时间管理—常见理论及方法

时间管理—常见理论及方法

时间管理的目的是想通过一些方法过上高效率、无压力的生活，让自己把有限的时间留给重要的事、重要的人，井井有条，从容的生活。很久以来人们都在寻找有效的方法希望可以达到该目的，经常很多年人们的探索及总结发展，目前较为常见的理论方法包括四个，即:番茄工作法、时间四象限法、二八原则及GTD。

时间管理可以分为四阶段：任务备忘、时间节点、优先顺序、个人管理。这四个阶段是相互传承的关系。任务备忘就是将要做的事情记录下来；时间节点是将要做的事情规定deadline；优先顺序是指将这些规定deadline的事情按时间管理的方法进行排列；最后根据个人情况再灵活处理。时间管理的方法就是对以上四个阶段进行把控管理，使任务可以按照计划和预期顺利开展，避免出现延迟或失误，造成无可挽回的损失。

1、时间管理常见理论方法

（1）番茄工作法：25分钟工作；5分钟休息；四个一组；

（2）时间四象限法：以重要程度和紧急程度为x轴，y轴形成四象限划分事项；

（3）二八原则：20％时间产出80％效果，最好的时间放在产出最大的事情上（找到时间浪费点，避免浪费时间）；

（4）GTD：收集、整理、组织、回顾、执行，把事情一件件列出来再一件件做。

2、番茄工作法：（计时工具推荐“forest”APP，待办事项推荐“滴答清单”App）

番茄工作法是一种简单易行的时间管理方法。其是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。

番茄工作法的使用需要遵循以下原则：

1）一个番茄时间（25分钟）不可分割，不存在半个或一个半番茄时间；

2）一个番茄时间内专注工作，如果做与任务无关的事情，则该番茄时间作废；

3）永远不要在非工作时间内使用"番茄工作法"；

4）不要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据比较；

5）番茄的数量不可能决定任务最终的成败；

6）必须有一份适合自己的作息时间表；

如果在某个番茄钟的过程里，突然想起要做什么事情：

A.非得马上做不可的话，停止这个番茄钟并宣告它作废（哪怕还剩5分钟就结束了），去完成这件事情，之后再重新开始同一个番茄钟；

B.不是必须马上去做的话，在列表里该项任务后面标记一个逗号（表示打扰），并将这件事记在另一个列表里（比如叫“计划外事件”），然后接着完成这个番茄钟。

人们对于短时间的成就感特别敏感，通常一个很长时间的工作，会使人感到既疲倦、又没有成就感，很难坚持下去。番茄工作法就利用该人体感受，极大地提高了工作的效率，还会有意想不到的成就感。

像很多大型学生考试及某些职业考试等，考试难度大，准备战线长，很多人容易放弃，使用番茄钟工作法就可以很大程度上减轻时间焦虑，提升我们的注意力和集中力，强化我们的决断力，同时巩固达成目标的决心，为达成最终目标不懈努力。

3、时间四象限：（使用A4空白纸）

时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：

A、既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)；

B、重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)；

C、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)；

D、既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)。

按处理顺序划分：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题，必须非常小心区分。另外，也要注意划分好第一和第三类事，都是紧急的，分别就在于前者能带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。

这个方法很适合用于给我们要做的事情排顺序。我们每个人每天都会有很多事情，工作、家庭、朋友等事情，通过重要和紧急两个维度把事情分出先后顺序，效率更高！

PS：如若有几件重要紧急程度差不多的事情，可以将其按照横、纵坐标分别排序后，将其两坐标值相加的和来判断。

4、二八原则：

二八定律是19世纪末20世纪初意大利经济学家帕累托发现的。他认为，在任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，约20%，其余80%尽管是多数，却是次要的，因此又称二八定律。即20%的时间产出80%的效果。

时间管理中二八定律的使用，主要是要找到时间浪费点，将最好的时间放在产出最大的事情上，找到自己的一天中最精华、最高效的时间段，好好利用可以完成80%的工作和学习。

5、GTD:

GTD是Getting Things Done的缩写，翻译过来就是“把事情处理完”，也是一种较常使用的管理时间方法。GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。

GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。GTD的核心理念在于清空大脑，然后一步步按照设定的路线去努力执行。

收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（未整理的念头）（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。

整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织。

组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。

GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点(context)（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作

回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

执行：可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。

我们在查阅一些时间管理书籍或著名人物成功史时，会发现很多名人的时间管理都做的特别好，他们的共同性基本都是：睡得少、起得早、自律和专注、减少社交。但是我们也不必完全追求理论或他人意见来生活，毕竟只有适合自己的才是最好的。我们可以在理论的基础上按照自己的实际生活和工作情况进行改进，多次反复实践，不断探寻适合自己的方式方法，让自己有更多的时间留给更重要的事和人，努力过上高效率、无压力的生活。