办公文具管理制度

办

公

用

品

管

理

制

度

核准：眭艳飞审核：制定：邹建兵

办公文具、劳保用品管理制度

目的：

为加强本公司办公用品管理，节约成本，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公成本和经费，明确管理责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的办公理念，根据公司实际情况，特制定本制度。

一、办公用品分类管理规定

1、规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。

（1）固定资产主要指：桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机等。固定资产要按照公司固定资产管理规定实施。

（2）必须以旧换新的办公用品及劳保用品指：（签字笔、笔芯、剪刀、直尺、订书器、裁纸刀、大头笔、打孔器、印泥、计算器、电池、静电环、拖把、扫把、垃圾斗、洗洁精、手套、涂改液、文件夹、文件栏、垃圾桶等）（3）特殊消耗品、无须以旧换新的文具用品指：(打印纸、复印纸、笔记本、信笺、文件袋、标签、铅笔、橡皮擦、洗衣粉、各种印刷品、名片、账册、订书钉、布碎等)

2、公司所有职、员工对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于上述

规定的办公文具用品自第一次发放后，必须以旧换新。（特殊消耗品无法更换者除外）。

3、对以旧换新的文具用品及劳保用品使用期限规定：

（1）订书器、打孔器、计算器、裁纸刀、静电环、剪刀、直尺、文件夹、文件栏、垃圾斗、垃圾桶等，原则上使用期限为半年，如不足半年非人为损坏者，可视情形予以更换。如达到使用期限而未损坏，则继续使用，如属人为损坏者，在申请更换时，必须照价赔偿。

（2）电池、签字笔、大头笔、拖把、扫把、笔记本、涂改液、洗洁精，根据部深圳市盈辉光电套件有限公司

门实际需求，原则上每月更换一次，如不够使用期限，可以以旧换新，如未使用完或仍可继续使用者的，则不予更换，拖把、扫把、垃圾斗每个部门、每个站别仅限领为：2个拖把、2个扫把、一个垃圾斗、一个垃圾桶。除垃圾桶和垃圾斗外，必须使用一个月。手套、劳动防护用品根据日用量更换。

（3）特殊消耗品：A4打印纸、复印纸、笔芯、笔记本、标签、洗衣粉等，根据部门实际用量申领。

4、公司内每个部门必须建立本部门文具用品及劳保用品领用台帐，并由部门文

员或主管直接管理部门台账。由部门文员负责到文具管理仓库领取。

5、所有办公、劳保用品均为公司财产，办公所用，不得据为己有或挪为私用。

6、不得利用办公设备干私活、谋私利。不得将办公、劳保用品随意丢弃废置，

并精心、正确使用办公设备，认真遵守操作规程。

二、办公用品申购计划规定

1、各部门根据本部门办公、劳保用品实际消耗和使用情况，必须于每月25日

前统计后填写部门申购表，上报公司行政部文具用品管理员处进行汇总。2、文具用品管理员在核对各部门申购计划与文具仓办公用品台帐、库存后，编

制《办公用品申购计划表》（附表一），由公司厂长确认，总经理审批签字后，统一交由采购部申请采购。

三、办公用品购置规定

1、采购部根据签批的《办公用品申购计划表》实施采购，并于月底前购回。

统一交由文具仓库管理员入库管理，文具仓库管理员要及时清点入库至物品并做好台账。

2、采购部在采购前应调查、咨询办公、劳保用品供应商及市场价格，保证最

优惠价格和使用质量。

3、临时急需办公用品，由急需部门提出申请，经厂长、总经理批准签字同意

后做特采购置。

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四、办公、劳保用品的发放领用规定

1、个人办公、劳保用品的发放领用

（1）员工入职每人按车间工作标准配置相应的劳保用品和生产相应工具，领班组长每人限领签字笔一支、笔记本一本、文件夹一个。主管级可按照规定配备文件夹、文件栏、电脑及相关文具用品。

（2）凡部门领用办公、劳保用品应由部门文员据实填写《办公用品申领统计表》（附表二）（即部门领用台账），经部门主管、经理签字确认、厂长或总经理审核后，由文具仓库管理员按每天或实际消耗用量予以发放，管理员将《申领表》留存备案。每月将台账交由厂长或总经理审签。

（3）管理员根据《申领表》填写《办公用品领用记录表》（附表三）。

2、各部门办公、劳保用品的发放标准

（1）各部门根据员工实际担任的工作职务、需用的工具发放相应的劳保用品和文具用品，按区域标准分配，不使用或用不上的严禁发放。

（2）特殊工作岗位，必须配备特殊用品的员工，部门应按区域分配和配发劳保、文具用品。

（3）各部门应参照员工每月或每天实际用量予以配发日常劳保和文具用品。3、公司召开的特殊会议，需办公或其他用品的，由公司行政部申请，厂长或总

经理审批后借用或领用。会议结束后，将借用之物品交还文具管理员入库，管理员应按借用或领用数量清点后做账。

五、办公用品管理员职责

1、公司办公、文具用品仓库管理员由网络管理员兼职，并实行全部兼管。其

直接上司为公司厂长。

2、管理员须建立办公文具用品台账，定期核查所有领用物品登记记录，并做

好办公、文具用品每月的统计、申购、发放和管理工作。

3、管理员必须定期和不定期盘点，查对台账与实物，保证账、物相符。

4、管理员须防止文具仓库的物品受潮、虫蛀、损坏或丢失，确保物品完好。

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5、管理员须根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保证合理的库存种类和

数量，以减少资金额外占用，同时确保正常工作使用，避免短缺。

六、办公用品的交接和回收

1、员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公文具、劳保用品及固定资产

的交接或收回时，应严格按照公司交接制度办理相应交接。

2、移交人或交接人需逐项列出物品清单，先由部门文员清点核对台账确保办

公用品损耗程度后，书面标明，移交接收人。

3、对移交的文具办公劳保用品，仍然可以利用的，由本部门转交其他人继续

使用，不能使用的，标明后做报废处理。并按价予以合理扣款。

2、特殊办公用品移交到行政部后，由管理员根据清单核实填写《办公用品交

接登记表》（附表四）作存档备查。

七、违纪处罚

1、公司所有的办公用品应为办公所用，均属公司财产，私用或带出公司者，

公司将按办公用品两倍价格从违纪人当月工资中扣除，并视情节处以50—100元的罚款。

2、公司所有办公文具、劳保用品应本着节约的原则，如有浪费者，无论故意或无意，一经发现，均视情节给予当事人处以50元/次的罚款处理。

3、员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理使用造成损坏的，应照价赔偿，并给予责任人50元/次的罚款处理。

4、办公用品管理员应按照本制度严格执行，遵章办理各项办公文具、劳保用品领用、发放管理制度，并做好台账，严禁弄虚作假，如查出有违章办理者，公司将视情节轻重给予50 --500元的罚款。情节严重者，予以辞退处理。

5、各部门应加强办公文具、劳保用品管理制度的贯彻实施，公司实行扣罚连带责任制。各部门职、员工因违反本制度形成处罚的，将追究部门班组长监管不力的连带责任，情节严重者，部门主管受连带处罚。