办公文秘--商务秘书概述-商务秘书及商务秘书工作
商务秘书概论最终版
商务秘书概论1．商务秘书的涵义商务秘书是在公司企业的经营活动中，专门辅助领导处理各类商业性事物的秘书人员，是秘书队伍中的一个重要类型。
2．商务秘书工作的特征：商务化特征；从属性特征；机要性特征；被动性特征；事务性特征；女性化特征。
3．商务秘书工作内容：撰拟于办理商务文书；办理会务；调查研究；协调工作；商务接洽。
4．商务秘书工作的基本原则：准确周密的原则；迅速及时原则；安全保密原则；精简务实原则。
5.商务秘书的政治素质（1）道德素质：秘书的道德素质主要是指在思想意识和道德品质方面的自我教育，教育的过程是在心灵深处反省、检查，不断吐故纳新的过程。
1)道德修养素质：最根本的是要树立正确的人生观和价值观，树立全心全意为人民服务的观念，要有集体主义团队精神，克服利己主义和拜金主义意识；2)道德情感素质：培养高尚而强烈的道德情感，对于和谐与领导、同事、客户的关系，创造良好的工作气氛，具有重要意义。
（2）职业修养：职业修养是人们在一定的职业活动中的行为规范。
商务秘书的职业修养是规定商务秘书在职业活动中的行为规范。
①忠于职守，热爱本职；②服从领导，当好参谋；③谦和待人，热情服务；④遵纪守法，廉洁奉公；⑤埋头苦干，敬业奉献；⑥谦虚谨慎，办事公道；⑦恪守信用，严守机密；⑧实事求是，勇于创新6．情商，智商，工作能力的关系（1）情商简称EQ，是美国哈佛大学心理学系教授丹尼尔〃戈尔曼在1995年出版的《情感智力》一书中提到的。
指的是良好的道德情操，是乐观幽默的品性，是面对并克服困难的勇气，是自我激励、自信、持之以恒的韧性，是同情、理解和关心他人的善良，是善于与他人相处并能把握自己和他人情感的能力等。
情商是通往成功的必备素质，丹尼尔〃戈尔曼认为个人的成功智商优劣占20%，情商优劣占80%。
（2）智商，简称IQ，是科学测定智力所获得的数据，用以表示智力水平的高低。
计算方式如下：IQ（智商）=MA（智力年龄）/MA（实际年龄）*1007.处理好与领导的关系应遵守的原则：服从而不盲从的原则；尊重而不庸俗的原则；主动工作而不“越位”的原则。
商务文秘的工作内容秘书基础.doc
商务文秘的工作内容秘书基础1.负责安排部门内部会议，并且负责会议记录以及会后的文字整理工作;2.负责日常商务往来的文件翻译工作及其他商务工作，代表公司与购销双方联络。
3.维护与客户的良好关系以及建立持久联系，不断拓宽现有客户的产品渠道，丰富业务内容。
4.承办具体合同谈判以及合同签定后的后续跟踪事宜。
5.一人跟单到底，把合同执行到最后。
企业文秘的主要工作内容1、协助直接领导处理日常事务，完成领导交派的任务;2、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作;3、策划组织公司各种活动，负责站管理和维护，做好公司的宣传工作;4、负责公司办公用品的领用和分发工作;5、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作;6、接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作;7、协助领导做好公司各部门之间的协调工作。
8、在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，例如负责订机(车)票，联系各种培训事宜。
9、联系和管理公司交通班车服务，食堂餐饮服务馆管理，联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游。
负责公司年、晚会的筹备等工作。
行政文秘的主要工作内容1、领导勤务。
承担校行政的服务工作，包括校内外公务活动的联络、布置、行程、用车、票务、食宿、费用等安排，受委托时管理校长、副校长印章、签名章，负责用印及校长、副校长签字的程序性常规审核;承担校行政领导接待、晤谈的预约、安排、记录等和文书档案的定期整理、分类、归档，提供校行政领导公务活动信息;2、内部事务。
承担校领导和办公室设备、家具、办公用品的采购、保管、分发、领用、登记、维护维修、处置和消耗性材料领用、固定资产管理等工作，以及名片印制、报刊杂志订阅、收发和公务信函、传真收发工作;3、负责公务活动场所(办公楼、会议室及奠基厅)的日常管理、调度、维护保养，做好会议服务工作，负责党委会、校长办公会议以外的校级会议的人员通知;4、负责办理校行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利、等待遇的登记造册、报批、领取、分发等手续，负责上述人员中在编人员及临时工的考勤;5、负责完成行政协理交办的有关工作，参与大型活动会务工作。
商务秘书工作基础内容
新时期的秘书工作
四个转变 四项工作 四项技能 六个强调 工作特征 工作职能
四个转变
1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋 划策；
2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息； 3.从被动服务转变为主动服务； 4.从凭老经验办事转变为科学化管理。
这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书 工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发 展。
3.处理信息
（1）处理信息的含义 信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、
消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内 容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 （2）处理信息的原则
及时性、保真性、适用性、预测性原则 （3）处理信息的内容
历史、上级、内部、公众、社会信息 （4）处理信息的过程
秘书的工作特征
根本性质：辅助性
