电子文件管理

一、名词解释1、电子文件的全程管理:是一种系统的管理，建立在大文件的概念基础上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。

2、前端控制:前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。

3、真实性保障原则:电子文件的真实性是指文件内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。

真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反应历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。

4、电子文件的完整性：电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。

P175、数字档案馆：数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。

P236、电子文件标准: 是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规范。

7、价值鉴定：价值鉴定即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。

P368、电子文件的技术鉴定：技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。

P479、逻辑归档:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。

电子文件生成在什么位置，归档后物理位置仍保持不变。

10、物理归档：物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

其归档的方式又可以分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。

P5311.电子文件编研：电子文件的编研，是指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。

P10612.电子文件的归档:归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。

二、简答1.信息的易变性（造成电子文件发生变化的主要原因/影响信息易变性的因素）P8第一，在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。

当信息可以脱离特定载体而存在时,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。

第二，电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。

到目前为止，电子文件存储介质的物理寿命还远远比不上纸张，存储介质也在不断的更新换代，不久的将来还会有新的存储介质出现。

随之更新的计算机逐渐对老式存储介质不在兼容，这就要求人们将原存储介质上的东西转换到新型存储介质上，以保证文件的可访问性，而转换过程中由于操作和其他方面的原因，可能导致信息的失真。

第三，电子信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息的稳定性的巨大冲击，因为新的计算机系统和程序常常无法解开那些过了时的代码，从而要求将原文件迁移到新的技术环境之中，迁移过程中信息的损失、变异也是不可避免的。

2.数字档案馆和数字图书馆的联系与区别P24联系：数字档案馆与数字图书馆均为数字信息的聚散地，同样以文献信息为工作对象，同样以计算机技术及远程通信技术的集成为工作平台，在管理活动中都需要使用文献标识、信息存储、信息传输和信息保护等专门技术，都具有馆藏数字化、信息组织与传输网络文化等特点。

区别：从管理对象上看，数字图书馆的管理对象不仅仅局限与图书资料，而是力图将整个因特网上散乱、无序、海量的信息组织为有序化、结构化的信息模型，其中以数字化图书、文献信息资源为主。

数字档案馆的管理对象则比较专指、明确，即国家机关、企事业单位等各种组织和个人形成的文件、档案信息，包括在电子环境中直接生成的电子文件和传统载体文件、档案的数字化。

从运作方式上看，数字图书馆是要使整个网络成为一个一体的、虚拟的、有组织、有结构的信息集合，提供统一的跨仓储的无缝查找。

数字档案馆则主要是通过对现有档案机构职能的扩展、增强和集成，以及不同档案机构的联合，分工合作地选择、收集、控制、组织和保存电子文件信息资源，并授权机关、团体、组织和个人对特定信息资源的存取。

从社会角色定位看，数字图书馆是各类知识信息的资源库，具有广泛的社会性、最大限度的开放性。

为社会各个方面用户提供文献信息服务是数字图书馆的首要职能和主要职能。

而数字档案馆存储和提供查询的只是记录社会活动过程和结果的文件信息，一方面，它的社会性和开放性受到一定程度的限制；另一方面，它的职能除了向一般用户提供文件、档案信息服务外，还承担以信息支持的方式维系机构正常运转，保存机构记忆、地域记忆、民族记忆、社会记忆的历史责任。

3.数字档案馆的主要功能（一）电子文件信息的汇集功能；(二)电子文件信息的管理功能；（三）电子文件信息的发布功能4.电子文件鉴定工作的影响因素P36（一）电子文件数量的增长。

