文件和资料控制程序69248
文件和资料控制程序
4.文件使用部门需妥善保管部门内使用的文件，不能随意在文件上乱写乱画，并保持文件版面清洁、完整，必要时，需使用文件夹、文件袋或文件柜进行保存。在生产作业现场使用的文件，必须确保作业人员能随时获得文件。
2.文件发放时，收文部门应在《文件发放/回收记录表》上签收，并妥善保管，严禁涂改、复印。
3.发行的受控文件均需加盖红色“受控”章，复印无效。当顾客或第三方对本组织实施审核时，应提供现行有效的受控文件。
4.受控文件为本组织重要机密文件，一般不对外发放，若确因工作关系需要对外（如顾客、供方等）发放时，需经管理者代表审核、总经理批准。
—
6
6.1《文件和资料管理办法》
7
7.1《文件评审记录》
7.2《文件发放/回收记录表》
××文件评审记录
文件名称
文件级别
评审时间
评审地点
评审人员
评审意见
文件发放/回收记录表
NO.
文件名/编号
发放/回收
接收人/回收人
时间
01
发放回收
02
发放回收
03
—
03
编制文件
各部门
新建或是修订文件指令
业务部门根据提出要求，启动文件的编制或是修订工作。
文件初稿
04
评审
各部门
文件初稿
文件编制完成后本部门内部与此文件相关的人员（部门领导必须参与）应进行初步评审，意见达成一致后组织相关部门人员进行评审（文件评审时确定相关表单的保存期限），并保持评审记录。
文件和资料控制程序文件
文件和资料控制程序1 目的对公司范围内与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件和资料进行有效控制，确保在各部室、专业公司和项目部及各个场所可获得相应文件的最新有效版本，防止使用作废文件。
2 适用范围本程序适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件和资料的控制，包括外部提供的有关文件和资料。
3 职责3.1最高管理者负责《质量、环境、职业健康安全管理手册》批准。
3.2 管理者代表负责审核《质量、环境、职业健康安全管理手册》和批准程序文件。
3.3 公司办公室负责管理本程序。
负责对全公司范围内的文件管理进行监督检查；负责以公司名义制发的与质量、环境和职业健康安全管理有关的行政文件，国家机关、地方政府和上级机关颁发的有关工程施工质量安全管理、污染预防和职业健康安全方面的文件和资料的管理，以及本部门范围内的文件和资料的管理与控制。
3.4 安环质计部负责质量、环境和职业健康安全管理体系文件和资料，以及本部门范围内的文件和资料的管理与控制。
3.5 工程部负责技术性文件资料，以及本部门范围内的文件和资料管理与控制。
3.6 其他相关部门负责本部门与工程施工质量安全管理、污染预防和职业健康安全有关的文件和资料，以及本部门范围内的文件和资料的管理与控制。
3.7专业公司、项目部负责本公司、项目部与工程质量安全管理、污染预防和职业健康安全有关的文件和资料的管理与控制。
4 工作程序4.1 总则质量、环境和职业健康安全管理体系文件和资料是指与工程施工质量安全管理、污染预防和职业健康安全有关的文件和资料，文件分为受控文件资料和非受控文件资料。
受控文件和资料是指与质量、环境和职业健康安全管理体系运行及其有效性有直接关系，必须确保质量、环境和职业健康安全管理体系中各部门、各专业公司和项目部及各场所、岗位使用其有效版本的文件和资料。
4.2文件和资料的控制范围4.2.1 国家、地方政府及行业的法规、规章、规定等。
4.2.2 规范性文件：国家及行业颁布的规范、规程和标准。
文件和资料的控制程序
文件和资料的控制程序1.0目的对管理体系有关文件进行控制和管理，防止失效和作废文件的使用，确保体系有效运行，特制定本程序。
2.0适用范围本程序适用于与公司有关所有文件与资料的控制。
3.0职责3.1安全环保部负责职业健康安全管理和环境管理体系文件的策划、指导、审核，并编写体系所要求的程序文件。
3.2企管部负责质量管理体系文件的策划、指导、审核，并编写质量管理体系所要求的程序文件。
3.3公司管理者代表负责管理手册（包括管理方针、管理目标）的审核。
3.4公司总经理负责管理手册（包括管理方针、管理目标）的批准。
3.5文控员负责文件的编号控制和收发控制。
3.6档案管理员负责公司所有文件的归档和保管。
3.7 公司各部门负责本部门现场使用文件的管理和控制。
4.0流程图4.1文件控制流程图（详见附一）5.0程序5.1 文件的定义5.1.1受控文件：是用来维持本公司各项业务正常的运作，并有升版的需要，为保证使用者使用最新的有效版本的文件。
受控文件由公司文控员统一发放，在发放之前由文控员盖红色“受控”章识别，发放和回收时均应办理登记手续。
5.1.2 非受控文件：与受控文件相对应，此类文件在本公司内部起到告知作用，不存在多个修改版本及状态。
包括通知、通告、决定、通报、质量文件的参考资料等。
非受控文件发放前由文控员加盖“非受控”章标识，发放时应办理登记手续。
5.1.3外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图纸；国家颁发的有关政策、法规。
