对电子文件档案与传统档案管理_双轨制_的认识
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊王玉玲
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊王玉玲摘要】我国经济快速发展，信息技术水平也随之不断进步。
信息技术的运用情况逐渐受到社会各界的广泛关注，将信息技术与管理模式进行有机结合，在很大程度上，可以提高管理效率。
传统的档案管理工作效率普遍较低，电子档案管理虽然在提高工作效率上具有优势，但是存在一定的安全隐患，二者之间各有利弊。
目前，传统的档案管理方式已经不能适应社会发展的需求，通过利用互联网电子技术对档案进行管理，可以有效改善传统档案管理存在的不足。
【关键词】电子档案管理;传统档案管理;相同点;不同点纸质资料是传统档案管理存储的主要内容，其存在形式多种多样，如文字、图表等，并且具有一定的保存价值。
硬盘和计算机光盘是电子档案管理的主要存储介质。
电子图表、电子信件和电子文书是电子档案的主要表现形式。
与传统的纸质档案不同的是，通过利用计算机和网络技术，不仅实现了档案的存储，还实现了资料的传送和处理。
当前，信息化、多元化成为时代发展的主题，对于档案管理的质量和效率，人们提出了更高的要求。
在很大程度上，传统档案管理无法满足这一需求。
然而，不可否认的是，传统档案的特点，决定了它的不可替代性。
同时，电子档案管理因其便捷性、高效性等特征，同现代人们的生活息息相关，电子档案管理必然是档案管理的发展趋势。
1 电子档案管理与传统档案管理的共性首先，无论是传统档案管理还是电子档案管理，两者的基本原理是共通的，电子档案是传统档案发展到一定阶段的产物。
电子档案管理在传统档案管理的基础上，对其进行优化和整合，并充分运用信息化技术。
与传统档案相比，电子档案管理无论在管理方式上，还是在管理质量以及技术水平上，都明显优于前者。
但这一点并不否定两者基本原理上的共通性。
其次，电子档案并不能孤立地存在，同传统档案之间有着密不可分的联系。
传统档案所管理的信息，具有很大的真实性，属于社会实践数据。
电子档案管理，由于受到网络安全、计算机信息安全等潜在隐患的影响，其信息的真实性和可靠性，需要传统的档案资料来加以保证。
浅谈数字时代电子档案与纸质档案的双轨制
浅谈数字时代电子档案与纸质档案的双轨制随着办公自动化和计算机技术的广泛应用，档案管理工作者的日常管理与维护工作也与时俱进进入了电子时代。
在此，本人仅从平时接触的档案管理工作中一些心得，分析电子档案的特点及其与纸质档案的差异，以更好地做好数字时代档案管理工作。
一、电子档案的依赖性和不可识别性电子档案是具有保存价值的电子文件。
与纸质档案一样，它是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，同样具有物理实态的特征，是形成者真实活动的记录，具有参考与利用价值。
由于电子档案是通过计算机录入制作生成的，所以必须借助于计算机解码转换成人们可以识别的符号后，才能为人所用。
这种对计算机的依赖性和不可识别性，与传统的纸质档案在载体质量上有着根本的不同。
纸质档案是采用人工可识读的记录符号，人们可以直接识别出来。
从档案保护和档案工作的角度讲，纸质档案更具有科学价值和研究价值，纸质档案一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起。
从某种意义上讲，纸质档案本身不仅承载着历史，也代表着一段历史，这一点是电子档案无法替代的。
二、电子档案信息存储量大，便于资源共享电子档案的存储载体一般是光盘和移动硬盘，存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是移动硬盘，信息存储量可以用“海量”来形容。
如我市现有各级行政机关、企事业单位，每个单位都有专人和专门的场所保存纸质档案，其数量是惊人的，且需耗费大量的人力物力；而制成电子文本，存入移动硬盘，则携带非常方便。
这种信息存储的高密度性大大减少了档案的存储空间，便于存放，便于查阅。
同时，它具有信息与载体之间的可分离性。
电子档案的信息无须固定的物理位置，它可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输，便于异地调阅或形成文件。
电子档案还可以不受时间、地点、空间的限制，若干用户可同时共享同一信息，实现了资源共享。
在实际的档案管理工作中，电子档案可以实现局域网内的共享，使用者能及时、准确地查阅和使用相关信息。
电子档案与纸质档案两轨并存之思考
2019年第2期 总第244期-132-SHANXI ARCHIVES 电子档案与纸质档案两轨并存之思考＊郭亚丽（山西路桥第一工程有限责任公司 山西太原 030006）摘 要：信息技术的发展被许多人看做是第三次产业革命，信息技术提升对社会、经济的影响是显而易见的，档案管理工作也因此发生了重大变化。
电子档案作为新型材料保存形式被人们广泛认可，弥补了传统纸质档案管理方式的不足，具有简便、灵活、占用空间少等优点。
但是鉴于纸质档案的特殊性，电子档案并不能完全取代纸质档案。
文章通过分析电子档案与纸质档案的特点，思考如何解决电子档案与纸质档案彼此相互转化中遇到的困难，提供两种形式并轨共存之建议。
关键词：档案管理；并轨共存；信息技术中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1005-9652(2019)02-0132-002一、电子档案与纸质档案双轨并存的逻辑纸质档案是以纸张作为信息载体，存储、记录信息内容的资料集。
纸质档案的特点是：能够长久保存；信息内容与纸张载体不可分离存在；原始信息附着在纸张上，信息与载体紧密联系；信息的依附性很强。
但是信息无法在不同空间共享，对人力的要求较高[1]。
电子档案是指能够被计算机识别，通过特定的电子介质将文本信息储存其中，且可以随时下载阅读的资料信息。
电子档案具有方便存储、所占空间小，必须以电子媒体为媒介，可以存储高密度、大容量信息等特点；电子档案还可以通过多种形式完成存储，如光盘、U 盘等，其内容也可以为图像、声音、文字或图片，身处不同时间和空间的人们可以共享信息，也可以通过计算机自由检索、传输、复制信息内容。
第一，两种形式缺一不可。
电子档案是在技术允许的情况下存储数据，它的占用空间小，具有强大的数据储存功能，但是信息的完整性、真实性和稳定性要低于纸质档案，在运输、管理、输入等过程中容易造成信息丢失。
如果电子档案的载体出现损毁，会带来不可预估的损失。
纸质档案的管理重点是录入原始信息，并根据信息发生的时间地点、内容等条件一一分类，整理归档纸质档案最明显的功能就是原始性。
档案“ 双套制 ” 与电子文件管理探析
索 ,提高工作效率。
参考文献:
[ 1 ]彭坚.关于档案“ 双套制 ” 管理问题的探讨 [ J ].档案学研究 , 2002 (1) : 38 - 40 .
