秘书实务期末考试复习资料

3、 既独立又便于联系，工 作流程通畅
4、 易于监督员工的工作活 动
5、 降低能源、设备、建筑 成本，减少占地面积
1、 不适合机密性工作 2、 易受干扰，很难集
中注意力 3、 工作中噪音太大易
影响他人 4、 难于做到保障公共
空间和私人空间的 独立
3、办公室内布置的一般要求是什么？
方便实用、整齐有序、安静舒适、健康卫生、安全保密、美观和谐
2、开放式或封闭式空间设计各有何优缺点？
办公空间设计模式一览表
办公空间模 式
优点
缺点
1、 安全、保密
封闭式设 2、 工作不受干扰，适合专
计
业性工作
3、保证员工隐私
1、空间利用成本高 2、工作流程不通畅，难 于交流 3、难于监督员工的活动
开放式设 计
1、 打破地位、级别障碍， 增加平等感
2、 工作单元灵活机动，随 需要而变
巩秘书出差把印章交给熊科长保管，结果损失50多万，谈案 例看法
如果因工作需要，熊科长需借用单位公章，须严格履行相关手续， 可制作用印申请单，请示上级领导后，方能借用或请人代管公章。对于 公章的使用规定，在巩秘书出差前，也应向熊科长说明清楚，这样，就 能避免上述后果的发生。
1、早餐问题虽小，但安排不当会带来什么不良影响？
2、吕芬具有怎样的职业素养？
从吕芬回答总经理的几个问题来看，吕芬已具备了作为一个称职秘 书应有的职业素养：谦虚谨慎、服务意识好，专业知识过硬，表达能力 强，更重要的是，看问题有自己的头脑和主见，审时度势，有长远的眼 光，对自己有充分的自信心。这些都是总经理选中她的原因。
孙琴在办公环境的管理方面存在哪些不足？需要作哪些 改进？
小盛接到电话后，发现张总正忙，应问对方是否愿意留话，以便
转达，如果对方愿意等待，在电话转接时对方在等待中可能会显得急躁
甚至不耐烦，秘书应每隔20秒或30秒给对方打个招呼：“对不起，请稍
等一下”，“对不起，让您久等了”，这样不断地打招呼，能缓解对方
的焦虑。这样，对方也不会挂断电话了。
3、 秘书小林正在接听一个电话，突然办公桌上另一部 电话响了，小林立即挂掉手中的电话，去接另一个电话。小 林做得对吗？如果你是小林，你将如何处理？
办公通道上，很容易使人绊倒，不安全。
在这半个工作日中，秘书王晓是如何进行办公室时间管 理的？
秘书王晓很善于管理好自己的时间，具体表现在： 1、提早上班，打扫卫生，整理办公室，将办公室一些常规性工作提 早到工作时间以外完成，为迎接更重要的工作（如撰写述职工作总结） 在正常的工作时段内赢得更多的时间； 2、对于人力资源李总监要求自己去搬演讲会所需要的椅子，小王能 根据自己手头正在进行的工作作出轻重缓急的处理，她巧妙且非常有礼 貌地拒绝了这项不是太重要的工作； 3、为领导做好了时间计划表，领导未来一段时间的工作安排尽在自 己的掌握之中； 4、对领导的工作习惯相当熟悉，能迅速反映出经理所问的是星期 几； 5、根据时间计划表能迅速对领导的时间咨询作出反馈，并委婉地提 出自己的建议，让领导自己作出抉择。
1.小张应该怎么办呢？为什么？
张秘书当然有多种方法来解决这个难题，其中比较合适的方法是： 张秘书不妨借口工作走不开，请行政科的李科长去接书记夫人，并由李 科长向书记夫人说明：用车的汽油费由张秘书代为垫付了。然后再请行 政科发一表扬通报，表彰书记带头执行制度，为书记树立良好的形象， 并号召单位工作人员都向书记和夫人学习。这样，既为领导赢得了声 誉，又能圆满地完成领导交办的事宜，同时也委婉地提醒或“教育”了 领导，可谓一举两得。
你认为朝阳家电公司的会务工作哪些地方可取，哪些地 方不可取？
总体说来，朝阳家电公司的本次会务工作做得较好，成效显著。 首先，领导高度重视，并立即成立了大会筹备处；其次，各部门分工合 作，各负其责；再次，工作中能及时发现问题，及时解决；最后，重视 会后总结，善于总结经验。不足之处在于：有些准备工作不到位，比如 少数民族人员的就餐问题；工作当中也有疏漏之处，比如会议简报出得 不够及时。
早餐是整个接待环节中的一个环节，它直接影响到客人对主办方的
印象和整体评价。客人在一个陌生的城市，人生地不熟的，一大早也不
知道去哪解决早餐，坐在那里等候较为尴尬，即使事后补救，也耽误了
时间。
2、郑秘书在此次接待工作中的疏忽说明了什么问题？
郑秘书的这次接待工作疏忽说明接Fra bibliotek工作是非常具体、非常细致的
一个工作，而且在接待过程中要随时学会调整接待方案，根据具体情况 补充接待内容。
小林做得不对。他应该和正在通话的一方道歉，请对方稍候，接下 电话上的闭音键，然后接听第二个电话，根据第二个电话的重要程度判 断应该先接听哪个电话。如果第二个电话重要，就应请第一个电话的一 方留下电话号码，稍后打过去，反之亦然。
4、 秘书小孔有一次上午9点钟给新疆的一位客户打电 话，结果对方称正在吃早餐，要求等会儿再让小孔打过去， 小孔便挂了机。你知道孔秘书什么地方做得不妥吗？