外来文件发放前由文控员加盖“外来文件”章标识，发放时应办理登记手续。
5.2 文件的分阶用于指导本公司管理体系运行及操作的指导性文件，分四阶：一级文阶：管理手册（质量、职业健康安全、环境）；二级文阶：程序文件（质量、职业健康安全、环境）；三级文阶：a）管理文件：各类管理制度或规章、岗位职责、工作标准等；b）技术文件：各类工艺规程、操作规程、安全规程、应急预案、内控标准（包括《原料、成品、环保职业健康安全使用的各类劳动保护用品、安全环保设备设施工具质量标准》、环境质量标准、安全质量标准）等；c）其他文件：与质量、环境和职业健康安全有关的专题会议纪要、通知等文件。
文件和资料控制程序
文件和資料控制程序1、目的：对质量管理体系以及环境管理体系的有关文件和资料（含电子媒体）进行控制，确保文件的规范性，同时保证所有文件和资料都是受控的有效文件和资料。
2、适用范围：适用于本公司的质量体系、环境管理体系文件和资料、电子媒体管理的控制。
3、引用文件：3、1 ISO9002/4、2文件要求3、2 ISO14001/4、4、5文件控制3、3《管理手册》第 5、4章节4、职责：4、1 总经理负责手册和体系文件的批准，以及对电子媒体使用权的批准，并负责公司行政发文内容的签发，必要时由总经理呈报董事长批准签发。
此外，负责对相关收文的批示。
4、2 行政部负责公司行政发文的起草、核稿，负责对相关收文的传阅批示，以及对相关部门所起草的发文进行核稿。
4、3 行政部负责对公司综合性文件的审核、分发、保管，并负责对其保密情况予以监督、管理。
4、4 管理者代表负责组织手册和程序文件的编制、修订。
4、5 各部门负责对其责任范围内文件的编制、批准、并负责对其所使用的电子媒体进行管理。
5、程序要求：5、1 文件的编制与审核5、1、1 所有行政文件的拟稿都必须使用规范的文稿纸。
5、1、2 公司行政文件发文由总经理制订内容，行政部经理起草。
5、1、3 部门行政文件由各相关部门组织编写，部门经理对所写文件负责，拟稿人在文稿中的“作成”栏上签名，并注明所在部门，如需其他部门会签，则相关部门经理在会签栏中签上姓名、日期。
5、1、4 所有公司行政文件由行政部经理审核，以确保行文的规范和质量、文件的密级、主题词等。
5、1、5 《管理手册》和《程序文件》由管理者代表组织各相关部门人员编写，相关部门经理会签，管理者代表审核。
其他质量和环境体系文件由部门经理指定专人编写。
5、1、6 电子媒体的编制由公关部提出申请，并提供资料。
5、2 批准5、2、1 行政文件审核后，送总经理或受权的副总经理批准，并由批准人签上姓名、意见和签发日期，必要时呈董事长签发。
文件及资料控制程序
文件及资料控制程序一、目的本文档旨在规定和实施文件及资料控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性，以及满足法规和公司内部要求。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制和管理，包括但不限于操作文件、质量文件、技术文件、管理文件等。
三、职责1、文件管理部门：负责文件的审核、批准、分发、存档、更新和废止。
2、文件使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、质量管理部门：负责文件的监督、检查和审核，确保文件与公司实际运作的一致性。
四、程序1、文件分类与编码：根据公司实际情况，将文件分为不同的类别，并为每个文件分配唯一的编码。
编码应包括文件类型、日期、顺序号等信息。
2、文件编制：由文件管理部门负责组织编写文件，确保文件的完整性、准确性和一致性。
文件编制应遵循公司政策和相关法规要求。
3、文件审核：文件编制完成后，应由相关部门进行审核，以确保文件的可行性和合规性。
审核人员应具备相应的专业知识和经验。
4、文件批准：经审核通过后，文件应由公司领导进行批准。
批准过程中应注重文件的合理性和可操作性。
5、文件发布：文件批准后，由文件管理部门负责文件的发布，确保文件的及时性和有效性。
发布时应按照公司规定进行登记和记录。
6、文件存档：所有文件应由文件管理部门负责存档，并确保存档的完整性和安全性。
存档时应按照公司规定进行分类和标识。
7、文件更新与废止：当文件需要更新或废止时，应由文件管理部门组织进行修订和废止程序。
更新或废止的文件应及时通知相关使用部门，以确保文件的最新性和有效性。
8、文件借阅与复制：文件的借阅与复制应由文件管理部门负责管理，并按照公司规定进行登记和审批。
借阅或复制过程中应确保文件的保密性和安全性。
9、文件销毁：当文件过期或不再使用时，应按照公司规定进行销毁处理。
销毁过程应确保文件的彻底摧毁和不可恢复性。
10、培训与宣传：针对新员工和其他相关人员，应对其进行文件控制培训，确保他们对文件的正确理解和使用。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。
2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。
