TS16949 文件控制管理程序文件

批 准 编 制

审 核 编 制 记 要

新版编制

版本 编制日期

A/0 2005/10

备 注

文件管理控制过程乌龟图

1. 目的：

通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件编写、 修改、 发行、 废除和管制等得到有效控制。

计算机系统 打印机 复印机 公司网络办公软件

文件编制人员 文件保管员

体系文件管理需求 外来文件管理需求

文件管理控制

过 程

形成具有可行性和适宜

性的质量体系文件 易于识别和检索的文件

管理系统

文件控制管理程序 技术文件管理程序 记录控制管理程序

使用文件审批率100% 文件更改时受控文件 100%更改到位

2.围：

本程序合用于与管理体系有关的所有文件的控制。

3.职责：

3.1 文件编制(修订)、审核、批准权限

文件类型编制(修订) 审核批准

系统文件授权人员管理代表总经理

程叙文件授权人员管理代表总经理作业标准/办法授权人员单位行政一把手管理代表表单记录授权人员单位行政一把手管理代表

QC 工程图授权人员单位行政一把手管理代表

3.2 质量部是管理体系文件控制的归口管理部门，负责批准后的文件分发、收回、销毁及

管制，负责检查监督各单位管理体系文件的管理实施情况。其它管理性文件由各相关职能部门归口管理。

3.3 公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准【质量手册】和第二层次程

叙文件的发布。

3.4 管理代表负责公司使用的各线第三层次文件的批准发布。

3.5 管理代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。

3.6 管理代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程叙文件。

3.7 各单位单位行政一把手负责本部门的文件、作业标准的审核。

3.8 技术部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情

况，适时安排文件修改的评审。

3.9 各单位负责建立本单位使用的与管理性有关的体系文件清单，并进行管制。

4.有关术语和定义：

4.1 技术性文件：特指顾客工程标准/规及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检

验作业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。

4.2 管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作

规等。

4.3 系统文件：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。4.4 程叙文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。

4.5 指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。

4.6 表单记录：将程叙文件或者工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或

者其它可明确表达容的文件呈现执行的结果。凡具有下列条件者称为正式表

单：

a．使用期及保存期超过三个月以上。

b．正式附属于质量手册、程叙文件、作业标准并赋予编号列管。

4.7 外来文件 : 国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司部所发

行的文件数据均属之。

5.文件控制工作流程及工作流程说明：

5.1 工作流程(见图表一)

图表一：

文件管理作业流程

作业流程权责单位/领导表单

文件需求各单位

文件起草/修改编写小组/相关部门【文件修废申请单】

NO

评审

YES

批准

管理代表/授权人员

/单位行政一把手

NO

总经理/管理代表

外来文件接收

文件归档管理

文件发行

文件宣贯执行

采集各使用单位意见

YES

意见评审

NO

A

A

文件废止审批职能部门

质量部/编制单位/

使用单位

职能单位

文件编制单位/使用

单位

编制单位

管理代表

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总经理/管理代表

【公司有效文件目录

清单】

【管理体系文件审批

收发登记表】

YES NO

5.2 文件控制工作流程标准

工作容或者标准

各单位根据质量管理和体系标准要求，确定所需的文件清单。 文件编写

1、质量手册—— 由管理代表组织编写。

2、程叙文件——根据质量管理体系要求策划，由管理者代

表 组织编制【程叙文件】；

3、三阶文件—— 由各单位一把手组织编制各作业标准／作业 办法文件、表单、 QC 工程图。

4、文件编写格式，按附件 1~附件 6 格式规定要求编写。 文件修订

1.文件运行中，发现文件需要修订时，由原文件编写单位提 出，并填写【文件修废申请单】，对其作出相应修订； 2、文件经多次更改(修改状态从 0 到 9 时)或者文件需进行大 幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换成新版和新版 次，新版次从 0 次开始。 1.质量手册和程叙文件由管理代表审核.

2.各部门作业标准/办法﹑表单由各单位一把手审核。

3. 【管理体系文件审批收发登记表】

的审核与相应的文件审 核程序相同。

文件需求 文件编写/修订

序 号 一 二

流程块

审 核

三

【文件修废申请单】

相关单位/质量部 【管理体系文件审批

收发登记表】

废止文件处理

衡量指标： 1、发布使用的文件100%经审批

2、文件更改时受控文件 100%更改到位