浅谈企业行政管理工作

浅谈企业行政管理工作（王斌武）企业行政管理工作是一个广泛的概念，为尽可能切中主题，根据个人工作体会谈几点粗浅的认识。

一、企业行政管理工作的基本内容1、关于企业行政机构。

行政工作是适应人们群体化工作方式的必然产物，在企业内部，行政工作无所不在，任何具有指令、协调、计划、控制、管理功能的活动都可称之为行政工作。

但是，由于企业组织单元中，大量的管理活动具有平行性和公共性，需要有单独的部门或机构进行纵向和横向的协调。

还有的工作因为其性质上不具有组织独立性，而运行中却与机构部门平行甚至处于上行位置，所以必然要求专门的部门承担这些任务。

因此，不同规模的企业为满足企业需求，设置有不同的行政机构，而且规模化程度越高，行政部门存在的必要性越强，在企业方方面面的地位和作用也就越显重要。

2、关于企业行政职能。

企业行政职能不同于国家政府机构的行政职能，没有特定的权力和法律保障。

通常所谓的行政职能是企业行政运行中其计划、组织、服务、协调、指挥、控制以及执行落实方面的功能和作用。

所以，企业行政部门是综合职能与业务职能相联系的结合体，其业务范围主要取决于企业的编制体制和组织结构，有的还必需符合于企业的决策领导方式。

但总体来讲企业行政部门的公共职能是相一致或者类同的。

同时企业的行政职能在外延上是发展和动态的，企业组织形式的变化和企业自身发展，在特殊的时期和阶段会对行政职能产生特殊的规定和要求。

3、关于企业行政管理人员。

企业内部人员在工作上没有高低贵贱之分，只有工作和任务分工不同。

因此，企业行政管理人员的身份和权力义务并没有什么特殊之处，所不同的是行政管理工作的特殊性质，对人员的素质提出了特别的要求。

概括起来主要有这样几方面：一是品德上必需清正廉洁，为人正直，处事客观公正，有较强的事业心和责任感，对待个人利益要有牺牲精神。

二是有较高的组织纪律觉悟，工作中令行禁止，能屈能伸，保持良好的服从服务意识和协作配合意识。

三是具备一定的管理、业务、经济、社会公关和科学文化等综合知识。

四是具有分析思考、决策应变、指挥协调、组织管理、语言表达和开拓创新能力，掌握一定的领导方法和艺术。

五是有健康的体魄和充沛的精力。

4、关于企业行政管理业务。

实质是行政部门的工作范围。

这一点不一而论，绝大多数企业主要设置在企业日常工作程序、会议、人力资源、制度编制、外事公务、接待、文书档案、政务文化、员工教育培训等管理方面。

有的还包括后勤服务管理、行政经费管理等等。

这些工作的突出特点是：服务性强，联系广泛，要求严格，头绪繁多，时效性高，政策权责明确。

掌握这些特点是认识和做好企业行政管理工作的重要前提。

二、加强企业行政管理的途径企业行政管理是企业经济管理的重要组成部分。

当前经济环境下，企业的经营竞争主要是技术和管理的竞争，而企业管理的任务很大程度上依赖于行政方式执行落实。

行政管理在企业经营中不是全局却制约影响全局。

特别是现代一些大的集团企业，在实现规模、架构、经营项目和范围等重大突破后，更需要通过加强行政管理来落实各项制度，协调各方事务，紧密集团内部联系，提高企业经济管理水平和经营效益。