本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。
3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。
4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。
4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。
受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。
如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。
4.1.2非受控文件：文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。
如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。
4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。
表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理系统文件 方针、目标 总经理 高层管理 总经理质检科质检科 手册文件 质检科 高层管理 总经理程序文件 责任部门责任部门负责人总经理相关文件 责任部门责任部门负责人总经理技术文件 产品设计文件 技术科技术/质量负责人总经理技术科技术科 产品工艺文件 技术科技术/质量负责人总经理作业指导书 技术科生产/质量负责人总经理产品规范 技术科 技术负责人 总经理检验标准、规范 技术科生产/质量负责人总经理品质标准文件 质检科（采用）质检科负责人 / / 技术科表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理外来文件 客户提供设计文件技术科（采用）技术科负责人 / 供应商提供资料 供应科（采用）供应科负责人 / 法律/法规资料劳资财务科（采用）劳资财务科负责人/相关记录表单 责任部门 责任部门负责人/质检科质检科资料 责任部门 责任部门负责人/责任部门4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1目的对与质量体系有关的文件和资料进行控制,确保质量体系运行起重要作用的各场所使用文件有效版本.2适用范围适用于与质量体系有关的文件和资料的控制.3定义3.1除有其它定义外,“文件”在此指文件和资料。
3.2“受控文件”在此指通过文控中心控制的质量文件。
3.3“非受控文件”(参考)指经申请发往厂外,换版后不回收的受控文件副本.4职责4.1各职能部门;负责协助文控中心做好受控文件的登记、保管、发放、更改、收回、销毁等工作。
4.2文控中心4.2.1确保本厂受控文件(包括新版本及已作废的版本)的发放、保存、作废、销毁等均得到有效控制。
4.2.2文控中心负责所有受控文件的控制,拟制相应的《受控文件总目录》。
4.3文件持有人4.3.1及时签收及妥善保管受控文件,未经批准不得在受控文件原本上涂改.4.3.2当接收新版受控文件时,退还旧版文件.4.3.3确保受控文件的实施。
5程序5.1受控文件分类5.1.1质量体系文件:包括质量手册、程序文件、质量计划等.5.1.2产品质量文件:作业指导书(工艺卡)、检验规程等、图纸、样品确认书及与产品质量相关的其它文件。
5.2文件的编写5.3.1质量手册和程序文件由管理代表组织编写.5.3.2技术文件、工艺文件、作业指导书等其它文件由各职能部门编写。
5.4受控文件的控制5.4.1文件的审批a质量手册由管理代表审核,总批准.程序文件由各职能部门经理编制,管理代表审核,总经理批准.b技术文件、工艺文件、作业指导书等按部门技术责任制审核批准.5.4.2文件的发放a受控文件由文控中心根据《受控文件总目录》种《受控文件发放一览表》规定的发放对象及份数.ｂ文控中心负责发放的质量体系类、作业指导书等文件应有明确的生效日期，若在文件中未另加规定，文控中心第一次发放该文件的受控日期即生效日期，文控中心应及时将文件发到需要场所。
ｃ文控中心在盖有“受控正本”印章的复制件上，加盖“受控副本”印章，填上副本编号，以便追溯。
文件资料控制程序
文件和资料控制程序1.目的对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。
2.适用范围适用于质量体系有关的文件和资料的控制，包括公司文件资料和部门文件资料的控制活动。
3.职责3.1质量手册和程序文件由总经理组织有关部门进行编写；3.2质量体系的支持性文件（规范）由相关部门编制，部门经理审核，总经理批准。
3.3质量记录模版和技术文件由各职能部门组织编制，各部门经理审核、批准。
3.4办公室负责质量体系文件发放、更改、回收和管理。
3.5办公室负责除顾客提供的技术文件之外的外来文件的收集、保存和借阅。
3.6各职能部门负责顾客提供的技术文件的管理，负责本部门质量记录和技术文件的发放、更改、回收和管理。
