公司报销审批管理制度

财务报销审批管理制度

为了加强公司资金使用监督,规范公司费用支付程序，严格控制成本费用支出,为公司负责人能及时掌握资金的使用情况,增加资金使用的透明度,现对公司财务报销的审批事项作出如下规定,所有业务经办人员必须严格遵循本规定

一、财务报销签字审批程序及有关规定

1、实行财务审查,公司负责人审批制度。

费用报销签字程序为:先由经手人签字(物资采购还需验收人签字),经财务科审查无误,报公司负责人审批后报销。具体签字程序为：经手人→财务科→公司负责人。

2、公司临时性决定未纳入资金计划的支出,经办人应及时将信息反馈给财务科,以便财务科合理安排资金。

3、所有的资金支出(除银行手续费、税金、社保费、网络通讯费、水电费等有关部门收费列名支出的固定项目可由出纳直接支付外),应当履行严格的请款手续,明确用途,按以上规定的审批权限审批,方可付款。

二、费用开支的范围

本规定所指费用开支包括以下几类：

1、购置费用：包括日常办公用品、办公用具、办公设备等低值易耗品和固定资产采购支出；

2、日常办公费用：包括办公电费、水费、电脑及打印耗材费、邮寄费、日常维修(护)费等；

3、网络通讯费用：包括办公固定电话费、网络费等;

4、汽车费用：包括汽油费、通行费、停车费、维修(护)费、洗车费、年检费、车辆保险费等与汽车使用有关的费用；

5、差旅费：包括长途交通费(包括汽车、火车、飞机、轮船等交通工具)、住宿费、伙食补助费(不包括招待客人的餐饮费)、出差地市内交通费等；

6、书报杂志费：包括工具用书、报刊杂志等费用；

7、业务招待费：包括企业为业务经营的合理需要而支付的招待费用；

8、其他费用：包括非经常性费用及不包括在上述费用中的一切费用。

三、费用开支管理

(一)、购置费用报销管理。

1、综合科根据各科室计划统一采购、验收、入库、保管、发放、汇总,根据发票、入库单报销

2、各科室急需或特殊的办公用品,经公司负责人批准后,可自行购买;购买后,提交发票、实物,经综合科查验入库,根据发票、入库单报销。

3、各种购置物品的领用应符合公司有关规定。

(二)、日常办公费用报销管理

日常办公事务一般由综合科进行办理。经办人(或当事人)根据发票报销。

(三)、网络通讯费用报销管理

网络通讯费用按月据实支付后,根据发票进行报账。固定电话、宽带终端,应落实到具体人员管理,防止浪费与不必要的损失

(四)、汽车费用报销管理

1、公司车辆实行定点加油,购置加油卡统一使用。财务科定期充值预付，根据用油量定期开具发票报销，建立燃油使用台账。驾驶员因跑长途需在途中加油,则需由驾驶员在发票背面注明行车起始路程,由综合科根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录进行复核后,经负责人审批报销。

2、通行费、停车费、洗车费、年检费、车辆保险费按车辆分别根据发票报销,由综合科根据各车辆实际使用情况签字验核，公司负责人审签后支付。

3、车辆维修前须填写车辆维修报请单,说明原因、维修项目和预计费用,在定点维修点维修。报销时发票要附带维修清单、报请单,由综合科根据车辆维修情况复核,经公司负责人签字后支付维修费。

4、非业务(经营)用车一律不得动用公司车辆,特殊情况经公司负责人批准后方可派车,其燃料及途中其它费用由用车人自理。

(五)、市内交通费用报销管理

1、员工外出办事,提倡使用公交车,公交车费予以报销(上、下班交通费除外)。

2、对于时间要求紧的工作或其他特殊需要时,原则上由综合科安排公务车。公务车不能安排时,经负责人同意可驾自家车,并按标准支付车辆补贴。

(六)、差旅费报销管理

1、出差手续:

(1)、因公出差的员工,应填写出差申请单和差旅费借款单,填明出差事由、地点、本人所在部门,审批程序按照资金支出的程序办理.

(2)、出差人员回公司后,根据有关支出单据和出差申请单及出差文函填写“差旅费”报销单,按照《财务报销审批管理制度》的规定报销.

2、乘坐交通工具

(1)、出差人员乘坐的交通工具:汽车、火车硬席、火车硬卧、轮船三等舱、飞机经济舱。

(2)、未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理。

(3)、出差人员在不影响公务、确保安全的前提下，应当选乘经济便捷的交通工具。

3、市内交通费

出差地市内交通费按照出差（日历）天数计算，每人每天80元包干使用。

接待单位提供交通工具或自带车辆出差的不予报销市内交通费。

4、住宿费标准

(1)、省内出差参照《乳山市机关事业单位省内出差住宿费限额标准》的限额以内据实报销。

(2)、省外出差参照《乳山市机关事业单位省外出差住宿费限额标准》的限额以内据实报销。

(3)、住宿费超标的由个人自理。

(4)、工作人员出差若对方提供吃住的不予报销住宿费。出差人员可以当天返回的未经批准不得在外住宿,否则不得享受第二天的补助,而且住宿费自理。

5、伙食补助费标准

伙食补助费按照出差自然（日历）天数计算，每人每天100元包干使用。

6、凡由接待单位统一安排用餐的，应当向接待单位交纳伙食费并索取收款证明。

7、其他:员工利用出差之便就近探亲访友办理私事的,须经公司负责人批准,但绕道车船费(扣除出差直线车船费)、住宿费由本人自理,绕道期间不领取各种补助费。

(七)、书报杂志费报销管理

各部门所需专业工具书籍,由使用部门提出申请,经公司负责人确认并批准后自行购买，购买后,提交发票、实物,经综合科查验入库,根据发票入库单报销。

2、报刊杂志的征订根据公司实际需要执行,由综合科征订后根据发票报销。

(八)、业务招待费报销管理

1、业务招待费用本着“必须、合理、节约”的原则管理，实行对口接待。在安排招待活动前，应当由相关科室填写接待审批单，履行审批手续。

2、严格控制陪餐人数。接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人，超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。

3、业务接待工作餐应当注意节俭，不得提供香烟和高档酒水，不得使用私人会所、高消费餐饮场所。严格执行“禁酒令”。

4、接待活动之后，应当如实填写接待清单并由相关人员审签。经办人员带手续齐备的发票、接待申请和接待清单到财务科报销。

(九)、其他费用的报销管理

其他费用的发生均需进行事先申请,并经公司负责人同意审批后,据实报销。

四、员工借款及报销期限的管理

1、员工非因公出差不得借款。员工借款必须先填制“借款凭证”,填明借款人、借款用途、借款金额、还款日期等要素；借款用途需符合公司现金管理办法；前次借款无故未结清者,不得再借款。

2、出差人员借款原则上控制在500元以内。对经常发生借款支出的员工,实行定额备用金制度,定额备用金原则上控制在2000元以内,在其每次报销时,由财务补足其借款。

3、相关财务人员需按月进行员工借款情况清查,对未按时结清借款的员工及无故拖欠借款者,财务科有权在借款人员的工资中直接扣款抵冲借款,直至扣完为止。

4、员工借款在返回公司后三天之内结清,采购支出在一周之内结清。

五、附则

1、本办法从即日起在公司试运行,解释权属公司财务科,如有不足之处将及时修缮补充。

2、本办法自签发之日起施行。