内选定“固定值”确定后，再用“铅笔”画即可解决。

三、任务栏上不见“输入法指示器”或“输入法缺省En”如果你遇到前一个问题，只需按如下步骤即可调出：点“开始”选“设置”，单击“控制面板”，双击“输入法”，在“启动任务栏上的指示器”的复选框上打钩即可。

如果你遇到后一个问题，就需按如下步骤操作：点“开始→设置→控制面
板→键盘→语言→英语”即可。

四、Excel中输入以“0”开头的数字或数字的幂次方
也许你需要经常输入以“0”开头的数字(如0012)，但是当你按回车后前面的“0”就不见了，另外在Excel输入数字的幂次方(如图)也无法显示出来。

这时只要先选定单元格后点“格式”，单击“单元格”选定“数字
”项，在“分类”框内选“文本”，确定后再输入以上内容即可。

五、Word中图形框(或文本框)内的文本居中难
在Word实际操作中你可能会遇到如下情况：图形框内文本离上边线和左边线尚有一些空间而文本的下部或右部却未能完全显示出来，有时你费尽心机让图形框内文本居中却难尽如人意。

其中原由都是“内部边距”惹的祸。

为此，我们须双击“图形框”，弹出“设置图形格式”对话框，选定“文本框”选项，根据情况修改左、右、上、下的数值即可。

另外，表格列宽很小也会遭遇居中难问题，原因与解决方法与上雷同，只是其边距须在“表格属性”的“选项”内修改。

巧用Excel格式工具
1.在数值前加“0”，并能计算
在“单元格格式”设置框中，将数字格式设置为文本时，可
以在单元格输入前面有“0”的数字，但这样输入的数字不能进行计算。

可采用下面的方法输入能计算的数值：选中单元格，点击“格式→单元格”，单击“数字”标签，在左边的“分类”中选择“自定义选项”，在右边的“类型”中选择“0”，这时“类型”编辑栏中出现“0”。

根据自己要在单元格中输入的位数，如为“00005”5位，则在编辑栏中输入5个0，点击“确定”后，在单元格中就可以输入前面有“0”并可以计算的数字了。

友情提示：这种方式最多只能输入15位有效数值。

2.转换日期格式
有时可能需要将一些日期数据转换为文本格式，如
“2002-1-17”转换为“20020117”，此时可利用设置单元格格式的方法快速完成：转换选中要转换的一个或全部单元格，点击“格式→单元格”，单击“数字”标签，在左边的“分类”中选择“自定义选项”，在右边的“类型”列表中选择“yyyy-m-d”，然后在“类型”编辑栏中将它改为“yyyymmdd”，按“确定”后即可完成转换。

3.给数值加上单位，并能计算
一般情况下，在单元格内输入了单位，单元格格式就成为文本格式，也就不能计算了。

如何在单元格内输入数值并且能写上单位，还能计算呢？可采用如下方法：与在数值前加“0”的方法类似，当“类型”编辑栏中出现“0”时，直接在“0”
后面加上单位即可。

4.输入平方、立方
在Word中要输入平方(X2)、立方(X3)等很容易，如果要在Excel中输入平方、立方就不那么容易了。

可采用如下方法解决这个问题：先在单元格中输入“X2”或“X3”，再在编辑栏中选定“2”或“3”，点击“格式→单元格”，在“字体”标签页中，勾选“上标”前面的复选框，最后单击“确定”即可。

让电子表格发出动听的声音
一、准备工作
启动电子制表软件Microsoft
Excel，单击“插入”菜单，在弹出的菜单中单击“对象”命令，再在弹出的对话框中单击“对象类型”框，将光标移到“声音”上，再单击“确定”按钮，这时就会弹出“录音机Book1的声音”框，将麦克风的插线插入主机箱后面的声卡的MIC
IN的插孔里。

二、录制声音
在你制作表格的过程中，你一边编辑表格，一边对着麦克风讲话，或者你可以打开收录机播放音乐，又或者直接在CD-ROM里面播放光盘，只要将麦克风对着发声部位即可。

对好以后，再单击一下麦克风图标，随着声音的变化，可以在音频显示屏上出现声音的频率和幅度的变化曲线，同时在音频框的右侧显示录音时间。

如果录音完成，你只要单击一下停止键即可停下来。

录音完成后，你可单击放音键试听，如果你认为不满意，可以重新录制，直到你认为满意为止。

三、声音与表格的合成
录音完成后，单击“文件”菜单，单击“退出”命令。

在录音机提示“……在继续之前，是否先更新Book1的声音？”在弹出的对话框中单击“是(Y)”按钮，几秒钟后，代表已录制声音的麦克风图标被编辑到表格文件内，你可以用鼠标将它拖到文件内的任意位置，并且将鼠标移到麦克风图标的任一角上，将该图标进行放大或缩小，而表格内的任意部分内容都可以不用文字而用声音代替。

这样，一张能发出你声音的电子表格就制作完成了。

四、听表格内的声音
对于这样一张会发声的电子表格，你不但可以听取整个表格的内容，还可以听你任意想听的某一部分内容的声音。

操作如下：单击“编辑”菜单下的“声音对象”命令，在其下级子菜单下单击“播放”命令(也可以在表格内右击麦克风图标，在弹出的快捷菜单中单击“声音对象”下的“播放”命令)，即可以播放录制的声音。

当你想听到表格内某一单元格内的声音时，只要将麦克风图标移到该单元格内，按上述
方法就可以听到，非常方便。

全部文件编辑完成以后，你可以将它保存下来，存盘方法与我们平常的存盘方法相同。

这些工作完成以后，你可以将该发声的电子表格用E-mail发送给你的朋友，让他们在远方也可听到你的声音，或者你对他们的祝福。

你看，多美呀！编辑技巧（1）分数的输入及指数的输入
如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。

指数的输入，如102、103，快捷键分别是：ALT＋178、ALT ＋179。

（2）序列“001”的输入
如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“'”（西文单引号），然后输入“001”。

（3）日期的输入
如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。

如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。

（4）填充条纹
如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。

先在一单元格内填入“*”或“~ ”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列
表中选择“填充”，单击“确定”按钮。

（5）多张工作表中输入相同的内容
几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。

输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。

（6）不连续单元格填充同一数据
选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。

在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。

（7）在单元格中显示公式
如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图2）。

这时每个单元格中的分工就显示出来了。

如果想恢复公式计算结
果的显示，就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。

COUNTIF函数的16种公式设置1、返加包含值12的单元格数量
=COUNTIF（DATA,12）
2、返回包含负值的单元格数量
=COUNTIF（DATA，"<0"）
3、返回不等于0的单元格数量
=COUNTIF（DATA，"<>0"）
4、返回大于5的单元格数量
=COUNTIF（DATA，">5"）
5、返回等于单元格A1中内容的单元格数量
=COUNTIF（DATA，A1）
6、返回大于单元格A1中内容的单元格数量
=COUNTIF（DATA，“>”&A1）
7、返回包含文本内容的单元格数量
=COUNTIF（DATA，“*”）
8、返回包含三个字符内容的单元格数量
=COUNITF（DATA，“???”）
9、返回包含单词"GOOD"(不分大小写)内容的单元格数量=COUNTIF（DATA，“GOOD”）
10、返回在文本中任何位置包含单词"GOOD"字符内容的单元格数量。