公文管理培训课件
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年”、“上月”、“昨天”等词来表达，也不用 简写来表达。
（6）使用国家法定计量单位
（7） 结构层次的序数符号 原则上不超过四层。其符号为：
➢第一层 “一、” （作为小标题时句尾无标点）； ➢第二层 “（一）” （作为小标题时句尾标点可有可
无） ； ➢第三层 “ 1.” （无论是否作为小标题，要有标点）； ➢第四层 “（1）” （必须有标点）。
（8）非规范化简称
➢ 应先用全称并注明简称（下文不再出现不必注明）。 ➢ 使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出
现时注明准确的中文译名。
➢ 注意：简称应该准确概括原称的含义，不使用不为人 们所普遍熟知的简称。
（9）数字使用 除成文日期、部分结构层次序数和在词、 词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句 中作为词素的数字使用汉字外，应当使用阿 拉伯数字。
3．专用公文：专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履 行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限 制性。
➢ 外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）； ➢ 纪检监察文件； ➢ 司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）； ➢ 财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件； ➢ 人事工作文件（各类登记表）……
（10）拟制公文，首页应使用规范的发文稿纸。
（二）审核
（分为签发前和签发后两种审核）
➢ 审批签发前由公文处理部门审核
是否需要行文； 是否符合行文关系、行文方式是否妥当； 需要会签的是否已经会签； 是否符合拟制公文的有关要求、格式是否规范。
（二）审核
（分为签发前和签发后两种审核）
即“特殊优于一般”; ➢ 授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。
三、公文分类
（一） 按形成、使用领域——分为通用公文 （正式、 内部）和专用公文
1．正式通用公文：各机关单位在公务活动中普遍使用的正式 文种。具有法定性、规范性和通用性。
2．内部通用公文：机关内部通行使用，具有复杂性、内部性 和灵活性。包括
4. 机关公文的效力等级
➢ 发文机关地位越高，公文效力等级也越高； ➢ 在同一主体制发的公文中，按照特定的、更为严格的程序制定的公
文效力等级高于按一般程序制发的公文； ➢ 同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照”新法优于旧法”原
则； ➢ 同一发文机关制发的公文；通常特殊性公文的效力优于一般性公文；
（七）按公文稿本分类
1. 草稿——非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、 送审稿、代拟稿）
2. 定稿——履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法 定效用,具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）
3. 正本——具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有 生效标志。(试行本、暂行本、修订本、不同文字文本 ）
（1）规章制度类文件（规范性文件）： （2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议
指南、日程、议程等
（3）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、信息、简报、总结等 （4）其他事务类文件：各类书信、礼仪文书等。
三、公文分类
（一） 按形成、使用领域——分为通用公文 （正式、 内部）和专用公文
根据行文目的、职权范围、行文关系确定。
（4）称谓使用
➢ 人物、机构、事物名称在书写上不要出现错误； ➢ 对同一人物、机构、事物的称谓要统一、前后一致； ➢ 称谓要规范，人物称谓一般应姓名在前，职务在后； ➢ 应使用权威部门公布的规范简称。
（5）引文、日期
➢ 引用公文先引标题，后引发文字号； ➢ 引用外文应当注明中文含义； ➢日期应当写明具体年、月、日。一般不用“今
3. 时间效力范围 （1）公文生效时间
➢ 即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件） 【例】“文到之日起执行”; “自发布之日起执行”。
➢ 定时生效（一般规范性文件） 【例】行政法规按规定一个月以后生效。
（2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）
➢ 内容已经执行（有效期届满，明示废止） ➢ 内容过时，新文件代替旧文件（默示废止） ➢ 被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）
（二）从物质载体的角度分类
1.纸质文书 2.感光介质文件：以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文
件，如照片、影片、缩微胶片等文件。 3.磁介质文件：以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，
如录音录象文件、磁盘文件等。 4.电子文件：借助计算机生成、传输和处理的文件。
（三）按涉密程度分类
（GB7156/1987《文献保密等级代码》）分为6种
布暂 销 存毁
（一）拟稿
（1）内容要求 ➢ 符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政
策、规定要加以说明；如对原有政策、规定进行调整 或修订，应在颁布时对原有政策、规定予以废止。 （2）文字表达 ➢ 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨、条理清 楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜并力求简短。
（3）文种使用
➢ 绝密级 涉及国家核心秘密的公文。 ➢ 机密级 涉及重要国家秘密的公文。 ➢ 秘密级 涉及一般国家秘密的公文。
➢ 内部级 限国内某行业、系统或社会组织内使用。 ➢ 国内级 限国内公开的公文。 ➢ 公开级 可对国内国外公布的公文。
（四）按行文（传递）方向分类
➢ 上行文——下级组织向上级组织报送的公文。 ➢ 平行文——平级组织或不相隶属组织之间的公文。 ➢ 下行文——上级组织向下级组织下发的公文。
机关之Байду номын сангаас工作关系的划分：
➢同一系统的机关
领导与被领导
1.
上级机关
下级机关
上级业务 业务上指导与被指导
2.
主管部门
下级业务部门
平行关系
3.
