文件编写及管理规范标准

文件编写及管理规范标准

1 目的

为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。

2 范围

本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。

3 职责

3.1 各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。

3.2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。

4 定义

本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。

5 管理规定

5.1 管理制度类文件（除财务类）：

5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。财务类文件的编制要求详见5.2的约定。

5.1.2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。

5.2.1 定义：

①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；

②财务规范（总部）：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范；

③财务规范（门店）：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；

④财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南；

⑤专项操作手册：根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导性的手册。

5.2.2 编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。

5.4 任命书类文件：

5.4.1 编排样式：参见附件4，须为红头文件。

5.4.2 编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。

5.5 通知类文件：

5.5.1 编排样式：参见附件5。通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。

6 其它

本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。

7 生效

本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。

8 附则

8.1 制度类文件样例：Q/PRG-MDF21/F01-2019×××××管理制度

8.2 财务类文件样例：MZCWGF0012019###财务规范-基础规范

8.3 流程/表单类文件样例：Q/PRG-MDF21/F01-2019培训管理流程图

8.4 任命类文件样例：Q/PRG-MDF21/F03-2019关于×××任命

8.5 通知类文件样例：Q/PRG-MDF21/F04-2019关于×××××的通知

××××××管理制度1

1 目的

×××××××××××××××××。2

2 范围

2.1 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（序号后空一个半角格，序号也用中文半角模式）

2.2

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

……（用WORD版本空格4个半角格，相当两个中文字距离）

3 职责

×××××。（空格不动时按SHIFT+ENTER后可以空格）

4 ××××××××

4.1 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（如果还有不整齐地方用

格式刷）

4.2 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

5 ××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

6 ××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

7 解释权

××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

8 附则

8.1 Q/PRG-××-××/F01-2012《培训管理流程图》

1 标题：黑体三号，段前1行，段后0.5行，固定行距18磅。

2 正文：文字采用宋体五号字，行间距为1.5倍行距。

MZCWGF0012019###财务规范-基础规范1

文档编号：MZCWGF0012019

密级：非保密2

修订记录3

培训管理流程图

杭州#####服务有限公司1

#企字〔2016〕0012

关于###等通知的任命通知3

各职能部门、各门店4：

因公司发展需要，通过公开竞聘，经公司管理层研究，决定对以下通知进行人事任命，现予以公布如下：

1、任命###为杭州#####服务有限公司##分公司经理，全面负责##分公司的经营目标达成与日常经营管理工作，向门店管理中心负责人汇报工作。

2、任命###为杭州######服务有限公司##部门经理，全面负责##部门的经营管理工作，向##中心负责人汇报工作。

3、……

4、……

本任命文件自2019年##月##日起正式生效。希望以上任命人员认真履行本岗位职责，出色完成公司赋予使命。

特此通知！

#################公司

2019年11月11日

红头：黑体红色小初号，段前1行，段后0.5行，单倍行距。

2发文号：黑体红色四号，段前0.5行，段后0.5行，单倍行距。

3 标题：黑体小二号，段前0.5行，段后0.5行，单倍行距。

4 正文：文字采用宋体小四号字，行间距为1.5倍行距。

5 印章：红头文件必须经公司批示同意并加盖印章后方可发布。