辅助性是秘书部门天生的属性 辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求 辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位 所决定的
1.中介性 “纽带”和“桥梁”，也决定了秘书工 作辅助性工作。
2.直接性 在行政组织上，在岗位设置上，在工作 程序上。
3.全面性 体现在职能辅助的全面性上 体现在过程辅助的全面性上
1.辅助决策
（1）辅助决策：在决策过程中，在知识（包括理 论）、 能 力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体 全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
商务秘书工作内容
商务秘书工作内容商务秘书工作内容商务秘书负责起草合同，联络客户，收发函电，参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策，以自己的专业知识和实际经验为上同理清头绪、分析利弊、提供意见、落实计划、办理具体业务，下面是店铺为大家整理的商务秘书工作内容，欢迎参考~商务秘书政务性工作1参谋辅助。
参谋辅助是商务秘书在为领导提供近身综合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策，提供参考方案及有关依据，或在与领导主辅配合的工作实践中，发现领导行为的不足、疏漏、失误，及时提出拾遗补缺、纠正错误的建议和规劝。
2协调工作。
协调工作是商务秘书在其职权范围内或在领导的授权下调整和改善人与人之间、部门之间、工作之间的关系，促使各种矛盾缩小或消除，提高工作效率，并使各项活动能趋向同步化、和谐化、有序化，以实现共同目标。
3调查研究。
调查研究是商务秘书围绕单位的中心工作，根据领导工作的需要，针对职工关心的问题，通过深入细致的考查、了解和分析研究，了解情况，查明原因总结经验教训，探求解决问题的方法，为领导的决策提供科学的依据。
4信息工作。
信息工作是商务秘书围绕领导活动和组织管理需要开展的对各种相关信息的收集、整理、传递、存储、反馈和利用等一系列目的明确、真实可靠、及时全面的信息服务。
5督察工作。
督察工作是商务秘书对决策实施、中心工作和领导交办事项所进行的督促检查，是实现决策目标的重要措施与手段。
商务秘书的应聘1、准备相关的应聘材料(1)学历证明：毕业证书、学位证书(2)求职申请：即自荐书(3)推荐信：这要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定，一般涉外企业机构比较重视推荐信，或许还有印好固定格式的推荐信表，需要一至两份。
(4)履历材料：可以视表格，也可以是文章材料(5)求职申请表：有的招聘单位印制了此表，要求应聘者事先填写，以简捷明确地了解欲知情况。
(6)身份证、工作证、求职证等必要证件(7)相关证明：如技术等级证书、英语和计算机等级证书、其他职业准入书、驾驶执照等。
商务秘书资料
商务秘书商务秘书在现代商业环境中扮演着至关重要的角色。
他们不仅需要具备出色的组织和协调能力，还需要具备一定的领导才能和沟通技巧。
本文将介绍商务秘书的工作职责、必备技能以及如何成为一名成功的商务秘书。
商务秘书的工作职责商务秘书通常是高级管理人员的右手，在日常工作中承担着诸多重要的职责。
他们需要负责管理日程安排、协助组织会议、处理来访人员的安排等工作。
商务秘书还需要负责处理文档和文件，编制报告并跟进各种事务的进展。
另外，商务秘书还可能负责安排商务旅行和管理商务活动的细节。
商务秘书的必备技能成为一名优秀的商务秘书需要具备多项必备技能。
首先，良好的组织和计划能力至关重要，商务秘书需要能够高效地安排日程，并确保一切工作有条不紊地进行。
其次，沟通能力也是商务秘书必备的技能之一。
商务秘书需要与各种不同层次和背景的人员进行有效沟通，包括高级管理人员、客户和同事。
此外，商务秘书还需要具备卓越的处理压力和解决问题能力，以应对工作中可能出现的各种挑战和突发情况。
如何成为一名成功的商务秘书要成为一名成功的商务秘书，除了具备上述必备技能外，还需要不断学习和提升自己。
商务秘书可以参加相关的专业培训课程，学习项目管理、沟通技巧、领导能力等方面的知识。
此外，商务秘书还可以通过参与行业活动和与其他商务秘书交流经验，拓展自己的人脉圈和知识面。
最重要的是，商务秘书需要保持谦虚和勤奋的态度，虚心接受他人的建议和批评，不断提升自己的专业水平。
在竞争激烈的商务环境中，一名优秀的商务秘书可以为企业带来巨大的帮助和价值。
通过不懈努力和持续学习，每个人都有可能成为一名成功的商务秘书，为自己的职业生涯开创美好的前景。
商务文秘的工作内容
商务文秘的工作内容
商务文秘的工作内容主要包括以下几个方面：
1. 文件处理和管理：负责处理和管理商务相关文件，如信函、合同、报告等，包括文件的起草、编辑、归档和传递。
需要保证文件的准确性、完整性和机密性。
2. 会议协调和组织：负责商务会议的协调和组织工作，包括会议的日程安排、会议室预订、会议材料的准备和分发等。
需要保证会议的顺利进行和记录。
3. 出差安排和管理：负责商务出差的安排和管理工作，包括行程安排、交通和住宿预订、费用报销等。
需要解决出差期间可能出现的问题和紧急情况。
4. 文件翻译和口译：如果公司有国际业务，商务文秘可能还需要进行文件的翻译和口译工作，确保跨语言交流的畅通和准确。
5. 办公设备和供应品的采购和管理：负责办公设备和供应品的采购和管理工作，保证办公环境的正常运转，如打印机、复印机、纸张、墨水等。
6. 行政支持和协助：为公司高层管理人员提供行政支持和协助工作，如安排日程、筹备会议、处理来访和电话等。
7. 数据统计和分析：负责商务数据的统计和分析工作，包括销售数据、客户数据等，为公司决策提供可靠的依据。
8. 学习和培训：根据需要持续学习和培训，提高专业知识和工作技能，以适应公司发展和需求的变化。
商务文秘的工作内容可以根据公司的具体需求和要求有所差异，以上是一般商务文秘的典型工作内容。
《秘书基础》第一章秘书职业概述
第一节
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ秘书概述
3 高级秘书
