文秘工作规范

文秘工作规范（试行）

目录

第一章文秘工作岗位职责 (5)

一、收文 (5)

二、内部文件运转 (5)

三、核稿 (6)

四、发文 (6)

五、机要交换 (7)

六、档案管理 (7)

第二章文秘工作流程 (7)

一、局机关公文处理基本流程 (8)

二、收文处理流程 (9)

（一）信件处理流程 (9)

（二）文件处理流程 (9)

三、发文处理流程 (10)

四、签报运转流程 (11)

五、档案管理流程 (12)

（一）归档流程 (12)

（二）涉密档案查阅审批流程 (12)

（三）档案移交、销毁流程 (13)

六、发信工作流程 (13)

第三章收文管理 (14)

一、信函的处理 (14)

（一）交换信函 (14)

（二）机要信函 (14)

（三）邮局信函 (14)

（四）直送信函 (14)

（五）限时件、特急件的处理 (14)

二、文件的处理 (15)

（一）审核 (15)

（二）登记 (15)

（三）扫描 (16)

（四）拟办 (16)

（五）分送 (16)

（六）限时件、特急件的处理 (17)

（七）电子文件处理 (18)

（八）分类处理 (18)

第四章发文管理 (21)

一、核稿 (21)

（一）公文格式审核 (21)

（二）行文规则审核 (26)

（三）公文内容审核 (28)

二、差错项目登记 (31)

三、送局领导签发 (31)

四、接收文件室退回的文件 (31)

五、发文编号 (31)

六、确定纸质文件印制数量 (32)

七、主办司局校对 (33)

八、文秘处对发文进行复核 (33)

九、用印 (33)

十、纸质文件封发 (33)

十一、电子文件分发 (35)

第五章印章管理 (35)

第六章签报管理 (36)

一、适用范围 (36)

二、格式 (37)

三、运转要求 (37)

第七章档案管理 (38)

一、归档 (38)

二、已归档文件整理 (38)

三、档案库房管理 (38)

四、档案借阅查询 (38)

五、档案移交 (39)

六、档案销毁 (39)

第八章机要交换 (39)

一、局机关内部文件交换管理 (39)

二、局内各单位通过文秘处向外单位发送信件的管理 (42)

三、文秘处与外单位进行文件交换 (44)

四、直接取送信件 (45)

五、文件信件交接凭单的管理 (46)

六、机要车辆管理 (46)

附件1：国务院机构简称 (47)

附件2：税务机构简称 (51)

附件3：国家税务总局机构中英文对照表 (55)

附件4：税务简报（税收收入）分送有关部门的范围 (57)

附件5：会签意见模版 (59)

附件6：签报处理单样式 (60)

附件7：签报正文首页模版 (61)

附件8：办文说明模版 (62)

附件9：国家税务总局印章使用申请单 (63)

附件10：特快专递申请单 (64)

文秘工作规范（试行）

第一章文秘工作岗位职责

办公厅文秘处负责草拟全国税务系统公文处理和档案管理制度，并组织、指导工作的落实；负责局机关拟发公文的审查、核稿工作；负责组织实施局机关行政类公文的运转工作；负责局机关公文、资料的收发、运转和机要通信工作；负责局机关的档案管理，指导局内各单位的归档工作；负责管理税务总局印章。

文秘处工作分收文、内部文件运转、核稿、发文、机要交换、档案管理6个岗位，具体职责如下：

一、收文

（一）对中央国家机关机要文件交换站（以下简称交换站）、北京市邮政局（以下简称邮局）、北京市机要局（以下简称机要局）和有关单位直送我局的各类信件、文件进行审核、签收、登记和急件催办。

（二）对收到的纸质文件进行扫描。

（三）对涉及一个司局业务的文件，分送该司局办理。

（四）对征求意见、会签和涉及两个以上司局业务的文件填写收文处理单，报办公厅领导拟办后，分送相关司局。

（五）收到有关部委与税务总局的联合发文，主送或抄送全国税务机关的，扫描并封发各地，并进行跟踪管理。

二、内部文件运转

（一）对局内各单位的签报进行签收、登记后送办公厅局长办公室文件室（以下简称文件室），由文件室呈局领导。

（二）对办公厅领导已审核的发文进行登记后，送文件室。

（三）接收文件室退回的局领导已签批的税务总局发文，送发文岗位编号；外部委送来会签的文稿、需要外部委会签的文稿，退主办司局发送有关部委。

（四）接收文件室退回的局领导已批阅的签报、国秘复印件、信息资料，分送相关司局。

三、核稿

（一）对国家税务总局令、国税发、国税函、国税办发、国税办函、联合发文的文稿，从行文规则、公文格式和公文内容等方面进行审核把关。

报办公厅领导审核后，送内部文件运转岗。

（二）对上述文稿差错情况进行登记，并按月草拟公文差错情况通报。

（三）负责公文核校管理。

四、发文

（一）对领导签发的国家税务总局令、国税发、国税函、国税任字、国税办发、国税办函文件进行编号后送文印中心排版。

同时，对主送中共中央、国务院、中共中央办公厅、国务院办公厅的文件制作条码电子版送文印中心。

（二）对办公厅文印中心已印制的纸质文件、已排版的电子文件进行分发。底稿退主办单位。

对主送国务院、国务院办公厅的文件经文印中心排版后的电子文件发送国务院办公厅（目前此项工作由办公厅督查处负责）。

（三）对办公厅综合处已排版的情况通报、税收经济调研、税务简报、税收动态的电子文件进行分发。

对文印中心印制的纸质情况通报、税收经济调研、税务简报、税收动态、税收动态专报、专报进行分发。