在单位组织中，办公室的重要作用不单是保障政令畅通，它还要在 保障单位组织顺利、有效的运作当中承担更多的责任、发挥更重要的作 用。这是因为在单位的运作中，办公室作为一个把握全局的管理者和具 体事务的处理者，作为连接决策者和执行者之间的关键环节，处于极其 重要的枢纽地位；协助上司处理各项相关事务，按照上司的要求，根据 上司的思路，完成上司交代的任务，以减轻上司的负担，提高上司的效 能，发挥不可替代的助手作用；为单位领导中枢出谋划策，拟订、论证 可供上司抉择的决策方案这一特殊使命而言，起着举足轻重的参谋作 用；作为单位组织的信息集散地，为上司迅速、及时、全面地收集、提 供、反馈和传递信息，发挥着耳目作用；作为领导机关对内、对外的窗 口，代表单位领导与社会各界进行接触，往往又起着不可忽视的门面的 作用。
1、该份调查收集了哪些有价值的信息资料？通过研究， 得出了什么结论？
该份调查收集的有价值的信息资料包括：调查显示北京孩子的网瘾 比例、不同性别青少年网瘾比例、青少年上网的目的、青少年犯罪与上 网成瘾的关系以及专家的意见建议等。通过调研得出的结论是：加强对 网吧等场所的管理以及家长老师对青少年的正确引导是抑制上网成瘾的 有效措施。
户道歉，而不应该同客户发生争执，这是很不礼貌的。
2、 秘书小盛接到一个电话，对方称有事要和张总谈
谈，小盛立即说：“请稍等”，将电话搁置在桌子上，来到 张总办公室，发现张总正在打电话，小盛在一旁等了三分 钟，等张总打完电话，小盛告之他有电话，张总来到秘书办 公室，拿起电话，发现电话里没声，对方已挂机了。小盛哪 些地方做得不妥？如果你是小盛，你该如何做？
秘书在工作中既要坚持原则，又要有工作方法或方式上的灵活性和 策略性，要有创造性的思维机制，能够富有创造性完成领导交办的任 务，这才是称职的好秘书。
1、从吕芬在恒达公司应聘复试的过程中，分析该公司需 要怎样的秘书？
从恒达公司总经理主持面试所提的几个问题来看，该公司要求招入 的秘书必须具备一定的口头表达和书面表达的语言应用能力，要具备和 企业共度难关、迎接挑战的心理准备和职业素养，要能成为总经理得力 的工作助手，为总经理的管理工作做好服务和辅助工作。
2、谈谈调查研究在解决当今社会问题中的重要作用。
1．从感性认识入手来了解社会问题的真实情况。2．客观描述社会 问题的一般状况、过程和特点。3．解释社会问题的产生、发展和变 化，揭示社会问题的本质和发展规律。4．预测与控制社会问题的发 展。
怎样认识办公室在单位组织运行中的重要地位和作 用？
办公室的工作特性，决定了它在单位组织运行中的重要地位和作 用。
⑶ 办公室工作流程。 工作流程是指办公信息流在上下级和各职能部门或工作单元之间的 纵横流动。空间设计应确保公司部门之间的联系以及工作流程设计的科 学有效。为提高工作效率，办公室工作流程应采 用“I”型、“L”型、“O”型，能避免不必要的重复与浪费。 ⑷ 机构的建制和员工的人数。 部室的多少和员工人数决定办公空间的大小和成本费用的多少。 ⑸ 办公室随单位组织发展变化的变更，空间布局应具有灵活性。
5、文件柜不要靠近门边放置，为了安全、保密的需要。 6、开关应设计在门边，方便实用。 7、复印机不要放置在办公桌旁，因复印机的碳粉对人体有害。 8、电话留言条如果内容不重要，可放置在经理的办公桌上，但要用
东西压住，以防被风砍落。 9、办公室的空调坏了没有及时维修。 10、孙琴用插板连接电插座，在电脑旁边放了台风扇，电线裸露在
1、办公空间的设计和布局需要考虑哪些主要因素？
设计和布局需要考虑的主要因素 ⑴ 空间利用的成本。 在设计办公空间时，要有节省成本的意识，保证所需费用最少，空 间利用率最高。 ⑵ 办公室的主要职能。 办公室工作职能的不同决定应该采用什么样的空间设计。如讲究独 立性、专业性强的办公室，应该采用小的办公空间，而注重工作衔接、 配合的办公室，就应该采用比较大的办公空间
拔打国外或中国内地边远地方的电话应该要考虑到对方所在地区的 时差，内地上午９点钟正是新疆清晨早餐时候，这时候打电话给对方是 失礼的。
林璇的邮件处理有什么问题？请给出规范的操作方 法。
1、对于上午九点收到的邮件，林秘书不应该拖到中午才来处理，这 样容易误事；
2、邮件分类工作不细致，公务邮件还要细分，按普通件和急件分开 处理；
1、电脑不应放置在办公室的角落里，为方便工作，应置于孙秘书的 办公桌上；
2、孙秘书上午上班进办公室没有开窗，应及时开窗通风； 3、孙秘书的办公桌上零乱不堪，用品乱堆乱放，办公桌上就保持
整洁，只放置常用的办公用品，如电脑、电话、文具及必要的文件等， 便于工作。
4、经理的办公桌最好不要临窗而放，既为了安全、保密的考虑，也 为了保护视力。
办公室是一个单位组织的“心脏”和“窗口”，是沟通上下的“咽 喉”、联系左右的“纽带”，办公室在单位组织有效的运作过程中，具 有特殊的地位和作用。随着中国加入国际世贸组织，很多单位组织也进 入国际经济竞争舞台，管理者的权责加重，职能加强，办公室在新的国 际经济形势下将担任更加重要的角色，发挥越来越大的作用。