高级秘书是指秘书部门的负责人或高 层领导的助手。高级秘书通常是高层领导 身边的高级参谋和助手，其工作通常包括 分析研究信息、提供决策方案、拟定重要 文件、参与对外谈判等。
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2 秘书的素质要求 • 秘书必备的知识和能力要求 • 秘书必备的品质 • 秘书的职业道德
秘书是从事办公室程序性工作、协助领导处理政 务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
第一节
秘书概述
（一）按照秘书服务的对象划分
— 6—
二、秘书的分类
公务秘书 01
私务秘书 02
第一节
秘书概述
— 7—
1 公务秘书
公务秘书是指为党政军、国家机关、社会团体、事业单位、公有制企业或股份制 企业服务的秘书。公务秘书由组织人事部门考察选用，由国家或单位支付薪酬。
秘书基础
第一章 秘书职业概述
— 2—
目录页 CONTENTS PAGE
秘书概述 秘书的素质要求
— 3—
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1
秘书概述
• 秘书的定义
• 秘书的分类
— 4—
第一节
秘书概述
— 5—
一、秘书的定义
我国人力资源和社会保障部《秘书国家职业标准》对“秘书”给出了如下定义：
一、秘书必备的知识和能力要求
（一）秘书工作必备的知识 作为现代秘书，不仅要具备较高的知识水平，而且还要有合理的知识结构。
基础知识 01
社会交往 03
知识
管理学 知识
05
专业知识 02
心理学 知识
第一章商务秘书概论
(一) (二) (三)秘书信息沟通方法 (四) (五)秘书工作进程调度方法 (六)秘书工作时间调度方法
第一章商务秘书概论
秘书工作时间调度方法
1. 2.弹性管理工作时间方法 3.反馈控制工作时间方法 4.合理使用零碎时间方法
第一章商务秘书概论
二、商务秘书工作现代化
第一ห้องสมุดไป่ตู้商务秘书概论
三、商务秘书工作的性质、作用和原则
1.
2.政策性
3.
4.事务性
5.
第一章商务秘书概论
(二)商务秘书工作的作用 1.参谋助手作用 2. 3.综合协调作用
第一章商务秘书概论
(三)
1. 2. 3.迅速
第一章商务秘书概论
第二节 商务秘书的职能环境
一、商务秘书职能环境
职能环境是职能活动的基础。正确认识商务秘书职能 环境要素，增强环境意识，有效地调适和改善环境， 排除环境障碍，对提高秘书工作效率和效益是必不可
1. 2.科学决策的程序以及商务秘书在决策活动中的工作 科学的决策是一个完整的过程，它有一定的程序和步 骤：
确定决 拟定 策目标 方案
评估选 择方案
第一章商务秘书概论
典型 试验
普遍 实施
第三节 商务秘书工作方法
商务秘书工作的综合职能和专项业务，二者之间是相 互融合、有机联系的。如秘书的参谋作用，既可以体 现在办事、办文、办会等专项业务中，而在办文、办 会等专项业务中，也需要发挥参谋、协调、信息及督 促检查等综合职能作用。在实践中，必须根据实际需
第一章商务秘书概论
(二)商务秘书为领导班子服务应把握的关系
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.筛选信息，避免说是道非
第一章商务秘书概论
商务秘书实务
商务秘书工作
商务活动的 基本特点
交易性
利益性
竞争性
商务秘书工作
商务秘书工作内容 常规事物工作
指派性工作 自主独创性工作
指派性ABCD工作法则
重要
B A
急紧
D C
A:： 需首先予以办理
B： 其次办理
C： 放于再次办理 D： 酌情处理（或不办）
商务秘书工作
商务秘书工作的特点
1、辅助性——服务、从属地位 2、中介性——承上启下沟通内外 3、综合性——全面、多样、系统 4、机要性——机密性和重要性
商务秘书工作入门
商务秘书的面试技巧
一、面试准备： 1、了解该单位的性质、规模、经营的范围和 特色等。 2、理清思路、确保表述内容与简历一致 3、预备对方可能提出问题的应对答案 4、了解时下秘书人才市场的薪酬行情 5、准备好应聘材料，预期是与申请职位相关 的材料。如：学历证明、毕业证、等级证书 求职申请、履历材料、推荐信、身份证等 6优化知识结构的 基本原则
将专业知识和相 关业务相结合 将学习的开放性 和指向性相结合 将阶段性和层次 性相结合 将巩固和速成相 结合
T型知识结构图
商务秘书应具备的能力素质
商务秘书的智能素质包括知识结构和能力结 构，前者是后者的基础，后者是前者的运用 和体现。 1、要有极强的表达（口头、文字）和沟通能力 2、缜密、高效、准确的办事能力 3、发挥在各个过程中的辅助管理能力 4、形象良好（整洁、端庄、优雅、成熟、智慧、 敏捷、乐观、热情、亲善、合作）的交际公 关能力 5、掌握多种技能的操作能力
商务秘书实务
商务秘书概述
商务秘书与商务秘书工作 商务秘书的素质要求 商务秘书的行为规范 商务秘书工作入门
商务文秘知识介绍（二篇）
商务文秘知识介绍商务秘书business secretary 指协助上司处理各类商业性事务，并且负责起草合同，联络客户，收发函电，参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策，以自己的专业知识和实际经验为上同理清头绪、分析利弊、提供意见、落实计划、办理具体业务，等等。
发展前景随着我国市场经济的迅速发展，商务秘书人员以惊人的速度增长。
商务秘书已成为市场经济条件下兴起的社会职业群体，他们是商务活动中重要的不可缺少的辅助力量。
随着我国改革开放特别是中国加入世贸组织，对商务秘书人员的要求是越来越高，他们从官职型向职业型、复合多能型转变。
卓有成效的为企业经理层服务，高标准，高效率的完成本职工作。
而目前全国大多数商务秘书人员没有经过专门的培训和考核，只能维持一般性的文秘工作职责。
很多不具备现代商务秘书应具有的素质。
为了培养具有现代秘书意识和技能，能适应社会主义市场经济发展需要的秘书人才。
为此中国商业联合会从____年开始对全国商务秘书人员进行统一的培训和考核。
商务秘书要求是复合型人才，不仅要有企业管理、营销、人力资源方面的基本理论与知识，而且有商务公关、谈判、外语、经济法规运用的基本技能，能在涉外经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。