同级机关
同级机关
（五）按来源分类
➢ 收文 ➢ 发文（内部、对外）
（六）按处理方式分类
➢ 阅办件（办件）——需要阅件人审批的公文 ➢ 阅知件（阅件）——需要阅件人阅知的公文
4. 副本——正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）
四、公文处理程序
纸质文件处理程序示意图
组织传阅
收接 收 审 分 拟批 承 注
文收
文 登
核、
退
发、
加
办
办
办
办
信
记 文工
息
反
对内催办
馈
归清 档退
办毕 文件 处置
发拟 文稿
会审签 复缮 用 发
商核发
核
印 校
印 签
文 登
对署记
查办、对外催办
发 出 公
（6）使用国家法定计量单位
（7） 结构层次的序数符号 原则上不超过四层。其符号为：
➢第一层 “一、” （作为小标题时句尾无标点）； ➢第二层 “（一）” （作为小标题时句尾标点可有可
无） ； ➢第三层 “ 1.” （无论是否作为小标题，要有标点）； ➢第四层 “（1）” （必须有标点）。
（8）非规范化简称
➢ 应先用全称并注明简称（下文不再出现不必注明）。 ➢ 使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出
现时注明准确的中文译名。
➢ 注意：简称应该准确概括原称的含义，不使用不为人 们所普遍熟知的简称。
（9）数字使用 除成文日期、部分结构层次序数和在词、 词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句 中作为词素的数字使用汉字外，应当使用阿 拉伯数字。
3．专用公文：专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履 行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限 制性。
➢ 外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）； ➢ 纪检监察文件； ➢ 司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）； ➢ 财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件； ➢ 人事工作文件（各类登记表）……
（10）拟制公文，首页应使用规范的发文稿纸。
（二）审核
（分为签发前和签发后两种审核）
➢ 审批签发前由公文处理部门审核
是否需要行文； 是否符合行文关系、行文方式是否妥当； 需要会签的是否已经会签； 是否符合拟制公文的有关要求、格式是否规范。
（二）审核
（分为签发前和签发后两种审核）
即“特殊优于一般”; ➢ 授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。
三、公文分类
（一） 按形成、使用领域——分为通用公文 （正式、 内部）和专用公文
1．正式通用公文：各机关单位在公务活动中普遍使用的正式 文种。具有法定性、规范性和通用性。
2．内部通用公文：机关内部通行使用，具有复杂性、内部性 和灵活性。包括
4. 机关公文的效力等级
➢ 发文机关地位越高，公文效力等级也越高； ➢ 在同一主体制发的公文中，按照特定的、更为严格的程序制定的公
文效力等级高于按一般程序制发的公文； ➢ 同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照”新法优于旧法”原
则； ➢ 同一发文机关制发的公文；通常特殊性公文的效力优于一般性公文；
（七）按公文稿本分类
1. 草稿——非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、 送审稿、代拟稿）
2. 定稿——履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法 定效用,具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）
3. 正本——具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有 生效标志。(试行本、暂行本、修订本、不同文字文本 ）
（1）规章制度类文件（规范性文件）： （2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议
指南、日程、议程等
（3）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、信息、简报、总结等 （4）其他事务类文件：各类书信、礼仪文书等。
三、公文分类
（一） 按形成、使用领域——分为通用公文 （正式、 内部）和专用公文
根据行文目的、职权范围、行文关系确定。
（4）称谓使用
➢ 人物、机构、事物名称在书写上不要出现错误； ➢ 对同一人物、机构、事物的称谓要统一、前后一致； ➢ 称谓要规范，人物称谓一般应姓名在前，职务在后； ➢ 应使用权威部门公布的规范简称。
（5）引文、日期
➢ 引用公文先引标题，后引发文字号； ➢ 引用外文应当注明中文含义； ➢日期应当写明具体年、月、日。一般不用“今
3. 时间效力范围 （1）公文生效时间
➢ 即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件） 【例】“文到之日起执行”; “自发布之日起执行”。
➢ 定时生效（一般规范性文件） 【例】行政法规按规定一个月以后生效。
（2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）
➢ 内容已经执行（有效期届满，明示废止） ➢ 内容过时，新文件代替旧文件（默示废止） ➢ 被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）
（二）从物质载体的角度分类
1.纸质文书 2.感光介质文件：以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文
件，如照片、影片、缩微胶片等文件。 3.磁介质文件：以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，
如录音录象文件、磁盘文件等。 4.电子文件：借助计算机生成、传输和处理的文件。
（三）按涉密程度分类
（GB7156/1987《文献保密等级代码》）分为6种
布暂 销 存毁
（一）拟稿
（1）内容要求 ➢ 符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政
策、规定要加以说明；如对原有政策、规定进行调整 或修订，应在颁布时对原有政策、规定予以废止。 （2）文字表达 ➢ 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨、条理清 楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜并力求简短。
（3）文种使用
➢ 绝密级 涉及国家核心秘密的公文。 ➢ 机密级 涉及重要国家秘密的公文。 ➢ 秘密级 涉及一般国家秘密的公文。
➢ 内部级 限国内某行业、系统或社会组织内使用。 ➢ 国内级 限国内公开的公文。 ➢ 公开级 可对国内国外公布的公文。
（四）按行文（传递）方向分类
➢ 上行文——下级组织向上级组织报送的公文。 ➢ 平行文——平级组织或不相隶属组织之间的公文。 ➢ 下行文——上级组织向下级组织下发的公文。
机关之Байду номын сангаас工作关系的划分：
➢同一系统的机关
领导与被领导
1.
上级机关
下级机关
上级业务 业务上指导与被指导
2.
主管部门
下级业务部门
平行关系
3.
同级机关
同级机关
（五）按来源分类
➢ 收文 ➢ 发文（内部、对外）
（六）按处理方式分类
➢ 阅办件（办件）——需要阅件人审批的公文 ➢ 阅知件（阅件）——需要阅件人阅知的公文
4. 副本——正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）
四、公文处理程序
纸质文件处理程序示意图
组织传阅
收接 收 审 分 拟批 承 注
文收
文 登
核、
退
发、
加
办
办
办
办
信
记 文工
息
反
对内催办
馈
归清 档退
办毕 文件 处置
发拟 文稿
会审签 复缮 用 发
商核发
核
印 校
印 签
文 登
对署记
查办、对外催办
发 出 公