[ 2 ]潘蓉.档案“ 双套制 ” 管理的思考 [ J ].档案天地 , 2003 ( 4) : 20 - 21 .
子邮件在网上进行快速通讯 ,进行信息交流 ,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询 ,提供
查询和资信服务。
(四 )实现电子计算机检索 ,提高工作效率。人类的知识和信息总量在急剧增长 ,面对浩瀚繁杂的
档案信息 ,任何一个部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、 整理、 加工、 保存和利用。因此必须
利用。2)电子文档具有信息共享性。通过计算机网络在全球的广泛传播 ,在同一时间、 同一地点被许
多不同用户共同阅读和使用 ,不受时空限制。3)无论使用磁盘、 磁带、 光盘 ,其存储密度都高于传统介
质。
(二 )电子文件管理方式及途径
纸质档案的载体较为安全 ,而电子文件的载体稳定性差 ,易损坏 ,因此归档方式的选择至关重要。
不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内 ,不怕外界磁场的影响 ,不会直接
受到空气中的灰尘、 水份及有害气体的侵害。但由于电子文件形成的时间短 ,缺乏实际储存的验证 ,所
以电子文件中原始信息的长期保存问题有待档案工作者进行深入研究和探讨 ,对于长久保存的电子文
件 ,需要定期进行复制 ,以防止信息损失。
收集和管理档案的根本目的 ,除了不使其散失和安全保存外 ,主要是开发和利用档案信息资源 ,不
浅论电子文件档案管理与传统档案管理
人力资源Һ㊀浅论电子文件档案管理与传统档案管理王伊莲摘㊀要：科学技术的发展，使得电子文件档案管理有着越来越广泛的应用，尽管传统档案管理难以满足新时代的发展需求，但是其可能被完全取代，因此，需要对两者进行分析，找到差异性的同时加强两者的融合发展㊂文章主要分析了电子文件档案管理与传统档案管理的区别，探究了纸质档案管理和电子档案管理的融合㊂关键词：电子文件档案；传统档案；管理一㊁引言随着现代信息技术的发展，电子文件档案逐渐对纸质的档案进行取代，能够减少很多工作量，比如，整理档案㊁装订档案等工作，极大提高了档案管理的效率，使档案管理人员能够有更多的时间和精力啦对档案信息进行审核和分析㊂但是纸质档案有着十分庞大的数量，需要与电子文件档案做好对接，对单子文件档案管理与传统档案管理进行细致的分析，有助于发挥各自的优势，提高档案管理的有效性㊂二㊁电子文件档案管理与传统档案管理的区别（一）归档时间的不同在传统档案管理过程中，对于档案的归档时间来说，需要完成全部资料后统一进行归档㊂由于电子文件比较容易进行复制，也容易进行调配阅读，电子文件归档后，不会影响相关部门对档案资料的查找和利用，因此，对于电子文件档案的归档来说，通常完成文件办理或一定周期内就能够进行档案归档，并且归档的效率比较高，所用的时间比较短，总体来说，有着更为灵活的归档时间，一般都不用延长电子文件的归档时间㊂（二）归档方式的差异通过计算机系统，来对电子档案的信息进行扫描或者录入，能够比较快速地处理相关档案的信息，并且随着社会的发展，能够对这些信息进行更改或者添加，依据最新的信息，来编辑修改之前录入的信息，虽然电子档案可以比较快速地更新信息，使档案内容更加的完善，但是这样也会存在难以保存档案原貌的问题，因此在修改原档案信息的时候，需要依照严格的审核程序和强有力的约束机制来进行，档案管理部门需要对更改的档案信息负全程负责，并且需要增设信息保密措施，提高信息的安全度，保持信息档案的客观真实，避免发生作假行为㊂（三）保管方式的不同在保管方式上，电子文件也存在着一些问题，对期长期可读性产生影响，比如，载体容易变质㊁新存贮介质的发展等㊂档案管理部门可以采用这样的方式来进行解决，在接收到电子文件后可打印出纸质文件来进行备份㊂但是最终解决问题的方法还是要各部门形成文件的配合㊂档案部门将接受的电子文件进行转换，采用统一格式进行存储，即使计算机技术在不断发展，还是能够对存贮的档案进行读取，便于更好地利用信息资源㊂（四）收集范围的差异对于传统档案来说，其经历了长时间的发展，有着比较成熟完善的管理机制，在此情况下，运行比较的有序，相关管理人员能够各尽其职，依据不同的类别对档案进行严格的归档和保存㊂在传统档案管理当中，主要需要整理建档的是关键部门的信息，比如，各行政机关和各事业单位等㊂档案资料当中会体现出多个机关和部门的运转情况，并且有些文件包含着保密事项，因此，需要专门设立档案管理部门，来对这些文件进行专门的归档和保管㊂随着信息技术的发展，产生的电子文件给纸质档案带来了很大的冲击，更加凸显出纸质档案的制约性和局限性，对于传统档案收集来说，有些工作还比较的保守，其存在的局限性还难以突破，究其原因，在管理机制上和管理方式上存在着问题，难以对收集到更多的信息，收集路径存在着一定的局限，同时收集工作会消耗大量的人财物成本，这样使得传统档案难以扩大收集信息的范围㊂对于电子文件档案来说，在收集范围上得到了极大的拓展，对传统档案封闭的收集范围进行了改变，不仅能够收集和整理一些已经发生的信息，还能对一些正在发生的信息进行灵活高收集，电子档案主要收集标题㊁主题词㊁档号等内容信息，也对段落层次㊁发文者㊁文体等结构信息进行收集㊂同时还对文件形成机构㊁业务活动㊁职能背景信息进行收集㊂电子档案不仅扩大了收集范围，还缩短了收集的时间，并且有助于档案的整理，提高了档案管理的整体效率㊂（五）分类㊁编目等存在着不同电子文件能够依据上下行文间的关系，给出相关文件号，在归档的过程中能够标引㊁著录主题词㊂若是有着加强的技术支撑，能够多角度㊁全方位的编制检索工具，从而便于信息的检索查询㊂用户只需要通过主题词或者文件分类号，就能够找出相应的文件，从而提高了查询的速度，减少了查询的时间，还能减轻管理人员的工作量三㊁纸质档案管理和电子档案管理的融合在档案管理工作当中，将传统档案管理与电子档案管理进行融合，实现纸质档案与电子档案的并轨㊂也就在管理档案的过程中，不仅要利用传统的管理方式，还要运用电子档案管理的手段，将两者进行有机融合，这样能够更好地发挥出各自的优势，实现传统档案管理与电子档案管理的无缝衔接，优化档案管理方式，在进行两者结合的时候，需要采取一下的策略：首先，需要队友之前保存的纸质档案，借助信息化手段，比如，拍照㊁扫描㊁复印等方式将其制作电子文件档案㊂其次，构建完善的融合机制，这样档案管理人员能够依据传统档案管理与电子档案管理融合机制来进行相关管理工作㊂在对档案资料进行查阅和检索的过程中，主要通过电子档案来进行，这样有利于降低对纸质文件的磨损㊂最后，将纸质档案与电子档案作为一种档案资料的展现形式，将其更好地呈现给使用者，满足使用者的多种需求㊂四㊁结语在信息时代，电子文件是人们智慧的结晶，对传统档案管理造成了一定的冲击，使其面临着巨大的挑战，同时也有着较大的机遇㊂因此，在日常管理过程中，需要档案管理人员对管理知识进行熟练地掌握，并且需要对纸质档案管理方式与电子档案管理方式的不同进行充分的了解，注意管理的事项㊂同时，还要对先进的信息技术进行掌握，提高档案管理工作的质量，并推动档案管理的信息化㊁现代化发展㊂参考文献：［１］张学干，马学刚，李文姣． 单套制 模式下电子文件归档和电子档案管理的思考［Ｊ］．山东档案，２０１９，２３０（３）：３３－３５．［２］谭洪．电子文件对文书档案管理工作的影响及对策［Ｊ］．卷宗，２０１９，９（３２）：６９＋７２．［３］高兆炎．探索电子文件归档和电子档案管理新模式［Ｊ］．现代经济信息，２０１９（２３）：５５．作者简介：王伊莲，青岛市市北区人力资源和社会保障局㊂３７。