商务秘书工作内容岗位描述:1.负责安排部门内部会议，并且负责会议记录以及会后的文字整理工作;2.负责日常商务往来的文件翻译工作及其他商务工作，代表公司与购销双方联络。
3.维护与客户的良好关系以及建立持久联系，不断拓宽现有客户的产品渠道，丰富业务内容。
4.承办具体合同谈判以及合同签定后的后续跟踪事宜。
5.一人跟单到底，把合同执行到最后。
岗位要求:1.(根据单位具体情况而定)，大专及以上学历，熟悉办公自动化。
2.善与人沟通，有较强谈判能力。
3.性格细心严谨，稳重塌实，有事业心。
4.有团队合作意识和敬业精神。
国际商务秘书工作主要有以下几个特点：1.辅助性在国际商务活动中，秘书的全部活动都必须在上司的授权和监督之下。
第一章商务秘书概述
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1.2 秘书工作
1.2.1秘书工作内容与形式
•办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。 •办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、
会后的善后和落实。 •办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工
作。
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案例讨论
案例1：某日上午约十一点左右，天骏公司总经理秘书高明 正在办公室起草文件，接到李总电话。李总说下午两点有 重要客人来访，客人喜爱龙井茶，叫行政部准备一下。于 是高明叫新来的秘书小娜去通知行政部的人准备。小娜一 开始打电话给行政部，没人听，于是就亲自去行政部通知， 不久就回来了。下午下班前，李总把高明叫到办公室臭骂 一顿，问为什么不给客人泡龙井，只上普通的袋装茶。高 明回来后问小娜是怎么回事。小娜说，她去行政部时，那 里没人，她就在负责接待的人桌面上留下便条。高明说： “既然负责接待的人员不在，你为什么不能自己准备一下 给客人用的龙井茶？”小娜脱口说：“我是秘书，不是泡 茶的！”这话不久就传到老总那里，几天后，小娜被解雇 了。
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1.2.2 秘书工作的特点
从属性 是现代秘书工作最根本的属性和特点。 主动性 从秘书工作方法看，必须具有主动性。 事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。 综合性 秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综 合性。 机要性 指秘书工作的机密性和重要性。
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1.2.3 秘书工作的要求
子。 你的口才不错。 你是不是总在看有什么事情需要做，不等人说，就主动完成。
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1.1 秘书
1.1.1 秘书历史演变
古代：秘密藏书 民国时期：南京临时政府，设立秘书处 80年代：开始秘书学研究 90年代：秘书职业规范化
办公文秘商务秘书概述商务秘书及商务秘书工作
商务秘书工作（三）
（三）商务秘书工作要求 1、高效 2、务实 3、保密
商务秘书的职业状况
（一）商务秘书面临的新挑战 （二）商务秘书发展趋势
1、全球化的视角
1、智能化
2、科技的飞速发展
2、专业化
3、管理理念的变化
3、复合化
4、人力资源的新要求
4、社会化
5、企业文化的变迁
5、女性化
案例讨论与分析
分 析 与 评 述
环境适应与环境改变
（一）要尽快学会适应环境 1、善于观察，虚心求教 2、善于总结经验教训 3、切忌说三道四 （二）要学会在适应环境中逐步改变环境
第三节 商务秘书的职业形象与综合素质
职业形象设计 综合素质要求
商务秘书的职业形象设计（一）
“礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰， 使它们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的 人的尊重和好感；没有良好的礼仪，其余一切就会 被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。”
第二节 商务秘书的工作环境
商务秘书的外部工作环境 商务秘书的内部工作环境 环境适应与环境改变
商务秘书的外部工作环境
（一）商务秘书工作的社会大环境 1、政治环境 2、经济环境 3、科技环境 4、文化环境
商务秘书的外部工作环境（二）
（二）商务秘书工作具体的外部环境
General Manager 总经理
——英国哲学家约翰•洛克
商务秘书的职业形象设计（二）
（一）仪容
头发 口腔
体味
面部 指甲 袜子
头发
不遮掩面孔，发型好；头发清洁，无头
形
屑；修剪鼻毛和耳毛；
象 耳朵
修
眼镜 牙齿
饰 口气
清洁； 合适，镜片干净；胸前不要挂眼镜； 光亮、洁白整齐； 清新（无异味）；
商务秘书
顾名思义，商务秘书的工作在于“商务”，是在商业圈工作。
它不同于传统秘书，商务秘书的生存主要是以企业的生存为依托，受经济利益的制约，承担一定的经济责任，为企业服务。
主要是为了实现企业的最大盈利，其工作质量直接决定着企业的兴衰。
商务秘书有着自己鲜明的特性：专业性，辅助性，勤杂性，政策性。
商务秘书要辅助领导搞好企业的生产经营工作，要做的事情很多，而且很杂，具体说来，可以分为以下几个方面的工作：一、事务性工作。
商务秘书的设立就是为了综合处理各类商业性事务，就是为了直接为企业的经济效益办事，如:处理其他企业或者政府发来的信件，接听电话，撰写总结、起草领导讲话稿，草拟文件，档案管理工作，收发公文回复E-MAIL，整理报纸，操作传真，接待访客，安排领导约会，参加会议并且记录，差旅安排等。