但是，由于诸多因素特别是人的因素影响，企业行政管理在一定时期会出现这样那样的问题，产生预料不到的矛盾，这也是企业管理工作运行的普遍规律。

根据工作实践，解决这些问题和矛盾，应在以下方面采取必要措施。

（一）加强对行政管理工作的指导行政管理工作集中体现领导决策意图和工作落实状态，最基本的评价标准是在其中间环节上能否实现“两头满意，一个顺畅”。

即：领导、员工满意，同级关系顺畅。

所谓加强对行政管理工作的指导，实际是上级领导、部门加强对行政管理工作的关心帮助和组织领导。

对此应侧重的内容是：围绕行政管理工作保证领导意图和管理目标顺利实施的核心要求，做到安排工作，布置任务目标要求应明确，检查指导到位。

行政部门日常的上请下达，落实回馈要程序化、制度化、高效化。

企业内部应在同级平行机构确立行政部门呈上传下、牵头协调的权威性，在任务指令落实环节上权责利分明。

多部门、多人员共同落实的工作，出现问题，产生矛盾，要查明情况，公正对待，板子打到具体人头上。

要加强对行政部门管理方法的指导，增强行政管理工作的计划性、程序性和超前性，防止人为碎乱、被动应付、越权失责、好事坏办等现象发生，使具体办事人员不光知道要我做，而且知道怎样做好。

（二）进一步完善落实制度特别是各级职责企业制度和各级职责，就是企业的管理法规和员工的权力义务，有法可依方能长治久安。

企业长期以来形成的各项制度规定和标准要求，是企业稳定发展的基础，是精神资产和真正的文化财富，但它要随着企业的发展不断更新充实，没有一成不变的事物也就没有一成不变的制度。

对企业管理制度和规程措施的不断修订颁发，本身就涵概了学习教育和执行落实的管理全过程。

至于措施一是对现有制度着重是管理制度应坚持每年进行一次重新修订发布，并集中时间、人员、场所实行培训式强化贯彻；二是日常管理制度和机构、人员职责规定，应尽可能与全体人员保持广泛接触。

通过编制手册、空间悬挂，经常性管理检查等形式，使所有人员潜移默化地进行自我培训，特别是岗前制度考核等。

三是建立健全制度创新流程机制，设立专门业务，记录整理企业高层领导日常对管理工作所作的讲话、指示、要求，以及企业各级在实践中创新的管理方法，有计划地研究转化为制度。

四是对行政管理工作经常重复出现的问题，应在程序和制度上明确处理方法，形成有效的激励考核制度。

等等，具体措施难以尽数，需要管理者在工作中不断研发创新。

（三）努力提高行政管理人员素质提高行政管理人员素质是一个学习、实践，再学习、再实践的过程，任何一个企业都难以做到象国家培养公务员一样来培养专职行政人员，但行政工作本身是要求其人员不断提升自身素质的。

虽然途径是多方面的，但主要依赖于自我学习和工作实践。

因此，企业的选择是：创造学习条件和学习环境，建立员工自我学习自我培训制度，通过选拨、调整、任用激励手段进行人力资源优化配置，在工作上实施具体指导和针对性内外培训，加强企业文化建设。

此外，最根本的是找准培养行政管理人员工作责任心和企业荣誉感。

态度或者说心理卫生是影响工作成效的重要因素。

对于个体行政人员，除了学习之外，思想状态和敬业精神是关键。

（四）不断改进行政管理方法行政管理方法在企业内部遵循适者生存原理，但新的更先进的科学方法总是层出不穷，何种类型企业适用何种方法，管理者和全体员工有共同选择权，既不能抱残守缺也不能盲目更新，现在很多流行的方法，如系统法、目标法、绩效法等在很多企业推行后产生了非常大的效应，但在另有一些企业却难以推行或者难以持久，其中重要原因是在这些企业中由于机构设置、人员配置、工作性质、业务范围、生产单位分布等方面的差异，不能完全适应这种操作较复杂，动态性强，需要各方管理力量整体配合的制度体制，所以在企业发展中行政管理方法的改进常常是局部的细节，是依托原有基础上的改进而不是全面否决。

依据管理经验分析，在那些劳动力密集型企业，流行的方法常常收效明显，在那些科技密集型企业，模块式管理方法较为适用，在职能管理型企业规范化、制度化的管理方法更为可行。