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析
92档案管理3/2019总第238期“双套制”档案是指同一内容的纸质载体档案和电子载体档案。
实行电子文件与纸质文件“双套”收集归档模式，是当下档案收集归档的最佳选择。
如何处理好电子档案和纸质档案的关系，抓好“双套制”管理，是档案管理者需要解决的重要问题。
1 档案“双套制”管理并存的必然性电子档案和纸质档案各有优劣，两者相辅相成，缺一不可。
无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后制成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。
以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体质小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显。
如，不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无墨迹书写的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子版可以打印出来盖上章，扫描成pdf,解决了容易被篡改的可能,电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大，寿命短，其影像记录的稳定期限不长。
纸质档案虽具有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便等弱点。
因此说，电子文件的原始性成了转化为电子档案的主要障碍，而实行“双套制”收集归档后正好融合了电子文件与纸质文件的优势，既可发挥高效存取和快速检索的功能，又可保证归档文件的原始性和凭证作用。
2 档案“双套制”管理应当注意的事项2.1 档案互转前必须经过相应的整理2.1.1 文书档案。
立卷整理编目的档案，案卷质量要符合《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》（GB/T9705-1988)的要求。
以件为单位整理的档案，案卷质量要符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的要求。
2.1.2 科技档案。
整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000)的要求。
如今的时代是共享时代，科技档案比如展园园林设计均应在网站上付费使用，首先让园林从业人员可以阅读到当前中国最优秀的园林艺术手法，其次公众也可以陶冶自家的小院落。
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊电子档案管理与传统档案管理是两种不同的档案管理方式，各自有着一定的利弊。
下面将从多个方面对电子档案管理与传统档案管理进行浅析，以帮助更好地理解两种档案管理方式的优劣。
一、存储方式1. 电子档案管理：电子档案管理采用数字化存储方式，将档案信息转化为电子文件进行存储和管理。
电子文件可以存储在磁盘、硬盘、服务器等电子设备中，具有较大的存储容量和灵活的存储方式。
2. 传统档案管理：传统档案管理使用纸质档案进行存储和管理，需要占用大量的实体空间。
纸质档案容易受到破坏、丢失和遗忘，且查找和归档工作相对繁琐。
二、传输与共享1. 电子档案管理：电子档案管理方便了档案信息的传输和共享。
可以通过网络、云存储等技术，快速传输电子档案信息，并方便多人在线共享查看。
2. 传统档案管理：传统档案管理往往需要人工搬运、邮寄等方式进行档案的传输，耗时且容易导致档案的损坏和遗失。
档案的查阅和共享需要在特定的地点进行，不方便多人在线共享。
三、查找和检索1. 电子档案管理：电子档案管理可以通过关键词、索引等方式进行快速查找和检索，节省了大量的时间和人力成本。
并且可以通过技术手段，对档案信息进行自动分类和整理。
2. 传统档案管理：传统档案管理需要手动翻阅档案，难以快速找到所需信息。
纸质档案容易出现错位、损毁等问题，增加档案查找和检索的难度。
四、安全性1. 电子档案管理：电子档案管理需要采取一系列的技术手段和安全措施，防止非法访问、篡改和数据丢失等问题。
技术的不完善和信息泄露的风险仍然存在。
2. 传统档案管理：传统档案管理需要采取物理安全措施，如保管在安全的地方，限制存取权限等。
人为疏忽、自然灾害等因素容易导致档案的损坏和丢失。
电子档案管理相比传统档案管理具有许多优势，如存储方式灵活、传输共享便捷、查找检索快速和安全性较高等。
电子档案管理也存在信息泄露和技术风险等问题。
传统档案管理虽然操作相对繁琐，但在可控范围内具有更低的风险。
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊1. 引言1.1 介绍电子档案管理与传统档案管理的背景电子档案管理与传统档案管理是两种不同的档案管理方式，随着信息技术的发展和普及，电子档案管理越来越受到重视。
传统档案管理主要是指以纸质档案为主，通过手工分类、整理和存储的方式进行管理。
而电子档案管理则是通过电子化手段来进行档案的管理和存储，充分利用计算机和网络技术实现档案的数字化、检索、共享和利用。
随着信息化和数字化的趋势不断加强，电子档案管理具有明显的优势，比如节约空间、提高效率、方便查询和检索、有利于信息共享和保护等。
电子档案管理还可以实现多人同时访问和编辑，方便协作办公，并且能够对档案进行加密和权限控制，提高档案的安全性。
传统档案管理也有其独特的优势，比如可靠性高、耐久性强、不易丢失等。