正是因为这些工作纷繁复杂，缺少连贯性、随机性大，商务秘书就必须懂得如何统筹处理，提高办事效率。
在完成这些工作的过程当中，不仅要心思细腻，更需要懂得保密。
企业的生产工艺流程要保密，技术资料要保密，人事调动要保密，领导之间的矛盾也需要保密。
二、管理性工作。
商务秘书的主要活动场所在办公室，因此办公室日常后勤管理工作成了商务秘书的主要管理性工作。
如：负责管理本部门的文件、印章、名片，对办公室电脑、传真机等设备的管理，安全管理，办公室作为一个单位的综合协调部门，是企业形象的一个展现，办公室管理是否合理也是影响领导办事效率的一个重要因素。
在管理工作方面，商务秘书特别要注意的是节俭工作，如何减少企业的一些不必要开支，比如节约用电，节约用纸张。
三、沟通支援性工作。
商务秘书处于一个企业的中心枢纽，要联系上下，要沟通左右，从而协调个方面的关系，使得一个一个企业上下、左右的关系趋于和谐完美。
沟通工作包括客户服务，媒体应对，公关策划，主持庆典，参加应酬，外勤工作，其他主管临时交办的事项。
这就要求我们处理与上级的关系时尊重而不崇拜，服从而不盲从，局部服从全局。
如何做好商务秘书工作
如何做好商务秘书工作如何做好商务秘书工作商务秘书指协助上司处理各类商业性事务，并且负责起草合同，联络客户，收发函电，参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策，以自己的专业知识和实际经验为上同理清头绪、分析利弊、提供意见、落实计划、办理具体业务。
那么如何做好商务秘书工作呢?如何做好商务秘书工作1作为文秘或者总经理助理，我们必须要做到想老总之所想，急老总之所急;作为文秘，我们是老总的喉舌，要说他之想说，避开他之不想说的话题。
要顺利完成我们的职位所赋予的工作，我们大概要在以下几个方面狠下工夫：如何做好商务秘书工作2力求思维敏捷、头脑灵活，善于及时准确领会领导意图，同时忠于职业操守。
助理或文秘要很感觉敏锐，对周围发生的事，能够见微知著，一叶知秋，善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征。
这样才能争取主动，提高效率。
要做到这一点，必须下功夫做有心人。
要经常看书学习，思考问题。
要多接触各方面的情况，及时了解基层员工在想什么，部门领导在想什么，老总在想什么，做到胸中有数，超前思维。
但是，思维敏捷必须注意不要聪明过头，否则便会聪明反被聪明误。
准确领会老总意图，决不能见风使舵，投老总之所好，看眼色行事。
我们要忠诚老实，如实反映情况和处理问题，不撒谎、不掺假，不能为讨好老总而随便夸大或缩小。
如何做好商务秘书工作3不折不扣按老总指示办事，同时富有主见。
文秘(助理)与老总的上下关系，决定了处于被领导地位的文秘(助理)必须听从老总指挥，忠实地按老总指示行事，把自己的工作严格限定在老总指定的工作范围之内，不得自行其是。
老总的指示具有严肃性和权威性，我们必须不折不扣地忠实执行，要围绕他的活动，积极开展工作，下大力气帮助老总抓出成效来。
我们要学会从被动中求主动，要善于观察掌握老总的性格、作风等个性特征，便主动配合，形成工作上的默契一致。
但是，严格按老总指示行事，不等于盲目服从、曲意逢迎。
一旦遇到老总作出不妥的决定或者明显失误时，我们还必须出以公心，予以提醒或建议，切不可为博得老总的欢心而迎合屈顺，甚至火上加油。
第一章商务秘书概述
4、展现自我风范，留下好印象
• 进入面试场后可主动向主考官打招呼，再视情 况说“谢谢您给我这个机会”之类的话语。当 对方请你坐下时再坐下，注意坐的姿势。面试 时尽量避免习惯性的小动作，要给人以稳中、 机灵干练的形象。面试结束后，可以主动向主 考官请教何时能够得到面试结果，并向面试官 道谢后再恭敬的退出。在提到薪水、福利待遇 问题时，要实事求是，针对自己的实际情况给 予合理的回答。
2、商务秘书的分类
执行级秘书（助理、专员、专务）
工作的主要内容是协调上司做办公室和业 务部门的有关工作。如处理信函、联系电话、 接待来访、安排会议、收集资料、管理档案、 收发传真、电话，计划管理上司的时间，安 排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监 督检查上司下达的工作，做信息收集工作， 协调横向、纵向的各种关系，辅助决策。
商务秘书开始职业生涯的基本要求
1、精心打造良好的第一印象
入职的前三个月是树立形象，打开局面的关键时 期。如果留下坏印象，会使自己在组织中处于十 分不利的地位。
2、尽快的融入企业文化
企业文化是一个企业长期形成的价值观、经营理 念、经营目标、经营方针、企业行为企业形象和 社会责任的总和。秘书要尽快弄清企业文化的精 髓是什么，对员工的要求有哪些，企业的规章制 度有哪些，以及不成文的规定有哪些。
商务秘书职业道德的内容
1、爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职
责 2、诚实守信、恪尽职责，把握分寸 3、积极主动，当好参谋助手 4、遵守纪律，严守秘密，守时守信 5、谦虚谨慎，团结互助，踏实细致 6、实事求是，保持沉默 7、勤奋好学，不断进取，开拓创新
商务秘书的知识结构
一、商务秘书
秘书是上司的近身参谋与助手 是主要从事文牍行、信息性、协调性和
商务秘书工作内容
商务秘书工作内容商务秘书是由公司雇佣的高级职位，主要负责协助高级管理人员处理日常工作，并确保公司业务的顺利进行。
商务秘书通常需要具备良好的组织和管理能力，优秀的沟通和协调能力，以及熟练的办公技能。
下面是一份商务秘书的工作内容。
首先，商务秘书需要协助高级管理人员制定和实施公司的战略和目标。
他们需要参与各种会议和讨论，并记录和总结会议内容。
商务秘书还负责跟进和追踪决策的实施情况，并提供相关报告和建议。
其次，商务秘书需要负责安排和组织高级管理人员的日程安排。
他们需要协调各种会议和活动，并确保高级管理人员的时间安排合理无误。
商务秘书还需要处理各种行程变更和调整，并及时与相关人员沟通。
此外，商务秘书还需要负责处理高级管理人员的文件和资料。
他们需要组织和管理公司的文件系统，确保文件的存档和归档。
商务秘书还需要协助高级管理人员编写和编辑各种商务文件，如报告、邮件和备忘录。