4.工作程序4.1受控文件的分类4.1.1本公司受控文件包括：（1）质量体系文件：质量手册、程序文件、规范和其它质量文件；（2）技术文件：项目实施过程中产生的技术性文件；（3）外来技术文件：项目实施过程中所依据的资料。
4.1.2办公室负责质量体系文件的管理；各职能部门负责技术文件的管理；受控质量体系文件必须由办公室在其封面或首页加盖“受控”印章；其他受控文件用【受控文件清单】的形式进行控制。
4.1.3受控文件的编号受控文件的编号参见《文件编号规则》。
4.2文件的编写4.2.1质量手册、程序文件由总经理组织本公司各部门编写；质量体系的支持性文件（规范）由相关部门编写。
4.2.2各职能部门负责组织编写本公司产品所使用的技术文件。
4.3文件的审批4.3.1质量手册由总经理审核、批准；程序文件及支持性文件（规范）由相关部门编制，部门经理审核（如文件编制人为部门经理，则由管理者代表审核），总经理批准。
4.3.2技术文件拟定者对技术文件的准确性、可靠性、安全性、完整性、经济性等方面负责。
4.3.3技术文件由各职能部门经理审核批准并对技术文件的正确性、技术要求的合理性、完整性、齐套性、协调性、形式格式以及贯彻标准法定计量单位使用的正确性等负责；并对技术文件完整性、齐套性、协调性以及形式格式负责。
企业管理文件与资料控制程序
企业管理文件与资料控制程序企业管理文件与资料控制程序是指企业建立一套完善的文档与资料管理机制，以有效的方式控制企业内部各类文件和资料的流转、存储和使用，增加管理的规范性和效率，确保企业的信息安全。
本文将从程序的目的、步骤和实施过程三个方面分析企业管理文件与资料控制程序的重要性以及如何制定和执行该程序。
一、目的企业管理文件与资料控制程序的主要目的是确保企业的信息系统始终处于可信状态，保证企业信息资产的安全可控。
其具体目的包含以下几个方面。
1.统一管理企业的文件与资料，防止文件泄露、丢失和篡改。
2.对于敏感信息和机密信息，实施安全控制和权限控制。
3.确保文件和资料的共享和交流在特定的人员和渠道内进行。
4.规范企业文件和资料的使用流程，使员工使用文件和资料更加规范、高效和安全。
5.减少企业的风险和损失，促进企业业务发展和可持续发展。
二、步骤企业管理文件与资料控制程序主要分为以下几个步骤。
1.识别企业需要管理的文件和资料，分门别类地管理。
2.制定文件和资料的归档和管理标准，建立规范的文件和资料管理程序。
3.明确文件和资料的保密等级和权限，安排相应的用户权限。
4.实施文件和资料的备份和恢复机制，保障文件和资料处于稳定的状态。
5.对于敏感信息和机密信息，建立安全审计机制，确保信息的安全。
三、实施过程企业管理文件与资料控制程序的实施过程需要根据不同企业的实际情况来具体制定。
可以按照以下过程实施：1.明确企业文件和资料的规范和标准，建立文件和资料档案。
2.建立并实施权限控制机制，确保文件和资料的安全和保密性。
3.针对不同权限的用户，建立各自的使用规范和标准。
4.实施日常巡检和监控，发现问题及时排查和解决。
5.周期性进行文件和资料的备份和恢复，保障文件和资料处于稳定的状态。
6.提醒员工遵守企业的文档和资料控制规定，建立员工知识产权保护的意识。
企业管理文件与资料控制程序的制定和实施是企业信息安全的重要保障，也是确保企业业务高效、行政合规的重要措施。
《文件和资料控制程序》
文件和资料控制程序1．目的通过实施本程序,以确保各相关场所及人员得到并使用EHS体系、安全标准化文件的有效版本,并及时撤出失效、作废的文件。
2．范围本程序适用于与EMS/OHSMS管理体系、安全标准化有关的文件和资料（包括外来文件、相关的国家标准/行业标准、法律/法规、顾客提供的文件、技术文件、已形成的记录等）的控制。
3．职责3．1 EHS管理手册、安全标准化管理手册由最高管理者批准颁布,程序文件由管理者代表（分管安全负责人）批准颁布。
3．2安全环保部负责EHS管理手册、安全标准化管理手册和程序文件的组织编写、发放、更改以及组织体系文件的评审工作,负责适用法律、法规的获取与识别,负责相关资料的获取和相关支持性文件的控制。
3．3其他部门负责本部门职责范围内相关文件和资料的控制。
3．4总经理办公室负责制订“文件控制程序”和文件的归档管理。
4．工作程序4．1EMS/OHSMS管理体系的文件结构一级管理手册（环境和职业健康安全管理手册、安全标准化管理手册）二级程序文件（环境和职业健康安全程序文件）三级 a．环境和职业健康安全法律、法规b．环境和职业健康安全有关标准c．有关的支持性文件及操作规程（根据职能范围,安全环保部安全标准化管理制度、生产部干部值班制度等）d．审核计划和管理评审计划f．从相关方得到的技术资料4．2文件的制（修）订4．2．1文件制（修）订的条件a公司的组织结构、技术改造、设备更新等变化,现文件不能满足需要的;b上级文件或标准进行了修订,现公司文件与之相抵触的;c经使用部门反映,文件的可操作性不强或与实际中行之有效的做法不相符的。
4．2．2文件制（修）订的提出与归口使用文件的单位负责文件制（修）订意见的提出,由文件归口管理部门负责统一修订。