对于部分机构来说，由于受制于技术水平和经费等因素，仍然在使用传统的档案管理方式。
电子档案管理和传统档案管理各有优劣，如何在二者之间找到平衡，提高档案管理的效率和质量，是当前需要重点研究的问题。
1.2 阐述研究目的本文旨在深入探讨电子档案管理与传统档案管理的利弊，通过对两者优劣势的对比分析，旨在帮助读者更全面地了解这两种档案管理方式在实际应用中的差异性和优劣势，为机构和个人在选择档案管理方式时提供参考和借鉴。
通过对电子档案管理与传统档案管理的优劣势进行梳理，探讨未来这两种档案管理方式的发展方向，为提高档案管理效率和质量提供思路和建议。
通过本文的研究，旨在为电子档案管理与传统档案管理提供更深入的分析和讨论，推动档案管理领域的发展与创新。
2. 正文2.1 电子档案管理的优势在电子档案管理中，相比传统档案管理，有着诸多优势。
电子档案管理提高了档案管理的效率和便利性。
通过数字化和自动化技术，可以实现档案的快速检索、存储和传输，节约了大量的人力和时间成本。
电子档案管理提升了信息的安全性和保密性。
传统档案管理存在着档案易丢失、损坏和被盗的风险，而电子档案可以通过加密、权限控制等技术手段来确保档案的安全性，防止信息泄露。
浅谈档案的纸质文件与电子文件的双轨制管理
浅谈档案的纸质文件与电子文件的双轨制管理[摘要]档案的纸质文件与电子文件各有特点，两者之间相互补漏、相互依存、相互促进。
构建符合时代特征和现代科技水平的档案“双轨”管理机制的措施，主要包括加强现代化基础设施建设工作；做好馆(室)藏档案的优化工作；解决电子档案文件存储问题，加固档案管理的“双轨”构架；规范管理，统一接口，打通纸质档案与电子文件之间的物理隔阂；加强人才队伍建设工作。
同时，还要以档案和计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，按着全国档案信息化建设的目标和任务，认真做好双轨制下的档案管理工作。
[关键词]档案；档案管理；双轨制；措施在全球化信息时代的影响下，传统的单一纸质档案已不能适应当今快节奏的传播利用，由以计算机网络为主导的这面旗子占领了档案管理领域，并逐步取代纸质档案。
随着计算机和现代通讯技术在各个领域的不断普及应用，图书馆档案管理近年来也随之由传统的纸质文件逐步向电子文件转化，但这个转化是复杂、持续的，由于各种原因，他们的并存期、依赖期会相当漫长。
不过电子文件的入档比例呈逐年增长态势，形成两者并驾齐驱的局面，所以图书馆档案实行双轨制管理是现代社会发展的要求，是图书馆档案管理发展的必然趋势。
一、档案管理“双轨制”的内涵从形式上看，电子文件仅是形成最终传统意义上档案实体的过渡性文件。
随着信息技术的发展，出现了无纸化办公的情况，电子文件的优势越来越凸显，从而对传统档案的管理方式提出新的质疑和挑战。
电子文件的出现，不仅是存储方式的改变，更是档案管理范式的转变。
总的来说，档案“双轨制”管理主要是指对档案的存储采取纸质与电子并存的管理办法。
“双轨制”不但是管理方式、方法上的调整或者说是某种扩充，更重要的在于它还从根本上改变了传统档案管理的理念，是对传统档案管理理念的一次扬弃，给传统的档案管理注入了新的活力。
在管理层面上，“双轨制”是对纸质档案和电子文件的并存管理；而在操作层面上，“双轨制”则意味着从对纸质档案的管理过渡到对信息、知识和数据挖掘、融合与输出，是对信息洪流的疏导和规范。
关于档案管理“双轨制”模式的探析
关于档案管理“双轨制”模式的探析作者：陈燕来源：《中国军转民》 2016年第2期本文介绍了档案管理“双轨制”模式的涵义，针对档案的纸质文件与电子文件的各自特点进行了详细分析，对于档案管理“双轨制”在一段时期内存在的必要性进行了初步的探析，指出档案管理“双轨制”模式是适应现代档案管理要求的必然趋势，是档案管理无纸化进程中一个必不可少的发展阶段，并进一步提出构建符合时代特征和现代科技水平的档案管理“双轨制”模式的实施办法。
陈燕随着社会的发展，我们已经从根本上改变传统的办公模式。
文件的起草、审核、签发、传递、阅办、以及接受、查询、存档、利用等都要运用计算机和网络技术来实现。
数字时代的到来，纸质档案的命运和电子档案的发展趋势日益成为档案学术界关注的话题。
部分学者认为，随着社会各界对电子文件和电子档案的认识逐步深入，电子档案完全取代纸质档案的情形并非只是设想；反对者则认为，电子档案虽然速度快、效率高，但由于其在真实性、可靠性方面存在风险，纸质档案始终处于无可替代的重要地位。
目前，我国各系统各单位所管理的档案普遍处于电子档案与纸质档案并存的状态，即档案管理“双轨制”。
1. 档案管理“双轨制”涵义双轨制是指纸质文件和电子文件二者的共存。
即: 两种版本的文件同时随业务流程运转。
实行双轨制的机构在文件进入运转程序时就形成纸质和电子两种版本, 业务人员要对相同内容的两种文件进行重复或部分重复办理。
档案“双轨制”管理包括了三层含义。
“双轨制”的第一层含义就是要在现有的基础上继续加强对纸质档案的管理和研究。
“双轨制”的第二层含义就是要跳出传统纸质档案管理的模式，寻找出一条符合时代要求和科技发展特征的电子文件管理之路。
随着时代的发展，“双轨”不可能永远地平行下去，随着科技的不断进步，总有“并轨”的时候。
“并轨”之后的单轨，并不是对“双轨”取舍其一，而是对“双轨”的复合，是对传统管理理念与现代科学技术的整合，是一种升华了的单轨，这也正是档案“双轨制”管理的第三层含义。
电子档案与纸质档案双轨制并存管理探讨李晶
电子档案与纸质档案双轨制并存管理探讨李晶发布时间：2021-09-22T08:50:50.944Z 来源：《中国科技人才》2021年第18期作者：李晶[导读] 电子档案虽然在传输上优势很明显，但是还是不足以完全替代纸质档案。
主要是电子档案安全性无法得到保障。
其中，电子档案以及纸质档案双轨管理是为了保证档案可靠性以及安全性。
中煤哈密发电有限公司新疆哈密 839000摘要：电子档案虽然在传输上优势很明显，但是还是不足以完全替代纸质档案。
主要是电子档案安全性无法得到保障。
其中，电子档案以及纸质档案双轨管理是为了保证档案可靠性以及安全性。
关键词：电子档案；纸质档案；双轨制；并存管理我国已经进入信息化时代，对信息数量以及信息传输速度需求很大。
档案事业也在随着变化，传统档案以纸张为载体，但是，已经难以满足人们需求。
以电子数据为载体档案应运而生。
电子档案不算新鲜事物，九十年代已经开始应用，但是，一直没普及开，如今，成为了档案领域主要形式。
一、纸质档案与电子档案并存现状纸质档案无法适应信息传播速度，没有电子档案那样方便、以及快捷。
纸质档案虽然在输送速度上不如电子档案，但是，也非一无是处，纸质档案是纸张、字迹元素相互结合一起，基本上长年累月都不容易丢失。