商务秘书还需要负责沟通和协调不同部门和团队之间的合作。
他们需要与各个部门进行有效的沟通，并协调解决各种问题和冲突。
商务秘书还需要协助高级管理人员与外部合作伙伴进行沟通，并维护良好的关系。
商务秘书还需要负责管理和监督办公室的日常运营。
他们需要确保办公室设备和供应品的充足和正常运行。
商务秘书还需要协调办公室的安全和保安事务，并确保员工的工作环境安全和舒适。
此外，商务秘书还需要处理一些特定的项目和任务。
他们需要根据高级管理人员的要求，开展各种调研和分析工作。
商务秘书还需要负责策划和组织各种商务活动和会议。
他们需要确保会议的顺利进行，并协助高级管理人员与会议参与者进行交流和合作。
最后，商务秘书还需要保持与商务相关的最新信息和知识。
他们需要关注行业动态和市场趋势，并提供相关的报告和建议。
商务秘书还需要与其他商务秘书进行交流和合作，分享经验和最佳实践。
总之，商务秘书是公司内部重要的支撑和协助角色，在保证高级管理人员的顺利工作和公司的正常运营方面扮演着重要的角色。
商务秘书概述
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第二节 秘书机构 我国设置
（二）省、市、县级的秘书机构 （三）基层单位的秘书部门 （四）企事业的秘书部门 （五）民主党派和人民团体的秘书部门 （六）临时性秘书机构
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秘书机构图
办公室（主任、副主任）
督 查 科 室
行 政 科 室
信 访 科 室
档 案 科 室
调 研 科 室
秘 书 科 室机 要 科 室31【思考与练习】
理解秘书机构设置的原则与意义。
【作业】 准备课堂模拟商务秘书面试情境
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链接：周总理秘书分类
周恩来的秘书们 （部分） 赵 炜——周恩来的生活秘书 越茂峰——周恩来的机要秘书 张永池——周恩来的贴身秘书 赵行杰——周恩来的警卫秘书 李越然——周恩来的俄文秘书 雷英夫——周恩来的军事秘书
三国时曹操高级助手 郭嘉
《三国志》记载，曹操赤壁之战后，“ 叹 曰 ： 郭 奉 孝 在 ， 不 使 孤 至 此 ”。 又 云 ： “ 哀 哉奉 孝 ！ 痛 哉 奉 孝 ！ 惜 哉 奉 孝 ！”
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第一节 秘书 秘书的含义
(二)指官名。中国自秦汉以来，历 代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书 令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员 向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令 的宣示及官禁的图书等工作。 (三)特指使馆的外交人员，分为一、 二、三等级秘书。 (四)指宫禁藏书。 (五)指图录 。
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课堂实训
请联系我院实际,谈谈你对我院秘书机构设置的想法.
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第二节 秘书机构 机构建设
（一）队伍建设 1、 保持相对稳定 2、 提高综合素质 3、 优化队伍结构 4、发挥整体效能 （二）制度建设 1、秘书工作制度 2、秘书管理制度： 一是秘书的录用、考核、奖励、升迁、培训、 交流等制度； 二是按工作岗位制定工作责任制；工作责任目 标管理制度。
商务文秘知识介绍
商务文秘知识介绍商务文秘是指在商务活动中，负责处理文件、函件、资料等文书工作的人员。
在现代商务环境中，商务文秘扮演着重要的角色，负责协助管理层进行文件和信息的传递、整理和存档，以确保信息的顺畅流通和组织的高效运作。
本篇文章将为大家介绍商务文秘的相关知识，包括商务文秘的职责、技能要求、工作流程等方面的内容，希望能够帮助大家更好地了解和应用商务文秘知识。
一、商务文秘的职责1. 处理文件和资料：商务文秘负责处理来自内部和外部的文件和资料，包括接收、分发、整理、归档等工作。
他们需要保证文件的准确性、完整性和及时性，同时确保文件的机密性和安全性。
2. 安排会议和行程：商务文秘需要负责安排和组织会议，包括会议室预订、会议材料的准备、参会人员的通知等工作。
他们还需要为高级管理人员安排差旅行程，包括机票、酒店、交通等各项安排。
3. 协调内部和外部沟通：商务文秘需要协助管理层与内部员工、合作伙伴和客户之间的沟通和协调工作。
他们需要保持与相关方的良好沟通，及时反馈信息，解决问题和处理纠纷。
4. 组织文件和信息：商务文秘需要负责组织、存档和检索文件和信息。
他们需要制定有效的文件管理系统，确保文件的安全传输和存储，并能够迅速找到所需文件和信息。
5. 提供行政支持：商务文秘需要提供一系列行政支持，包括管理办公用品和设备，处理来访客户和电话，安排接待和礼宾服务等。
二、商务文秘的技能要求1. 准确性和细致性：商务文秘需要具备准确和细致的工作态度，确保文件和资料的准确性和完整性。
他们需要仔细处理细节，避免疏漏和错误。
2. 沟通和协调能力：商务文秘需要具备良好的沟通和协调能力，能够与各种人员进行有效的沟通和合作。
他们需要能够清晰地表达和传达信息，并能够处理冲突和解决问题。
3. 时间管理和组织能力：商务文秘需要具备良好的时间管理和组织能力，能够合理安排工作任务和优先级，高效地完成工作。
他们需要善于计划和安排，遵守工作进度，并能够应对紧急情况和时间压力。
第一章商务秘书概述
办公室环境对秘书工作效率的影响可以从以 下三点说明：
• 1.作业方面：办公环境对Байду номын сангаас书人员的器官功能，知 觉感受，体力消耗，心理反应都有直接影响，比如 光线不足，足以使人的辨别力降低，眼力消耗较大 ，而生疲倦，使注意力难以集中，则效率降低。