4．2．3文件根据总经理办公室《文件控制程序》要求,经审核权限人员如最高管理者、高层管理、EHS管理者代表（分管安全负责人）等批准后,由文件归口部门负责发布并收回原文。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1.目的对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保质量体系文件各资料有效版本的使用。
2.适用范围适用于与质量体系有关的文件和资料的控制。
适用于与特种设备监督检验有关的法规标准的收集管理。
3.职责3.1 质量体系文件由所长策划，由技术负责人和质量负责人组织人员进行编制和修订，并填写《质量体系文件修改记录表》、《质量体系文件修改通知单》。
3.2办公室负责质量体系文件的发放和日常管理；负责不断收集新法规标准文本，并归入受控文件予以管理。
发放过程要填写《质量体系文件发放控制表》。
3.3各有关部门和人员负责各自专用的文件及资料的保管。
4.工作程序4.1 文件和资料的分类及编号的控制4.1.1文件和资料的分类及编号按《质量手册》有关要求进行。
4.1.2本所的文件和资料按控制管理程度分为“受控”和非受控文件。
受控文件的清单由质量负责人征求各部门意见后提出，所长批准。
受控文件加盖“受控”印章，并注分发号，非受控文件只进行编号。
4.2文件的编写4.2.1 质量手册和程序文件由质量负责人组织编写。
4.2.2 技术文件（如检验作业指导书、设备维护和操作规程、技术标准、技术图纸等）由技术负责人组织相关检验责任师等人员编写。
4.2.3 记录由各相关科室编写。
4.2.4其他综合性文件由所长指定人员编写。
4.3 文件的审批4.3.1 质量手册和程序文件由质量负责人审核，所长批准。
4.3.2 技术性文件由相应科室负责人审核，技术负责人批准。
4.3.3其他管理性文件由相关部门审核，主管领导报所长同意后批准。
4.4 文件的发放4.4.1受控文件的发放由文件档案管理员填写“文件发放（领用）审批表”，经所长批准后，按规定范围发放。
4.4.2 文件领用人在“文件领用登记表”或“图书（标准）领用单”或“文件发放控制表”上签名，领取注有分发号和加盖“受控”印章的文件。
每份文件应有不同的分发号，以便于追溯。
4.4.3不得使用未加盖“受控”文件印章（红色）的复制（印）件，一经发现，立即由管理人员收回销毁。
1.文件和资料控制程序
1.文件和资料控制程序1、文件和资料控制程序在当今的工作环境中，无论是企业运营、项目管理还是日常的行政事务，文件和资料都扮演着至关重要的角色。
它们是信息的载体，是决策的依据，也是工作流程的记录。
为了确保文件和资料的准确性、完整性、可用性和安全性，建立一套有效的文件和资料控制程序是必不可少的。
一、文件和资料的分类首先，我们需要对文件和资料进行清晰的分类。
这可以基于它们的性质、用途、来源或者所属的部门等因素来划分。
例如，在企业中，可以将文件分为管理文件（如规章制度、岗位职责等）、技术文件（如产品设计图纸、工艺规范等）、质量文件（如检验标准、质量控制计划等）以及合同文件（如采购合同、销售合同等）。
资料则可以包括市场调研报告、客户信息、行业标准等。
分类的目的是为了便于管理和查找，使得在需要的时候能够快速准确地获取到所需的文件和资料。
二、文件和资料的编号为了实现文件和资料的唯一性标识，编号是一个关键的环节。
编号应遵循一定的规则和体系，以确保其清晰、有序且易于识别。
例如，可以采用部门代码+文件类型代码+流水号的方式进行编号。
通过编号，可以方便地对文件和资料进行登记、归档和检索，同时也有助于防止文件的重复和混淆。
三、文件和资料的编制文件和资料的编制应当遵循一定的规范和标准。
这包括格式的统一（如字体、字号、行距等）、内容的完整性（包含必要的标题、正文、签名、日期等要素）以及语言的准确性和清晰性。
在编制过程中，应当明确责任人和审批流程。
责任人负责确保文件和资料的内容准确、有效，而审批流程则可以保证文件和资料的质量和合规性。
四、文件和资料的审核与批准审核和批准是确保文件和资料质量的重要环节。
审核人员应具备相应的专业知识和经验，能够对文件和资料的内容进行全面、细致的审查，包括准确性、完整性、合规性以及与其他相关文件的一致性等方面。
批准人员则通常具有更高的决策权，他们根据审核意见决定文件和资料是否可以发布和使用。
只有经过审核和批准的文件和资料才能正式生效。
文件和资料控制程序
文件编号文件状态 [ ]草稿 [ ] 正式发布 [ ]正在修改当前版本拟制日期审核日期批准日期- 增加 - 修订 - 删除变更类型 (变更版本号修改人备注日期摘要1 目的 (4)2 合用范围 (4)3 职责 (4)3.1 SQA (4)3.2 总经理办公室 (4)3.3 各部门 (4)4 工作程序 (4)4.1 文件和资料的分类和编号 (4)4.2 文件和资料的编写 (5)4.3 文件和资料的审核、批准和保管 (5)4.4 文件和资料的发放控制 (5)4.5 文件的标识 (5)4.6 文件和资料的更改 (6)4.7 文件和资料的换版与作废 (6)4.8 文件和资料的管理 (6)4.9 电子文件的管理 (7)4.10 外来文件的管理 (7)5 质量记录 (7)通过对文件和资料进行控制，确保对质量体系有效运行起重要作用的各个场所，都能得到并使用相应文件的有效版本，防止使用失效、作废或者过期的文件，以使工作更快捷、更规范，并且使所有文件和资料处于受控状态。