反观电子档案虽然速度快、但真实性以及可靠性上存在比较大风险。
若是不注意规范操作，电子档案容易丢失、损毁，造成重大经济损失。
档案管理不仅有纸质档案，还要求有电子档案。
档案管理要落实“双轨制”。
其中，电脑可以生成电子文件，打印之后则形成纸质文件，或者扫描纸质文件之后生成数字文件[1]。
二、电子档案以及纸质档案并存的必然性1、电子档案传输具备高效率电子档案是相对于纸质档案而言的。
电子档案主要是依托于计算机技术快速发展应运而生的。
在互联网上能够将文件快速地传输给档案需求人员。
电子档案具有无可比拟重大优势，纸质模式之下，仅仅只能够通过快递、邮寄等方式。
但是，要获得电子档案并不需要这样麻烦，只需要电脑上操作之后可以快速发送给档案需求人员，传输的过程当中效率更高，不耽误任何时间。
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊电子档案管理与传统档案管理是两种不同的档案管理方式，随着科技的不断发展，电子档案管理在各个领域得到了广泛的应用。
传统档案管理则是最传统的档案管理方式，是指以纸质文件形式进行管理。
两种管理方式各有利弊，接下来将分别从效率、安全性、成本和环保等方面进行浅析。
从效率方面来看，电子档案管理相对于传统档案管理有着明显的优势。
传统档案管理需要大量的人力、物力和时间来进行文件存档、查找、整理和归档等工作，而且在查找文件时还可能因为错误的整理而浪费许多时间。
相比之下，电子档案管理可以通过计算机系统进行快速定位和查找，极大提高了文件的检索效率和管理效率。
电子档案管理还可以进行多人协同编辑，大大提高了工作效率。
安全性是对比两者的另一个重要方面。
在传统档案管理中，文件纸质化，一旦遇到火灾、水灾等自然灾害或人为因素导致档案的丢失或损坏将会造成不可估量的损失。
而电子档案管理则可以通过数据备份、加密等手段来保障文件的安全性。
还可以通过权限控制保护机密文件的安全，防止信息泄露。
从成本角度来看，电子档案管理和传统档案管理都需要投入一定的资金。
传统档案管理需要购买大量的文件柜、文件夹、标签等物资，并且还需要占用大量的办公空间。
而电子档案管理减少了对纸张、文件夹等物资的需求，减少了对办公空间的占用，降低了管理成本。
还可以通过云端存储节约大量的物理存储成本，为企业节约了许多开支。
从环保方面来看，电子档案管理显然比传统档案管理更加环保。
传统档案管理需要消耗大量的纸张、油墨等物资，且纸张的制作需要砍伐大量的树木，对环境造成了很大的破坏。
而电子档案管理则大大减少了对纸张的使用，降低了环境对自然资源的消耗，符合可持续发展的理念。
电子档案管理和传统档案管理各有利弊，但是在当今信息化的时代，电子档案管理无疑更具优势。
电子档案管理不仅提高了工作效率，保障了文件的安全，还节约了管理成本，降低了对环境的影响。
随着社会的不断进步和科技的不断发展，相信电子档案管理将在未来得到更广泛的应用和发展。
论纸质档案与电子档案“双轨制”管理
论纸质档案与电子档案“双轨制”管理摘要：随着网络社会的快速发展，电子档案在档案管理中日趋占据重要地位。
本文通过对可靠性比较高的纸质档案和管理效率比较高的电子档案进行论述，阐述了两者的优缺点。
同时依据档案原始性的本质属性，论证了电子档案不可能完全取代纸质档案，纸质档案与电子档案并行管理的“双轨制”档案管理模式是现代档案管理的必然趋势。
关键词：纸质档案电子档案档案是记录各种信息的原始文献，是了解历史的重要参考资料。
近些年，电子计算机普遍使用,有线网络和无线网络得到快速发展,办公自动化进一步深化，节约资源、低碳环保的无纸化办公成为时代潮流发展的趋势，这就使得电子档案管理应运而生并快速发展。
电子文件和先进的计算机技术对传统的纸质档案管理的冲击,表面上是管理方式、管理方法的改变，是高新技术在档案管理工作中的应用，但实质还是体现了纸质档案管理的“连续性”。
正是这种“连续性”让纸质档案和电子档案在相互冲突中共存。
那么，在信息化时代，纸质档案是否会被电子档案取代？为了回答这个问题，我们进一步探讨电子档案和纸质档案的优劣势。
一、电子档案利用的优势电子档案是在网络技术和信息技术快速发展的时代背景下应运而生的，它是数据借助光盘、磁盘等载体，通过计算机等数字设备进行阅读、处理和传递的一种新型新型载体形式[1]。
在档案管理工作中，电子档案越来越占据了重要的地位。
首先，档案的修改和使用更便捷。
档案管理员可以使用电脑和其他电子设备来添加、删除、修改甚至改变电子文件的格式，也方便将多个文件格式设置统一标准，这显然是纸质文件做不到的。
通过电子文件对档案进行分类、统计、汇总、复制和印刷等，使档案管理员从传统的手工编目和查询等方面的工作中解脱出来，一定程度上减少了档案工作人员的工作量，大大提高了工作效率。
其次，电子档案有效节约档案占用空间。
所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储容量大、容纳信息量多、传播和记录速度快等特点[2]，一个小光盘可以存储成千上万张纸张上的文字信息或图像、视频信息，大大节省了文档存储占地空间。
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析随着数字化时代的到来，电子档案逐渐成为管理资料的主要形式，但是纸质档案的重要性依旧不可忽视。
很多单位在档案管理中采取了“双套制”管理，既有纸质档案，又有电子档案。
本文将就该管理方式进行探析。
首先，纸质档案与电子档案都各有优缺点。
纸质档案的优点是：1.资料更加稳定，不会因电脑病毒、服务器崩溃等问题导致丢失。
2.人们更容易对纸质档案进行阅读和查找，不需要电脑技术的支持。
3.无需特殊的设备，即可进行复印、打印和传递。
1.占用大量物理空间，且易受火灾、洪水、震动等天灾人祸的影响。
2.查找和维护相对较费时，相应的物理管理成本也较高。
3.由于是手工书写或打印，一些信息可能会被忽略、遗漏或难以传达。
电子档案则具有如下优点：1.数据可以快速精准地进行搜索、筛选和处理，方便管理。
2.不占物理空间，传送和备份方便，减少物理管理成本。
3.信息归档可自动化操作，降低人为错误率。
但电子档案也存在一些缺点：1.电脑病毒和其他黑客攻击可能导致数据丢失或被盗。
2.文件格式不同、存储设备的差异性、安全性等问题也不容忽视。
3.对于一些历史档案和重要文件，电子档案可能产生安全隐患。
考虑到以上利弊因素，很多机构采取了“双套制”管理，即既有纸质档案，也有电子档案。
这种管理方式的好处在于，电子档案与纸质档案相辅相成，共同维护了档案的完整性和可靠性。
在实际管理中，纸质档案和电子档案也有各自独立的管理措施。