数字技术使人们产生、处理、传输信息的能力大为提高，电子文件比纸质文件的增长速度更加迅猛。

如果继续沿用纸质文件鉴定的方法，通过直接阅读文件内容决定其保管期限，其工作量是文件管理人员难以承受的。

其结果可能导致越来越多的电子文件因来不及鉴定而流失或积压。

（二）电子文件信息的易逝性。

电子文件信息由于与特定载体相对独立而处于流动状态，在计算机中删除文件的操作也很简单，只需在键盘中键入有关命令，或按动鼠标即可。

一般工作人员没有长久保存文件的责任，往往会将一些失去现行价值的重要文件删除，此外，系统运行故障、用户误操作等原因都可能造成有价值电子文件的流逝。

（三）电子文件的软硬件依赖性。

电子文件信息是编码信息，需要通过机器的还原才能为人工所识读，电子文件的价值不再像纸质文件那样可以直接为利用者获取，而是需要借助于计算机软硬件系统这个中介。

电子文件的软硬件依赖性除了影响鉴定的范围之外,还会影响鉴定的次数. （四）电子文件信息的相关性。

计算机技术界为了节约资源，通过动态联系减少数据冗余。

所谓动态联系，是指文件与文件之间变化着的联系，一般是通过链接操作而建立起的。

我们称在文件之间转移的数据为对象，一旦文件与某对象之间建立链接，对象发生的任何变化都可以自动反映在文件中，导致文件具有动态特征。

（五）电子文件信息存储的高密度性。

计算机密度存储技术的出现，缓解了档案存储空间方面的压力。

保管场所面积的降低，为保存更多的文件提供了可能。

5.电子文件鉴定工作的特点:P39（一）多维性。

第一，鉴定范围拓宽；第二，鉴定工作与其他多项工作具有密切联系，在内容上又有交叉的地方。

（二）连续性。

鉴定不是一蹴而就的，而是需要在生命周期中连续开展。

（三）分散性。

电子文件鉴定的职责需要由多方承担，这是由电子文件鉴定的连锁性决定的。

（四）风险性。

电子文件鉴定内容的增加意味着困难发生错误的工作环节增多，电子文件的鉴定是连续分析的复杂过程，鉴定结果很大程度上是不可逆的。

6、电子文件利用的特点P96（一）共享性。

共享性是指一份文件可以实现多人同时、异地利用。

在电子环境下，同一份文件，可以为众多需要它的利用者所“共享”，主要表现在三个方面：首先，同一份文件可以同时在多台终端或与之联网的计算机屏幕上显现，打破了“文件份数”对利用者人数的限制。

其次，通过远程访问技术，利用者可以借助网络在异地调用所需文件信息，而不必亲临文件保存地，打破了“地点”的限制。

另外，对于上网的公共文件信息，利用者可以在任何时间内查询利用，打破了“利用时间”的限制。

（二）复用性。

电子文件的复用性远远优越于其他载体形式的文件，这是由数字信息利用的无损性决定的，重复利用不会导致文件本身的老化。

（三）交互性。

电子文件的利用一般都需要借助于计算机方能实现。

利用者在查找文件的过程中可以随着思维的流动随时提出新的要求，通过人机会话，要求计算机调出相关文件，从而将利用者的需求、查询智慧与计算机的大存储量、高速计算机能力和通讯能力集合起来，以前所未有的高质量和高效率满足用户需求。

（四）多样性。

就利用的方式而言，电子文件的可操作性为利用者提供了更为广阔的利用空间，在许可的范围内，利用者可以根据自身的需要，以多种多样的方式加工、处理电子文件信息，实现文件高效利用。

就利用的内容而言，也呈现出多样化的特点，文件、文档的利用并不指对一次文献——原件的利用，还包括对二次文献——目录、三次文献——编研产品的利用。

（五）开放性。

在利用者看来，电子文件系统所提供的是一个具有开放性的环境，即该系统与其他信息资源提供利用系统具有良好的连接关系，以电子文件为入口，可以将利用者引导至其他相关的信息资源系统中。

用户不仅可以利用到文件信息，还可以以电子文件系统为桥梁，获得如图书、情报等多种信息。

6、电子文件利用的原则P98（一）广泛原则。

电子文件信息是人类的文化财富，在各种信息资源中，电子文件以其独具的原生性、真实性而占据重要的地位，无论是对于机构业务活动的开展，还是对于社会团体、个人的学习与研究都具有不可替代的价值。

（二）便利原则。

电子文件信息服务能否在多种信息资源服务中独树一帜，档案部门能否立稳脚跟、提高竞争力，关键在于利用服务工作是否真正以用户为中心，是否真正为用户提供便利。

（三）安全原则。

由于电子文件信息具有易更改性和对软硬件平台的依赖性等特点，还有一部分文件信息属于机密信息，所以在利用过程中，应保护电子文件的安全，使其免受不正当的访问。

安全原则包括两个方面的具体内容：一是保护电子文件的完整性和真实性；二是保护机密电子文件信息不受侵害。

（四）经济原则。

电子文件的利用比传统文件的成本更高，尤其是网络化利用，文件和档案管理人员应树立成本效益观念，尽量减少不必要的资源消耗，实现最佳的效益。

7、操作系统中文件管理系统和电子文件管理系统不同体现在?（一）管理对象不同文件管理系统是信息的管理程序，它管理所有存储在计算机外存上的，以一定文件名组织在一起的数字信息。

电子文件管理系统的对象则是在机构或者个人活动的开展、执行和完成过程中产生或者收到的、能够成为该项活动的证据的信息。