本程序合用于公司质量体系内的所有文件。
包括：质量手册、程叙文件、技术文件、管理文件、外来文件和参考资料。
负责技术文件的管理。
负责技术文件的发放工作。
负责与质量体系有关的文件和资料的总体控制。
负责除技术文件以外的所有文件的发放工作。
负责本部门与质量有关的文件和资料的控制。
文件和资料分为以下几类：质量体系文件及其它质量管理文件；技术文件：包括开辟过程中产生的文档及生成的相关组织文件；外来文件：其中包括客户提供资料、引用的国家标准等相关外来文件；SQA 负责制定《文件资料编号规则》，经管理者代表批准后执行。
质量手册、程叙文件、其它质量管理文件均由管理者代表组织相关部门编写。
技术文件由具体实施的项目组负责人组织编写。
质量手册、程叙文件、其它质量管理文件在发布前由管理者代表审核其合用性，总经理批准。
由总经理办公室填写《文件和资料登记表》，并进行统一保管。
技术文件由该项目的评审小组进行评审。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1．目的本控制程序规定对本公司质量环境体系相关的文件和资料实行控制和管理，以保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性，并以此保证公司生产和管理活动使用现行有效文件。
2. 适用范围适用于本公司质量环境体系或与其有关的文件和资料，其中包括图纸、技术标准、检验规范、检验规范、工艺文件、质量环境管理手册、程序文件、作业指导书、质量环保计划、质量环保记录、审核报告等，以及客户提供的有关原始标准、图纸及反馈信息等文件的管理。
3．职责3.1各部门负责编制本部门质量体系文件和管理客户对口文件。
3.2文件由规定授权人审核再报相关主管领导批准。
3.3管理部、资料室对现行文件负责管理。
4.工作程序4.1文件的编写、审核、批准。
4.1.1质量体系文件按下表规定编写、审核和批准。
4.1.2客户文件（包括各种技术标准、产品质量资料、原材料资料等）由本公司对口部门验收和标识。
由资料室填写《文件归档登记表》保存。
4.2管理原则4.2.1本公司质量体系文件应按《质量文件编号和格式规定》进行编号格式化。
4.2.2所有文件或资料（包括外来文件）正（原）版本，全部交由资料室保管，并建立《文件归档登记表》备查。
4.2.3未经文件对口管理部门主管同意，不得将文件私自复印或外借给无关人员(包括客户)。
4.2.4文件使用者要妥善保管文件资料。
丢失或损坏应向资料室报失，办理补发手续。
4.2.5作废文件及时从使用者收回处理。
4.3文件或资料的发放与本公司的职能部门和质量活动岗位均使用现行有效版本的文件或资料。
4.3.1所有文件须经授权人审核批准后方能生效。
按审定发放范围发给使用者。
4.3.2文件资料由审核部门确定其受控状态。
发放时间做好标识：——受控文件加盖“受控副本”印章，盖分发号印章。
——非受控文件只进行编号登记（对外发放）。
——受控文件的使用单位要专人签收、保管。
——非受控文件不作文件修改、跟踪。
4.3.3文件发放、审批按文件类别作以下规定：——A、B层文件由管理者代表审批。
文件与资料控制程序
1．目的本程序规定了与产品和服务及环境管理体系有关的文件和资料的控制内容和方法，旨在确保环境管理体系运行中各有关场所均能使用文件的有效版本。
2．适用范围适用于本公司环境管理体系有关的文件和资料控制。
3．职责3．1文控中心负责实施本程序的归口管理，对本公司发布的环境管理体系文件进行登记、保管、借阅、收回及销毁等管理。
3．2 文控中心组织编写环境管理体系文件。
3．3各部门负责管理和控制本部门的有关文件和资料。
4．程序4．1 文件和资料可分为：4．1．1环境管理体系文件：环境手册、程序文件、作业文件、记录以及其它环境管理体系文件；4．1．2相关方文件：有关的供方或协作方的文件和资料；4．1．3管理性文件：公司的规章制度等；4．1．4外来文件：上级下发的法令、法规、顾客提供的文件和资料。
4．2 文件和资料的标识4．2．1环境手册编号的格式如下：手册编号为： E M **顺序号手册环境4．2．2程序文件编号的格式如下：程序文件编号为： E P **顺序号程序文件环境4．2．3作业文件编号的格式如下：作业指导文件编号为： E I **顺序号作业指导环境4．2．5文件的标记1）文件和资料分为受控和非受控状态（记录除外）。
除环境手册分为受控和非受控外，其余的所有文件均为受控文件，其标记如下：●所有受控文件必须加盖兰色“受控文件”发行章；●装订成册的环境手册和程序文件在其封面加盖红色发行章，作业文件（不含记录表格）在其首页的刊头栏（如版面的原因在其它地方也可）加盖红色受控章。
●记录可不加盖任何印记但每份记录表格必须有名称及年限时间，作为受控标志。
4．2．6作废文件的标记凡需保留的作废文件，必须加盖“作废”印章。
4．3文件的编写和审批4．3．1环境手册和程序文件由文控中心组织编写。