对于纸质档案，应采取统一的标准，并严格进行编目号码分配和管理。
应尽量避免涂抹、潦草或多次修改，以确保信息的准确性和完整性。
对重要档案要进行防火、防水、防震等措施，同时要加强安保力度，防止失窃、损毁等情况发生。
此外，对于“废旧回收”的纸质档案，还要进行安全销毁，以避免信息泄露。
至于电子档案，应具备完整性、可靠性和安全性。
要进行定期加密、备份和恢复操作，确保数据不丢失、不篡改。
对于一些重要档案，还应设置严格的权限和审查机制，避免不必要的操作。
浅析电子档案与纸质档案双轨道管理机制
作者： 张荣榕
作者机构： 福建省总工会干部学校
出版物刊名： 办公室业务
页码： 149-149页
年卷期： 2012年 第A12期
主题词： 电子档案 纸质档案 双轨道管理
摘要：随着信息技术的发展,办公日益趋向自动化、智能化、网络化方向发展,档案管理工作中计算机技术的应用将不断的拓展,从而衍生出了电子文件,它的出现给文件的管理、传送和保存带来了极大的便利,其在技术上合管理方法上跟纸质档案有着明显的不同,它在技术和方法上的变化给传统的档案管理方法产生了强大的冲击。
使未来档案管理走向纸质档案跟电子档案双轨道并进的发展路径。
因此,本文通过对纸质档案和电子档案的特性的分析,发现电子档案不能取代纸质档案独自存在的事实,从而提出了电子档案与纸质档案双轨道管理机制。
试论现代电子文件档案管理与传统档案管理
试论现代电子文件档案管理与传统档案管理摘要随着我国科学技术水平的迅猛发展，电子文件档案化管理方式被社会企业广泛推广和使用，因为传统的档案管理已经不能满足社会现代化的发展和需要，但是电子文案档案化管理又不能完全取代传统的档案管理。
因此，针对电子文件档案化管理和传统档案管理特点的不同，将其在档案管理中的应用进行分析，找出二者之间存在的差异性。
关键词电子档案管理；传统档案管理；区别1 導言社会经济的发展使得电子信息技术迅速发展，办公室工作向自动化与网络化方向发展。
各个单位用自动化管理系统取代了传统的手续烦琐的办公文件，更多的日常工作内容直接使用计算机与网络进行。
信息技术的发展产生了大量的电子文件，电子文件与传统的文件一样具有形成、管理与处置阶段，进行电子文件档案规置并交由档案部门集中管理。
2 电子文件档案与传统档案管理的归档时限的区别传统档案管理与电子文件档案管理归档时限具有差异性。
传统档案的归档时间是在完成了所有的档案资料之后，由相关的档案管理工作人员或者文书的工作人员对档案进行统一的收集，并合理而及时有效的归档与保管。
而电子文件档案更加容易复制与调配阅读，在归档之后不会对相关部门查找和利用档案资料产生明显的影响，所以，电子文件档案在文件办理完成之后或者在规定的周期时间内，就能对档案进行归档，归档时间更具灵活性，通常电子文件的归档时间不用延长[1]。
3 电子文件的档案化管理同传统档案管理的区别电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其他非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
3.1 电子档案的归档时间与传统档案不同电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。
浅析电子文件的“双轨制”归档管理
浅析电子文件的“双轨制”归档管理浅析电子文件的“双轨制”归档管理摘要:随着办公自动化的发展,各单位电子文件的归档与纸质档案的并存现象成为档案专家们研讨的问题。
针对这一问题,本人从电子文件的特点及“双轨制”存在的意义两方面略作探讨。
主题词:电子文件档案管理电子文件是指人们在社会活动中形成的以计算机盘片如磁盘、光盘等化学磁性材料为载体的文字材料;它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。
随着社会的发展,电子文件的大量出现,使档案文件载体更加丰富多彩。
电子文件从形成时问看,速度快,效率高。
不论是起草文件、定稿成件,还是传递反馈各种信息、材料都采用电脑打字或网上传输,而且随机修改、删除更加方便,效率明显提高。
同时办公自动化的普及、档案文件的载体形式向多样化发展。
在信息化社会中,一方面形成的电子档案越来越多,范围越来越广,电子文件已成为记载人类活动的重要组成部分;另一方面,由于人们对电子文件的历史价值以及鉴定其所有者等的认识不同,对电子文件在分类、归属及储存上还有诸多问题。
就目前看,在档案工作领域,即在相当长的一个历史阶段,电子文件和纸质文件在归档问题上将会长期并存,形成电子文件、纸质文件的同时归档即“双轨制”。
那么,电子文件归档为什么既要收集电子文件还要收集归档与其相应的纸质档案呢?我认为有以下两方面因素。
一、电子文件归档存在的缺点(一)电子文件的原始性不易确认对于纸质文件来说,人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性,纸质文件原始性体现为内容和形式的统一,对于任何一项形式上的变化,人们都有理由对它的原始性进行怀疑。
但电子文件的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且失去了固定的形式,因此,对电子文件原始性进行认定是非常困难的。
主要表现在以下几个方面:1、电子文件易于修改,而且改动后不留任何痕迹,使人难以区分新旧文件。
虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改动,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。
做好电子档案和传统档案的双重管理.
做好电子档案和传统档案的双重管理网络环境下档案的管理应该是一种知识的管理，这一点应当充分肯定。
区别于传统的档案管理工作，档案信息资源多以数据库、信息库的形式出现，除了纸质档案以外，网上档案信息还有图形、图像、音频、视频信息等。
因而，在网络环境条件下，档案管理的对象会更加多样化，管理方法更加智能化，管理的范围扩大化，与知识管理、信息管理更加融合在一起。
传统档案管理着重于对档案文献特征的描述，网上信息资源则应深入到档案所包含的知识单元和信息单元中去。
这对于档案管理和档案人员来说是一个全新的课题。
以信息文献特征(包括文献的外表特征和部分内容特征)为主的档案管理方式建立在档案载体的物理联系基础之上，而以互联网为传播渠道的档案管理应建立在档案信息内容的逻辑联系之上，其管理可以借鉴其它信息的管理方式，如：自由文本管理方式，对非结构化的档案全文信息进行有序组织，用于档案全文数据库的加工和处理；主页管理方式，类似于档案全宗的组织方式，将有关某一机构和个人的各种信息集中组织在一起，可看作是全宗理论在网络环境下的新发展；超媒体方式，以节点为基本单位，通过链路，将档案信息组织成网状结构，从不同角度浏览和查询多种媒体所载的信息。