• 2.生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办 公环境不适宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗 过多则生疲劳，疲劳生则工作兴趣减低。兴趣低， 工作效率必随之递降。
• 秘书工作的宏观环境主要有：政治法律环境，经济环境，科技 环境，文化环境等。
• 1. 政治法律环境与秘书工作 • 2. 经济环境与秘书工作 • 3， 科技环境与秘书工作 • 4， 文化环境与秘书工作
商务秘书的中观工作环境
• 秘书工作的中观环境
•
秘书工作的中观环境是指秘书所处的组织的性质，制度
与结构方面的环境。它对秘书工作有着重要 的影响。
商务秘书二二商务秘书的类别初级商务秘书1影响力和辅助作用中级商务秘书高级商务秘书公关型参谋型2素质能力职责秀才型技能型办事型被动性一商务秘书部门职能1处理文书2管理信息3监督检查4综合协调5办理事务6制定制度一商务秘书工作的特性辅助性辅助地位从属地位基本属性政策性以身作则不可监守自盗综合性全面性多样性系统性事务性细致周密认真负责一位文秘专业毕业生应聘某公司秘书岗位面试中学生礼貌地问考官
具体的决策，又由中级管理人员组织实施，操作执行人员具
体执行。由于中层不可能担负起一个企业所有的职能，因此
，必须将企业的中层横向分为若干职能部门（见阅读资料）
General Manager 总经理
Logistics Production Export Purchase GM Office Finance
商务文秘知识介绍
商务文秘知识介绍商务文秘是现代商业活动中必不可少的一部分，它涵盖到许多方面，包括商务文件的起草、编辑，商务电话、会议组织等等。
商务文秘人员是企业中极为重要的一部分，他们的工作和责任不仅仅是转发邮件或撰写简短的信件。
在这篇文章中，我们将介绍商务文秘的知识和技能，为您了解从事商务文秘工作需要了解的事项和技巧。
首先，商务文秘人员需要掌握一定的技巧来起草商务文件。
在文件起草的过程中，需要考虑到一些基本的要素，如文件的格式、内容、语言表达、语法和错误纠正。
正确地起草商务文件可以让我们的工作更加顺利、高效，在沟通方面也会更加流畅。
良好的文件起草技巧还可以让我们在组织会议和撰写报告时表现得更加自信和专业。
其次，商务文秘人员应该熟悉商务电话和电子邮件的规范和礼仪。
在商议和解决问题时，使用正确语言可以防止误解和不必要的争执。
和客户、同事或上司交流时，你需要预先掌握一些商务电话和邮件的礼仪，如问候语、敬语、表达情感等。
此外，在电子邮件中，确保回复尽快和简要的邮件内容也是至关重要的，因为对方可能会受到很多邮件的干扰。
商务文件的编辑也是商务文秘人员应该关注的一方面。
商务编辑需要关注到一些细节，如格式、结构和语法。
这些细节可以通过精心的阅读来纠正，以确保文档的准确性和流畅性。
此外，在编辑商务文件的过程中，还应该警惕传递信息的混淆和信息的泄露等问题。
组织会议也是商务文秘人员应该掌握的一项技能。
会议应该被很好的组织，确保它的顺利进行。
在组织会议中，商务文秘需要确保会议的准备工作充分，会议时间既达到效果又不浪费时间，还需要根据会议记录及时总结和跟进会议的动作项。
因此，在组织会议上投入额外的时间进行准备，如准备会议记录和食品饮料，可以帮助确保会议的成功并以专业的方式表现自己。
最后，商务文秘人员需要熟悉一些现代技术工具，如Microsoft Office文档和Adobe Photoshop等软件，以提高效率和质量。
这些工具可以让你处理文档、媒体资料等变得更加轻松，从而减少了因错误或低质量而引起的问题，保证你的工作精度和效率。
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严格把控质量关，让生产更加有保障 。2020年11月 上午10时1分20.11.1810:01November 18, 2020
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重规矩，严要求，少危险。2020年11月18日 星期三10时1分 40秒10:01:4018 November 2020
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好的事情马上就会到来，一切都是最 好的安 排。上 午10时1分40秒 上午10时1分10:01:4020.11.18
环境适应与环境改变
（一）要尽快学会适应环境 1、善于观察，虚心求教 2、善于总结经验教训 3、切忌说三道四 （二）要综合素质
职业形象设计 综合素质要求
商务秘书的职业形象设计（一）
“礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰， 使它们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的 人的尊重和好感；没有良好的礼仪，其余一切就会 被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。”
案例讨论与分析
分 析 与 评 述
本章要点框架
商务秘书概述
秘书工作
秘书工作环境
秘 秘书 秘书 书 部门 工作
外部 环境
特点 职责 要求
内部 环境
秘书形象与素质
职业 形象
综合 素质
职业 道德
职业 能力
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踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就 未来。20.11.1820.11.18Wednesday, November 18, 2020
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每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11.1820.11.1810:0110:01:4010:01:40Nov-20
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务实，奋斗，成就，成功。2020年11月18日 星期三10时1分 40秒 Wednesday, November 18, 2020