环境手册由管理者代表审核，总经理批准；程序文件由文件编写部门负责人审核，管理者代表批准。
4．3．2作业文件由使用部门组织编写，该部门主管审批，管理者代表批准。
文件与资料控制程序
一、目的：使质量和环境管理体系所使用的文件与资料能及时正确地贯彻到各相关部门，和避免使用已过时失效的文件。
二、范围：适用于本公司质量和环境管理体系有关的管理性和技术性文件的控制，包括适当范围的外来文件的控制、如标准、相关法律法规、相关方的要求等的控制。
三、职责：3.13.2三阶文件中的岗位职责由职责部门制定，部门主管或管理代表审查，管理代表或总经理核准。
3.3 外部文件/资料：3.3.1 外部文件的收集由职责部门统一登录于“文件归档登记表”外部文件页，依其版次为版次，若无版次时依发行日期为版次；依其编号为编号，若无编号依发行日期为编号。
（外来文件管理是由各职责部门根据本部门所需文件进行分类收集、登记和分发）3.3.2 外部文件经管理代表审查后才可作为本公司制造或检验标准依据，分发依5.6执行。
四、定义：（无）1）管理性文件：体系手册、程序文件及其它规章制度、作为特殊文件的记录等。
2）技术性文件：产生重大质量和环境影响岗位的作业指导书和环境监控的技术标准等。
3）外来文件：各类标准、顾客提供的图样、资料、法律法规以及相关方的要求等。
五、作业内容：5.1 文件的分类：5.1.1文件可分为受控文件和非受控文件。
技术性受控文件、管理性受控文件加盖“受控章”，并编制唯一的发放号，可追溯其有效性；非受控的文件不编制发放号，直接发放。
由总经办统一编写《受控文件清单》5.2 第四阶表单格式的制定/修改由各部门主管在格式背面签名并注明记录和保存期限后由文管人员列入“质量记录一览表”做统一收发管理（表单复制除外）。
5.3 文件的制定提出：5.3.1 文件在撰写时同一类文件尽可能以同样格式撰写。
5.3.2 书写规定：5.3.2.1 第二阶文件必须依照：1、目的；2、范围；3、职责；4、定义（无时填写“无”）；5、作业内容；6、相关文件/资料；7、使用表单的顺序撰写。
5.3.2.2 文件页次格式为：本页数/总页数。
5.3.2.3 各标题内小标题顺序如下格式：1、1.1 1.1.1 1.1.1.1 1.1.1.22、2.1 2.1.1 2.1.1.1 依此类推5.3.3 文件经由3.1职责主管核准后，即为制定。
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天合光能（北京）系统集成有限公司文件和资料控制程序
主导部门：质量部
支持部门：
审批：
文档编号：SDS BU-SD-020
生效日期：
文件和资料控制程序
1. 目的
规范公司质量管理体系文件要求，明确质量体系管理文件和资料的控制流程，确保公司质量体系能有效运行。
2. 范围
适用于天合光能（北京）系统集成有限公司所有质量管理体系文件和资料的控制，包括内部文件和外来文件资料。
3. 定义
N/A
4. 职责和权限
4.1 文件编写者负责文件的编写和获得批准。
4.2 文档管理负责文件和资料的管理、安全保密工作。
文档管理需及时更新公共文件夹“高
级文档中心”中的受控文件清单和有效版本文件。
4.3 各部门负责保管自己使用的文件，部门领导确保部门内的人员均是按目前现行有效操
作的。
4.4 文件的使用者应该使用当前文件的最新版本，并保管好防止损坏。
5. 内容
5.1 文件编制
各文件的编制者按照本程序的要求编写文件，同时编写人员向质量部申请文件编号。
5.2 文件的审核和批准。
5.2.1 质量手册和程序文件通过文件审批流程进行审批。
在申请新增或者修订文件时必须经过三级审批。
程序文件需要审批到管理者代表，手册经过管理者代表审核后还需要总经理批准。
5.2.2 三级文件的会签批准
5.2.2.1 一般作业指导书由编制者确定会签部门，会签部门领导会签，本部门领导批准。
5.2.2.2 专用作业指导书
5.2.2.2.1 过程作业指导书由工程部、技术部和质量会签，由编写部门领导批准。
5.2.2.2.2 设备作业指导书由其部门的领导批准。
5.2.2.2.3 质量作业指导书由质量部门领导批准。
5.2.2.3 临时作业指导书按照5.2.2.2执行。
5.2.2.4 技术文件
5.2.2.4.1 一般产品规格由编写部门批准。
5.2.2.4.2 项目工程图纸与档案资料由技术部、工程部实施批准。
5.2.2.4.3 材料清单由工程部实施批准。
5.2.2.4.4 材料规格由技术、质量、采购共同参与审批，并由编写部门的领导批准。
5.3 文件受控
5.3.1 文件批准以后，文件编制者将批准的文件纸文档和相应电子档的文件进行受控，质量部检查文件是否满足《文件和资料控制程序》的要求，对不满足要求的文件退回编制者进行修改并重新审核和批准。
5.3.2 将符合要求的文件纸文档和电子档进行归档保存，同时将电子档设成只读文件放到公共文件夹“高级文档中心”中让大家共享。
5.3.3 质量部负责建立和更新《受控文件清单》。
5.4 文件的发放
质量手册和程序文件一般不发放纸文档。