网络中，科研电子档案本身也将由静态的文件保管基地逐渐变成“虚拟档案库”，成为一个便于提供利用的，多种信息的中心，不需要集中统一保管，转而追求快速可靠的信息传输渠道组成的网络信息中心，使不同地点、不同内容的科研档案信息按照人们的需求快速传递和利用。
但不管怎么说，电子档案库的建立并不意味着传统档案将会被取代，它只是为我们提供了一种将若干档案库联结在一起，在更大范围内方便快捷地获取档案信息的一种手段。
既保证信息充足和系统，又能减少冗余和浪费。
事实上在很长一段时期内，应该是传统载体文件将与电子文件长期并存，互相补充，做好电子档案和传统档案的双重管理。
所以档案工作首先应该做好现有档案的管理工作，为网络环境下的应用打好基础。
浅析电子文件与纸质档案并存时期档案管理的探讨
浅析电子文件与纸质档案并存时期档案管理的探讨【摘要】电子文件和纸质文件并存时期，档案管理模式和流程将有所改变，如何有效地管理好档案、完成手工档案管理向信息化档案管理的过渡。
档案信息化管理模式的变化，对基层档案管理提出了新的要求。
【关键词】电子文件；纸质档案；档案管理信息化社会的到来，使得手工档案为主要承载形式的档案存储，发生了巨大的变化，主要由纸张为介质的传统纸质档案正逐步向以磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。
其文件是已被计算机识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码序列。
[1]目前包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。
目前档案工作将处于纸质档案与电子文件并存阶段，改进档案管理模式，促进档案管理多元化发展，具有一定的指导作用。
如何完成手工档案管理向信息化档案管理的过渡，这是我们档案工作者所面临的全新课题。
一、电子文件与纸质档案管理的共存电子文件的出现，档案工作向信息化发展，以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案是档案信息存储的传统与现代化两种不同的表现形式，得到档案工作者的广泛认同；目前电子计算机在档案管理中的应用，预示着档案管理工作向信息化发展。
电子文件与纸质文件管理的共存是管理的过程，就其共存的状态及原因，大体上可以归结为以下两类：第一类是先有纸质文件，之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本，这就是纸质文件的数字化过程。
纸质文件的数字化通常有两个时间点：一是单位收到外来文件立即实施数字化，使文件在现行期即有纸质和电子两种版本；二、是对已经归档的纸质档案实施数字化，文件到节非现行期才有两种版本。
第二类是在业务活动中用计算机直接生成电子文件，但出于对文件证据要求或长久可读的考虑，又将电子文件转换成纸质文件。
这种转换也有两个时间点：一是在计算机系统中完成文件制作，或经由网络（电子邮件系统、电子公文传输系统等）传输的电子文件接收后，以纸质文件形式输出生效，从而使文件在现行期即有两种版本；二是在归档时或归档后为电子文件制作硬拷贝（纸质文件、缩微件），在这种情况下，文件到了半现行或非现行期才有两种版本。
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对电子文件档案与传统档案管理“双轨制”的认识
刘金兰
(山西省交通信息通信公司,山西太原030006)
面对全新的电子文件管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应,因此,适应现代管理制度和信息社会的发展,加强电子文件归档工作,对电子文件实行档案化管理与传统纸质档案管理一起实行“双轨制”已成为必选之路。
一、电子文件对档案管理工作的影响
电子文件档案化管理给传统的档案管理工作带来了新课题。
电子文件具有以下4个特点:1、电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;3、电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
电子信息技术取得飞速发展,办公自动化、标准化、网络化渐趋完善,政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结,文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。
随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。
与纸质文件比较,电子文件所具有的以上特点,告诉我们对电子文件进行档案管理难度要大,也有人误认为电子文件不是文件而忽视其归档。
传统观念认为档案管理是一种实实在在的实物管理,它的利用是必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上,是一种实物的检索与利用。
电子文件有别于传统的档案文件,它必须通过复杂的编码和解码过程,才能提供利用,与载体没有必然的联系,它可以复制并存储于不同介质之中,利用者只要获得允许,就可以随时随地调出查阅所需的档案信息,是以虚拟、开放、灵活的手段方式出现在检索与利用的环境中。
电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。
它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
电子文件在形成过程中,不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生,人们
可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、
打乱或破坏文件的本来顺序。
二、电子文件档案化管理与传统的档案管理实行“两套制”归档将是档案工作今后的重点。
实践证明,电子文件档案化管理与传统的档案管理实行两套制的必要性与适时简化合一的可能性是对档案管理工作提出的要求。