不同企业的管理者改进管理方法的途径不尽相同，尤其在所谓国有与民营之间差别较大，但根本目的和目标却极其一致。

（五）创建人格化的企业文化人格化的企业文化是现代企业制度下以“企业精神和企业形象”为特征的新型管理模式，强调企业内有精神，外有形象，具备独立的人格性。

企业精神主要是企业经营思想、目标、方针、决策、用人以及产品中体现出的人性化个性特征，使社会公众象看待人品一样表现出对企业和其员工精神追求的认同，从而激发企业员工的自豪感、荣誉感和责任感，增强团队凝聚力和劳动生产力。

企业形象是企业产品、服务、风格、理念、信誉在社会上传播的良好声誉和印象，使人们产生对企业及其产品在亲密友爱的心理支配下优先选择的愿望。

一个企业的经营思想、组织体系、选人用人，本身就是人格化的选择和文化取向。

当今一些发达国家私有企业中的企业文化虽然被称之为先进的管理模式，但对我们并不陌生，其核心内容实际是以往我国计划经济时代企业行政职能的一个系统。

所以，现阶段在我国民营企业中创新发展这一系统，以适应市场经济要求也并非难事。

只要企业行政工作担负起应有的职能，各项措施已经摆在面前：一是要加强企业员工的思想道德教育和综合素质培训，结合企业物质文化生活建设，常年累月，有计划、有步骤连续把这项工作开展起来。

二是做好企业的文化定位和积累。

对企业建立以来形成的优良传统作风、行为模式、精神风貌和积极的文化要素加以收集整理，用语言文字加以框定，形成口号、观念、制度以及规范的体系。

三是把企业的价值观在实际工作中体现出来。

运用各种形式的宣传教育和娱乐手段，包括社会家庭媒介，宣扬企业文化思想，表彰奖励各类先进典型，融洽上下级关系，丰富业余文化生活等。

四是以企业精神为内核树立企业形象。

美化环境，改善面貌，设立徽标徽章，统一工作着装，革新产品设计、包装等。

五是塑造企业和员工行为。

倡导诚信友爱，文明礼貌，热情服务，谦诚待人的精神风貌，建立和谐的商业人际环境等等。

三、做好企业行政管理工作应把握的几个原则第一，人本原则。

做好行政管理工作，人的因素是第一位的，选人用人的同时更重要的是激励人、鼓舞人、培育人，“以人为本”是现代企业管理的根本出发点和落脚点，也是社会共识。

行政工作处处接触人、针对人，更多时候要得罪人，要求管理者必须不断学习人际交流知识，提高待人艺术，从而有效地实现工作目标。

否则，工作将难以开展。

这是被一切成功经验反复证明了的真理。

行政工作切忌走入整人治人害人误人的误区。

第二，激励原则。

行政管理工作主要作用于人的心理和思想，其行为结果完全是行为人自主调整的结果。

管理心理学的理论证明，人的心理受外界因素刺激，会产生正反两个方向的活动，正向接受，反向拒绝。

接受和拒绝在行为表情上是喜怒两种结果。

因此，实施行政管理活动中最怕发生逆反心理，而适当的激励会使人的心理立刻产生服从的愿望。

此外，企业的行政工作是长期的系统性工作，不能简单靠日常的言语来维持管理效能，要有完善的激励制度从物质和精神两方面，对管理与被管理的优秀先进典型实施奖励，这不但是对个体的鼓励，更是对群体的导向。

而对群体的激励还要求企业在一定阶段满足人们不断增长的物质生活需要。

第三，效益原则。

效益是企业的命脉，也是管理的根本，管理工作也要成本核算。

好的管理出效益，不好的管理没效益，甚至浪费效益。

管理活动需要投入必需的人力、物力、财力，但其投入大于所产生的综合效益时，说明管理工作自身与其管理目标不相适应，因此，企业行政管理只能作为全局工作阶段的一个重点，不能成为全局工作的重心。

第四，合力原则。

所谓合力原则是强调企业行政工作虽然作为行政部门专项工作，但它渗透在企业全面管理的各个方面，涉及到管理网络的各个环节，行政管理不能在那一方面，那一环节上单打一，要能牵一发动全身，面面俱到，处处有着落。