三级文件由文件编制者根据实际的需求确定发放部门，并将发放记录填写在《文件发放登记表》上，文件领用人在《文件发放登记表》上签字确认。
5.5文件的更改
5.5.1文件需要更改时，文件的主要责任部门负责修改，修改人填写《文件更改申请单》，说明拟变更的理由和更改的内容，并提交该文件审批人审批。
手册和程序文件修改的内容要用蓝色的字体标识出来，三级文件的修改的地方要用斜体并加粗加以突出。
修改后的文件同样走审核、批准和受控的流程。
5.5.2 质量部每年年初组织相关部门评审文件的适宜性，需要更改的文件按照5.5.1进行。
5.6 文件的回收、作废和销毁
5.6.1 文件申请作废取消需要接收文件的相关部门在《文件作废申请表》上会签，并需要体
系负责人审核。
文件改版或者被作废后，要将发放的旧版文件回收并销毁。
5.6.2若因任何原因要保留作废文件时，要对这些文件进行适当的标识。
5.7文件分类
5.7.1 公司质量体系文件可以分为四个等级，如下：
第一级：质量手册
第二级：程序文件
第三级：作业指导书
第四级：表单和记录
5.7.2 三级文件的分类
5.7.2.1 作业指导书
一般作业指导书
专用作业指导书
过程作业指导书
设备维护作业指导书
质量作业指导书
临时作业指导书
5.7.2.2 技术文件
产品规格
图纸
材料规格
BOM 材料清单
5.8 文件编号系统
5.8.1 质量手册编号为“SDS-SC-2016”，其中SDS为本公司代号，SC为质量手册代号，2016为2016版。
5.8.2 程序文件编号为“SDS-CX××-2016”，其中SDS为本公司代号，CX为程序文件代号， 为程序文件顺序号，2016为2016版。
5.8.3操作指导性文件（三级文件）编号为“SDS -文件类别-文件次类别××-2016”，其中SDS 为事业部代号；
文件类别分为：管理制度--“GL”表示；作业指导书--“ZY”表示；
5.8.4 记录的编号为“SDS-CX××-2016-xx”，其中SDS为本公司代号，CX为程序文件代号， 为程序文件顺序号，2016为2016版，xx为文件流水号；
5.9 文件版本
手册/程序文件、作业指导书的版本号应从A/0版开始，A/1、A/2…B/0、B/1…..依次变更，表格等其他文件的版本号应从A开始，然后B，C，D，…，AA，AB，…。
每修订一次，版本号变更一次。
5.10 临时文件的管理
临时文件的使用有效期为不超过6个月，超过有效期的要回收作废。
临时文件发放和其他文件的发放一致。
5.11外来文件的管理
5.11.1 外来文件主要下列文件：
ISO9001标准
国家标准
行业标准
测试设备说明书
供应商文件
相关质量法律法规
其他文件
5.11.2 外来文件的接收/收集和评审
各部门负责接收/收集和评审相关外来文件，必要时也可以召集其他部门一起评审收到或收集的外来文件。
所有接收或收集的外来文件必须交至文档管理统一管理、发放，各部门不得使用非正规版本的外来文件。
5.11.3 外来文件的发放
如果需要外来文件的，可以填写《文件申领单》申请。
5.12 外发文件的管理
外发文件的管理参见GI-0003《文件外发流程》
5.13 文件的借阅
需要向DM借阅文件的，要在《文件借阅单》上签字，借阅期限一般不超过一个月, 超过一个月要到文档管理续借。
5.14 文件遗失
当发放的文件被丢失时，相关人员应填写《文件遗失声明》，做出相应的纠正预防措施防止再发生并经过本部门领导签字确认。
如因为文件遗失需要再申领，需要填写《文件申领单》，DM需发放新的受控号，且必须申明遗失文件的受控号作废。
6. 参考文件
6.1 TPV-2001 00 《文件和资料控制程序》
6.2 GI-0003 《文件外发流程》
7. 更改历史记录
N/A
8. 附则
本制度由质量部负责解释和更新。
9. 附件
9.1 文件控制流程图
9.2 《受控文件清单》
9.3 《文件发放登记表》
9.4 《文件借阅单》
9.5 《文件更改申请单》
9.6 《外来文件清单》
9.7 《文件销毁申请表》
附件一：
9.1 文件控制流程图
附件二：
9.2 《受控文件清单》
受控文件清单
序号文件名称文件
编号
版本编制部门编制者备注
编制：审核：
保存期限：3年编号: SDS-CX01-2016-01 版本: A
附件三：
9.3 《文件发放登记表》
文件发放/回收记录表
保存期限：3年编号: SDS-CX01-2016-02 版本: A
附件四：
9.4 《文件借阅单》
文件借阅登记表
保存期限：3年编号: SDS-CX01-2016-03 版本: A
9.5 《文件更改申请单》
文件更改申请单
文件名称
文件编号原版本
更改理由和内容
申请人批准人
保存期限：3年编号: SDS-CX01-2016-04 版本: A
9.6《外来文件清单》9.7 《文件销毁申请表》
外来文件清单
序号文件编号文件名称文件来源归档日期接收人保存期限：最新编号: SDS-CX01-2016-05 版本: A
附件七：
9.7 《文件销毁申请表》
文件销毁申请表
文件名称文件编
号
版本号
申请人分管领导
文件销毁理由
会签
部门意见签字日期备注
质量体系确认
保存期限：3年编号: SDS-CX01-2016-06 版本:A。