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抓住每一次机会不能轻易流失，这样 我们才 能真正 强大。20.11.182020年 11月18日星期 三10时 1分40秒20.11.18
表
男士
面部清洁
女士 口红不要沾到牙齿上
不留胡须
化妆恰到好处，不浓妆艳抹
裤子拉链拉好
指甲油光洁不剥落，色泽大方
商务秘书的职业形象设计（三）
（二）仪表 1、女士着装
2、男士着装
标准职业装 应酬着装
职业便装 标准职业装 应酬着装 职业便装
商务秘书的职业形象设计（四）
（三）举止谈吐 1、规范的姿态 （1）站立有精神、挺拔 （2）坐相稳重、端正 （3）行走步伐轻松敏捷 2、规范的表情 （1）微笑 （2）目光 3、规范的手势
4、人力资源的新要求
4、社会化
5、企业文化的变迁
5、女性化
案例讨论与分析
分 析 与 评 述
第二节 商务秘书的工作环境
商务秘书的外部工作环境 商务秘书的内部工作环境 环境适应与环境改变
商务秘书的外部工作环境
（一）商务秘书工作的社会大环境 1、政治环境 2、经济环境 3、科技环境 4、文化环境
商务秘书的外部工作环境（二）
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弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。10:01:4010:01:4010:0111/18/2020 10:01:40 AM
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20.11.1810:01:4010:01Nov-2018-Nov-20
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重于泰山，轻于鸿毛。10:01:4010:01:4010:01Wednesday, November 18, 2020
第一章 商务秘书概述
第一节 商务秘书及商务秘书工作
商务秘书 商务秘书部门 商务秘书工作 商务秘书职业状况
商务秘书（一）
（一）概念 商务秘书是在工商企
业中从事文字处理、行政 事务，为管理者提供商务 性质辅助工作的人员，其 承担着为领导和管理层决 策服务的重要职责。
商务秘书（二）
（二）商务秘书的类别 1、影响力和辅助作用
3、主动创造性工作
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查 研究工作等。
商务秘书工作（三）
（三）商务秘书工作要求 1、高效 2、务实 3、保密
商务秘书的职业状况
（一）商务秘书面临的新挑战 （二）商务秘书发展趋势
1、全球化的视角
1、智能化
2、科技的飞速发展
2、专业化
3、管理理念的变化
3、复合化
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不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11.1820.11.1810:01:4010:01:40November 18, 2020
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加强自身建设，增强个人的休养。2020年11月18日 上午10时1分20.11.1820.11.18
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追求卓越，让自己更好，向上而生。2020年11月18日星期 三上午10时1分 40秒10:01:4020.11.18
站姿：精神、挺拔
坐姿：稳重、端正
走姿：轻松、敏捷
商务秘书的综合素质要求（一）
（一）商务秘书的职业道德 1、爱岗敬业，忠于职守 2、埋头苦干，任劳任怨 3、谦虚谨慎，办事公道 4、遵纪守法，廉洁奉公 5、守时守信，严守机密 6、实事求是，勇于创新
商务秘书的综合素质要求（二）
（二）商务秘书的职业能力 1、表达能力 2、办事能力 3、交际公关能力 4、操作能力
（二）商务秘书工作具体的外部环境
General Manager 总经理
Logistics Production Export Purchase GM Office Finance
HR
Sale
物流部 生产部 出口部 采购部 总经办 财务部 人力资源部 销售部
商务秘书的内部工作环境
（一）商务秘书的办公室自然环境 1、办公室环境的基本要求 （1）布局力求方便合理 （2）布置舒适整洁、协调统一 （3）环境安全 2、办公室的空间布局 （1）开放式办公室 （2）封闭式办公室 （二）商务秘书工作的软环境
——英国哲学家约翰•洛克
商务秘书的职业形象设计（二）
（一）仪容
头发 口腔
体味
面部 指甲 袜子
头发
不遮掩面孔，发型好；头发清洁，无头
形
屑；修剪鼻毛和耳毛；
象 耳朵
修
眼镜 牙齿
饰 口气
清洁； 合适，镜片干净；胸前不要挂眼镜； 光亮、洁白整齐； 清新（无异味）；
自 指甲
干净；
测 体味
香水、须后水等用量适当
谢谢大家！
商务秘书工作（二）
（二）商务秘书工作的主要内容 1、日常事务性工作
环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、 接待工作、文书信函工作、信息工作、保密工作、档案工作、 信访工作等。
2、上司指派性工作
辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、 差旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。
2、素质、能力、职责
初级商务秘书 中级商务秘书
高级商务秘书 公关型 参谋型 秀才型 技能型 办事型
商务秘书部门
（一）商务秘书部门职能 1、处理文书 2、管理信息 3、监督检查 4、综合协调 5、办理事务
商务秘书工作（一）
（一）商务秘书工作的特性 辅助性——辅助地位、从属地位 政策性——以身作则、不可监守自盗 综合性——全面性、多样性、系统性 事务性——细致周密、认真负责