电子文件档案化管理,就是在传统档案管理经验和形式基础上,结合电子文件自身的特点,采用先进的计算机和网络技术,有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论,对电子档案实行文件级的管理,对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式,并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆,本着服务社会,回报社会的原则,发挥档案部门的管理和技术优势,相对集中地保存和管理电子文件,为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间,为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
从电子文件形成的过程和特点看,电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。
根据文件生命周期理论,电子文件的处置阶段(归档)仍应由档案部门集中统一管理。
这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求,也是电子文件形成部门的必然选择。
三、档案管理工作中应采取的对策
(一)采用先进设备及规范化的管理制度
在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。
表现为电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。
档案部门接收的电子文件一律
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《山西档案》2009年增刊
・问题研究・
应存入光盘,最好不用磁盘存贮。
1.现有的计算机存储设备,容量虽然很大,但面对呈几何级数发展的电子文件,总有穷尽的时候。
而且
应用软件的更新很快,许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取,即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。
每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力,保留旧的设备和多种应用软件,显然从人力和物力上都是一种浪费。
所以,此项工作要走社会化管理这条路,由专业的档案部门去管理。
2.解决好电子文件的保存问题。
以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。
电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。
但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。
目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。
(二)提高档案管理人员的业务水平
档案人员应具备与时代步伐相一致的时代意识。
档案人员知识结构的变革迫在眉睫。
我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展,必须采取积极措施抓好知识更新,引进、消化、适应信息技术的成果,使档案人员拥有广博的知识,以适应信息技术发展的需要。
可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策,使档案管理向立体化方向发展。
社会的发展,科学技术的进步,使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化,现代技术也广泛应用到档案工作中,这些无疑需要人去操作、去管理。
因此,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键,这些应引起各级领导的重视。
以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用服务工作的重视,使利用工作和其他基础工作构成一个平面。
这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项档案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。
加之电子文件对计算机系统的依赖性,造成档案管理人员借助计算机编目归档的水平达不到要求,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,因此在新形势下要做好电子文件档案管理工作,必须加强档案管理人员的继续教育的工作,提高档案管理人员的专业化程度及信息管理水平。
电子档案对传统档案
管理方式的影响
逯海萍
(长治市残疾人联合会,山西长治046000)
随着电子计算机应用的日益普及,各行各业形成了大量的电子档案,主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
电子档案以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体,与纸质文件比较,具有以下特点:1、电子档案保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件要求很高;2、电子档案可由计算机等现代办公设备迅速处理和传递;3、电子档案可共享利用,不受时间和空间影响;4、电子档案不是直观纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用。
由于以上特点,决定了电子档案的管理要求突破传统纸质档案的管理方式,本文着重从保护和利用两个方面来阐述电子档案对传统档案管理方式的影响。
一、电子档案的保护
由于电子档案以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。
光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于电子档案的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将电子档案转储到光盘上。
但是,刻录仪一时还难以普及,所以,软磁盘和光盘的保护仍是当前电子文件载体归档保护的重点,必须制定保护措施。
1.软磁盘的保护
A.统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。
B.把住软磁盘质量关。
软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保
01《山西档案》2009年增刊・问题研究・。