建设工程文件和档案管理

建设工程文件和档案资料管理

1 建设工程文件包括以下几个内容

1.1工程准备阶段文件：工程开工前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

1.1.1 包括立项文件，项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附件，可行性研究报告审批意见，关于立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究等资料；

1.1.2 建设用地、征地、拆迁文件：选地申请及选地规划意见通知书，用地申请报告及县以上人民政府城乡建设用地批准书，拆迁意见、协议、方案、建设用地规划许可证及其附件、划拔建设用地文件、国有土地使用证等资料；

1.1.3 勘察、测绘、设计文件：工地地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查、建设用地钉桩通告单（书）、地形测量和拨地测量成果报告、申请的规划设计条件和规划条件通知书、初步设计文件图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见、有关行政主管部门批准文件或取得的有关协议、施工图及其说明、设计计算书、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见；1.1.4 招投标及合同文件：勘察设计招标文件、勘察设计承包合同、施工招投标文件、施工承包合同、工程监理招标文件、委托监理合同；

1.1.5 开工审批文件：建设项目列入年度计划的申报文件、建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表、规划审批申报表及报送的文件和图纸、建设工程规划许可证及其附件、建设工程开工审查表、

建设工程施工许可证、技术许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明、工程质量监督手续；

1.1.6 财务文件：由建设单位自己或委托设计、监理、咨询服务有关单位完成，在工程建设前期形成并收集汇编。包括工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图预算材料、施工预算；

1.1.7 建设、施工、监理机构及负责人：由建设单位在工程建设前期形成并收集、汇编，包括建设单位工程项目管理部、工程项目管理部、工程施工项目经理部及各自负责人名单。

1.2 监理文件：监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件。

1.2.1 监理规划；

1.2.2 监理会议纪要中有关质量问题，在监理全过程中形成，有关例会和专题会议记录中的内容；

1.2.3 进度控制：包括工程开工/复工报审表、工程延期报审与批复、工程暂停令；

1.2.4 质量控制：包括施工组织设计（方案）报审表、工程质量报验申请表、工程材料/构配件/设备报审表、工程竣工报验单、不合格项处理记录、质量事故报告及处理结果；

1.2.5 造价控制：包括工程款支付申请表、工程款支付证书、工程变更费用报审与签认；

1.2.6 安全控制：包括施工单位资质审查、安全网络计划、各种安全方面联系单、通知单、回复单等；

1.2.7 分包资质；包括分包单位资质报审表、供货单位资质材料、试验等单位资质材料；

1.2.8 监理通知单及回复：包括有关进度控制的、质量控制的、造价控制的监理通知及回复等；

1.2.9 合同及其他事项管理：包括费用索赔报告及审批、工程及合同变更、合同争议、违约报告及处理意见；

1.2.10 监理工作总结：包括专题总结、月报总结、工程竣工总结、质量评估报告。

1.3 施工文件：施工单位在工程施工过程中形成的文件。

1.4 竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。

1.5 竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

2 建设工程档案概念

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。

3 建设工程文件和档案组成建设工程文件档案资料

4 建设工程文件档案资料载体

a. 纸质载体

b. 缩微品载体

c. 光盘载体

d. 磁性载体

5 归档文件的质量要求

5.1 归档的工程文件一般应为原件；

5.2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程；

5.3 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；

5.4 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水；

5.5 工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；

5.6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面

（297mm×210mm），图纸宜采用国家标准图幅；

5.7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不可使用计算机印出图纸的复印件；

5.8 所有竣工图均应加盖竣工图章；

5.9 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变、或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图；

5.10 不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面；

5.11 工程档案资料的微制品必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等）要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管；

5.12 工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰、声音清楚、文字说明或内容准确；

5.13 工程文件应字迹清晰、手续完备，应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

6 归档工程文件的组卷要求

6.1 立卷的原则和方法

6.1.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内的有机联系，便于档案的保管和利用；

6.1.2 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；

6.1.3 立卷采用如下方法：

6.1.3.1 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

6.1.3.2 工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；

6.1.3.3 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；6.1.3.4 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；6.1.3.5 竣工图可按单位工程、专业等组卷；

6.1.3.6 竣工验收文件可按单位工程、专业组等组卷。

6.1.4 立卷过程中应遵循下列要求

6.1.4.1 案卷不宜过厚，一般不超过40mm；

6.1.4.2 案卷内不应有重复文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

6.2 卷内文件的排列